新時(shí)期辦公室檔案管理的有效性研究

文/棗莊市婦幼保健院 李立立

近年來(lái)，經(jīng)濟(jì)水平快速提高，使醫(yī)院的規(guī)模不斷擴(kuò)大，其檔案管理的方式發(fā)生了改變，為管理人員增加了難度。在醫(yī)院管理經(jīng)營(yíng)中，會(huì)產(chǎn)生大量的檔案信息，在管理方面具有一定難度，容易出現(xiàn)信息失誤的情況，對(duì)醫(yī)院的名譽(yù)產(chǎn)生負(fù)面影響，甚至造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失與人員傷亡?；诖?，提高醫(yī)院檔案管理水平已經(jīng)迫在眉睫，檔案管理人員需要制定有效的解決方案，確保醫(yī)院的工作順利進(jìn)行。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理的意義

首先，醫(yī)療改革的內(nèi)在要求不僅需要提高醫(yī)療服務(wù)水平，而且需要做好醫(yī)院管理的各個(gè)方面，其中檔案管理是重點(diǎn)內(nèi)容之一，可以更好地服務(wù)于患者，提高醫(yī)院管理水平。醫(yī)院管理人員需要重視檔案管理工作，充分融入先進(jìn)的管理觀念與管理技術(shù)，建立現(xiàn)代化的管理模式，最大程度提高檔案管理效率。其次，完善檔案管理是提高醫(yī)療水平的必然要求。對(duì)于醫(yī)院管理而言，提高醫(yī)療水平是醫(yī)院改革發(fā)展的重要目標(biāo)之一，為患者提供最好的服務(wù)，確保其身體健康，而檔案管理可以為醫(yī)護(hù)人員提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，不斷積累醫(yī)療實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的改革與發(fā)展。最后，良好的檔案管理還可以保護(hù)患者隱私，充分尊重其隱私權(quán)，為生活提供便利，有效提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量與水平，創(chuàng)造現(xiàn)代醫(yī)院管理模式。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。在部分醫(yī)院管理人員的觀念里，檔案管理不屬于醫(yī)院序列，將其視作醫(yī)院的“附屬”部門，通常安排已經(jīng)退休的人員進(jìn)行管理。由于缺乏對(duì)檔案管理人員的重視，而忽視了檔案管理工作，導(dǎo)致缺乏完善的檔案管理制度，檔案信息時(shí)常出現(xiàn)損壞或丟失的現(xiàn)象，影響了落實(shí)醫(yī)療改革的政策，很難完善醫(yī)療管理。同時(shí)，檔案管理人員無(wú)法及時(shí)總結(jié)與學(xué)習(xí)已經(jīng)完成的醫(yī)療實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，降低了檔案管理人員的工作熱情與積極性，導(dǎo)致檔案管理缺乏延續(xù)性，對(duì)國(guó)家醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生影響，降低了醫(yī)院的醫(yī)療水平。

（二）缺乏先進(jìn)的軟硬件設(shè)施。由于部分醫(yī)院的管理模式較為落后，因此，缺乏先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，極大程度阻礙了醫(yī)院的檔案管理工作，主要包括以下幾點(diǎn)：第一，部分醫(yī)院依舊采用病例管理和紙質(zhì)管理等傳統(tǒng)的管理模式，無(wú)法做到與時(shí)俱進(jìn)，將檔案信息上傳到計(jì)算機(jī)中，對(duì)檔案管理的安全性造成隱患。第二，部分醫(yī)院缺乏獨(dú)立的檔案管理辦公室，以及專業(yè)的檔案管理人員，以至于患者檔案與醫(yī)療檔案，被隨便放在公共辦公室中，檔案管理工作一直處于混亂的狀態(tài)。第三，部分醫(yī)院缺乏對(duì)檔案管理辦公室的有效管理，以及完善的安保設(shè)施，對(duì)基層醫(yī)院而言，自然因素和人為因素也存在安全隱患，缺乏完善的設(shè)施，影響了醫(yī)院的管理。

