職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案管理研究

文/桃江縣職業(yè)中專學(xué)校 文莉

學(xué)生檔案是職業(yè)學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，職業(yè)學(xué)校每年都有千余學(xué)生入學(xué)、千余學(xué)生畢業(yè)，這些畢業(yè)生在學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生大量的文件、表格、文字材料。它們是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間各方面表現(xiàn)情況的客觀憑證。多年以來，學(xué)生檔案信息都以紙質(zhì)文件的形式保存。近十年只有學(xué)生畢業(yè)證信息登入互聯(lián)網(wǎng)，其他的檔案材料比如就業(yè)檔案材料、學(xué)生成績、招生錄取等資料仍然以紙質(zhì)形式存在，而這部分紙質(zhì)檔案是學(xué)生三年學(xué)習(xí)的客觀記錄，對他們一生有著重大影響，是國家人才就業(yè)、升職、安家、干部考察、人事調(diào)動的重要依據(jù)。

這些重要的原始記錄，存在著偷工減料或者文件缺失的現(xiàn)象，學(xué)生檔案紙質(zhì)材料的減少，將帶來一系列嚴(yán)重后果。檔案材料的缺失直接抹殺了檔案所具有的信息價值。與檔案工作的客觀性、真實(shí)性、原始記錄性的基本原則相違背。解決學(xué)生檔案材料缺失問題，必須從檔案基本建設(shè)要求與材料缺失的現(xiàn)狀著手，有針對性地做好學(xué)生檔案材料的收集、重組與完善，避免學(xué)生檔案材料缺失對國家人才建設(shè)帶來的不良后果。

一、學(xué)生檔案缺失產(chǎn)生的原因和現(xiàn)狀

學(xué)生檔案是反映學(xué)生的個人經(jīng)歷、品德、才能和學(xué)習(xí)表現(xiàn)的，以學(xué)生個人為單位保存起來，以備查考的文字、表格和其他各種形式的歷史記錄。主要內(nèi)容有每個學(xué)生自進(jìn)入該校學(xué)習(xí)以來產(chǎn)生的思想品德、考試成績、家庭狀況、獎勵與懲罰、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)、管理能力等各方面情況的原始記錄，是學(xué)校檔案必不可少的組成部分。

學(xué)校學(xué)生檔案材料不全或缺失的現(xiàn)象，是學(xué)生檔案收集整理不合要求造成的，檔案材料的嚴(yán)重缺失給國家人才建設(shè)、人才錄用帶來不良的影響，小到學(xué)生日后的安家、落戶、就業(yè)，大到國家干部隊伍建設(shè)，人才的培養(yǎng)、啟用，都存在很大的隱患。

國家職業(yè)教育興起于20世紀(jì)80年代，大多數(shù)學(xué)校是由高中學(xué)?；蚱渌愋偷呐嘤?xùn)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型而來，是一種新興的年輕的教育體制。經(jīng)過國家長期的政策扶持與學(xué)校自身艱苦創(chuàng)業(yè)，職業(yè)類學(xué)校基本建成規(guī)模，并向社會輸送了大量的職業(yè)技術(shù)型人才。辦學(xué)之初，很多畢業(yè)生并沒有考上大學(xué)繼續(xù)深造或成為國家工作人員，而是就業(yè)于私企或自主創(chuàng)業(yè)，學(xué)籍檔案對他們的切身利益來說顯得不那么重要，加上畢業(yè)生存在對檔案不了解也不關(guān)心的現(xiàn)象；有的甚至畢業(yè)幾年了，可畢業(yè)證、學(xué)生檔案還在學(xué)校檔案室；還有的將檔案放在家里；有的學(xué)校教師對學(xué)生檔案沒有足夠的重視，造成學(xué)籍檔案材料收集不齊全、制作不完整；更有甚者不知將檔案丟在何處。根本不理解“檔案有什么用”，等到參加工作，單位需要用或需要辦理各種手續(xù)追查的時候再回校補(bǔ)辦；學(xué)校辦學(xué)機(jī)構(gòu)的變更造成一部分學(xué)生文件丟失。

以上種種原因造成學(xué)生檔案的保存出現(xiàn)不少漏洞：檔案室學(xué)生檔案零散不齊全，不少畢業(yè)生參加工作若干年之后再回校補(bǔ)辦畢業(yè)生檔案，更有學(xué)籍檔案不知所終，畢業(yè)證遺失的不負(fù)責(zé)任的情況。

二、職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案零散及遺失成因分析

隨著職業(yè)學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，各項管理措施不斷完善，學(xué)籍檔案的制作越來越規(guī)范化，檔案管理手段越來越科技化，工作人員從思想認(rèn)識到管理辦法日趨完善。但是不規(guī)范文件管理仍然長時間制約著檔案管理工作向前發(fā)展的進(jìn)程。

