檔案與項目融合管理的探索與實踐

文/中國工程物理研究院流體物理研究所 張建銘

根據我院的傳統(tǒng)管理模式，檔案管理和項目管理存在明顯界限，并由不同的行業(yè)部門主管，但這種界限分明的管理存在一定的盲區(qū)。在項目檔案驗收時，盲區(qū)帶來的問題就是盡管經過層層審批還是出現簽署不全、復印件等低級質量問題，甚至收集不齊還找不到責任人。當然，這些問題在驗收專家的火眼金睛之下，在單位領導高度重視之下，通過各種途徑最終還是得到了解決，但是事后追查的末端控制方式往往耗時耗力，事倍功半。近期在院舉辦的安全標準復評培訓上，專家反復提到“搞清事情本質，一次性把事情做好”引起了我的思考。在近年的項目檔案管理中，我們一直致力于將檔案管理與項目管理融合在一起，力爭一次性把事情做好，現將相關工作總結如下，以供參考。

一、打破傳統(tǒng)檔案分類管理，檔案與項目融合管理

項目檔案具有門類多、范圍廣、時間長、要求多等特點，是檔案管理中難度較大的一塊。傳統(tǒng)檔案管理中，文書檔案、科研檔案、設備檔案、基建檔案、電子檔案界限分明，而項目檔案是反映項目建設全過程的檔案，包括上述各類檔案，項目檔案在收集管理過程中，常常存在分類管理和單個項目管理之間的矛盾。由于不同門類檔案的收集方式、歸檔范圍、保管期限、檔號編制與項目檔案管理要求不盡相同，使項目檔案在系統(tǒng)性或目錄索引編制上顯得凌亂、條理不清，影響了項目的系統(tǒng)性和整體性。例如：招投標文件通常有監(jiān)理招投標、基建施工招投標、設備采購招投標，從傳統(tǒng)管理方式來分類，招投標文件屬于管理類文件，納入文書檔案管理，但其中只有少數為紅頭文件，多數為白文，又歸于科研技術文件管理。同時，招標和評標部分屬于管理類，投標文件又有部分屬于基建和設備類。從業(yè)務活動來看，招標代理單位可以成套收集完整齊全的資料，移交建設單位，按照檔案分類要求，成套資料經過整理后反而被分散整理到各類檔案中，需要時再從各處收集匯總，難以體現項目檔案管理的作用。

根據科技檔案管理原則，遵循成套型特點，從2012年，我們開始嘗試打破文書、科研、基建、設備的分類分部門管理界限，建立以項目管理為主線，在業(yè)務活動中按項目收集整理文件的管理模式。項目實施前，將項目劃分為子項目（課題），明確項目負責人，指定人員按子項收集整理文件。檔案部門制定項目檔案收集整理預案，指定專人跟蹤，采用分年度、分階段、分子項、分系統(tǒng)等多種做法結合的方式指導收集歸檔。歸檔后的項目檔案分綜合管理類、基建類、設備類管理，同一項目給予項目代碼，每個項目檔案統(tǒng)一編寫檔號。如：監(jiān)理招投標文件全部按管理類管理，基建的招投標文件按基建類，與各子項施工、監(jiān)理、竣工圖、驗收文件統(tǒng)一管理，設備的招投標文件按設備類，與設備研制方案、采購、驗收、安裝調試文件統(tǒng)一管理。這種方式更能體現項目的完整性和系統(tǒng)性，體現檔案與項目管理的有機融合。

2014年后，國防科工局信息管理中心開始組織項目檔案目錄報送，項目檔案就是按綜合管理類、基建類、設備類編制目錄，我們的融合管理做法正好符合其管理發(fā)展趨勢，按項目集中編制檔案目錄，能快速實現上級部門對項目目錄的編制和報送要求。

二、增強意識，細化職責，檔案人員全程參與管理

實際工作中，涉及項目檔案的業(yè)務管理活動受控于單位科技部門和檔案部門，文件的形成階段由科技部門管理，文件的收集、整理、鑒定、移交制度由檔案部門制定，科技文件通過收集、整理，鑒定后移交到檔案管理部門即形成科技檔案。傳統(tǒng)管理中，項目實施過程中產生的科技文件由科研人員和管理部門保存，檔案部門不提前介入管理，只按照管理部門的要求，在項目驗收時將各單位存放的資料匆匆收集，簡單整理、匯編成檔案待驗，自然出現的問題就多了。項目管理與檔案管理脫節(jié)，驗收中出現的問題，檔案管理和項目管理人員都難逃其責。

在反復整改的過程中，雙方逐漸認識到，檔案管理也是項目管理的一個部分。要管好檔案，首先項目管理人員就要有“三納入”“四參加”“四同步”的檔案意識。要做好這幾點，就需要重視檔案管理，將項目檔案管理工作融入項目管理中，明確檔案管理是項目管理的重要組成部分。

2012年開始，我所在項目管理體系中明確將檔案管理納入項目管理責任制。經過多年實踐探索，責任網絡已經非常細致，覆蓋全員，分領導決策層、管理機構層和組織實施層三個層面，每一層都有具體要求，并層層落實到負責人及管理員，明確責任到個人。

根據網絡責任制要求，年初，每個項目需制定年度實施計劃，項目組指定成員具體承擔文件收集工作，將項目資料的收集要求統(tǒng)一納入管理。計劃由專項辦管理人員負責起草，征求檔案部門后所主管領導審批，每年向上報送的同時，發(fā)送給相關責任部門，將檔案意識落實到全員。在項目實施前，檔案管理人員提前介入進行培訓，明確歸檔范圍及要求，實施過程中，根據項目進度和需求指導文件收集。項目分子項驗收，檔案人員提供歸檔情況說明，未完成歸檔的不通過驗收，保障檔案管理工作從計劃、實施、驗收幾個階段全程融入了管理。