（三）缺乏完善的檔案管理制度。檔案管理記錄了醫(yī)院的全部信息，其中包括不同時(shí)期背景下的重要工作、人物、事件等，醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，使檔案的調(diào)閱需求逐漸增加，若是繼續(xù)使用紙質(zhì)檔案的方式，將會(huì)降低檔案管理工作的有效性。在儲(chǔ)存管理方面，紙質(zhì)檔案也存在較大的困難，容易出現(xiàn)蟲咬、老化等情況，檔案利用率較低，使檔案失去了原本的價(jià)值。由于缺乏完善的檔案管理制度，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的管理較為混亂，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，缺乏可依據(jù)的規(guī)章條例。目前，有些醫(yī)院的檔案管理制度只是一種口號(hào)，沒(méi)有實(shí)際意義，導(dǎo)致檔案文件沒(méi)有獲得有效保管，降低了工作效率。

（四）缺乏有效的溝通交流方式。醫(yī)院作為重要的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，為科學(xué)醫(yī)療提供服務(wù)，肩負(fù)著防疫衛(wèi)生的職責(zé)，從而確保人民身體健康。然而，醫(yī)院包括眾多部門，例如急診科、眼科、內(nèi)科、皮膚科、傳染科、精神科、婦產(chǎn)科、康復(fù)科、麻醉科等，為檔案管理增加了難度。在醫(yī)院檔案管理中，通常采用分散管理的方式，醫(yī)院各部分缺乏溝通交流，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，無(wú)法將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，在收集檔案資料時(shí)，缺乏規(guī)范性的操作，增加了檔案丟失的概率。

（五）檔案管理缺乏安全性。檔案信息安全性直接影響醫(yī)院的發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中，由于缺乏信息化的管理，以及對(duì)互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，導(dǎo)致無(wú)法控制各種信息的安全漏洞，信息泄露現(xiàn)象十分嚴(yán)重。同時(shí)，由于醫(yī)院內(nèi)部的部門種類眾多，而檔案信息關(guān)系著醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)情況，如果管理中出現(xiàn)失誤，將會(huì)對(duì)醫(yī)院造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

（六）檔案管理人員的專業(yè)水平較低。部分管理人員認(rèn)為醫(yī)院主要職責(zé)是醫(yī)療水平，而檔案管理工作只需要“打更”和“值夜”即可，沒(méi)有安排專業(yè)人員進(jìn)行管理。同時(shí)，部分檔案管理人員的專業(yè)水平較低，缺乏對(duì)專業(yè)知識(shí)的掌握，明顯出現(xiàn)能力不足的情況，由于醫(yī)院沒(méi)有定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致其無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)，掌握先進(jìn)的管理辦法，缺乏實(shí)際應(yīng)用技能。最重要的一點(diǎn)是，檔案管理工作需要專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，而不是一人之力可以完成。目前，在檔案管理人員方面，影響醫(yī)院檔案管理水平的因素有兩方面，分別是人員數(shù)量較少和管理技能較差。

三、提高醫(yī)院辦公室檔案管理有效性的措施

（一）增強(qiáng)對(duì)醫(yī)院檔案管理的重視。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，醫(yī)療改革需要與時(shí)俱進(jìn)，建立現(xiàn)代化管理方式。首先，需要提高醫(yī)院管理人員對(duì)檔案管理的重視，使其深刻意識(shí)到檔案管理的重要性，是醫(yī)院管理的重要組成部分，為醫(yī)療研究提供保障，從而提高醫(yī)院行政管理水平和醫(yī)療水平。其次，在醫(yī)院內(nèi)部，需要將檔案管理人員放在原本的位置，同時(shí)加大對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳，對(duì)各個(gè)部門起到引導(dǎo)效果。最后，需要提高檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，需要采取有效的措施，轉(zhuǎn)變腦海中存在的利己主義思想，使其保持積極態(tài)度面對(duì)檔案管理工作，整理好社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)檔案，協(xié)調(diào)好各個(gè)部門在檔案管理中的矛盾，減少醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的盲目性，為現(xiàn)代化管理提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）加大軟硬件投入，引入先進(jìn)設(shè)施。在現(xiàn)代科技社會(huì)，軟硬件設(shè)施對(duì)檔案管理具有重要作用，醫(yī)院需要軟硬件設(shè)施的支持，因此，需要增加對(duì)檔案管理資金的投入，組建專門的檔案管理團(tuán)隊(duì)，為其提供充足的工作空間，建立環(huán)境良好的檔案管理辦公室。此外，在檔案管理中，需要引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使用檔案管理軟件，提高檔案管理效率，在管理模式上，還需要改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式，通過(guò)科技軟件，在計(jì)算機(jī)中輸入檔案信息，整理后臺(tái)數(shù)據(jù)，可以有效減少人工勞動(dòng)力，第一時(shí)間提取到有用的信息，最大程度提高檔案管理效率，充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)和科技的力量，推動(dòng)醫(yī)院改革發(fā)展。

