事業(yè)單位檔案信息資源共享現(xiàn)存問題及解決對策探究

文/于修

檔案是信息資源存儲的工具，具有信息服務(wù)的特質(zhì)。合理利用檔案信息資源，一方面可以提高事業(yè)單位的辦事效率，另一方面也展現(xiàn)出檔案的服務(wù)功能，全方位地提升信息資源的共享能力。但是，目前在事業(yè)單位檔案信息資源利用過程中，仍然存在共享制度不完善、共享方式陳舊、共享意識不足等方面的問題，故應(yīng)該有效地改善現(xiàn)存問題，制定相應(yīng)的策略，提高共享意識，完善共享制度，改善現(xiàn)存共享模式。

一、檔案信息資源的概念

檔案信息資源自身具有獨特性，所涉及的內(nèi)容是豐富且真實的，是對資源信息的綜合應(yīng)用和開發(fā)，是社會資源的核心參考要素。檔案信息資源對合理配置自然資源、人力資源、社會資源，以及對于社會穩(wěn)定與進(jìn)一步的發(fā)展，都有著積極的指導(dǎo)價值。

二、現(xiàn)階段檔案信息資源共享存在的問題

（一）檔案資源共享信息化管理不完善

在我國社會信息化迅速發(fā)展的形勢下，企事業(yè)單位的檔案信息資源逐漸引入信息化管理，更加有效地整合總結(jié)與信息共享開放檔案資源內(nèi)容等[1]。但是，以目前實際情況來看，盡管一部分事業(yè)單位已經(jīng)使用數(shù)字化或電子檔案進(jìn)行信息化管理，但沒有先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，同時也沒有及時有效地更新，導(dǎo)致實際電子查詢功能利用率低，嚴(yán)重影響實現(xiàn)檔案信息資源共享。除此之外，還有一部分事業(yè)單位仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，或是僅僅采用計算機(jī)存儲檔案的形式，缺乏完善的信息化處理以及專業(yè)的檔案管理軟件。

（二）缺乏計算機(jī)技術(shù)綜合管理人員

檔案管理工作涉及大量且繁雜的檔案資料，具有重要性及保密性。在整個整理過程中，需要合理的分類、管理及保存，通過計算機(jī)完成檔案信息的資源共享，最終實現(xiàn)信息資源的錄入、保存、搜索和價值分享。整個工作流程離不開相應(yīng)的檔案管理人員，即熟練掌握計算機(jī)應(yīng)用知識和應(yīng)用技術(shù)，以及現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的人員。但是，結(jié)合現(xiàn)階段事業(yè)單位內(nèi)部從事檔案管理的工作人員來看，沒有經(jīng)過系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，缺乏系統(tǒng)的專業(yè)知識，同時沒有受過專業(yè)的實際崗位知識培訓(xùn)，導(dǎo)致事業(yè)單位缺乏熟練掌握計算機(jī)應(yīng)用知識和現(xiàn)代化檔案管理的人員，無法有效地實現(xiàn)檔案管理信息共享。

（三）檔案管理開發(fā)利用率較低

現(xiàn)階段國家仍沒有明確地指出檔案信息資源共享建設(shè)的管理辦法，缺乏權(quán)威性機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)處理，沒有實現(xiàn)跨行業(yè)、跨系統(tǒng)性的全局統(tǒng)籌和整體化管理，即事業(yè)單位的檔案管理仍然受部門或地域限制，達(dá)不到真正資源共享或資源整合開發(fā)的情況，無法實現(xiàn)獨立行使職權(quán)的權(quán)利，比如人事檔案、醫(yī)保檔案、戶籍檔案等是由不同的部門知悉并管理，各個模塊的游離管理模式增加了資源整合共享的難度。除此之外，從另一層面來看，檔案管理作為事業(yè)單位的非盈利部門，往往得不到足夠的重視，其工作開展相對處于被動狀態(tài)，目前所涉及的工作內(nèi)容有檔案收集、保存、復(fù)制、轉(zhuǎn)移工作，無法發(fā)揮檔案管理的收集跟蹤與開發(fā)利用價值，以及檔案信息的價值供單位團(tuán)體或社會大眾所應(yīng)用，資源共享性偏低。

（四）無法保障檔案管理中信息安全

行政事業(yè)單位的檔案信息所涵蓋的內(nèi)容范圍較廣，包含科學(xué)、教育、文化及衛(wèi)生事業(yè)等方面的大量資料，同時涉及重要的機(jī)密信息。若信息化管理不安全，則會造成機(jī)密信息泄漏，導(dǎo)致嚴(yán)重的損失。以目前形式來看，大部分事業(yè)單位檔案管理沒有成熟的基礎(chǔ)設(shè)備，掃描設(shè)施不齊全，仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化存檔模式，增加檔案破損或被篡改的概率[2]。另外，還有一部分事業(yè)單位在信息資源技術(shù)保密模塊，沒有完善的安全處理技術(shù)，在檔案借出、歸還等審核環(huán)節(jié)，對外共享檔案的審查程序等沒有實行信息安全保密處理，缺乏足夠的技術(shù)把控，增大檔案機(jī)密信息的泄漏風(fēng)險，尤其在目前計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展的背景下，信息被竊取、盜用或非法增刪改等現(xiàn)象較多，造成檔案信息資源管理存在一定的安全隱患。因此，必須保障和維護(hù)檔案信息共享的安全，在國家相關(guān)規(guī)定要求下，進(jìn)行信息化安全建設(shè)工作，確保檔案信息資料安全可靠的管理和共享，確保檔案資料的安全性管理。

