企業(yè)加強人事檔案管理的重要性

文/中鐵大橋局集團武漢地產(chǎn)有限公司 干泉

人事檔案是體現(xiàn)人才價值的佐證，社會經(jīng)濟發(fā)展、科技創(chuàng)新驅(qū)動都要依靠人才，人事檔案是企業(yè)進行人才管理的一項重要措施。人事檔案管理是企業(yè)人力資源部門一項重要的、嚴謹?shù)墓芾砉ぷ?，與人力資源建設(shè)的鉚合具有不可分割的關(guān)系。所以加強和做好人事檔案管理工作，對于加強企業(yè)人才隊伍建設(shè)，持續(xù)推動企業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。

一、人事檔案在企業(yè)管理中的作用

企業(yè)人事檔案，是企業(yè)在從事人事管理活動中形成的，記錄并反映個人成長、經(jīng)歷、社會關(guān)系等，以個人為單位，由人事部門集中統(tǒng)一保管的各類文字、材料、照片、圖表等不同形式和載體的原始記錄。企業(yè)人事檔案工作，是為優(yōu)化人事管理、合理配置人才提供信息數(shù)據(jù)、保障利用的重要條件。

（一）戰(zhàn)略統(tǒng)籌作用。在企業(yè)人事管理中，通過對員工人事檔案進行分析，能夠發(fā)現(xiàn)員工優(yōu)勢和劣勢，并梳理整合出指導(dǎo)企業(yè)開展人事工作的資源數(shù)據(jù)庫，從而將人力資源戰(zhàn)略與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略統(tǒng)籌思考，制定科學(xué)的、針對性的人力資源規(guī)劃。同時，根據(jù)企業(yè)總體規(guī)劃，結(jié)合市場動態(tài)，統(tǒng)籌兼顧，不斷完善企業(yè)人力資源開發(fā)與管理，根據(jù)企業(yè)各個部門對于不同層面的人才需求，組織合理的人員結(jié)構(gòu)，使部門內(nèi)部形成人效合力的最大化，最終提高企業(yè)人事管理的效率。

（二）人才保障作用。企業(yè)具備的人事檔案越詳細、完備，越有利于管理者從中抓取和捕獲他們所需要的各類信息。從人事檔案中，用人單位能夠了解員工的家庭情況、健康情況、成長情況、培訓(xùn)情況等，從而分析員工的個人職業(yè)發(fā)展方向，根據(jù)員工的思想、政治、文化等方面，以人為本，制定科學(xué)合理的員工職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，讓員工在企業(yè)主管推動及個人能動下，不斷提升自我技能，實現(xiàn)自我價值，從而獲得自我認同感和企業(yè)歸屬感。員工個人的成長，是企業(yè)留住人才、保障人才的重要方式，是企業(yè)獲得人效力量的重要基礎(chǔ)。

（三）憑證依據(jù)作用。人事檔案是一種記錄載體，是企業(yè)考察人才、選拔任用的基礎(chǔ)，企業(yè)管理者，能夠從人事檔案中了解員工的職業(yè)技能、工作經(jīng)歷、榮譽獎項等，這些重要的材料是員工晉升、任免的重要佐證。同時，人事檔案能夠幫助員工個人處理入黨政審、工作證明、福利待遇、離職、退休、撫恤、財產(chǎn)等重要事宜，是重要的憑證。由此可見，人事檔案是企業(yè)和個人解決人事糾紛，維護權(quán)益的重要法律依據(jù)。

二、人事檔案的特性

（一）全面性。人事檔案收存了員工的個人履歷、考評鑒定、獎懲、人事任免、薪酬待遇等方面的文件材料，記錄了個人成長、發(fā)展的歷程，并且能展現(xiàn)員工專業(yè)技能、家庭情況等各個方面的內(nèi)容。人事檔案，是個人信息集中存儲的一種特定載體，是重要的數(shù)據(jù)存儲庫，概括反映員工個人全貌，是真實可靠的第一手資料。