（一）從學(xué)校管理體制來看。建校之初，有的學(xué)校缺少具體的學(xué)籍檔案管理機(jī)制，對于規(guī)范的學(xué)籍檔案材料的形成、填制、發(fā)放、管理環(huán)節(jié)沒有形成制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，教學(xué)管理部門未科學(xué)管理檔案。

（二）從管理層面來看。職業(yè)學(xué)校管理教師系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)較少，檔案意識不夠強(qiáng)，沒有監(jiān)督班主任完成學(xué)生檔案材料的收集與檔案表格材料的填制工作，加上受當(dāng)時管理條件的限制，大量學(xué)籍檔案信息的記載，特別是紙質(zhì)學(xué)籍檔案的形成遠(yuǎn)沒有達(dá)到規(guī)定的要求，以至于空白檔案表格很多，文件發(fā)揮不了客觀記錄的作用。

（三）學(xué)生及學(xué)生家長缺乏檔案意識。不積極配合管理教師工作，信息填寫不全，上交材料不及時或未交，畢業(yè)時沒有及時領(lǐng)取畢業(yè)證書及學(xué)籍檔案材料。認(rèn)為只要參加了工作，能賺到工資，有沒有檔案無所謂，在校表現(xiàn)不好的學(xué)生更不愿意將當(dāng)時的真實(shí)記錄帶入工作單位，以免影響將來事業(yè)的發(fā)展。部分考研、出國留學(xué)、就業(yè)的學(xué)生檔案材料也因此變得不完善。

（四）檔案缺乏關(guān)注。許多學(xué)生中專畢業(yè)之后考不上大學(xué)不能繼續(xù)深造，沒有與接收檔案的就業(yè)單位、與學(xué)校簽訂三方協(xié)議，而是回鄉(xiāng)務(wù)農(nóng)或自主創(chuàng)業(yè)，學(xué)籍檔案因此失去原始憑證的作用，一些零散的學(xué)生檔案長期存放在學(xué)校檔案室無人問津。

三、學(xué)籍檔案的特點(diǎn)分析

學(xué)籍檔案是指學(xué)校在學(xué)生管理活動中形成的，記錄和反映學(xué)生個人求學(xué)經(jīng)歷，以及在校期間思想品德、才能、學(xué)習(xí)、實(shí)踐和工作表現(xiàn)的，具有獨(dú)一無二的特性，是伴隨學(xué)生一生的原始記錄。

學(xué)籍檔案既是學(xué)生在校期間德能勤績的原始憑證，又是用人單位考察、選拔人才的客觀依據(jù)。來源于學(xué)生個體，又服務(wù)于社會各個領(lǐng)域與學(xué)生個人。

學(xué)籍檔案是學(xué)校管理中必不可少的一部分，它對學(xué)校管理來說是至關(guān)重要的內(nèi)容，學(xué)籍檔案來源于學(xué)校整個教育教學(xué)過程，是教育教學(xué)工作開展始末的原始記載，是辦學(xué)水平綜合評價的體現(xiàn)。

學(xué)籍檔案來源于學(xué)生，具有信息量大，存儲量大，數(shù)據(jù)更新快的特點(diǎn)，存儲、更新與查找工作十分繁重。

四、學(xué)籍檔案的作用

職業(yè)學(xué)校的學(xué)籍檔案真的沒有用嗎？其實(shí)不然，根據(jù)筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，在這里略舉一二。

（一）國家企事業(yè)單位招聘員工，國家公務(wù)員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關(guān)信息作為甄選人才的重要證據(jù)。學(xué)籍檔案伴隨學(xué)生一生，無論就業(yè)、落戶、升職、子女入學(xué)、出國留學(xué)、國家公務(wù)員考察、國家干部選拔等等方面，均以原始檔案為依據(jù)進(jìn)行甄別。在畢業(yè)學(xué)生中這樣的例子不勝枚舉，從國家級公務(wù)員到村官各級別、各領(lǐng)域、各系統(tǒng)均有涉及，學(xué)籍檔案甚至成了學(xué)校檔案為社會各級各類單位利用人次最多的檔案資源，這種為社會各界無償提供信息援助與佐證材料的查詢利用穩(wěn)步進(jìn)行。

（二）學(xué)籍檔案經(jīng)用人單位啟用之后轉(zhuǎn)為人事檔案，人事檔案具有不可替代的作用。轉(zhuǎn)正定級、工齡認(rèn)定、職稱評定等相關(guān)事宜都是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換成人事檔案后才能進(jìn)行。我們應(yīng)給予足夠的重視，以免在日后的學(xué)習(xí)生活中造成不必要的煩惱和損失。由此可見，學(xué)校保存的學(xué)籍檔案只是“存放”，起不到檔案本身具備的法律效果和憑證作用，學(xué)生畢業(yè)之后學(xué)籍檔案仍留在學(xué)校保管沒有轉(zhuǎn)換成人事檔案，以至于無法繳納社會保險，將來也無法計算成為工齡，從而影響?zhàn)B老金的數(shù)額計算。從檔案具備的憑證價值與參考價值來看，檔案的缺失造成無法彌補(bǔ)的后果。