三、加強溝通培訓，體現融合管理的優(yōu)勢

項目檔案管理要求多，行業(yè)、地方、參建單位均有一套管理辦法、標準要求。我所承擔的多數為國防軍工固投項目，在執(zhí)行行業(yè)標準的同時，還要通過國防科工局委托的檔案單項驗收，執(zhí)行國防科工局的相關要求。參建單位人員能力參差不齊，執(zhí)行標準也不盡相同。檔案管理中只強調檔案的規(guī)范，不了解項目管理實際，項目管理中不清楚檔案管理要求，只強調進度，不能保障各項要求貫徹執(zhí)行。加強檔案和項目管理人員之間的溝通學習，在搞清事情本質的基礎上，可以綜合所長，優(yōu)勢互補，保障項目順利完成。

經過摸索總結，我所開始在項目管理的培訓中安排檔案管理人員參加，學習新要求。在檔案業(yè)務技能培訓中安排項目管理人員參加，分享管理經驗。通過這樣的培訓，管理人員知悉檔案管理要求，明白檔案反映管理活動的全過程，學習相關單位的管理經驗，了解項目管理的關鍵控制點。通過兩者融合，管理人員將資料移交要求寫入合同條框中，將歸檔情況納入項目子課題考核中。檔案人員按階段組織歸檔，及時整理歸檔文件，既保證歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性，又能及時歸檔，保障項目進度。

在項目啟動或完成前，我所項目管理部門會聯合檔案管理部門進行檔案專項培訓?，F已完成對機關管理部門、施工單位、監(jiān)理單位、科研課題組、主工藝設備研制實施單位的負責人、兼職檔案員等進行《如何做好項目科研、基建、主工藝設備檔案管理》培訓及經驗交流。將項目檔案管理要求融合在項目實施之前，通過培訓及案例分析，讓項目負責人和兼職檔案員知曉項目文件材料收集歸檔范圍、整理要求，掌握收集、整理、審核、移交各階段注意事項及容易出現的問題，清楚歸檔移交程序等，將檔案管理工作貫穿于項目實施中。

通過幾次培訓交流，檔案人員了解了收集各階段的常見問題，在實施中能有針對性地進行管理、科研、基建、設備、軟件等分類收集指導工作。在項目進展到適當階段，由管理部門通知歸檔，檔案人員還能根據年初計劃和項目進展情況，合理安排工作時間，按項目檢查檔案的質量和完整性情況，有效提高歸檔文件的質量。同時，對檔案部門難以控制的文件不符合要求或歸檔不齊情況，管理部門可采取延期付款、延期考核等方式促進歸檔，體現了兩者融合管理的優(yōu)勢。經過多次磨合實踐，在工作中能有的放矢，一次性把事情做好。

四、聯合管理，共享融合管理的檔案資源

管理好項目檔案的目的是為科研生產提供服務支撐，通過多年的融合管理，目前檔案管理人員與項目管理人員能夠聯合管理，互通有無，資源共享，及時解決問題。歸檔的文件能滿足要求，為項目檢查、審計、驗收提供了有力支撐。

在項目中期檢查、審計、項目驗收前，管理部門會提前與檔案管理員溝通，提出調檔需求。在掌握進度、分段收集、及時整理的基礎上，如歸檔不齊，檔案員能提前聯系到責任單位，及時歸檔，迅速匯總，提供完整齊全的歸檔文件目錄。雙方在共享目錄的基礎上，管理人員能很快列出供檢查、審計用的文件清單，并提請項目負責人審批。根據審批清單，檔案人員能及時調檔，將所需項目檔案提前備好。使用時，辦理好手續(xù)即批量調用，提高了工作效率。調用后的檔案按照借閱管理要求，由現場借閱的管理人員負責檔案的安全。如果利用時間較長，可通過與檢查人員簽訂保密承諾書，告知使用期間注意事項等方式合理正確地利用檔案，確保檔案的安全。

通過近年項目檢查、審計、驗收利用檔案情況表明，前期規(guī)范有序地管理對后續(xù)利用提供了便捷服務。經過整理的項目檔案，內容齊全、標注清晰、排放有序，專家在使用過程中能快速找到所需資料，使用后能準確放回原處，提高了利用效率，用文件、數據說話的同時體現了管理活動控制有序。檢查、審計活動結束后，借閱管理人員和檔案管理員一同到現場清理文件，準確無誤后，調閱人員辦理歸還手續(xù)，檔案送回庫房。這樣的利用方式不再需要管理人員和檔案人員守在現場，在現場與庫房之間來回調檔，既保障了檔案的有效利用，又確保了檔案的安全。在項目檔案的使用中，利用人員和管理人員都體會到整理有序的檔案帶來的便捷和效率，管理部門不再因方便使用而將部分文件留在手里，基本能夠按時間節(jié)點整理移交檔案室。聯合管理，互通有無，共享融合管理的檔案資源，充分體現項目檔案的價值。

五、結語

經過近幾年的實踐證明，檔案與項目融合管理是適用現代檔案管理發(fā)展趨勢的，能體現雙方的管理優(yōu)勢。這種方式對檔案管理工作者提出了更高的要求，在掌握檔案管理基礎知識的同時，要跟蹤檔案專業(yè)的新發(fā)展、新要求，擴充項目管理的知識，熟悉項目管理的基本要求，了解科學實踐的本質規(guī)律。在工作中動腦筋、想辦法，將檔案管理的基本原則與項目管理要求融會貫通，敢于探索實踐，就一定能管好項目檔案，一次性把事情做好，從整體上提升單位軍工固投項目的整體管理水平。