規(guī)范收集資料在科研檔案中的重要性

文/福建省南平市第二醫(yī)院 張曉君

科研檔案管理來源于科研工作中，指的是在實(shí)際的科研工作中保存一部分資料用于科研工作的后續(xù)發(fā)展，提高科研工作的整體效果與質(zhì)量。在實(shí)際開展科研工作時(shí)，應(yīng)明確科研工作的意義，以及科研工作中有哪些內(nèi)容能夠幫助后續(xù)工作的展開，提高管理的效果、確保所有的資料在使用時(shí)內(nèi)容滿足標(biāo)準(zhǔn)化要求。

一、當(dāng)前規(guī)范收集資料在科研檔案中存在的問題

（一）管理制度不規(guī)范?？蒲惺占Y料的標(biāo)準(zhǔn)化能夠幫助科研工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在后期科研工作開展時(shí)能夠?qū)Y料進(jìn)行借鑒，避免科研人員做出重復(fù)性的工作。需要在收集資料之前做到標(biāo)準(zhǔn)化、明確化，根據(jù)本次科研研究的課題進(jìn)行資料的收集，提高科研工作的效果。與此同時(shí)，科研收集資料標(biāo)準(zhǔn)化也充當(dāng)了溝通和交流的橋梁。由于同行業(yè)之間會(huì)分析已經(jīng)保存的資料，進(jìn)而確定一個(gè)課題是否有人研究過，在研究過程中該工作人員又研究了哪些內(nèi)容。而科研人員與科研人員之間，同樣需要進(jìn)行大量的交流，才能確保本次科研題目的理論依據(jù)更加具有說服力，保證科研成果在實(shí)際使用時(shí)的使用效率，提高科研成果發(fā)展的速度。為此，收集資料標(biāo)準(zhǔn)化尤為重要，但是在當(dāng)前階段很多工作人員在工作時(shí)沒有做到管理制度的規(guī)范化，也沒有在收集資料時(shí)達(dá)到提高收集資料的效果。

（二）管理人員素質(zhì)參差不齊。負(fù)責(zé)科研工作資料收集和檔案管理的工作人員，其工作質(zhì)量相對較差、工作素養(yǎng)相對較低，在實(shí)際工作時(shí)缺乏工作的專業(yè)素養(yǎng)。部分科研資料收集人員沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練，也不具備相關(guān)的學(xué)歷背景?？蒲匈Y料收集人員多為其他部門的人員兼任，導(dǎo)致收集資料難以真正做到標(biāo)準(zhǔn)化。部分負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員，其自身的年紀(jì)較大，在使用現(xiàn)代化的管理方式時(shí)，學(xué)習(xí)效果較差，往往需要較長的時(shí)間適應(yīng)全新的工作方式和管理手段。思想上的守舊更會(huì)導(dǎo)致其工作的整體質(zhì)量下降，年紀(jì)較大的工作人員不愿意去主動(dòng)學(xué)習(xí)新鮮內(nèi)容，自身的素質(zhì)無法滿足管理需求。

（三）思想上不重視，管理手段落后。很多科研單位雖然明確收集資料的重要意義，但是在收集資料的過程中沒有針對資料的收集效果進(jìn)行深入分析，更沒有準(zhǔn)確地了解到科研資料在收集時(shí)可能遇到哪些問題，收集過程中其是否能保證資料的完整性、標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致資料出現(xiàn)了遺漏、重復(fù)甚至資料丟失，這些內(nèi)容影響了后續(xù)的科研工作，其工作效果較差，無法滿足人們對于科研工作的實(shí)際要求。還有一些科研單位，在開展科研檔案管理的過程中，由于負(fù)責(zé)人本身對科研檔案管理的重要意義不夠了解，導(dǎo)致在實(shí)際工作中忽略了管理的重要性，使用的管理手段相對落后，工作人員在實(shí)際工作過程中任務(wù)量較大，或者是在管理中沒有使用現(xiàn)代化的管理手段，這些問題造成的后果就是科研資料檔案管理的效果較差。

