機(jī)構(gòu)改革期間縣區(qū)財(cái)政部門規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理的思考

文/東港市財(cái)政事務(wù)服務(wù)中心 劉明珠

縣區(qū)財(cái)政局作為基層政府職能部門，直接服務(wù)于人民群眾，指導(dǎo)和監(jiān)管轄區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)，掌握著大量的一手核心資料，走上新起點(diǎn)，邁入新時(shí)代，國(guó)家對(duì)反腐倡廉工作不斷加強(qiáng)，掃黑除惡工作不斷深入，縣區(qū)財(cái)政部門面臨省、市巡查工作頻次的日漸增多，各類專項(xiàng)檢查的力度持續(xù)推進(jìn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔管理和利用工作提出了高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，怎樣在機(jī)構(gòu)改革期間進(jìn)一步保管好、利用好會(huì)計(jì)檔案，是當(dāng)下每一個(gè)會(huì)計(jì)檔案工作者面臨的重要問(wèn)題。

一、會(huì)計(jì)檔案的定義、特點(diǎn)及價(jià)值

會(huì)計(jì)檔案一般包括總預(yù)算會(huì)計(jì)、單位預(yù)算會(huì)計(jì)、工業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)等會(huì)計(jì)檔案以其類別之穩(wěn)定、形式之多樣，范圍之廣，數(shù)量之多的特點(diǎn)成為檔案的重要組成部分，是專門檔案中的一種，直接記錄了機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程，通過(guò)會(huì)計(jì)檔案可以準(zhǔn)確清晰地了解一個(gè)單位是否有偷稅漏稅、以權(quán)謀私、非法侵占等行為。會(huì)計(jì)檔案以其準(zhǔn)確、直觀、不可逆、關(guān)聯(lián)性強(qiáng)的特征經(jīng)常被作為證據(jù)利用于審計(jì)工作中，許多民事訴訟案件里，會(huì)計(jì)檔案亦被直接當(dāng)成證據(jù)的一種，可見(jiàn)其重要作用及價(jià)值。會(huì)計(jì)檔案具有如下特點(diǎn)：1.來(lái)源的廣泛性。凡具有獨(dú)立會(huì)計(jì)核算單位的單位，都會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)檔案。這些單位包括國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位、學(xué)校、部隊(duì)，以及各級(jí)各類財(cái)會(huì)主管部門。各個(gè)單位在日常的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生了大量的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，因此，會(huì)計(jì)檔案是一種普遍存在的專門檔案，其來(lái)源十分廣泛。2.內(nèi)容的連續(xù)性。會(huì)計(jì)核算活動(dòng)是對(duì)各個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行完整、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄和計(jì)算，這種會(huì)計(jì)核算活動(dòng)從填制審核憑證、登記賬簿到歸類計(jì)算、編制會(huì)計(jì)報(bào)表，前后銜接，一環(huán)扣一環(huán)，其過(guò)程具有很強(qiáng)的連續(xù)性。在此過(guò)程中形成的會(huì)計(jì)檔案，在內(nèi)容上也表現(xiàn)為緊密的連續(xù)性。對(duì)一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或一項(xiàng)財(cái)務(wù)開(kāi)支，從其業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束，連續(xù)進(jìn)行記錄，對(duì)大量的數(shù)字進(jìn)行計(jì)算，綜合匯總，在這一系列程序中，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的內(nèi)容密切相連，互為基礎(chǔ)，全面地反映了各單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過(guò)程和情況。3.成分的穩(wěn)定性。會(huì)計(jì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域，有工業(yè)會(huì)計(jì)、農(nóng)業(yè)會(huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)、銀行會(huì)計(jì)等等，不同行業(yè)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，其內(nèi)容和形式各有不同，但基本成分是一致的，都包括四方面：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他。這種成分的穩(wěn)定性，是會(huì)計(jì)檔案區(qū)別于其他類型檔案的重要標(biāo)志之一。4.表達(dá)方式的特殊性。各種各樣的會(huì)計(jì)檔案都是以數(shù)字和指標(biāo)體系為表述主體，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和財(cái)務(wù)收支情況進(jìn)行量的記錄和描述，文字說(shuō)明材料在會(huì)計(jì)檔案中只占很小比重。這種表達(dá)方式的特殊性，使會(huì)計(jì)檔案有別于其他種類的檔案。

