突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下如何提高高校辦公室工作效率

文/中國藥科大學(xué)校長辦公室 邊笑非

2020年，全球經(jīng)歷了大規(guī)模突發(fā)公共衛(wèi)生事件。隨著我國國內(nèi)情況得到有效控制，社會(huì)逐步復(fù)工復(fù)產(chǎn)，外防輸入、內(nèi)防擴(kuò)散成為社會(huì)發(fā)展的新常態(tài)。面對(duì)百年未有之變局，人們?cè)谥鸩竭m應(yīng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件帶來的對(duì)工作、學(xué)習(xí)、社交方式的改變。高校辦公室作為中樞機(jī)構(gòu)、綜合協(xié)調(diào)部門，起著內(nèi)外溝通、左右協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)的重要作用。信息高密度交換、人員往來繁雜，辦文、辦會(huì)、辦事在正常的生活狀態(tài)下運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)辦公室人員來說都是高強(qiáng)度、超負(fù)荷。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下，受人員流動(dòng)限制，過去一些行之有效、簡單便捷的工作方式被暫時(shí)擱置。一些辦公室工作因此延緩，一些應(yīng)該急辦的事情變成了緩辦，一些正常的對(duì)外交流活動(dòng)因受突發(fā)公共衛(wèi)生事件的影響而耽誤等等。面對(duì)此種情況，我們作為高校辦公室的工作者，應(yīng)該努力創(chuàng)新工作思維、創(chuàng)新工作方式，將突發(fā)公共衛(wèi)生事件帶來的影響降到最低，保證辦公室工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

一、要激發(fā)高度的政治責(zé)任心

全國突發(fā)公共衛(wèi)生事件得到有效控制之后，各地一邊防擴(kuò)散、一邊干工作，還要時(shí)不時(shí)應(yīng)對(duì)國內(nèi)零星衛(wèi)生事件的突發(fā)。在非常時(shí)期，辦公室作為學(xué)校的窗口、門面，工作作風(fēng)直接反映學(xué)校的工作面貌。辦公室應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的態(tài)度和能力，直接反映高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的重視程度。辦公室人員在特殊時(shí)期更應(yīng)該以高度的政治責(zé)任心帶頭堅(jiān)守崗位、帶頭履職，帶頭遵守防控期間的各項(xiàng)管控措施。在大是大非面前保持頭腦清醒、旗幟鮮明，經(jīng)得起大風(fēng)大浪的考驗(yàn)，任何時(shí)候任何情況下都要做到政治立場不移、政治方向不偏。

今年是中國共產(chǎn)黨成立99周年。百年大黨、百年歷程、百年風(fēng)雨、百年輝煌。我們的黨一路走來依然生機(jī)勃勃，最根本的原因就是堅(jiān)持為人民服務(wù)，堅(jiān)持“不忘初心、牢記使命”。在全國突發(fā)公共衛(wèi)生事件面前，很多醫(yī)護(hù)人員逆向而行、舍小家為大家；很多人民警察辛苦工作、保衛(wèi)一方平安；社區(qū)工作者、外賣小哥、環(huán)衛(wèi)工人等等，雖然工作不同，但他們都在自己的崗位上為社會(huì)作出了積極貢獻(xiàn)。榜樣的力量是無窮的，榜樣給人指引方向，這些正能量應(yīng)該成為辦公室人員學(xué)習(xí)的榜樣。

在高校這樣一個(gè)高知群體中，辦公室人員大多受過良好的專業(yè)教育，綜合能力、政治素養(yǎng)普遍較高。聽指揮、能干事、干成事是辦公室人員的基本素質(zhì)。特殊情況下，如何進(jìn)一步調(diào)動(dòng)和激發(fā)辦公室人員的主觀積極性，不僅僅靠剛性、硬性的管理規(guī)定。雖然職級(jí)晉升、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)是一個(gè)非常重要的方式，但更重要的要從精神上和內(nèi)心深處塑造高度的政治責(zé)任感，摒棄做“自己的精算師”的思想和動(dòng)機(jī)，把群體需求和自己的利益達(dá)成共振，把工作方向落在為人民服務(wù)上，才能進(jìn)一步激發(fā)辦公室人員的工作熱情。

二、要充分提高辦公信息化水平

隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，信息化水平大幅提升，大部分高校辦公室積極推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)，日常業(yè)務(wù)辦理逐步形成線上與線下雙結(jié)合的工作模式。全國突發(fā)公共衛(wèi)生事件背景下，人員流動(dòng)受限，但是工作要繼續(xù)開展，這就倒逼辦公室進(jìn)一步提高辦公自動(dòng)化水平。目前，高校辦公室主體工作可以分為兩大塊：對(duì)外聯(lián)絡(luò)交流和對(duì)內(nèi)事務(wù)辦理。再具體一點(diǎn)就是我們常說的辦文、辦會(huì)、辦事。在這些工作中，我們都可以加入“云上辦公”的元素。

