政府文書檔案管理中存在的問題及應(yīng)對策略

文/程帥

政府文書檔案管理工作是整理并分類保存各種文書檔案，是一項基礎(chǔ)性工作。在這一過程中，文書檔案管理相關(guān)工作主要通過文字進(jìn)行真實記錄，例如政府工作人員的基本信息、個人情況、政府每日工作進(jìn)度等，將上述內(nèi)容匯總成為檔案，以便于在需要時方便尋找和查閱。政府文書檔案管理工作的開展，能夠保證政府部門的日常工作科學(xué)而高效。

一、政府文書檔案管理工作的內(nèi)容要點

（一）確保政府以高效的方式開展管理工作

文書檔案管理的工作內(nèi)容，就是妥善保存和管理好文書檔案。相關(guān)工作人員必須在工作中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，并熟知文書檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度，同時嚴(yán)格要求自身的行為。相關(guān)工作人員還要不斷整理和匯總政府機關(guān)所有部門的工作信息，與所有政府部門做到無縫銜接，確保政府部門的工作以極高的效率開展。最重要的一點就是，政府部門的文書檔案是需要保密的內(nèi)部信息，在工作過程中，監(jiān)督機制是必不可少的，相關(guān)工作人員必須具備極高的職業(yè)道德。

（二）對有價值的文書進(jìn)行歸檔和立卷

古人云“沒有規(guī)矩不成方圓”，因此政府文書檔案管理相關(guān)工作，必須嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行[1]。工作人員在面對不同種類的資料和信息時，務(wù)必在歸檔和立卷的過程中仔細(xì)分類，對于音頻或者視頻資料，必須備注資料的具體時間；圖片資料必須保留原始文件，也就是底片，備注好時間和地點；紙質(zhì)材料需要注意完整性，必要時進(jìn)行重新打印，在存放過程中注意防火、防潮和防蟲等。工作人員要繪制一個清晰的總目錄，以便于將來的檔案查閱。

（三）方便人們對檔案的后期查閱

政府文書檔案在進(jìn)行管理的過程中，必須制定嚴(yán)格的管理制度并實行。在通常情況下，相關(guān)工作人員不能允許個人隨意查閱文書檔案，特殊情況例外，但是查閱文書檔案的個人必須持有該部門領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)許可。在實際工作開展過程中，文書檔案的查閱必須要經(jīng)過審批，在得到一致同意后，方可進(jìn)行查閱。在這個過程中，工作人員要注意，任何文書檔案都不能被人從檔案管理地點帶走。

二、政府文書檔案管理工作中出現(xiàn)的主要問題

（一）沒有出臺完善的管理規(guī)章制度

雖然我國政府文書檔案管理工作已經(jīng)取得一定實效，但是，目前我國政府文書檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度尚未完善，主要表現(xiàn)為以下幾點：1.辦事流程沒有正規(guī)的要求，整個管理工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，相關(guān)工作人員缺失職業(yè)道德，對于工作的態(tài)度十分散漫[2]；2.很多工作人員并沒有過硬的專業(yè)知識儲備，經(jīng)常在工作中出現(xiàn)主觀臆斷的決策，忽視客觀條件的要求，對政府內(nèi)各部門的信息整理不夠及時，導(dǎo)致檔案資料不完整；3.文書檔案管理的規(guī)章制度尚未健全，檔案的全面性和機密性得不到應(yīng)有的保證，直接影響政府部門的工作效率，各項工作開展舉步維艱。

（二）沒有形成專門的檔案管理機構(gòu)

對于目前的文書檔案管理工作，很多政府部門尚未真正予以重視，部分的政府部門甚至沒有設(shè)置檔案室，文書檔案管理工作并不專業(yè)，導(dǎo)致文書檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。一般情況下，政府內(nèi)各個部門負(fù)責(zé)管理自身的文書檔案，不僅如此，相關(guān)工作人員通常是部門內(nèi)的員工兼職擔(dān)任，缺乏專業(yè)知識，而且部門之間的信息交流嚴(yán)重滯后，文書檔案管理效果不樂觀。