二、科學(xué)規(guī)范收集資料在科研檔案中的對策

（一）制定合理措施，完善管理制度。針對科研檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，注重科研檔案在收集資料時(shí)的規(guī)范性，能提高科研檔案的管理水平。目前我國部分科研檔案在管理時(shí)沒有完善管理制度，更沒有制定合理的措施。在國務(wù)院頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》中，曾明確地指出在管理科研檔案時(shí)應(yīng)如何對資料進(jìn)行規(guī)范管理，并且做出了詳細(xì)的規(guī)定，其目的是促進(jìn)科研檔案管理水平不斷提升。利用合理的管理措施完善相關(guān)的管理制度，確?？蒲袡n案在管理時(shí)可以做到資料的完整性、資料管理的統(tǒng)一性。任何一個(gè)部門在實(shí)際工作時(shí)，都應(yīng)該明確自己在科研檔案管理、資料收集的過程中所承擔(dān)的責(zé)任，同時(shí)明確自己在日常工作時(shí)應(yīng)做好哪些工作，無論是科研資料的收集、歸檔、查閱以及整理等各個(gè)不同的環(huán)節(jié)，都應(yīng)該根據(jù)本次科研的內(nèi)容以及科研中所標(biāo)注的相關(guān)需求做到資料整理、管理的標(biāo)準(zhǔn)化。明確資料管理所蘊(yùn)含的重要意義。資料管理能直接影響到科研工作人員在實(shí)際工作時(shí)的整體效果，由于科研資料記錄了以往重要科研成果以及科研活動(dòng)的內(nèi)容，更展現(xiàn)了前人對于某一個(gè)問題或者是某一個(gè)現(xiàn)象的思考過程。很多科研資料都是以文字作為載體的，是歷史的科研成果，同時(shí)也在豐富科研成果的內(nèi)涵。任何一個(gè)科研檔案中都蘊(yùn)含了前人豐富的經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)前我國科研水平之所以不斷提升，原因之一就是工作人員將前人的經(jīng)驗(yàn)與現(xiàn)代化的科研成果相融合，相互補(bǔ)充。對已有的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行延續(xù)，創(chuàng)新出全新的科研內(nèi)容，科研檔案的存在就是針對以往的科研活動(dòng)進(jìn)行記錄，同時(shí)反映現(xiàn)階段的科研活動(dòng)，體現(xiàn)了不同國家的科研水平以及科研方向。在這種情況下，對科研資料的詳細(xì)管理需要重視起來，作為科研單位應(yīng)對科研資料管理做到萬無一失。各級政府也需要給予一定的關(guān)注，只有相互配合才能實(shí)現(xiàn)檔案管理的不斷進(jìn)步。提高檔案管理意識(shí)同樣尤為重要，目前部分科研人員并沒有認(rèn)知檔案管理的重要意義，甚至認(rèn)為資料的標(biāo)準(zhǔn)化是一種形式主義，無法提高科研研究的效果。需要提高所有資料管理人員在思想上的重視程度，加強(qiáng)對資料管理的宣傳，讓更多的管理人員以及資料管理人員認(rèn)知，在開展科研工作中保證資料的規(guī)范化是一項(xiàng)必不可少的工作?？梢酝ㄟ^講座、論壇、交流會(huì)等各式各樣不同的形式去普及科研資料標(biāo)準(zhǔn)化相關(guān)知識(shí)，提高所有科研資料管理人員的專業(yè)技能。科研人員也應(yīng)該相信資料管理人員，充分地信任他們，尊重他們的工作，避免在實(shí)際工作中所帶來的一系列不必要的麻煩。如果科研人員本身不尊重資料管理者、收集者就會(huì)給資料管理人員的工作熱情造成負(fù)面影響，這種情況下難以確保資料的標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）強(qiáng)調(diào)對科研管理工作專業(yè)化的重視。科研資料是科研工作人員的研究成果，科研資料管理與一般的檔案管理存在非常大的區(qū)別，科研資料的學(xué)術(shù)性更強(qiáng)。為此，要求負(fù)責(zé)資料管理的人員在準(zhǔn)備資料時(shí)應(yīng)做到標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化，能準(zhǔn)確地對不同的科研內(nèi)容、科研問題所蘊(yùn)含的資料進(jìn)行分類，并且將其歸檔保管。科研歸檔管理工作，其目的是對已有的科研成果進(jìn)行保存與管理，方便日后再出現(xiàn)問題時(shí)，及時(shí)地與以往的科研成果、科研資料、科研內(nèi)容進(jìn)行查詢、參考，提高科研成果的使用效果。同時(shí)也可以定期對科研成果進(jìn)行優(yōu)化、維護(hù)，推動(dòng)科研工作的傳承與發(fā)展。科研活動(dòng)一直以來都需要針對以往的研究成果進(jìn)行繼承，并且根據(jù)時(shí)代的發(fā)展、根據(jù)大量的閱讀資料來啟發(fā)科研人員的思維。在科研研究過程中，遇到不確定的問題時(shí)，同樣也需要利用標(biāo)準(zhǔn)化的科研資料進(jìn)行支撐、分析?？蒲匈Y料一直以來都是科研不可缺少的一個(gè)憑證，資料本身具有相對較高的價(jià)值。作為資料管理者以及檔案管理員，應(yīng)明確科研檔案管理的意義以及科研檔案發(fā)展的重要性。在科研的過程中，一項(xiàng)成果雖然在理論上被證實(shí)，但是實(shí)踐過程中也會(huì)遇到各式各樣不同的問題和阻礙，需要科研成果一步又一步的前進(jìn)，才能最終形成一項(xiàng)能夠滿足社會(huì)發(fā)展、滿足人們需求的內(nèi)容，而科研檔案就是科研的依據(jù)。一個(gè)全新的科研課題確定后，需要國內(nèi)、國外有關(guān)這一科研課題的內(nèi)容進(jìn)行充分的研究。無論是現(xiàn)有的研究成果處于怎樣的一個(gè)狀態(tài)都需要準(zhǔn)備好一系列資料，這些資料需要定期保存，在日后針對某一個(gè)課題中一部分進(jìn)行研究時(shí)，同樣也需要這些資料作為最基礎(chǔ)的內(nèi)容，做好充分的準(zhǔn)備工作才能著手進(jìn)行下一步。課題在申請的過程中也需要針對課題的可行性進(jìn)行論證與思考，不斷地去完善科研課題，確定科研課題的內(nèi)容，每一個(gè)步驟所產(chǎn)出的系列材料都需要作為科研檔案進(jìn)行保存?？蒲袡n案由科研單位進(jìn)行反復(fù)的查閱研究，可以避免重復(fù)研究和多人研究的現(xiàn)象，也可以避免專利申請出現(xiàn)重復(fù)。但是想要做好這些內(nèi)容，需要做到科研資料管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及收集資料的標(biāo)準(zhǔn)化，才能讓科研人員在實(shí)際工作中減少出現(xiàn)不必要的麻煩?？蒲惺占Y料的標(biāo)準(zhǔn)化是要將其內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，需要在保存的過程中針對其內(nèi)容的不同設(shè)立不同的名稱，方便保存、方便管理，更方便日后的查詢與參考。對科研成果進(jìn)行維護(hù)，在劃分科研檔案時(shí)，應(yīng)該將科研檔案的范圍進(jìn)行明確。有很多科研人員在收集資料時(shí)，其收集得不夠規(guī)范，在報(bào)送資料時(shí)同樣也會(huì)出現(xiàn)相對煩瑣的問題。由于檔案管理人員不能夠在短時(shí)間內(nèi)劃分出哪些資料關(guān)聯(lián)哪些內(nèi)容、這些資料是否標(biāo)準(zhǔn)化，如果資料不標(biāo)準(zhǔn)，在日后的科研過程中使用這些不標(biāo)準(zhǔn)的資料會(huì)對科研成果帶來負(fù)面影響，甚至難以幫助科研成果向前發(fā)展。為此，需要做到科研收集資料的標(biāo)準(zhǔn)化，針對每一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化資料送到檔案室時(shí)，應(yīng)明確這些資料檔案的范圍在哪里。屬于科研資料的都要放在檔案室，不屬于科研資料的不允許放在檔案室，這種方式既可以降低檔案管理的難度，同時(shí)也可以確?？蒲谐晒约翱蒲惺占Y料的準(zhǔn)確性。不齊全的資料可以進(jìn)行催收，提高科研資料收集的效率以及收集管理的質(zhì)量。

