基層單位檔案管理工作數(shù)字化需求和實(shí)現(xiàn)策略

文/昆明市盤龍區(qū)金辰街道辦事處 蔣志雁

基層單位在檔案管理的過程中，數(shù)字化的需求較高，只有促使相關(guān)檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展，才能確保檔案信息的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的微小化，便于開展各方面的檔案管理工作，提升基層單位的檔案管理工作數(shù)字化水平，達(dá)到預(yù)期的目的。

一、基層單位檔案管理工作數(shù)字化需求

（一）檔案信息的數(shù)字化需求。近年來，在我國技術(shù)快速發(fā)展的過程中，檔案信息的數(shù)字化，可提升檔案管理工作的便捷性，便于有效開展各方面的管理工作，不會(huì)受到時(shí)間與空間的限制。檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)，不僅可以節(jié)約資源，還能降低存儲(chǔ)的空間，減少人力成本、檢索工作時(shí)間，加快工作速度，促使檔案管理工作高效實(shí)施?；鶎訂挝坏臋n案管理工作中先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，可改善當(dāng)前的檔案管理工作現(xiàn)狀，打破傳統(tǒng)工作的局限性，提升檔案信息的數(shù)字化水平，便于有效管理相關(guān)的檔案內(nèi)容，全面挖掘利用檔案資源，提升基層單位的檔案管理工作效果。

（二）檔案管理的微小化需求。基層單位的檔案數(shù)字化管理工作中，可以通過計(jì)算機(jī)中壓縮打包技術(shù)方式，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的圖片、文字等轉(zhuǎn)變成為電子文檔，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，分類處理檔案內(nèi)容，分享相關(guān)的信息，實(shí)現(xiàn)異地查找的目的。在基層單位的檔案管理過程中采用數(shù)字化技術(shù)措施，可利用微小化的形式處理檔案，方便管理和使用，提升基層單位檔案管理水平。

（三）檔案管理的現(xiàn)代化需求。在實(shí)際的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展需求，耗費(fèi)很多人力資源與物力資源，不能確保檔案信息的有效管理，難以滿足當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展需求。而在檔案的數(shù)字化管理過程中，可以有效提升各方面工作的現(xiàn)代化水平，改善當(dāng)前基層單位檔案管理現(xiàn)狀，不斷增強(qiáng)各方面工作效果。

二、目前基層單位檔案管理問題分析

當(dāng)前基層單位檔案管理工作存在很多問題，不能確保檔案管理的數(shù)字化與信息化，難以確保有效開展各方面的檔案管理工作。具體的問題表現(xiàn)為：

（一）缺乏先進(jìn)的技術(shù)。當(dāng)前一些基層單位在自身的檔案管理過程中，尚未合理采用數(shù)字化技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，雖然檔案管理人員可以按照傳統(tǒng)工作習(xí)慣執(zhí)行任務(wù)，但是，紙質(zhì)管理方式不僅浪費(fèi)資源，還會(huì)出現(xiàn)管理不便利問題，難以有效檢索、共享，無法滿足當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展需要。一些單位雖然已經(jīng)開始采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，但是存在很多局限性，未能按照檔案管理工作的需要設(shè)置數(shù)字化的工作模式，無法通過先進(jìn)技術(shù)提升檔案管理的信息化與數(shù)字化水平。

（二）缺乏良好的檔案管理系統(tǒng)。近年來，我國基層單位在日常檔案管理工作中，尚未采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)建完善的檔案管理系統(tǒng)，不能確保各方面的檔案管理工作質(zhì)量，難以有效提升各方面管理工作的現(xiàn)代化水平，對(duì)基層單位的發(fā)展會(huì)造成不利影響。部分基層單位在工作中尚未結(jié)合數(shù)字化的建設(shè)需求，積極創(chuàng)建相關(guān)的數(shù)字化系統(tǒng)，不能確保檔案管理工作質(zhì)量和水平，難以有效提升檔案管理的數(shù)字化成效，如果不能有效完成各方面的數(shù)字化管理工作任務(wù)，將會(huì)誘發(fā)很多嚴(yán)重問題。

（三）缺乏高素質(zhì)人才隊(duì)伍。部分基層單位在檔案管理工作方面，雖然已經(jīng)采用了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，嘗試創(chuàng)建數(shù)字化的管理系統(tǒng)，但是由于缺乏高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，不能確保各方面的檔案管理工作質(zhì)量。部分工作人員未能掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，沒有在自身工作中積極采用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)方式，不能采用先進(jìn)技術(shù)措施有效完成檔案管理任務(wù)，嚴(yán)重影響基層單位檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。

三、基層單位檔案管理工作數(shù)字化實(shí)現(xiàn)策略

基層單位在檔案管理工作中應(yīng)該積極采用數(shù)字化技術(shù)，遵循科學(xué)化的技術(shù)原則，全面提升基層單位檔案管理水平。具體措施為：

（一）建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。當(dāng)前的基層單位檔案管理工作中，雖然已經(jīng)開始采用信息自動(dòng)化系統(tǒng)，但是從整體來講，還處于從文件處理向著信息管理系統(tǒng)發(fā)展的階段，要想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，應(yīng)該積極建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)庫定位為核心部位，以先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)作為基礎(chǔ)，有效開展檔案信息管理工作。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的過程中，應(yīng)該確保靈活性，提升數(shù)據(jù)庫在基層檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的應(yīng)用效率，建議在數(shù)據(jù)庫中設(shè)置相關(guān)的檔案目錄，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)設(shè)置分布式的數(shù)據(jù)庫，從根本上提升各方面檔案管理工作的自動(dòng)化水平，滿足當(dāng)前的工作需求。一方面，在采用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的過程中，應(yīng)該建立單機(jī)版的電子檔案數(shù)據(jù)庫，利用電腦歸檔處理，轉(zhuǎn)變成為電子格式，存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中；另一方面，應(yīng)制定關(guān)于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應(yīng)用計(jì)劃方案，分類進(jìn)行普通檔案、珍貴檔案的存儲(chǔ)和管理，確保各方面的檔案管理效果。