（二）真實性。人事檔案跟隨員工工作動態(tài)變化，它是用人單位合理使用人才、正確解決勞務(wù)問題、科學(xué)薪酬分配等問題的一個重要依據(jù)。人事檔案是為現(xiàn)實工作服務(wù)的，只有內(nèi)容真實、檔案完整，才能為用人企業(yè)提供全面的數(shù)據(jù)支撐，為企業(yè)人力資源管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。真實性是人事檔案現(xiàn)實性的基礎(chǔ)和前提。

（三）動態(tài)性。動態(tài)性，第一是體現(xiàn)在文件材料更新及時性。人事檔案在管理立卷后，其內(nèi)容并不是一成不變，它會隨著檔案當事人工作經(jīng)歷變化和延伸，產(chǎn)生一些新的、反映動態(tài)過程和結(jié)果的文件材料。因此，人事檔案部門必須抓好落實，做到新材料的及時收集、及時補充歸檔，按年度及時更新材料和目錄，確保人檔的一致性。動態(tài)性第二點是體現(xiàn)在個人的流動性。人事檔案管理只有隨員工管理而動，保持統(tǒng)一，才便于發(fā)揮其作用，如果人、檔“脫節(jié)”，“有檔無人”或“有人無檔”，那對于人事工作及個人是極其不利的。因此，對于人事檔案管理，必須堅持做到檔案隨人走的貼合式管理。

（四）機密性。人事檔案的內(nèi)容涵蓋了個人的獎懲、得失、家庭情況等諸多重要的個人隱私信息，能夠從側(cè)面反映一些重要的、重大的、要保密的內(nèi)容。人事檔案屬于黨和國家的機密，相關(guān)辦法中也明確規(guī)定了任何人不得泄露和私自保存自己及他人的人事檔案相關(guān)材料。企業(yè)進行人事檔案管理，有明確規(guī)定，對于人事檔案部門的檔案及其主要領(lǐng)導(dǎo)的個人檔案，要獨立封存，個人不得查閱自己的人事檔案。

三、存在的問題

（一）認識深度不夠。人事檔案工作是企業(yè)人事管理的基礎(chǔ)性工作，檔案并不能創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益，對于注重經(jīng)濟效益的企業(yè)來說，容易忽略。在企業(yè)中，領(lǐng)導(dǎo)層面會注重人事管理，但是往往會忽略人事檔案的管理，對于人事檔案的認識也存在誤區(qū)，認為人事檔案工作就是簡單整理、做好收集、常態(tài)性保管工作，因此只要守好攤子、鎖好柜子，保證檔案還在、沒有發(fā)生丟失泄密的情況就可以了，把檔案管理排在其他工作的末節(jié)。由此出現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理談起來重要、做起來次要的狀況。對人事檔案認識深度不夠，導(dǎo)致人事檔案難以高質(zhì)量服務(wù)企業(yè)人力資源管理。

（二）管理強度不夠。企業(yè)人事檔案管理通常在人力資源部門，而管理人事檔案的人員，往往是指派“年老體弱者”擔當，坐著“冷板凳”，或者是身兼數(shù)職的員工，對于檔案工作無暇顧及。且大多數(shù)人事檔案管理人員，并沒有經(jīng)過專業(yè)的知識和技能培訓(xùn)，對人事及其檔案的重要性認識不夠，對于如何進行管檔、如何進行材料的收集歸檔等專業(yè)不了解，檔案收集意識淡薄。在設(shè)施配備上，有些企業(yè)本著得過且過、倉促應(yīng)付的態(tài)度，辦公、閱檔、倉庫融為一體，沒有進行分區(qū)管理，重要的檔案安全防控措施缺失，只是停留在“關(guān)門即安全”的狀態(tài)。企業(yè)對于人事檔案管理的手段落后、管理力度薄弱，嚴重制約了企業(yè)人事管理的整體水平。

