事業(yè)單位流動(dòng)人員人事檔案管理模式創(chuàng)新

文/海南省人民醫(yī)院 林妙影

社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步推動(dòng)事業(yè)單位的檔案管理不斷升級(jí)與改革。傳統(tǒng)型人事檔案管理的模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)發(fā)展變革的要求，人員信息記錄的滯后性無(wú)法滿足當(dāng)代社會(huì)時(shí)效性的要求，因此，加強(qiáng)事業(yè)單位流動(dòng)人員的檔案管理創(chuàng)新是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然要求。加強(qiáng)事業(yè)單位流動(dòng)人員的人事檔案管理模式創(chuàng)新能夠有效解決其中存在的問(wèn)題，為事業(yè)單位正確選人用人提供依據(jù)，使得職工的優(yōu)點(diǎn)與長(zhǎng)處得到充分發(fā)揮，從而間接提高單位的辦事效率，這不僅能夠提升事業(yè)單位整體團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量與水平，同時(shí)也能夠推動(dòng)人事檔案管理制度的更新與換代。本文基于事業(yè)單位人員高頻率流動(dòng)的狀態(tài)，提出完善創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理制度與模式，并應(yīng)用現(xiàn)代化科技使其問(wèn)題得到解決。

一、加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理模式創(chuàng)新的意義

在當(dāng)代社會(huì)背景下，我國(guó)大部分事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案管理圍繞以工作為中心的管理理念，針對(duì)流動(dòng)職工的人員信息進(jìn)行特殊化處理，經(jīng)過(guò)電子版記錄保留一定時(shí)間，在流動(dòng)人員無(wú)返職的狀況下對(duì)其信息進(jìn)行刪減和處理。此種處理模式對(duì)于事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案管理工作來(lái)說(shuō)，具有一定的意義和價(jià)值。流動(dòng)職工信息的短暫保留能夠?yàn)榉?wù)質(zhì)量提供追責(zé)對(duì)象，在確保工作內(nèi)容規(guī)范化的狀況下刪除流動(dòng)人員的職業(yè)信息，流動(dòng)職業(yè)人員信息的及時(shí)處理極大地減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，從而使管理人員更好地服務(wù)于專職人員的信息記錄與更新，有效推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理的效率與質(zhì)量。

二、事業(yè)單位人員流動(dòng)狀態(tài)下人事檔案管理問(wèn)題

（一）重建檔案數(shù)量較多。重建檔案是事業(yè)單位流動(dòng)人員人事檔案管理過(guò)程中常見的問(wèn)題之一。我國(guó)目前職業(yè)信息檔案制度以檔隨人走為主，職工人事檔案管理對(duì)于人員的信息安全性具有重要意義。當(dāng)今社會(huì)職工跳槽率以及更換工作的頻率快，事業(yè)單位從成本和利益兩方面出發(fā)，引進(jìn)更多高素質(zhì)人才和廉價(jià)勞動(dòng)力，并為其員工設(shè)置綠色通道，從而導(dǎo)致人事檔案的修改與重建成為事業(yè)單位常見的現(xiàn)象之一。綠色通道的建立使得人才得到高效利用，便于爭(zhēng)奪市場(chǎng)廉價(jià)勞動(dòng)力，但對(duì)人事檔案管理工作造成一定的影響。流動(dòng)人員的檔案重建與修改不僅占用人事檔案管理資源，同時(shí)也不利于人事檔案的規(guī)范化處理，對(duì)于員工個(gè)人職業(yè)信息以及事業(yè)單位人事工作帶來(lái)負(fù)面影響。

（二）棄檔、分檔現(xiàn)象頻發(fā)。事業(yè)單位在招聘的過(guò)程中，以學(xué)歷為基礎(chǔ)，根據(jù)人才綜合評(píng)估數(shù)據(jù)決定是否錄取。關(guān)于流動(dòng)人員的人事檔案管理工作，由于其在職時(shí)間和在職崗位的變化，其檔案記錄存在一定的難度。檔隨人走的管理模式隨著員工職位變化出現(xiàn)棄檔和分檔的現(xiàn)象。流動(dòng)人員的人事檔案管理工作尚未形成程序化和規(guī)范化的模式，也是造成棄檔和分檔的原因。事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案記錄的變化尚未實(shí)現(xiàn)智能化和自動(dòng)化，也是造成檔案管理混亂的原因。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)根據(jù)職工的崗位變化自動(dòng)在線更新員工信息，極大提升流動(dòng)人員人事檔案管理工作的效率，但在目前事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，尚未將數(shù)據(jù)分析的方式應(yīng)用于檔案管理工作中，人工式和紙質(zhì)化的記錄，使得檔案管理工作的難度不斷增加。

