基于服務(wù)經(jīng)濟發(fā)展的開發(fā)區(qū)檔案管理策略研究

文/湖南省長沙金霞經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會 胡雙玲

近年來，我國經(jīng)濟發(fā)展迅速，國家級、省級以及地方級經(jīng)濟開發(fā)區(qū)快速興起，成為推動經(jīng)濟發(fā)展的主力軍，其核心任務(wù)是發(fā)展經(jīng)濟，這就要求其他工作必須服務(wù)于這一核心。檔案能夠還原歷史、服務(wù)現(xiàn)實、預(yù)測未來，是制定工作計劃、方案和形成決策的重要參考依據(jù)，不僅能夠記錄開發(fā)區(qū)發(fā)展足跡，而且能夠作為服務(wù)決策、推動發(fā)展的隱性支撐。所以，在當前的時代背景下，運用有效的方式方法進行檔案記錄、管理和合理運用非常必要。

一、檔案管理概述

檔案管理，即檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。其內(nèi)容主要包括了8個方面，分別為檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。檔案管理是一項管理性、服務(wù)性、政治性的工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案、維護檔案的完整與安全、便于利用的原則。

檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

二、開發(fā)區(qū)檔案管理現(xiàn)狀

當前，檔案管理越來越受到重視，從國家到地方設(shè)立了專門進行檔案管理的機構(gòu)，很多機關(guān)單位、企業(yè)設(shè)立了專門的檔案管理部門，并安排專業(yè)人員負責(zé)，但就開發(fā)區(qū)而言，在檔案管理方面依然存在著一定的不足。

（一）缺乏足夠的重視。經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的重點是抓經(jīng)濟發(fā)展，其重心和精力都放在看得到、見效快的產(chǎn)業(yè)項目建設(shè)上，重視的是經(jīng)濟的增長速度、稅收的總量、規(guī)模工業(yè)產(chǎn)值等內(nèi)容，而對于檔案管理等隱性的工作缺乏足夠的重視。

（二）缺乏完善的系統(tǒng)。很多開發(fā)區(qū)的檔案管理比較分散，缺乏系統(tǒng)性，比如整個園區(qū)的檔案缺乏統(tǒng)籌性，很多檔案分散在各個部門，容易造成檔案遺失，而且難以形成系統(tǒng)的檔案資料，無法有效地為決策和發(fā)展服務(wù)。

（三）缺乏高效的管理。不少開發(fā)區(qū)在檔案管理方式上依然比較傳統(tǒng)、粗放，沒有運用最新的科學(xué)技術(shù)，缺乏創(chuàng)新意識，比如有的開發(fā)區(qū)還是以紙質(zhì)檔案為主，并且沒有配備專門的檔案管理室，這容易造成檔案損壞、遺失。同時，檔案借閱、回收等工作不細致，沒有形成流程化的完整臺賬，容易導(dǎo)致檔案失落。

（四）缺乏有效的運用。檔案應(yīng)當是服務(wù)于社會經(jīng)濟發(fā)展的，但目前很多開發(fā)區(qū)將檔案管理與服務(wù)經(jīng)濟剝離開來，檔案全部放在保存室中，未能有效地運用于經(jīng)濟發(fā)展之中，其價值和作用沒有得到體現(xiàn)。

三、開發(fā)區(qū)檔案管理策略

檔案管理具有其自身的特點，也有重要的價值和作用，合理、科學(xué)的檔案管理，以及高效的檔案運用，能夠為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供重要的支撐，帶來重要的價值。

（一）要增強檔案管理意識。檔案管理自古以來便存在，在歷史進程中發(fā)揮著非常重要的作用。經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的發(fā)展同樣也是歷史中的片段，無論從記錄歷史角度，還是從服務(wù)決策角度，都應(yīng)當高度重視檔案管理。一方面，開發(fā)區(qū)從領(lǐng)導(dǎo)到一般職工，都需要充分認識到檔案管理在促進經(jīng)濟發(fā)展中的重要作用，將檔案管理放到整個開發(fā)區(qū)發(fā)展的大局中，放到發(fā)展的整個歷程中去考慮，明確檔案管理工作的定位；另一方面，要有檔案管理意識，平時的招商引資、重大簽約活動、重大項目開工、領(lǐng)導(dǎo)視察、客商考察、重大會議等內(nèi)容，都應(yīng)當留存檔案，并有意識地將紙質(zhì)與照片、視頻等資料進行結(jié)合保存。