（三）收集力度不夠。文件收集，是完善人事檔案的最重要一環(huán)，也是最容易疏漏的一環(huán)。部分企業(yè)人事檔案管理工作缺乏力度。一是人事檔案管理制度不全，沒有指導(dǎo)性的依據(jù)和操作指南，工作無頭緒，實際調(diào)檔、查檔手續(xù)執(zhí)行不嚴格，查檔“打亂仗”或者有檔不敢查，檔案安全狀況堪憂。二是材料收集不規(guī)范，檔案收集工作存在“等安排”“等事來”，集中突擊處理的情況，這就導(dǎo)致檔案整理成為臨時性、突發(fā)性的工作，不可避免地會出現(xiàn)亂、雜、漏等疏失。傳統(tǒng)手工形式的收集處理，不如計算機處理準確、真實，對于收集的材料，也缺乏一定的鑒定，真實性、客觀性的評判材料不完整。

四、加強管理的措施

（一）完善基礎(chǔ)架構(gòu)。企業(yè)要提高檔案意識，在組織上，建立人事檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)圖，明確人事檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)、主要負責人，確定政治面貌為黨員的人事檔案工作專職人員，并定崗；在制度上，要建立健全企業(yè)人事檔案管理體系，用制度指導(dǎo)工作規(guī)范化；在用人上，要選拔責任心強、踏實嚴謹、務(wù)實進取、有豐富檔案管理知識和技能的人員進行人事檔案管理；在硬件上，除了配備滿足人事檔案辦公的電腦、打印機等設(shè)備外，還要配置現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，如定制一體化掃描儀、人事檔案管理系統(tǒng)、開展人事檔案數(shù)字化等，不斷夯實人事檔案管理基礎(chǔ)，使其更加符合現(xiàn)代化人事檔案管理的需要。

（二）強化收集歸檔。人事檔案內(nèi)容及分類繁多，它全面反映出每個人的變化情況，只有不斷加強人事文件材料收集，才能確保人事檔案案卷的完整、齊全。企業(yè)檔案工作人員，要從思想上高度重視，本著實事求是、嚴謹求實的原則，及時了解和掌握新時期人事檔案的工作要求，做好材料辨別、審核、整理、歸檔，使人事檔案工作收集有序、整理規(guī)范、歸檔齊全，為企業(yè)人力資源配置提供重要數(shù)據(jù)支撐，為企業(yè)人力資源管理的規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。

（三）加強信息化管理。在信息化時代，企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)隨勢而動。一方面，檔案信息化能提升管理效率。通過建立人事檔案管理系統(tǒng)，完善檔案數(shù)據(jù)庫，運用人事檔案管理軟件進行檔案收集整編、檢索利用等工作，提高歸檔完整性、利用便捷性。同時通過信息系統(tǒng)，提取對比數(shù)據(jù)，開展數(shù)據(jù)統(tǒng)計、編研開發(fā)，能夠形成具有操作性的意見，用以指導(dǎo)企業(yè)在實踐中更好地實現(xiàn)人效管理；另一方面，信息化手段是時代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的要求，是企業(yè)管理工作現(xiàn)代化的必要手段。利用現(xiàn)代化的手段和技術(shù)，開展人事檔案數(shù)字化，創(chuàng)新管理模式，能有效優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理水平，讓企業(yè)人事檔案工作更加科學(xué)實效、安全可靠。信息化對于檔案人員的要求也更加高，人事檔案部門在注重加強本企業(yè)檔案人員的計算機技能的同時，也可以采取“引進來”的方式，招聘一些懂專業(yè)知識和掌握信息化技能的人才從事企業(yè)人事檔案管理工作，讓企業(yè)人事檔案管理更符合時代發(fā)展。

五、結(jié)語

人事檔案，是個人的全宗，也是企業(yè)檔案的一個重要組成部分，是個人最具有保存價值的原始記錄。它記錄著人員身份、社會關(guān)系、德能勤績等信息，是最直接、最真實的證明。人事檔案是人力資源開展管理工作的有力工具，是用人單位擇才、用才的重要依據(jù)。企業(yè)只有根據(jù)時代需要不斷進行革新，改進人事檔案管理，才能做好企業(yè)人事管理的數(shù)據(jù)支撐工作，為企業(yè)提供數(shù)據(jù)保障。