五、促進(jìn)學(xué)校學(xué)籍檔案建設(shè)的幾點(diǎn)思考

（一）不忘初心、牢記使命，保障檔案為教育教學(xué)事業(yè)服務(wù)。貫徹落實(shí)《中華人民共和國教育法》《中華人民共和國檔案管理辦法》，以及學(xué)校相關(guān)規(guī)定，爭取單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的支持，加大對檔案管理工作的投入力度。針對檔案管理環(huán)節(jié)薄弱的特點(diǎn)，確定合理的專門檔案管理人員、工作室和庫房，工作的硬件設(shè)施與庫房“七防”管理到位，為檔案的保管保護(hù)提供充足的硬件環(huán)境，完善檔案收集、管理與利用規(guī)章制度，管理有專人，設(shè)施要到位。

（二）在學(xué)籍檔案的管理工作中本著求真務(wù)實(shí)、整理規(guī)范、數(shù)據(jù)完整、查找利用及時可靠、服務(wù)國家教育事業(yè)及社會各界的原則。不弄虛作假，不隨意刪減遺漏信息，檔案文件信息收集及時齊全完整，整理規(guī)范。檔案信息的利用體現(xiàn)了檔案的價值取向，這種價值的體現(xiàn)來自于扎實(shí)進(jìn)取的日常工作。嚴(yán)格學(xué)生檔案從入校起至畢業(yè)全過程各種材料的收集，重點(diǎn)抓好注冊名冊、考試考證成績、思想表現(xiàn)、管理能力、創(chuàng)新能力、畢業(yè)信息等方面材料的歸檔。

（三）加強(qiáng)管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，重視繼續(xù)教育與本人能力提升。萬物發(fā)生與發(fā)展，皆須以人為本。加強(qiáng)檔案管理首先要重視檔案管理人才建設(shè)，重視人才培養(yǎng)，對我們從事專項檔案事業(yè)的隊伍，當(dāng)給予更多的學(xué)習(xí)深造、深入實(shí)踐、服務(wù)社會的鍛煉機(jī)會，在物質(zhì)上設(shè)定必要的經(jīng)費(fèi)援助。不僅對年度檔案管理進(jìn)行評估，也要做好檔案職稱評聘等工作，因事設(shè)崗，因崗設(shè)人，踏踏實(shí)實(shí)進(jìn)行檔案的基礎(chǔ)管理。我們的隊伍要與時俱進(jìn)，既要管好檔案，又要做好檔案信息的開發(fā)利用。

（四）加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)，繼續(xù)做大做強(qiáng)檔案數(shù)字化管理。加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，是提升檔案信息化管理水平、推進(jìn)檔案編研利用，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的基礎(chǔ)。加強(qiáng)信息管理設(shè)備建設(shè)與檔案庫房硬件建設(shè)、集中進(jìn)行學(xué)籍檔案資料整理歸類、將檔案錄入計算機(jī)、進(jìn)一步完善學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫信息意義非凡。

（五）檔案建設(shè)既能為黨存史，又能出謀劃策，為國家建設(shè)大事業(yè)出一份力。檔案是歷史的記載，是悠悠文化長河的匯聚，承載的是社會的記憶。學(xué)生檔案客觀見證某一地區(qū)、某一時期教育部門事業(yè)建設(shè)進(jìn)程。學(xué)生檔案的記載體現(xiàn)出一個地方職業(yè)教育在某一個時期的教育發(fā)展特色，記錄的是這一特殊時期的經(jīng)濟(jì)與科學(xué)發(fā)展的特殊性及其規(guī)律，這種客觀規(guī)律的記錄為今后教育的發(fā)展推進(jìn)，特別是人才培養(yǎng)提供了有力的參考信息。

六、結(jié)語

十年樹木，百年樹人，人才的培養(yǎng)對于國家建設(shè)無疑是最重要的。職業(yè)學(xué)校的學(xué)生們畢業(yè)之后是國家建設(shè)的主力軍，是未來的大國工匠，他們在校期間的點(diǎn)滴表現(xiàn)皆為學(xué)習(xí)成長的客觀記載，既反映了所學(xué)之長，又是他們未來立業(yè)成家之根本，在其走出校門之際，唯有檔案伴隨一生。檔案是國家用人鑒人的基本依據(jù)，也是維護(hù)利益的根本條件，新時期的檔案人更應(yīng)該重視與管理好檔案。