三、事業(yè)單位檔案信息資源共享的有效措施

（一）提高檔案管理人員的工作能力

保障事業(yè)單位檔案信息資源管理水平，應(yīng)該提高檔案管理人員的綜合水平，只有加強(qiáng)檔案管理人員的計算機(jī)應(yīng)用水平及重視程度，全面提高檔案信息管理的專業(yè)性，事業(yè)單位的檔案信息資源才能夠更好地整合共享。首先，事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)熟練應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)以及掌握檔案管理專業(yè)技術(shù)的綜合性人員。為了更好地激發(fā)檔案管理人員工作熱忱和創(chuàng)造力，在檔案管理人員的工資福利和職稱方面應(yīng)給予應(yīng)有的保障。其次，事業(yè)單位應(yīng)增加檔案管理人員的培訓(xùn)力度，制定培訓(xùn)計劃，定期開展專業(yè)培訓(xùn)，部門或地域之間進(jìn)行不定期的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和溝通分享，積極學(xué)習(xí)有效的檔案管理模式和檔案管理思維，了解更多檔案處理過程中面對的問題，更好地提高檔案管理人員信息處理的綜合能力，并融入信息化時代，提高檔案的信息化管理水平。

（二）確保檔案信息資源共享的安全性

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息資源的共享化管理應(yīng)在維護(hù)國家和人民利益不受侵害的條件下，結(jié)合自身基本性和機(jī)密性的特點，有利于保障信息的安全性。首先，做好硬件設(shè)備環(huán)節(jié)的防護(hù)。比如檔案室的安全性防護(hù)、信息存儲的設(shè)施安全、室內(nèi)溫度和濕度、防火防盜措施等方面均符合檔案安全管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有效分工與明確檔案管理員的職責(zé)和權(quán)限，嚴(yán)禁出現(xiàn)檔案損毀、丟失、涂改等情況。其次，做好制度的完善工作。在事業(yè)單位內(nèi)部建立安全保密責(zé)任機(jī)制，并有針對性地分階段完善，簽訂安全保密責(zé)任書，對檔案的接受方及存儲方明確工作職責(zé)，確保檔案來源的安全，及時做好檔案的保存級別分類，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)實時進(jìn)行工作審核，完成共享信息審核安全審查環(huán)節(jié)。最后，做好軟件技術(shù)工作。建立并完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制，引進(jìn)數(shù)字加密技術(shù)，對檔案的保密信息進(jìn)行加密處理，做好檔案信息資源庫及云信息的安全防護(hù)，實行檔案信息資源的備份，確保在傳輸運(yùn)行中實現(xiàn)監(jiān)控管理。

（三）建設(shè)和發(fā)展事業(yè)單位檔案信息化

現(xiàn)階段，事業(yè)單位只有完善檔案管理的信息化建設(shè)，才能使檔案管理制度更加的健全，從而實現(xiàn)信息資源的共享化發(fā)展。首先，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合當(dāng)前形勢及自身需求，及時引進(jìn)軟硬件設(shè)施，通過掃描儀、計算機(jī)等輔助工具處理檔案信息的，比如圖片信息、文字信息等數(shù)據(jù)化存儲。其次，事業(yè)單位應(yīng)及時更新檔案管理手段，通過內(nèi)部局域網(wǎng)或共享平臺的形式，實現(xiàn)與上下級或平級單位之間的信息資源共享[3]。最后，在平臺共享的基礎(chǔ)上，開設(shè)查找及在線互動的服務(wù)功能，快速有效地解決檔案信息查詢需求，使檔案信息高效地運(yùn)轉(zhuǎn)起來，更好地服務(wù)于大眾，實現(xiàn)檔案的利用價值。

（四）增強(qiáng)檔案信息資源的統(tǒng)籌規(guī)劃

檔案信息資源的共享是一項復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，具有周期長、任務(wù)艱巨的特點。為了更好地改善目前檔案信息資源共享不夠的局面，加強(qiáng)建設(shè)能夠統(tǒng)籌全國檔案信息資源共享工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，增加投入力度，賦予國家權(quán)威性，調(diào)整目前在管理上整體性差、條塊分割的現(xiàn)狀。統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理的資源整合到檔案信息化平臺的建設(shè)，以及檔案資源的全面共享，制定詳細(xì)的執(zhí)行性強(qiáng)的建設(shè)計劃，由專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行項目管理與推進(jìn)，最終實現(xiàn)事業(yè)單位的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的檔案管理體制。

四、結(jié)語

事業(yè)單位在檔案信息資源共享工作中存在一定的問題，需要根據(jù)實際情況進(jìn)行完善與建設(shè)，通過探討現(xiàn)存問題，本文有針對性地提出了相應(yīng)的優(yōu)化措施，改善傳統(tǒng)的檔案管理模式與思想，通過建設(shè)有權(quán)威性的信息資源共享制度，在保證檔案信息安全的情況下，能夠更好地進(jìn)行信息匹配，拓展共享平臺，快速實現(xiàn)信息共享，從而提高事業(yè)單位檔案信息管理的效率。