公司科技檔案收集方法研究

文/天津創(chuàng)業(yè)環(huán)保集團(tuán)股份有限公司 朱津橋

公司科技檔案是公司科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱，是公司全部科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的記錄和反映，是公司檔案的重要組成部分，在科學(xué)技術(shù)管理中占有重要地位，具有涉及范圍廣、數(shù)量大的特點(diǎn)，是公司的寶貴財(cái)富?？萍紮n案的收集是公司進(jìn)行科技檔案管理的前提和基礎(chǔ)，如果沒有收集工作或收集工作不完善，就沒有完整的科技檔案和健全的科技檔案工作，所以公司要依法強(qiáng)化科技檔案收集工作，為科技檔案工作的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、科技檔案收集要求

科技檔案收集工作的基本要求是遵循科技檔案的形成規(guī)律，維護(hù)科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。這三者不僅是對(duì)科技檔案質(zhì)量的一般要求，而且是整個(gè)科技檔案管理一系列工作的前提條件。沒有這個(gè)條件，一切工作都無法開展。

要想保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，僅靠喊口號(hào)是不夠的，必須有相應(yīng)的、具體的措施。

二、科技檔案收集方法

（一）按照制度對(duì)科技檔案進(jìn)行收集。以創(chuàng)業(yè)環(huán)保為例，公司在2016年修訂《檔案管理制度》，增加科技文件歸檔要求；2018年根據(jù)集團(tuán)科技檔案管理及公司發(fā)展、機(jī)構(gòu)設(shè)置等情況，再次修訂《檔案管理制度》，對(duì)科技檔案中基建項(xiàng)目檔案、建設(shè)項(xiàng)目設(shè)備檔案、科研課題檔案的卷內(nèi)文件排列次序進(jìn)行了規(guī)定。按照科技文件材料歸檔制度接收科技檔案，是公司檔案室收集科技檔案的基本方法。在通常情況下，科技管理部門，在一項(xiàng)科技活動(dòng)告一段落或結(jié)束之后，應(yīng)按照科技程序和歸檔制度，對(duì)科技文件材料進(jìn)行組織整理或系統(tǒng)整理，如果公司規(guī)模較大、管理層次較多，建議由科技管理部門組織基層單位或相關(guān)部門按要求整理，如果公司規(guī)模較小，則可由科技管理部門按要求完成整理，并向檔案室移交。

（二）緊跟科技項(xiàng)目定方式、定內(nèi)容進(jìn)行收集。公司檔案室在收集工作中，應(yīng)抓住科技項(xiàng)目不放，緊跟科技項(xiàng)目的進(jìn)度。根據(jù)事先商定的歸檔方式和內(nèi)容，適時(shí)進(jìn)行收集工作，是公司檔案室收集科技檔案的重要方法之一。緊跟科技項(xiàng)目，是在了解和掌握本公司的科技工作計(jì)劃的基礎(chǔ)上確定的。為正確主動(dòng)，要求公司檔案室走出去，提前同科技管理部門或計(jì)劃部門聯(lián)系，了解科技項(xiàng)目的安排情況，然后選定目標(biāo)，緊跟不舍。定方式、定內(nèi)容，即具體確定由誰(shuí)負(fù)責(zé)歸檔，歸檔哪些科技文件材料，事先都要確定下來，落實(shí)到人。承擔(dān)一個(gè)科技項(xiàng)目，往往涉及幾個(gè)部門，他們分工各負(fù)其責(zé)，完成任務(wù)后，把形成的科技文件材料分別整理歸檔，故科技檔案的收集工作，所針對(duì)的收集對(duì)象不能是籠統(tǒng)的，而必須是把收集方式和內(nèi)容落實(shí)到具體的部門及具體的人員身上，才有可能保證收集工作不落空。