（三）流動(dòng)人員檔案存放缺乏秩序。事業(yè)單位流動(dòng)人員入職和離職程序與正式長(zhǎng)期職工的檔案記錄存在一定的差別。事業(yè)單位流動(dòng)人員的信息記錄和檔案存放必須按照規(guī)定和程序進(jìn)行，從而確保檔案管理的科學(xué)性和合理性。由于流動(dòng)人員信息不斷更換，從而使得流動(dòng)人員的檔案需要不斷交換轉(zhuǎn)接。通過(guò)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，檔案的交接轉(zhuǎn)換是造成檔案丟失與混亂的主要原因。由于流動(dòng)人員檔案記錄無(wú)備份，檔案丟失無(wú)法重新找回，對(duì)于后續(xù)檔案管理工作具有一定的影響。除此之外，流動(dòng)人員檔案管理與存放缺乏秩序與管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)和重視程度存在關(guān)聯(lián)。針對(duì)這一現(xiàn)象，制定科學(xué)合理的檔案轉(zhuǎn)接交換遞交機(jī)制是必不可少的，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作人員和不同企業(yè)之間的溝通交流，推進(jìn)事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案管理存放不斷完善。

（四）人事檔案材料記錄不規(guī)范。事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案主要包括員工個(gè)人基本信息以及履職狀況等。流動(dòng)人員檔案記錄最重要的是個(gè)人身份證明材料，檔案管理工作人員針對(duì)流動(dòng)人員的信息記錄必須明確核實(shí)身份信息，同時(shí)需要完成個(gè)人身份信息的備份工作。由于事業(yè)單位流動(dòng)人員變化幅度較大，人事檔案管理工作對(duì)于流動(dòng)人員的信息記錄和備份重視程度不足，信息記錄不規(guī)范，并未對(duì)流動(dòng)人員的身份信息進(jìn)行核對(duì)，從而為后期管理問(wèn)題埋下隱患。傳統(tǒng)型人事檔案記錄最明顯的特征是原始性，由于缺乏備份，屬于不可再生資源，信息記錄不規(guī)范為人事檔案整理工作增加了內(nèi)容，因此，針對(duì)事業(yè)單位流動(dòng)人員的信息記錄，必須要保證其規(guī)范性和真實(shí)性。

（五）檔案流動(dòng)管理存在非法之處。事業(yè)單位流動(dòng)人員由于在職時(shí)間較短，其檔案管理尚未形成系統(tǒng)化的管理方式，關(guān)于流動(dòng)人員的信息收集匯總與整理工作缺乏系統(tǒng)的法律支持。我國(guó)關(guān)于流動(dòng)人員的檔案記錄缺乏法律條例，流動(dòng)人員檔案的最終所有權(quán)、歸屬權(quán)尚未作出規(guī)定，從而為一些單位販賣流動(dòng)人員個(gè)人信息提供了“方便”。此外，我國(guó)法律對(duì)流動(dòng)群體當(dāng)事人檔案信息的去處尚未作出明確的規(guī)定，造成流動(dòng)人員維護(hù)自身信息安全的意識(shí)較低，流動(dòng)群體當(dāng)事人自我信息保護(hù)意識(shí)較低也是造成信息泄露的原因之一。針對(duì)這一現(xiàn)象，加強(qiáng)立法并推動(dòng)法律程序的完善能夠提升檔案流動(dòng)管理的合法性，從而有效降低棄檔和分檔現(xiàn)象。

三、事業(yè)單位流動(dòng)人員人事檔案管理模式創(chuàng)新思考

（一）完善法律法規(guī)，依法管檔。事業(yè)單位流動(dòng)人員人事檔案管理模式的創(chuàng)新，從國(guó)家層面來(lái)講，必須要加強(qiáng)相關(guān)部門立法程序建設(shè)，完善流動(dòng)群體信息檔案的法律法規(guī)，規(guī)定流動(dòng)人員信息檔案的所有權(quán)歸個(gè)人所有，事業(yè)單位無(wú)權(quán)處理流動(dòng)人員個(gè)人信息，事業(yè)單位流動(dòng)人員的檔案必須跟隨個(gè)人流動(dòng)。強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，制定流動(dòng)人員特殊化的檔案管理方案，提升檔案管理工作人員對(duì)于流動(dòng)檔案管理的重視程度，通過(guò)定期培訓(xùn)和培養(yǎng)責(zé)任心的方式，提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的水平，檔案管理工作人員必須遵守法律法規(guī)，堅(jiān)守職業(yè)道德，有效落實(shí)依法管檔，將法治觀念落實(shí)到檔案管理工作過(guò)程中。