（二）積極采用電子存儲(chǔ)技術(shù)。為促使基層單位檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展，應(yīng)該積極采用電子存儲(chǔ)技術(shù)，利用先進(jìn)技術(shù)措施將檔案內(nèi)容存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，然后采用授權(quán)管理的方式，為相關(guān)檔案管理人員提供便利。在此期間，還需注意原始的紙質(zhì)檔案與實(shí)物檔案的保存，通過電子掃描技術(shù)將信息掃描到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，便于開展數(shù)字化的管理工作，將電子存儲(chǔ)技術(shù)的積極作用全面發(fā)揮出來，達(dá)到預(yù)期的數(shù)字化管理目的。與此同時(shí)，在使用電子存儲(chǔ)技術(shù)的過程中，應(yīng)該結(jié)合基層單位的檔案管理工作特點(diǎn)與實(shí)際情況，要求檔案管理人員創(chuàng)建相關(guān)的電子存儲(chǔ)技術(shù)系統(tǒng)，在合理采用電子存儲(chǔ)技術(shù)的情況下，保證有效存儲(chǔ)各種檔案數(shù)字化信息，滿足當(dāng)前的數(shù)字化管理需求。

（三）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理體系。近年來，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的過程中，基層單位的檔案管理工作已經(jīng)開始呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展態(tài)勢(shì)，要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理目的，就應(yīng)該積極采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的管理體系。首先，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)設(shè)置數(shù)字化的檔案目錄，通過相關(guān)的檢索軟件實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的自動(dòng)化歸類和統(tǒng)計(jì)處理，提升檢索工作的效率，這樣不僅能夠降低檢索的工作量，還可以確保工作的準(zhǔn)確性。其次，在采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的過程中，應(yīng)該設(shè)置關(guān)于檔案管理方面的局域網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化各種信息資源的共享，在系統(tǒng)之內(nèi)，基層單位之間可以共享檔案資源，提升共享的效率，確保檔案的利用率。最后，在采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的過程中，應(yīng)該創(chuàng)建關(guān)于基層單位的檔案管理網(wǎng)站平臺(tái)，采用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)整合各種檔案信息，確保各方面檔案管理工作的效果。

（四）創(chuàng)建數(shù)字化的管理系統(tǒng)?；鶎訂挝辉谌粘５臋n案管理工作中，應(yīng)該積極創(chuàng)建數(shù)字化的管理系統(tǒng)，提升相關(guān)的檔案管理工作水平，保證各方面工作效果。首先，應(yīng)該完善相關(guān)的數(shù)字化管理工作制度，從電子檔案的制作環(huán)節(jié)、收集環(huán)節(jié)、歸檔環(huán)節(jié)、分類整理與其他工作環(huán)節(jié)，都需要制定制度，規(guī)范人員的行為，確保有效開展檔案管理工作。為避免在實(shí)際工作中出現(xiàn)問題，在制定制度的過程中，還需明確各項(xiàng)工作的細(xì)節(jié)規(guī)范，精細(xì)化開展相關(guān)的基層單位檔案管理活動(dòng)，提升整體檔案管理工作質(zhì)量和水平。其次，應(yīng)完善數(shù)字化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案，在最初設(shè)計(jì)的過程中就應(yīng)該全面考慮到數(shù)字化檔案的安全性，做好數(shù)據(jù)備份工作與數(shù)據(jù)安全管理工作。在使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的過程中，應(yīng)強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的升級(jí)管理，明確系統(tǒng)中的權(quán)限，在有效開展安全管理工作的情況下，確保數(shù)字化檔案內(nèi)容的真實(shí)性、完整性與安全性。最后，應(yīng)該創(chuàng)建數(shù)字化檔案共享平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)分享檔案目錄，明確檔案共享管理的工作要求，在保證檔案信息不泄露的情況下，實(shí)現(xiàn)共享目的。

（五）建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍。為確保相關(guān)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展，應(yīng)該建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，確保檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提升各方面的數(shù)字化水平。首先，基層單位應(yīng)該聘用專業(yè)素質(zhì)較高的優(yōu)秀人才，要求工作人員有豐富的檔案網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，可以在工作中有效應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，提升各方面的檔案管理質(zhì)量。其次，應(yīng)該對(duì)相關(guān)的檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)和先進(jìn)技能的教育培訓(xùn)，使得每位人員都可以掌握先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，在日常的檔案管理工作中，掌握電子檔案管理技術(shù)、數(shù)字化管理技術(shù)，有效收集與分類處理檔案數(shù)字化信息，提升各方面的工作質(zhì)量和效果。最后，制定完善的責(zé)任制度，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，一旦發(fā)現(xiàn)有數(shù)字化管理的問題，就要嚴(yán)格懲罰負(fù)責(zé)人，提升檔案管理工作人員的積極性，改善當(dāng)前的工作現(xiàn)狀。

四、結(jié)語

綜上所述，在基層單位檔案管理的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求，迫切需要數(shù)字化建設(shè)與改革，在此情況下，基層單位的檔案管理工作中應(yīng)該樹立正確觀念意識(shí)，遵循科學(xué)化的原則，建設(shè)相關(guān)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，打造優(yōu)質(zhì)人才隊(duì)伍，不斷提升基層單位的檔案管理工作質(zhì)量和水平，在采用數(shù)字化技術(shù)的同時(shí)，改善當(dāng)前的工作現(xiàn)狀，滿足檔案管理的數(shù)字化發(fā)展需求。