（三）抓住重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段進(jìn)行收集。為保證科技檔案收集工作的質(zhì)量，只是按項(xiàng)目定方式、定內(nèi)容仍是不夠的，還必須抓住科技項(xiàng)目的重要環(huán)節(jié)，即收集工作的最佳時(shí)機(jī)，才能為做好科技檔案收集工作提供保障。天津創(chuàng)業(yè)環(huán)保集團(tuán)股份有限公司是一家擁有近30年污水處理專業(yè)運(yùn)營(yíng)經(jīng)歷、強(qiáng)大科技研發(fā)能力及豐富建設(shè)管理經(jīng)驗(yàn)的上市公司。現(xiàn)以該公司為例：1.抓工程設(shè)計(jì)檔案。工程設(shè)計(jì)，由于工程項(xiàng)目規(guī)模大小不同，復(fù)雜程度不同，因而設(shè)計(jì)周期有長(zhǎng)有短。對(duì)于中、小型工程設(shè)計(jì)文件，一般可以在設(shè)計(jì)工作結(jié)束之后一次收集歸檔。對(duì)于大型工程設(shè)計(jì)文件的收集，一般抓兩個(gè)階段：一是抓初步設(shè)計(jì)完成階段。工程的初步設(shè)計(jì)是在完成工作前期一切準(zhǔn)備工作之后進(jìn)行的。工程前期準(zhǔn)備形成的科技文件，諸如工程項(xiàng)目立項(xiàng)有關(guān)文件、可行性研究報(bào)告、計(jì)劃任務(wù)書、工程選址文件及有關(guān)的批復(fù)文件等已經(jīng)形成。當(dāng)工程初步設(shè)計(jì)完成報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)之后，公司檔案室應(yīng)抓住這一時(shí)機(jī)，督促建設(shè)管理部門把初步設(shè)計(jì)及以前形成的所有科技文件材料及時(shí)收集歸檔。二是抓設(shè)計(jì)結(jié)束和總結(jié)階段。工程設(shè)計(jì)結(jié)束特別是進(jìn)入設(shè)計(jì)總結(jié)階段，該項(xiàng)工程設(shè)計(jì)工作中該形成的科技文件材料已全部形成，這就為科技文件材料的收集歸檔工作提供了良好的條件。公司檔案室應(yīng)充分利用這一條件，督促建設(shè)管理部門及時(shí)將應(yīng)收集歸檔的科技文件材料全部收集起來。2.工程建設(shè)檔案。工程建設(shè)檔案，主要是指工程施工階段產(chǎn)生的與工程有直接關(guān)系的科技文件材料。如施工合同或協(xié)議、開工交工文件、工程質(zhì)量保證性文件（各種施工記錄）、施工總結(jié)、竣工報(bào)告、工程決算、竣工圖及工程驗(yàn)收文件等。對(duì)于這些科技文件材料的收集歸檔，最好的時(shí)機(jī)是抓住工程竣工報(bào)驗(yàn)階段。因?yàn)?，這時(shí)上述科技文件均已形成，可以一次收集齊全。3.設(shè)備檔案。設(shè)備檔案有幾種情況，應(yīng)根據(jù)它們的特點(diǎn)，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，做好設(shè)備檔案的收集工作。一是同土建連在一起的設(shè)備。污水處理、石油工業(yè)等公司的設(shè)備，是隨土建工程施工進(jìn)行安裝的，土建工程結(jié)束，生產(chǎn)設(shè)備也安裝完畢，并試車成功。當(dāng)工程驗(yàn)收時(shí)，連同設(shè)備安裝一并驗(yàn)收，合格后一并交付使用。這些設(shè)備的檔案應(yīng)同土建工程檔案一起整理，隨工程竣工文件一起收集歸檔。二是外購(gòu)設(shè)備。外購(gòu)設(shè)備檔案材料的收集主要抓兩個(gè)環(huán)節(jié)：（1）設(shè)備開箱驗(yàn)收。