二、會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理的重要性

1998年8月財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）為依據(jù)管理會(huì)計(jì)檔案，各級(jí)人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防損毀、散失和泄密。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》系中華人民共和國(guó)財(cái)政部、國(guó)家檔案局2015年修訂，2016年1月1日正式施行。辦法的施行進(jìn)一步確立了會(huì)計(jì)檔案的重要性，細(xì)化和完善了會(huì)計(jì)檔案管理，對(duì)檔案保管期限，會(huì)計(jì)檔案分類，需要納入歸檔的資料進(jìn)行了規(guī)范細(xì)化，新增了鑒定銷毀環(huán)節(jié)，完善了銷毀程序，明確了相關(guān)各工作崗位人員責(zé)任及工作內(nèi)容目標(biāo)，對(duì)財(cái)政部門規(guī)范和統(tǒng)一保管會(huì)計(jì)檔案有著重大的意義。

三、當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案保管的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

（一）管理分散，業(yè)務(wù)部門各自為政?？h區(qū)財(cái)政部門涉及集中支付的會(huì)計(jì)憑證、賬簿；各項(xiàng)工程核算審批；國(guó)有資產(chǎn)評(píng)估；政府采購(gòu)競(jìng)標(biāo)；地方政府債務(wù)償還；企業(yè)改制清算；糧食補(bǔ)貼、購(gòu)房補(bǔ)助等各項(xiàng)關(guān)系群眾切身利益的惠民政策。每年產(chǎn)生諸多的會(huì)計(jì)檔案分散保管于各科室中，一般為誰(shuí)產(chǎn)生，誰(shuí)保管，誰(shuí)負(fù)責(zé)。特別是機(jī)構(gòu)改革期間人員變動(dòng)頻繁，會(huì)計(jì)檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累輾轉(zhuǎn)多人，存在檔案無(wú)清冊(cè)、丟失、損毀，移交工作不徹底，相關(guān)科室間缺乏溝通，檔案查詢關(guān)聯(lián)度不強(qiáng)，順暢性有待提高，長(zhǎng)此以往不利于檔案的統(tǒng)一管理和利用。由管理松散不專業(yè)而導(dǎo)致的查閱難，終將進(jìn)一步演變?yōu)闅v史遺留問(wèn)題。

（二）缺乏重視，硬件設(shè)施難跟上。由于會(huì)計(jì)檔案其專業(yè)性、特殊性，保管期限大多為長(zhǎng)期及永久，對(duì)檔案室溫度、濕度等要求更應(yīng)規(guī)范踐行。現(xiàn)實(shí)中由于資金缺乏、領(lǐng)導(dǎo)不重視等原因，檔案室保管條件差，無(wú)消防器材、消毒防蟲(chóng)措施等達(dá)不到保管庫(kù)的有關(guān)要求。有些檔案室放置其他雜物，極易產(chǎn)生安全隱患。檔案柜不上鎖，檔案室不上鎖，非相關(guān)工作人員出入頻繁，檔案室、查借閱室、辦公室不分等情況時(shí)有發(fā)生，由此對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保密工作也帶來(lái)了諸多不確定因素。

（三）會(huì)計(jì)檔案的信息化水平不高。伴隨經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，會(huì)計(jì)檔案的信息化成為必然發(fā)展趨勢(shì)。目前許多單位在會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)步伐方面比較緩慢，很多單位檔案管理部門雖然配備了檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，但是并沒(méi)有建立專門的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，會(huì)計(jì)檔案還停留在手工整理階段，工作方式比較陳舊，還未實(shí)現(xiàn)信息化的管理，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的利用率較低。如何順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，提高會(huì)計(jì)檔案軟件系統(tǒng)的改造升級(jí)，高效便捷的管理會(huì)計(jì)檔案是亟待解決的問(wèn)題。

（四）缺乏專業(yè)知識(shí)，會(huì)計(jì)檔案保管人員亟待培訓(xùn)?？h區(qū)檔案局與財(cái)政局是平級(jí)單位，無(wú)特殊需求，檔案主管部門不會(huì)對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。而針對(duì)會(huì)計(jì)從業(yè)人員的培訓(xùn)中更注重財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)檔案保管方面的知識(shí)很少涉及。目前大部分會(huì)計(jì)檔案的保管多是靠領(lǐng)導(dǎo)要求，靠主動(dòng)自學(xué)，靠經(jīng)驗(yàn)積累，靠以老帶新的“四靠”形式，缺乏統(tǒng)一要求，統(tǒng)一考核?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》落實(shí)情況參差不齊，甚至各別出納、會(huì)計(jì)知之甚少，甚至可能在不了解的情況下違反了相關(guān)規(guī)定。

