新形勢(shì)下疾控中心檔案管理策略研究

文/東莞市疾病預(yù)防控制中心 鄧國(guó)維

疾控中心是疾病預(yù)防控制中心的簡(jiǎn)稱，它隸屬于社會(huì)醫(yī)療，是我國(guó)公共服務(wù)的產(chǎn)物。疾控中心的工作內(nèi)容就是對(duì)疾控資料進(jìn)行備案管理，確保醫(yī)療工作人員隨時(shí)可以提取有關(guān)資料，滿足人們對(duì)疾病的預(yù)防與治療工作。特別是近年來(lái)公共衛(wèi)生事件的頻發(fā)，社會(huì)需要依靠疾控中心做好對(duì)疾病預(yù)防及控制工作，從檔案中提取更多有價(jià)值的內(nèi)容，做好檔案管理工作才能為疾控中心后續(xù)工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)，保障人民健康發(fā)揮其重要的作用。

一、疾控中心檔案管理的重要意義

（一）檔案管理是疾控中心的主要內(nèi)容。疾控中心檔案管理工作就是對(duì)重要的疾控資料進(jìn)行備案管理，可以提升疾控中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力，還能對(duì)疾病的研究提供幫助。疾控中心的檔案多是利用收集的方式，對(duì)現(xiàn)在流行的疾病作出記錄及提出相應(yīng)的方案，同時(shí)還要對(duì)公共安全衛(wèi)生事件進(jìn)行記錄與存儲(chǔ)。所有的資料都需要進(jìn)行記錄與登記，再通過(guò)編輯的方式，為疾控中心工作提供基礎(chǔ)資料，為后續(xù)發(fā)生類似疾病類型提供幫助，由此可見(jiàn)檔案管理對(duì)于疾控中心工作所產(chǎn)生的重要意義。

（二）檔案是疾控中心重要的數(shù)據(jù)來(lái)源。疾控檔案為疾病中心工作開(kāi)展提供了重要的數(shù)據(jù)支持，它對(duì)于各類疾病的臨床病癥、病因、有關(guān)治療等都有著詳細(xì)的記錄，為后續(xù)醫(yī)療研究、醫(yī)療防控提供便利，利于疾控中心工作的開(kāi)展。當(dāng)然，從另一方面而言，疾控檔案的有效記錄，可以大大提升工作效率，為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。

（三）檔案管理推動(dòng)疾控工作整體發(fā)展。做好疾病防控工作對(duì)于我國(guó)這樣地大物博、人口眾多的國(guó)家來(lái)說(shuō)是十分重要的。特別是在人流密集的地方，疾病傳播的速度也會(huì)隨之增加，若不及時(shí)遏制，后果將難以想象，甚至?xí)?duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)及人員安全造成損失。所以，利用疾控中心檔案管理工作，對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)、信息收集與記錄、對(duì)各類疾病內(nèi)容進(jìn)行分類等工作，在后續(xù)出現(xiàn)類似病情時(shí)，可以及時(shí)提供與之相關(guān)的防控措施，為人民的健康提供保障，也為疾控工作的整體發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

二、疾控檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理重視程度不夠。疾控中心在檔案管理過(guò)程中，需要投入一定的人力、物力、財(cái)力，但由于許多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于疾控檔案管理工作并不重視，即使建立了檔案管理資料室，制定了一系列的工作規(guī)章制度，但其工作實(shí)質(zhì)都是利用辦公室的代管形式進(jìn)行工作。檔案管理工作人員鑒于該情況，多數(shù)呈現(xiàn)的工作狀態(tài)是比較隨意的，甚至沒(méi)有設(shè)置專門的工作人員，僅以兼職人員進(jìn)行收集與記錄工作。