（一）在辦文方面。各高校借助先進(jìn)的通信技術(shù)，開展“云教學(xué)”“云招聘”“云答辯”等等取得了顯著的工作成效。這些云技術(shù)的先進(jìn)性應(yīng)該對(duì)辦公室文秘工作開展有著積極的借鑒意義。許多高校已借助OA協(xié)同辦公軟件，從電子公文收取、登記、批示、轉(zhuǎn)辦、落實(shí)、督辦等各個(gè)環(huán)節(jié)基本上都可以在“云上”進(jìn)行，不見面審批、不見面服務(wù)成為現(xiàn)實(shí)。能從線上辦理的盡量“一鍵提交、一次辦理”，減少人與人之間的物理接觸。這樣不僅提高了工作效率，也有效預(yù)阻斷了病毒的傳播。尤其是在特殊時(shí)期，網(wǎng)上辦文相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)公文的處理提高了辦事效率。

（二）在辦會(huì)方面。視頻會(huì)議的優(yōu)勢在全國突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間逐步體現(xiàn)出來，它的優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在高效、快捷、靈活、不局限地點(diǎn)，缺點(diǎn)是不利于參會(huì)者感受現(xiàn)場的整體氛圍，體驗(yàn)感不如傳統(tǒng)會(huì)議明顯。但是，在非常時(shí)期，大量運(yùn)用視頻會(huì)議部署、推進(jìn)一些日常工作不失為一種有效的選擇方式。當(dāng)前，社會(huì)上普遍流行的視頻會(huì)議軟件有釘釘、微信、小魚易聯(lián)、學(xué)習(xí)強(qiáng)國等等。另外，教育系統(tǒng)本身建有視頻會(huì)議專線。一些上級(jí)部門需要部署的工作，基本上都是通過專線視頻的方式召開，這樣大大降低了地方高校領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員乘坐公共交通工具前往參會(huì)地點(diǎn)感染病毒的風(fēng)險(xiǎn)。這些有效的視頻會(huì)議共同解決了非常時(shí)期因人員流動(dòng)受限導(dǎo)致的會(huì)議無法如期召開、拖延的問題。

（三）在辦事方面。全國突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間，高校對(duì)外交流接待工作勢必受到影響，一些正常的校企合作、校友活動(dòng)、來訪交流都會(huì)受到限制。在這方面，辦公室對(duì)外接待交流要根據(jù)國內(nèi)各地發(fā)布的風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)等級(jí)，及時(shí)調(diào)整進(jìn)入學(xué)校人員的條件、提前審查進(jìn)入人員的健康碼，以確保大學(xué)校園這一方凈土。在確保校內(nèi)安全的前提下，校內(nèi)辦事可以逐步恢復(fù)到正常狀態(tài)，但是仍要按照各地教育系統(tǒng)發(fā)布的非常時(shí)期防控手冊(cè)做好相應(yīng)工作。比如，食堂就餐、空調(diào)使用、口罩佩戴、校內(nèi)大型活動(dòng)安排等等具體細(xì)節(jié)。而高校辦公室人員在這些工作中要吃透公共衛(wèi)生事件防控政策和規(guī)定，為領(lǐng)導(dǎo)工作和決策提供有效的參考信息。

三、要熟練運(yùn)用辦公自動(dòng)化設(shè)備

隨著國家信息化建設(shè)的提速，高校逐步開展了“一卡通”、無線網(wǎng)、刷臉進(jìn)校園等等“智慧校園”建設(shè)，對(duì)學(xué)校整體管理起到了良好的效果。但是，突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控不僅是對(duì)社會(huì)管理的一次“大考”，更是對(duì)高校信息化建設(shè)的一次檢閱?！肮び破涫拢叵壤淦鳌?，高校辦公室提高工作效率離不開熟練運(yùn)用信息化設(shè)備。在非常時(shí)期，協(xié)同辦公的形式從“部門到部門”，深入到“人與人”，用戶范圍從行政干部擴(kuò)大到每一位教職工，視頻會(huì)議從過去的一年幾次、十幾次增加到現(xiàn)在的隨時(shí)隨地可能召開的各級(jí)各類視頻會(huì)。另外，有些網(wǎng)絡(luò)資源只能通過登錄校內(nèi)IP訪問。比如，圖書電子資源、期刊網(wǎng)絡(luò)資源等等，這就需要高校辦公室和信息化建設(shè)部門一起采取措施，增設(shè)VPN等校外訪問服務(wù)器的方式來提高師生的辦事效率。尤其是OA協(xié)同辦公系統(tǒng)和電視電話視頻會(huì)議操作系統(tǒng)，這些新的辦公設(shè)備都需要提前培訓(xùn)辦公人員，做到熟練操作。