（三）建立完善的檔案管理制度。醫(yī)院需要對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，建立完善的檔案管理制度，進(jìn)而處理好日漸增多的檔案內(nèi)容，為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)規(guī)模的擴(kuò)張?zhí)峁┍Ｕ?，促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展。首先，需要確定檔案信息收集與管理的方式，準(zhǔn)確地對(duì)材料進(jìn)行鑒別，規(guī)范檔案借閱等服務(wù)型的內(nèi)容，確保檔案管理工作高效穩(wěn)定地運(yùn)行。其次，在工作過(guò)程中，科學(xué)的檔案管理規(guī)范至關(guān)重要，需要根據(jù)醫(yī)院的具體情況，不斷完善檔案管理制度，確保檔案管理人員高效工作。最后，需要明確檔案管理部門的職責(zé)與權(quán)力，確保各個(gè)部門積極配合，做好本部門的檔案管理工作，可以將檔案管理工作進(jìn)行劃分，將具體工作落實(shí)到個(gè)人，還需要制定相關(guān)的考核制度，與工資相掛鉤，若是檔案管理工作不符合標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P，提高檔案管理水平。

（四）加強(qiáng)各個(gè)部門之間的溝通交流。醫(yī)院需要派遣專業(yè)的檔案管理人員，與各個(gè)部門進(jìn)行積極溝通?？梢宰尭鱾€(gè)部門人員充分了解檔案收集的價(jià)值，發(fā)揮出檔案管理的作用。在日常工作中，還可以加強(qiáng)對(duì)各個(gè)部門人員的指導(dǎo)，使其更好地對(duì)檔案信息進(jìn)行收集與整理，解決檔案方面的問(wèn)題。最重要的是，醫(yī)院需要集思廣益，及時(shí)收集與整理內(nèi)部出現(xiàn)的問(wèn)題，使用多樣化的收集方法，其中包括定期整理信息、追蹤信息、超前導(dǎo)入收集、補(bǔ)充收集、監(jiān)控收集等，不斷地補(bǔ)充檔案信息。

（五）加強(qiáng)檔案安全管理。計(jì)算機(jī)主要是由硬件和軟件組成，其中的任何環(huán)節(jié)都可能存在一定風(fēng)險(xiǎn)，可能受到黑客攻擊，或者是電腦病毒等因素的影響，造成出現(xiàn)檔案信息泄露或丟失的情況，因此，醫(yī)院需要提高對(duì)檔案安全的重視，加強(qiáng)檔案工作的安全管理，應(yīng)用防病毒軟件，有效預(yù)防黑客的攻擊，使檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，解決工作中遇到的安全問(wèn)題。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范其操作行為，嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定，收集和錄入檔案信息，避免出現(xiàn)操作失誤的行為，提高檔案安全管理水平。

（六）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才。醫(yī)院屬于科學(xué)密集型機(jī)構(gòu)，其醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的核心就是人才，因此，需要加大培訓(xùn)力度，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，從而提高醫(yī)療水平與管理水平。首先，在篩選檔案管理人員時(shí)，不但需要具有基本的醫(yī)療知識(shí)，而且需要專業(yè)科班出身的人員，還需要定期組織檔案管理人員外出學(xué)習(xí)，為其創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的長(zhǎng)久發(fā)展。其次，需要培養(yǎng)計(jì)算機(jī)方面的人才，建立專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，可以通過(guò)與高校合作的方式，招聘優(yōu)秀的人才從事檔案管理工作，整體提高檔案管理隊(duì)伍的水平。最后，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育，通過(guò)正確的技術(shù)教育，提高職業(yè)道德素養(yǎng)與專業(yè)性，使其具備優(yōu)秀的職業(yè)道德，更好地完成檔案管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理人員需要提高新時(shí)期辦公室檔案管理的有效性，積極改革檔案管理方法，提高資源利用率，以及檔案管理人員的技能水平，使其跟緊時(shí)代的步伐，靈活運(yùn)用科學(xué)技術(shù)。同時(shí)，需要建立完善的管理制度，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理，使檔案管理具有規(guī)范性，提高醫(yī)院檔案管理效率，為醫(yī)療事業(yè)的改革提供動(dòng)力與生機(jī)。