基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問題及策略

文/山東沂水縣夏蔚鎮(zhèn)人民政府 許加迎

檔案信息化，指的是檔案在檔案部門的統(tǒng)一管理下，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案進行處理和管理的過程。我國“十三五”規(guī)劃中明確要求建立流動人員人事檔案公共服務(wù)體系，有效推進人事檔案標(biāo)準化、信息化、數(shù)字化建設(shè)。因此，構(gòu)建高效、規(guī)范的檔案管理服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案信息共享、統(tǒng)計分析、異地查詢成為當(dāng)前檔案部門工作的重點。筆者有多年的基層檔案工作經(jīng)驗，在本單位檔案信息化進程中，對檔案信息化的重要性、存在的問題及解決問題的策略進行梳理，希望能夠促進基層檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

一、基層檔案信息化建設(shè)的意義

（一）檔案信息化，符合用戶的需求。檔案機構(gòu)傳統(tǒng)的服務(wù)模式是坐等用戶上門，這種方式落后、被動，服務(wù)效果差、檔案利用率低，目前很多檔案館都在轉(zhuǎn)變工作理念和服務(wù)模式，積極探索如何滿足用戶的信息需求。信息化社會的到來，迫切要求檔案服務(wù)利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實現(xiàn)資源共享，根據(jù)用戶需求，提供高效、便捷的服務(wù)。

（二）檔案信息化建設(shè)，有利于發(fā)揮檔案信息的價值。傳統(tǒng)檔案部門保密性的特點，使人們對檔案認識片面，檔案信息化建設(shè)，凸顯出檔案信息的價值，特別是把有價值的檔案信息開發(fā)出來，在一定領(lǐng)域能產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益。檔案也涉及民眾生活的方方面面，如教育、醫(yī)療、勞動保障等，檔案服務(wù)做得好，起到利國利民的作用。我館曾利用檔案信息，多次為轄區(qū)居民解決就業(yè)、維權(quán)等實際問題。

（三）檔案信息化建設(shè)，為檔案管理工作人員提供便利。通過信息化建設(shè)，把信息存入電腦，避免了常規(guī)紙質(zhì)檔案發(fā)潮、腐爛、破損等意外情況的發(fā)生，電子檔案只要數(shù)據(jù)及時備份、加密，就不容易丟失，為檔案管理工作提供了方便。檔案信息錄入一次，即可在內(nèi)部實現(xiàn)共享，對信息的查詢、統(tǒng)計、匯總、打印等業(yè)務(wù)辦理起來方便，更有利于檔案的日常管理和查閱利用。

（四）檔案信息化建設(shè)，有利于提高部門的技術(shù)水平和服務(wù)水平。檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，使檔案管理趨于科學(xué)性和規(guī)范性，有效解決檔案丟失和損壞的問題，也有利于管理員解放雙手，更好地從事檔案的收集、整理、編研工作。檔案部門除了管理檔案的職能，還應(yīng)具有編研的社會擔(dān)當(dāng)，如編輯檔案史料、文件匯編、編寫參考資料、文獻等，對保護史料、積累知識、傳播地方文化作出貢獻。

二、基層單位檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）對檔案信息化建設(shè)重視程度不夠。一是單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員不夠重視，工作中過分依賴于紙質(zhì)檔案，重視檔案資料的搜集、整理和保管，但是忽視了對檔案的利用。二是工作人員工作思維未能及時轉(zhuǎn)變，對傳統(tǒng)的管理方式嫻熟，工作起來得心應(yīng)手，但是利用信息化技術(shù)進行管理時，需要重新學(xué)習(xí)掌握技術(shù)要點，對工作方式不熟悉，管理技術(shù)沒有跟上，無法推進檔案信息化建設(shè)。三是管理理念前瞻性、創(chuàng)新性不夠，檔案部門長期被邊緣化，工作規(guī)劃中較少考慮到檔案工作的發(fā)展，管理檔案意識淡薄，導(dǎo)致檔案部門建設(shè)不能滿足新形勢的需求，特別是機構(gòu)改革后，基層檔案管理人員調(diào)整頻繁，檔案管理工作時常被掛“空擋”。

（二）設(shè)備落后，資金投入不足。為推進檔案信息化建設(shè)，大部分檔案管理部門配備了計算機，但是對軟件的使用水平不高，大多數(shù)局限于網(wǎng)上查詢操作，沒有真正發(fā)揮作用，甚至存在軟件安裝不兼容的問題。設(shè)備落后與計算機管理人員的匱乏，導(dǎo)致工作進展緩慢，使檔案管理停留在舊模式。對檔案的信息化加工，需要通過掃描等手段，將紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)換為電子文件進行存儲，需要專門的文檔處理軟件來進行規(guī)范化的處理，通過數(shù)字加密、文件升級等電子技術(shù)手段的配合。配備電子產(chǎn)品，投入較大，基層資金不足，檔案信息化建設(shè)任重道遠。

（三）檔案管理人員水平有待提升?；鶎訖n案管理人員，大多沒有受到專業(yè)訓(xùn)練，缺乏檔案管理能力；檔案管理人員學(xué)歷不高，學(xué)習(xí)機會有限，知識更新慢，依賴于以往的工作經(jīng)驗，缺乏前沿的、最新的管理方法；檔案管理者年齡結(jié)構(gòu)不合理，很多人員年齡偏大，學(xué)習(xí)新知識，改變新方法的愿望不強烈，接受新事物的能力較差；專業(yè)的管理人員缺乏，基層檔案管理部門工作繁雜，沒有專門配備檔案管理陣地和研究的人員，導(dǎo)致檔案信息化進程緩慢。