設(shè)備開箱驗(yàn)收，是對(duì)隨機(jī)文件材料收集歸檔的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。經(jīng)驗(yàn)證明，這個(gè)環(huán)節(jié)抓不住，隨機(jī)文件就會(huì)散失。具體做法：設(shè)備開箱必須有檔案人員參加，由檔案人員按“裝箱單”逐一點(diǎn)收隨機(jī)文件，進(jìn)行登記。然后，再借給設(shè)備管理部門使用。如果是外文文件，應(yīng)由科技管理部門組織翻譯后，再行借出。（2）抓設(shè)備安裝、調(diào)試完畢階段。安裝、調(diào)試工作會(huì)產(chǎn)生安裝、調(diào)試記錄性文件和驗(yàn)收文件，對(duì)這些文件，要在安裝、調(diào)試驗(yàn)收合格并交付使用時(shí)，一次收集歸檔。這時(shí)借出的隨機(jī)文件也應(yīng)一并收回。三是自制設(shè)備。自制設(shè)備是專用的非標(biāo)設(shè)備。一般是自行設(shè)計(jì)，自行制造。對(duì)自制設(shè)備檔案的收集，不論開發(fā)研制如何復(fù)雜，周期如何長(zhǎng)，關(guān)鍵抓住兩個(gè)環(huán)節(jié)：（1）抓樣機(jī)鑒定。樣機(jī)鑒定是新產(chǎn)品試制成功的標(biāo)志。此時(shí)，新產(chǎn)品設(shè)計(jì)基本定型，該形成的產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件及有關(guān)資料也已齊全完整，因此，合適科技文件材料整理歸檔和開展科技檔案收集工作的大好時(shí)機(jī)，一定要下力量切實(shí)抓好。（2）抓小批試制。在樣機(jī)試制成功的基礎(chǔ)上，安排小批試制，主要是完善工藝設(shè)計(jì)，進(jìn)行工藝定型，形成新產(chǎn)品制造的全部工藝文件，同時(shí)，也起到進(jìn)一步檢驗(yàn)產(chǎn)品設(shè)計(jì)的作用，所以小批試制階段是收集生產(chǎn)工藝文件和產(chǎn)品設(shè)計(jì)修改文件歸檔的又一個(gè)重要時(shí)刻，也必須抓住不放。4.科研課題檔案?？蒲姓n題檔案在收集工作中應(yīng)抓住以下兩個(gè)環(huán)節(jié)：一是抓年度總結(jié)。研究周期較長(zhǎng)的科研課題，有時(shí)需要數(shù)年，因此，在進(jìn)程中每年都制定科研計(jì)劃，而且每年都出階段性成果，所以，抓住年度總結(jié)這個(gè)環(huán)節(jié)，收集科研檔案是十分有利的。二是抓科研成果鑒定階段?？蒲谐晒b定階段，是收集科研的重要環(huán)節(jié)，一定要抓住不放?？蒲谐晒峤昏b定，說明此課題研究工作已經(jīng)結(jié)束，該形成的科技文件均已形成，而且在科研成果提交鑒定時(shí)，其成套的科技文件均已經(jīng)過系統(tǒng)整理，所以，科研成果鑒定階段是收集科技檔案的最佳時(shí)機(jī)。5.其他科技檔案。對(duì)于其他科技活動(dòng)形成科技檔案的收集工作，可以根據(jù)每項(xiàng)科技活動(dòng)及其科技文件形成的具體情況，選定收集工作的關(guān)鍵階段和最佳工作環(huán)節(jié)，做好科技檔案的收集工作。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，公司檔案管理部門應(yīng)及時(shí)了解科技動(dòng)向和動(dòng)態(tài)，與科技管理部門、建設(shè)管理部門加強(qiáng)溝通，熱情地協(xié)助和指導(dǎo)相關(guān)部門做好科技文件材料的管理工作，盡量?jī)?yōu)化工作環(huán)境，對(duì)于搞好科技檔案收集工作是非常有利的。