四、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展路徑

（一）加強(qiáng)引導(dǎo)，大力宣傳，有效強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。對(duì)新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》財(cái)政部門要主動(dòng)學(xué)習(xí)并進(jìn)一步貫徹落實(shí)，有的放矢地面向轄區(qū)內(nèi)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位從業(yè)者采取線上線下相結(jié)合的方式進(jìn)行有效宣傳。如利用檔案獨(dú)有的特點(diǎn)，舉辦大型展覽、發(fā)放宣傳單、懸掛條幅、刊登廣告、制作公益短片及借助微信、微博、政府網(wǎng)站等平臺(tái)切實(shí)有效地進(jìn)行宣傳，從而引起領(lǐng)導(dǎo)高度重視，使財(cái)務(wù)從業(yè)者人盡皆知，家喻戶曉。

（二）推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案信息化步伐。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷創(chuàng)新,會(huì)計(jì)工作也從紙面財(cái)務(wù)工作向計(jì)算機(jī)化和信息化發(fā)展,大大促進(jìn)了會(huì)計(jì)檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展。新時(shí)期,我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理從紙質(zhì)檔案向電子檔案和信息化檔案轉(zhuǎn)變,這不僅提高了會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量,而且提高了會(huì)計(jì)檔案的利用效率,為企業(yè)事業(yè)單位的總體規(guī)劃、會(huì)計(jì)信息共享和審計(jì)監(jiān)督提供重要保障。新時(shí)期會(huì)計(jì)檔案管理的方向發(fā)生轉(zhuǎn)變,為滿足檔案長(zhǎng)期存放的需要,應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案,提高會(huì)計(jì)電子檔案管理的效率。

（三）深入培訓(xùn)，明確職責(zé)，不斷提高檔案從業(yè)者水平。針對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管人員業(yè)務(wù)能力參差不齊的情況，由省、市財(cái)政及檔案管理部門聯(lián)合，借助“6.9國(guó)際檔案日”之際，至少每年組織一次培訓(xùn)，更新從業(yè)人員知識(shí)儲(chǔ)備，強(qiáng)化崗位責(zé)任，提高服務(wù)意識(shí)。針對(duì)人員流動(dòng)大的情況，應(yīng)擴(kuò)大培訓(xùn)面，可采取網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)及遠(yuǎn)程視頻培訓(xùn)召開(kāi)電視電話會(huì)議等方式與專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育、會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)知識(shí)、稅法等培訓(xùn)相結(jié)合，集中開(kāi)辦培訓(xùn)班。在減少成本的同時(shí)，達(dá)到全方位、多角度創(chuàng)新的學(xué)習(xí)結(jié)構(gòu)，達(dá)到培訓(xùn)目標(biāo)。

（四）提高認(rèn)識(shí)，加大投入，切實(shí)保障檔案庫(kù)房符合標(biāo)準(zhǔn)。檔案庫(kù)房是關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案能否保管好、利用好的關(guān)鍵所在。財(cái)政部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高認(rèn)識(shí)，多方籌集資金，加大投入力度，改善保管庫(kù)設(shè)施，采用先進(jìn)的技術(shù)，安全可靠的防護(hù)措施，配齊消防、防塵、防蟲(chóng)、消毒等設(shè)備，達(dá)到保管庫(kù)內(nèi)設(shè)備設(shè)施齊全、運(yùn)轉(zhuǎn)高效，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，為集中保管好會(huì)計(jì)檔案提供強(qiáng)有力的保障。

（五）健全組織，明確責(zé)任，確保政策有效貫徹落實(shí)。政策落實(shí)的有效性與會(huì)計(jì)檔案從業(yè)人員的穩(wěn)定性、專業(yè)性有著密不可分的關(guān)系。對(duì)有條件的機(jī)關(guān)單位，特別是財(cái)政部門應(yīng)設(shè)立專人保管會(huì)計(jì)檔案，未設(shè)立檔案檔案管理部門的，由單位指定專人集中保管。要建立健全會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀等制度，其主要目的在于進(jìn)一步規(guī)范保管會(huì)計(jì)檔案，落實(shí)責(zé)任，有效杜絕損毀、丟失、泄密等事件的發(fā)生。

五、結(jié)束語(yǔ)

伴隨機(jī)構(gòu)改革的步伐日趨完善，管理者的意識(shí)不斷增強(qiáng)，我們檔案工作戰(zhàn)線的朋友們應(yīng)站在新的歷史起點(diǎn)。思考怎樣才能做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，如何便捷全面地利用好會(huì)計(jì)檔案。以“功成不必在我”的精神境界、“功成必定有我”的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，為以后的檔案管理利用工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，提供有力的保障。