（二）管理人員的素質(zhì)不高。在疾控檔案管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)層的重視度不高，所以在后續(xù)工作開(kāi)展中，會(huì)留下很多歷史遺留問(wèn)題，特別是檔案管理這類工作所涉及的內(nèi)容煩瑣，每天的工作量十分艱巨，一些非專業(yè)的人士及文化水平程度不高的人被安排到該管理的崗位中，難以有效開(kāi)展工作，若無(wú)法及時(shí)提升管理人員的素質(zhì)，后續(xù)疾控檔案管理工作將難以繼續(xù)。

（三）工作人員積極性低。在疾控檔案管理工作中，由于檔案管理工作不被領(lǐng)導(dǎo)層重視，加之檔案管理工作難以凸顯成績(jī)，所以，整個(gè)疾控中心處于邊緣化的位置。這樣多數(shù)從事該工作的工作人員，因?yàn)闊o(wú)法得到職業(yè)的晉升同時(shí)又無(wú)法提升工作待遇，對(duì)工作抱有消極的態(tài)度，工作倦怠，在工作時(shí)沒(méi)有積極性與自主性，更不會(huì)將現(xiàn)代化的管理方案引用在工作中，無(wú)法滿足工作內(nèi)容上的創(chuàng)新。

（四）檔案管理制度不完善。許多疾控中心對(duì)于工作內(nèi)容管理?xiàng)l例制定的并不完善，多數(shù)管理?xiàng)l例僅是懸掛在檔案室墻上的面子工作，在實(shí)際工作過(guò)程中毫無(wú)系統(tǒng)及規(guī)劃性可言。特別是疾控中心當(dāng)前收集的資料過(guò)于分散，無(wú)法進(jìn)行整理及歸納，當(dāng)后續(xù)對(duì)某個(gè)疾病類型、疾病內(nèi)容進(jìn)行查找時(shí)，帶去不便，需要花費(fèi)大量的人力、物力去搜尋，影響檔案管理的工作效率。

（五）檔案信息化水平不高。依照當(dāng)前的檔案管理工作而言，多數(shù)檔案資料管理工作仍以傳統(tǒng)的方式在進(jìn)行，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的管理手段。同時(shí)，檔案管理內(nèi)容還停留在紙質(zhì)內(nèi)容上，這對(duì)檔案管理工作也提出諸多要求，要確保管理室的恒溫狀態(tài)，同時(shí)要給予其他紙質(zhì)存儲(chǔ)內(nèi)容提供真空的封存管理，避免字跡褪色、蟲(chóng)蛀及其他不可抗力因素而造成的文件丟失。而由于缺乏信息化的存儲(chǔ)工具，無(wú)法對(duì)圖片、視頻、音頻資料進(jìn)行保存，多以毀壞或舍棄的方式對(duì)以形成的內(nèi)容進(jìn)行破壞，影響內(nèi)容保存的完整性，不利于后續(xù)的工作開(kāi)展。

三、疾控中心檔案管理的策略

（一）建立電子檔案庫(kù)。信息時(shí)代，疾控中心的檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，利用信息技術(shù)建立電子檔案庫(kù)，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行辦公，利用電子信息實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的在線存儲(chǔ)功能。對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)的編撰工作，更利于資料的查找與替換，便于資料內(nèi)容的更新迭代。還可以將疾病內(nèi)容設(shè)置為資源共享的模式，對(duì)不同的資料管理人員設(shè)置開(kāi)放的查看功能。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)疾病防控機(jī)構(gòu)的自動(dòng)化管理工作，不同科室只要利用相關(guān)的賬號(hào)及密碼即可登入疾控檔案的平臺(tái)，搜索及查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，為疾控檔案的查詢及了解提供便利條件。對(duì)于檔案庫(kù)要建立快捷的檢索工具，方便疾控工作人員搜尋及檢索，使其工作得以快速開(kāi)展，從而提升工作效率。當(dāng)然，這樣的方式也是讓更多人加深對(duì)疾控檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，繼而讓更多的人學(xué)習(xí)信息檢索工作的使用，幫助他們創(chuàng)建更加有利的工作條件。通過(guò)構(gòu)建電子檔案庫(kù)，將一改傳統(tǒng)紙質(zhì)資料占地、不利于保存等問(wèn)題，使檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中更加方便，大大提升檔案查找與管理的便捷性，為疾控中心衛(wèi)生工作的開(kāi)展提供依據(jù)。