（四）檔案信息化制度不健全。1.管理機制不健全?；鶎右惨庾R到檔案信息化是一個必然趨勢，應(yīng)該作為一項長遠的目標(biāo)，一步一步逐漸推進，直至實現(xiàn)信息化，因此，單位領(lǐng)導(dǎo)對此項工作提出了要求，但是沒有制定出相應(yīng)的檔案信息化準則，檔案管理人員工作中缺乏依據(jù)和標(biāo)準，人員積極性不高。2.規(guī)范體系不健全。在信息化建設(shè)中，電子檔案逐步代替紙質(zhì)檔案成為主要信息資源，傳統(tǒng)檔案的管理制度在數(shù)字化檔案中已不適用，但是目前電子檔案的歸檔、管理的制度不規(guī)范，沒有對元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)存儲、文件保管期限等制定標(biāo)準化的政策，檔案信息化建設(shè)的依據(jù)不夠健全；另外，對檔案信息化建設(shè)中的網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架、通信器材維護等，也缺乏相關(guān)的制度。3.安全制度不健全?；鶎訂挝蝗狈I(yè)的計算機工作人員，信息安全是檔案信息化亟待解決的問題。計算機和網(wǎng)絡(luò)本身就容易遭到破壞，軟件也會被病毒的攻擊，有安全隱患，再加上沒有相應(yīng)的措施和安全防患制度，給信息化建設(shè)帶來困擾。

三、推進基層單位檔案信息化建設(shè)的對策

（一）思想上要重視。加強宣傳，讓領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案信息化的重要性。領(lǐng)導(dǎo)的決策，起到至關(guān)重要的作用，能帶領(lǐng)工作人員盡快投入到工作中，領(lǐng)導(dǎo)能適應(yīng)新形勢，做出戰(zhàn)略性規(guī)劃，必然能推進基層檔案信息化建設(shè)。檔案管理工作在各單位業(yè)務(wù)發(fā)展中具有重要作用，是一項基礎(chǔ)性工作，信息化建設(shè)是當(dāng)前的一種趨勢，必須把檔案信息化建設(shè)提上日程，作為重要的工作任務(wù)來對待；提升檔案部門工作人員的工作水平，工作人員是主力軍，是任務(wù)的具體實施者，應(yīng)促使他們在工作中高度重視信息化技術(shù)的應(yīng)用，認真搜集、挖掘檔案信息，并且注意信息的再整理和再分類，不僅要保管好檔案，更要利用好檔案，以信息化手段提高基層檔案的利用率。

（二）提高檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升檔案管理水平。檔案人員要精通管理流程和方法，對檔案收集、整理、統(tǒng)計等步驟熟練掌握，了如指掌，在此基礎(chǔ)上掌握檔案管理的方法，在當(dāng)前檔案種類不斷豐富的情況下，善于探索、大膽創(chuàng)新科學(xué)的管理方法，提高管理技巧和技能；檔案人員要加強專業(yè)檔案知識的學(xué)習(xí)，熟悉理論檔案學(xué)和應(yīng)用檔案學(xué)，還應(yīng)通過各種渠道聽講座、參加研討會，獲取最新的、最前沿的研究動態(tài)，提高科研能力；檔案人員還應(yīng)具備過硬的實踐技能，具有獨立運用相關(guān)檔案管理軟件的能力，掌握計算機網(wǎng)絡(luò)知識，才能實現(xiàn)信息化建設(shè)和對電子文件的管理。單位領(lǐng)導(dǎo)多為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)機會，通過集體培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)、激勵個人自學(xué)等多種途徑，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平、管理能力，使他們勝任檔案信息化建設(shè)工作；也可以適當(dāng)引進研究生、博士等高學(xué)歷、年輕的專業(yè)人員，促進檔案信息化建設(shè)。

（三）科學(xué)預(yù)算基層檔案管理信息化建設(shè)的資金投入。推進信息化建設(shè)，必須要有充足的資金保障：檔案信息化建設(shè)要嚴格按照信息技術(shù)的要求，配備一定的設(shè)施和設(shè)備，如掃描儀等，還要定期對設(shè)備進行維修維護，正常推進信息化建設(shè)；配置合適的軟件，以便于收集整理檔案，存儲利用檔案信息；適當(dāng)增加檔案管理工作預(yù)算和專項資金，檔案數(shù)據(jù)庫的建立、檔案的存儲與備份、防火墻安全技術(shù)的使用，都離不開人力和財力。

（四）建立規(guī)范的管理機制。1.建立規(guī)范的管理機制。為了明確責(zé)任，確保檔案信息安全，需要從實際出發(fā)，根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，建立新的管理制度：一是完善業(yè)務(wù)流程，細化工作步驟。二是針對電子檔案制定安全措施，確保電子文檔的安全。2.統(tǒng)一管理標(biāo)準。如整理標(biāo)準、統(tǒng)計標(biāo)準等符合相關(guān)要求，使本單位的信息在檔案部門之間實現(xiàn)資源共享。

四、結(jié)語

信息時代，檔案信息化，便于開展社會保障工作，更好地實現(xiàn)部門與部門之間的交流，基層單位要充分認識檔案信息化建設(shè)的重要性，加大資金投入，加強人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，建立健全規(guī)章制度，才能不斷提升信息化管理水平，加快檔案信息化建設(shè)的步伐。