（三）劃分科研檔案的歸檔范圍。在傳統(tǒng)的科研資料收集過程中大量使用人工管理方式，這種管理方式不僅會(huì)給科研人員帶來非常多的麻煩，工作人員的工作量也在逐步增加。在機(jī)械化飛速發(fā)展、人工智能發(fā)展效果逐步向前的當(dāng)下，開展科研管理時(shí)利用自動(dòng)化管理模式，購買更多先進(jìn)的管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理，引入電子設(shè)備，將書面形式的科研資料直接錄入電腦。這種方式能確保數(shù)據(jù)的安全性、數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性，同時(shí)也可以在研究數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)，直接調(diào)出科研資料進(jìn)行分析，確?？蒲腥藛T在查閱數(shù)據(jù)時(shí)，其查閱的速度更快，查閱的效果更能滿足人們對科研資料使用的實(shí)際需求。與此同時(shí)，不同的科研實(shí)驗(yàn)室還可以建立起共享平臺(tái)。這種共享平臺(tái)的建設(shè)能讓科研實(shí)驗(yàn)室在實(shí)際工作時(shí)遇到問題與其他人員進(jìn)行溝通，提高科研實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展效果，也可以通過在線管理對個(gè)人資料進(jìn)行全程自動(dòng)化歸檔。通過構(gòu)建局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)不同科室之間的資料共享?？蒲匈Y料收集的標(biāo)準(zhǔn)化一直以來都在幫助提升科研工作效果，當(dāng)前仍舊需要做好一系列的工作，提高科研檔案管理的整體效益。

三、結(jié)束語

綜上所述，隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，當(dāng)前科研管理科研工作已經(jīng)成了科技發(fā)展的重要方向，而科研工作在開始之前，收集資料的標(biāo)準(zhǔn)化也成了影響科研工作整體質(zhì)量的一部分內(nèi)容?？蒲惺占Y料標(biāo)準(zhǔn)化是科研工作的基石，其保證了科研工作的準(zhǔn)確性、真實(shí)性與完整性。在實(shí)際開展工作中，作為收集資料的人員更應(yīng)該明確自身的職責(zé)，不斷地去創(chuàng)新相關(guān)的收集方式，始終將資料收集和管理做到標(biāo)準(zhǔn)化。