突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間的高校辦公室工作承擔(dān)著本單位信息報(bào)送的重要任務(wù)，而“數(shù)據(jù)”是其中重要的支撐元素。以個(gè)人健康信息收集為例，有效的信息采集、監(jiān)測、報(bào)送、數(shù)據(jù)分析，對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)研判當(dāng)前本單位防控工作起到重要的參考價(jià)值。突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，一些學(xué)校在很短的時(shí)間內(nèi)能夠快速實(shí)現(xiàn)全校上萬人的數(shù)據(jù)信息報(bào)送，這個(gè)背后依托的不僅僅是超強(qiáng)的高校辦公室工作能力，更是有效的大數(shù)據(jù)支撐。但是，有些高校在數(shù)據(jù)報(bào)送方面就暴露出短板，數(shù)據(jù)報(bào)送重復(fù)、錯(cuò)誤等等問題凸顯出來，這其實(shí)是前期學(xué)校信息化沒有做好。可以這么說，這次突發(fā)公共衛(wèi)生事件是一個(gè)催化劑，一方面，提醒學(xué)校要加快學(xué)校信息化建設(shè)工作；另一方面，非常時(shí)期因防控工作需要，倒逼高校辦公室人員進(jìn)行自我管理加速提效，全面提高個(gè)人綜合能力。

四、要關(guān)心關(guān)愛身邊的同志

突發(fā)公共衛(wèi)生事件期間，高校辦公室工作人員非常辛苦， “白加黑、五加二”，每天的工作事務(wù)繁雜、難度加大。作為學(xué)校的窗口單位，工作人員要時(shí)刻保證臉好看、門好進(jìn)、事好辦。同時(shí)，還要高質(zhì)量保證完成領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的其他任務(wù)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，要雷厲風(fēng)行、立即落實(shí)、及時(shí)回復(fù)，不能總是正在進(jìn)行時(shí)，永遠(yuǎn)在路上。在這種高強(qiáng)度的工作之下，辦公室人員要學(xué)會(huì)互相幫扶。特別是領(lǐng)導(dǎo)干部，要關(guān)心關(guān)愛自己身邊的同志，關(guān)心辦公室的同志主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）提供進(jìn)步機(jī)會(huì)。很多辦公室同志，常年陷入具體的日常業(yè)務(wù)，在文山會(huì)海中忙碌、在辦事中奔波，低頭干活的多，抬頭看路的少。在職務(wù)晉升受指標(biāo)限制的情況下，高校領(lǐng)導(dǎo)要多考慮給辦公室同志提供學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)，展示自我的平臺(tái)，打通職級(jí)晉升的通道。如果一個(gè)長期在辦公室工作的同志，工作水平、工作能力、工作作風(fēng)若干年還沒有進(jìn)步，除了該同志自身一些因素之外，可能領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其關(guān)心愛護(hù)不夠，提供平臺(tái)展示不夠，提醒點(diǎn)撥不夠。尤其是辦公室年齡較大的員工，可能因?yàn)闅v史原因、個(gè)人原因一直原地踏步，這個(gè)時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)干部就要主動(dòng)找老同志聊天，找到癥結(jié)，幫助老同志重新煥發(fā)工作的熱情。

（二）關(guān)心大家的生活。突發(fā)公共衛(wèi)生事件是一場戰(zhàn)爭，辦公室是司令部。心氣順了，干工作才有精神。大后方穩(wěn)了，前方才能打勝仗。領(lǐng)導(dǎo)干部要時(shí)刻關(guān)心關(guān)愛身邊的同志，大家在一起共事是緣分，千萬不要有什么解不開的結(jié)，化不開的矛盾?！袄廴瞬焕坌摹辈拍芨珊檬聵I(yè)，干工作要有人情味。我們要努力做到“忠孝兩全”，個(gè)人生病、家里老人生病，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告請(qǐng)假，請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)暫時(shí)幫助協(xié)調(diào)工作。在人困難的時(shí)候，能幫一把是一把，能扶一下是一下。這不僅是對(duì)員工的關(guān)愛，更是考驗(yàn)領(lǐng)導(dǎo)干部的管理藝術(shù)。做得好會(huì)得人心、暖人心，會(huì)提高整個(gè)辦公室團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)斗力、凝聚力、向心力。

五、結(jié)語

習(xí)近平總書記說：“房間要經(jīng)常打掃，鏡子要經(jīng)常擦拭。要教育引導(dǎo)各級(jí)黨組織和廣大黨員、干部經(jīng)常進(jìn)行思想政治體檢，同黨中央要求‘對(duì)標(biāo)’，拿黨章黨規(guī)‘掃描’，用人民群眾新期待‘透視’，同先輩先烈、先進(jìn)典型‘對(duì)照’，不斷叩問初心、守護(hù)初心，不斷堅(jiān)守使命、擔(dān)當(dāng)使命，始終做到初心如磐、使命在肩。”高校辦公室作為窗口部門，工作人員更應(yīng)該嚴(yán)格要求，做好文秘工作、綜合協(xié)調(diào)工作、對(duì)外交流工作，不斷提高自身政治素養(yǎng)，熟悉各類業(yè)務(wù)，不斷運(yùn)用信息化提高辦事效率。越是面對(duì)嚴(yán)峻復(fù)雜的局面、越要體現(xiàn)共產(chǎn)黨員的奉獻(xiàn)精神，越要體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)黨員的關(guān)心關(guān)愛。面對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件，我們只有上下同心、守望相助，才能團(tuán)結(jié)一致，提高工作效率，才能打贏高校防控保衛(wèi)戰(zhàn)。