（二）要構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。檔案管理是一項系統(tǒng)性的工作，需要用系統(tǒng)的思維來考慮，用系統(tǒng)的方法來開展，也需要構(gòu)建完善的管理體系。第一，構(gòu)建系統(tǒng)機制。檔案管理需要從簡單的人員管理變?yōu)橹贫裙芾?，從而更加?guī)范、科學(xué)、有序。比如以制度的形式規(guī)定，主辦部門需要做好會議、活動等工作的資料留存，內(nèi)容上包含紙質(zhì)材料、照片、錄音、視頻等，并將整理好的資料統(tǒng)一由開發(fā)區(qū)檔案管理部門和人員集中管理，并建立檔案入庫登記制，做到任何一份檔案入庫都明確記錄。第二，構(gòu)建“1+3+N”管理體系。開發(fā)區(qū)體量較大，部門較多，隊伍龐大，檔案管理必須要形成體系。其中“1”為檔案管理專業(yè)部門，“3”為開發(fā)區(qū)、局室、部門三個層級，“N”為專業(yè)檔案管理人員，包括開發(fā)區(qū)、各局室、各部門的檔案管理員。通過體系的構(gòu)建，能夠確保檔案管理工作責(zé)任到人。

（三）要提升檔案管理質(zhì)效。檔案管理工作需要與時俱進，不斷創(chuàng)新方式方法和工具手段，創(chuàng)新管理形式，提升管理質(zhì)效。第一，實現(xiàn)檔案數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案主要是紙質(zhì)檔案為主，對檔案室的面積、氣溫、防火性等要求非常高，而且容易出現(xiàn)檔案受潮、損毀、遺失等問題。信息技術(shù)的快速發(fā)展，使檔案數(shù)字化成為了可能，開發(fā)區(qū)需要把握技術(shù)機遇，加快建立數(shù)字檔案庫，一方面，加強推進庫存檔案數(shù)字化，比如通過掃描、拍照、錄像等方式，進行數(shù)字化保存；另一方面，明確檔案數(shù)字化入庫，盡量減少紙質(zhì)檔案。同時將整個開發(fā)區(qū)的各層級檔案資源都納入數(shù)字化檔案庫，實現(xiàn)信息互通互享，打破信息壁壘。第二，進行專業(yè)化管理。要充分體現(xiàn)檔案管理的專業(yè)性，無論紙質(zhì)檔案還是數(shù)字化檔案，都要進行科學(xué)分類，按照實際情況編好條碼，便于管理和查閱。同時可在園區(qū)官網(wǎng)專門開通檔案數(shù)據(jù)窗口，并加強會員認證管理，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。第三，完善檔案跟蹤機制。一方面，要建立臺賬機制，對檔案入庫、借閱、歸還等每一個環(huán)節(jié)都做好登記，確保無遺漏；另一方面，要充分利用數(shù)字化平臺，加強對檔案的痕跡跟蹤，并對每一份檔案明確時間期限，以確保檔案安全，并及時歸庫。

（四）要加強檔案資源利用。存放的檔案是“死”的，只有運用起來的檔案才是“活”的，才有實際的價值，所以檔案管理的重要目的在于有效運用，使其服務(wù)于現(xiàn)實。第一，提供借閱，幫助了解歷史。檔案資料記錄著開發(fā)區(qū)的發(fā)展歷程，比如建園、奠基、重大歷史事件等，通過提供借閱服務(wù)，能夠打開了解開發(fā)區(qū)歷史的“大門”。第二，加強分析，為決策提供支撐。檔案保存的內(nèi)容多種多樣，其中包含了開發(fā)區(qū)發(fā)展過程中的大量數(shù)據(jù)，通過對數(shù)據(jù)的分析，可以了解開發(fā)區(qū)的發(fā)展速度、質(zhì)量等情況，能夠分析問題和趨勢。比如對每年的經(jīng)濟總量、增速、稅收情況、市場主體情況等進行分析，能夠了解開發(fā)區(qū)的整體水平，這能夠為制定今后的發(fā)展計劃、發(fā)展目標等提供參考。

四、結(jié)語

總之，對于以經(jīng)濟發(fā)展為核心任務(wù)的開發(fā)區(qū)而言，檔案既是經(jīng)濟社會發(fā)展的產(chǎn)物，同時也能夠發(fā)揮其推動經(jīng)濟社會發(fā)展的重要作用。開發(fā)區(qū)的檔案管理工作需要緊緊圍繞經(jīng)濟社會發(fā)展，構(gòu)建完善的系統(tǒng)，提升管理質(zhì)效，并加強資源的有效利用，從而真正服務(wù)并推動經(jīng)濟發(fā)展。