（二）加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)學(xué)習(xí)。疾控中心的檔案管理工作是一項(xiàng)需要對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行保密的工作，對(duì)于工作人員的專業(yè)性、責(zé)任感要求極高，需要他們認(rèn)真對(duì)待工作、注重對(duì)不同細(xì)節(jié)的處理，如前期的資料收集與整理，中期的編撰與修正，后期的分類與存放。所以，該項(xiàng)工作的執(zhí)行需要將管理工作落實(shí)到每個(gè)工作人員的身上，對(duì)其進(jìn)行定期的培訓(xùn)與管理工作，組織有關(guān)的工作管理人員進(jìn)行對(duì)外的學(xué)習(xí)與交流，這樣才能快速提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，為我國(guó)疾控中心檔案管理工作貢獻(xiàn)一份力量，加快檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程。

（三）規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。為確保檔案管理工作可以如期進(jìn)行，一定要對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化的管理，確保有關(guān)資料得到標(biāo)準(zhǔn)化的編寫(xiě)、修正，按照正常的文件命名方式進(jìn)行存放，確保檔案保存內(nèi)容與所要求的格式相同。同時(shí)在后續(xù)的工作中，還要滿足修改與查找功能，有關(guān)工作人員可以快速提取有用的信息資料，提升對(duì)檔案內(nèi)容的利用率。更要定期對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行匯總，及時(shí)總結(jié)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，并對(duì)工作中的矛盾問(wèn)題提出建議，完善管理內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化制定，為疾病防控工作提供最具精華的檔案內(nèi)容，發(fā)揮檔案管理的重要作用。

（四）對(duì)管理人員工作內(nèi)容進(jìn)行考核。完善檔案管理工作的職責(zé)，完善對(duì)工作內(nèi)容的考核機(jī)制，確保有關(guān)管理人員在工作過(guò)程中有章可依，針對(duì)檔案管理職責(zé)制度內(nèi)容，使工作內(nèi)容做到規(guī)范化操控。主要內(nèi)容包含兩大方面：一是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化的操作，對(duì)其工作內(nèi)容進(jìn)行質(zhì)量檢查，若發(fā)現(xiàn)資料處理的不完整，內(nèi)容丟失與錄入錯(cuò)誤，按照錯(cuò)誤程度進(jìn)行處罰，嚴(yán)重者需要對(duì)其進(jìn)行批評(píng)警告處理，若后續(xù)再度發(fā)生同類事件，予以罰款。二是對(duì)檔案管理人員的職位晉升作出明確的規(guī)定，給予每個(gè)工作人員公平競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)，依靠工作效率、責(zé)任感來(lái)實(shí)現(xiàn)其工作價(jià)值。要各司其職，針對(duì)不同環(huán)節(jié)設(shè)置不同的負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)管，若某個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生問(wèn)題需要由主要責(zé)任人進(jìn)行問(wèn)題的承擔(dān)，通過(guò)這樣的方式，既可以有效管理工作人員，還能提升檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)當(dāng)前疾控檔案管理效率的最大化。

四、結(jié)語(yǔ)

只有讓更多人了解疾控檔案管理工作的意義，才能顯示出這份工作的重要性。而疾控檔案管理工作，需要做好疾病防控的資源整理工作，才能完成后期的搜尋與利用，為人民的健康提供更多幫助。同時(shí)，疾控檔案管理工作可以幫助更多醫(yī)務(wù)人員對(duì)流行疾病做出重要的參考與指引，為疾病的治療提供探索及幫助，使疾病防控機(jī)構(gòu)可以發(fā)揮自身的價(jià)值，成為人民健康生活的好幫手。