（二）實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理，確保后續(xù)資料的完善與追蹤。事業(yè)單位流動(dòng)人員管理制度的完善與創(chuàng)新必須以轉(zhuǎn)崗分流制度為基礎(chǔ)，并依托現(xiàn)代用人制度和代理制度完善細(xì)節(jié)內(nèi)容。轉(zhuǎn)崗分流制度關(guān)于職工的信息檔案處理遵循“變量”原則，“變量”原則主要注重員工職業(yè)經(jīng)歷的變化與積累，實(shí)現(xiàn)職工信息的動(dòng)態(tài)化追蹤與更新，從而有效豐富完善職工信息的內(nèi)容。因此，事業(yè)單位流動(dòng)人員的管理制度應(yīng)當(dāng)借鑒轉(zhuǎn)崗分流制度的“變量”原則，通過(guò)后續(xù)追蹤確保信息的完整性和時(shí)效性。動(dòng)態(tài)化管理模式的應(yīng)用必須依托現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)，通過(guò)信息聯(lián)網(wǎng)的形式及時(shí)更新職工崗位變化，有效規(guī)范事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案管理的科學(xué)性和合理性。流動(dòng)人員信息檔案的動(dòng)態(tài)化管理將個(gè)人檔案信息輸入網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在線自動(dòng)更新其信息變化，從而提升信息的連續(xù)性，保證員工個(gè)人信息的完整。

（三）建立流動(dòng)人員人事檔案信息資源庫(kù)，提升管理水平。建立流動(dòng)人員人事檔案信息資源庫(kù)，對(duì)于維護(hù)流動(dòng)人員個(gè)人信息安全具有重要意義。信息資源庫(kù)的建立能夠有效避免員工個(gè)人信息的泄露，使得流動(dòng)人員的檔案管理更加規(guī)范與科學(xué)，有效推進(jìn)流動(dòng)群體的崗位流通。系統(tǒng)化、動(dòng)態(tài)化的流動(dòng)人員人事檔案信息資源庫(kù)能夠有效提升檔案管理的效率，通過(guò)應(yīng)用現(xiàn)代物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行分類和整合，按照參考標(biāo)準(zhǔn)對(duì)流動(dòng)人員的信息進(jìn)行處理。事業(yè)單位流動(dòng)人員人事檔案信息變化較為復(fù)雜，信息量較大，依靠傳統(tǒng)型人工記錄與管理的方案，不能滿足其動(dòng)態(tài)化要求，建立流動(dòng)人員人事檔案信息資源庫(kù)能夠以多種形式進(jìn)行信息儲(chǔ)存，打破傳統(tǒng)型文字記錄的單一方式，以圖片或視頻的檔案記錄方式，能夠促進(jìn)檔案管理更加直觀立體，有效提升檔案管理的效率和流動(dòng)人員的檔案利用率。除此之外，實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員的信息檔案智能化處理，能夠有效提升信息共享的程度，員工檔案信息共享能夠?yàn)楣ぷ髡衅柑峁└迂S富的信息與內(nèi)容。流動(dòng)人員檔案信息共享必須在保密原則的基礎(chǔ)上進(jìn)行，針對(duì)違規(guī)違法行為應(yīng)當(dāng)及時(shí)懲戒。

（四）檔案交接以程序?yàn)榛A(chǔ)，完善檔案功能。流動(dòng)人員的檔案交接必須以法律規(guī)范為基礎(chǔ)，同時(shí)遵循交接程序。流動(dòng)人員的檔案交接程序主要包括信息檢測(cè)，整理借據(jù)和排序歸檔以及移交工作。信息檢測(cè)主要確保流動(dòng)人員信息的真實(shí)性和合法性。整理借據(jù)工作主要包括兩方面內(nèi)容：首先，必須做好借據(jù)注釋。其次，將借據(jù)根據(jù)借用時(shí)間和借用方向進(jìn)行分類，從而為下一步排序歸檔工作打下基礎(chǔ)。檔案移交必須明確注釋負(fù)責(zé)人。流動(dòng)人員檔案功能的完善首先需要對(duì)其重新定位。流動(dòng)人員檔案信息記錄對(duì)于個(gè)人評(píng)價(jià)具有重要意義，檔案記錄內(nèi)容可增加其工作業(yè)績(jī)以及勞動(dòng)技能和專業(yè)特長(zhǎng)等方面的記錄，及時(shí)補(bǔ)充與完善職工個(gè)人信息，從而有效推動(dòng)流動(dòng)人員檔案管理工作的進(jìn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本篇文章圍繞事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案管理模式的創(chuàng)新展開探討，主要針對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和問(wèn)題以及對(duì)策三方面進(jìn)行闡述。加強(qiáng)事業(yè)單位流動(dòng)人員的檔案信息管理，不僅要遵循法律法規(guī)，完善檔案制度，提升檔案管理人員水平，同時(shí)也要注重事業(yè)單位之間的溝通與交流，從而有效推進(jìn)流動(dòng)人員檔案管理的資料收集與整理，有效提升檔案管理效率。