（三）沒有使用科學(xué)的歸檔立卷方式

完善的管理規(guī)章制度和管理條例嚴(yán)重匱乏，導(dǎo)致文書檔案在歸檔過程中不夠嚴(yán)謹(jǐn)，毫無科學(xué)性可言。眾所周知，文書檔案的類型是多種多樣的，例如紙質(zhì)、圖片、音頻和視頻檔案等，不同類型的檔案，必須配合不同的歸檔立卷方法。如果在歸檔立卷的過程中缺乏科學(xué)性，會導(dǎo)致在查找檔案時困難重重，為相關(guān)工作增加不必要的負(fù)擔(dān)，甚至還會出現(xiàn)檔案遺失的情況。

三、政府文書檔案管理工作的完善策略

（一）及時出臺相關(guān)文書檔案管理規(guī)章制度

政府部門在進(jìn)行文書檔案管理工作時，必須做到一切從實際出發(fā)，積極響應(yīng)國家和社會的相關(guān)要求，不斷調(diào)整現(xiàn)有的工作內(nèi)容與方法。政府機關(guān)應(yīng)在內(nèi)部專門設(shè)置一個獨立的文書管理工作部門，配備專門保管文書檔案的檔案室。文書檔案管理相關(guān)工作的性質(zhì)是獨立的，具有很強的專業(yè)性，而且必須嚴(yán)格遵守文書檔案管理規(guī)章制度。對于文書檔案的收集、歸檔立卷、查閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行具體要求，從而保證文書檔案的管理工作效率更高。

文書檔案之中也存在分類，通常人們將文書檔案分類為絕密資料和一般資料兩種。這兩種類型的文書檔案，既擁有不同的歸檔立卷程序，又擁有不同的整理方式。在文書檔案中，由于檔案載體之間存在很大差異，因此有著非常細(xì)致的分類，在整理過程中必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行[3]。在所有文書檔案完成歸檔立卷工作以后，其后續(xù)利用也必須遵守相關(guān)規(guī)章制度，所有政府部門工作人員要想查閱檔案內(nèi)的信息，必須持有相關(guān)部門的審批許可；如果借閱文書檔案，相關(guān)管理工作人員必須做好來訪者登記工作，將具體責(zé)任落實到每個人的身上，以便于在后續(xù)工作中對文書檔案進(jìn)行管理。

（二）政府應(yīng)投資對文書檔案進(jìn)行全過程管理

文書檔案管理負(fù)責(zé)部門必須按照相關(guān)要求，以及現(xiàn)階段文書檔案管理工作的實際情況，制定相關(guān)投資行動、工作細(xì)則、分類細(xì)則等方面的工作方向，明確文書檔案的歸檔立卷要求，并隨時對文書檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和抽查，促使相關(guān)工作人員意識到文書檔案管理的重要性。

在實際的文書檔案管理工作過程中，不僅要對投資方向進(jìn)行掌控，還要隨時對文書檔案的資料收集、信息形成、歸檔立卷情況，保證文書檔案相關(guān)信息和資料的有效積累，針對不同類型、不同階段的文書檔案收集工作中存在的重點、難點進(jìn)行科學(xué)有效的指導(dǎo)活動。在監(jiān)督文書檔案管理工作時，及時發(fā)現(xiàn)工作過程中存在的一系列問題并指出和更正，將查漏補缺作為一種工作習(xí)慣，防止更大的漏洞在工作中出現(xiàn)[4]。負(fù)責(zé)文書檔案管理的相關(guān)人員，必須定期組織和參加文書檔案管理的相關(guān)會議和工作交流活動，保證一切工作進(jìn)展順利。

與此同時，各地、各級別的政府要做好相關(guān)投資的驗收工作，將文書檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行整體考核，并不斷檢查管理工作過程中有無遺漏，如果相關(guān)工作人員的工作態(tài)度出現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施，必要時進(jìn)行人員調(diào)整。

（三）落實政府文書檔案管理考核機制

政府部門必須明確文書檔案管理的目標(biāo)，并規(guī)定文書檔案管理的信息、資料最終歸檔立卷的時間。不斷引導(dǎo)文書檔案管理工作走上正軌，確保整個政府的文書檔案管理工作的規(guī)范性，無論是政府文書檔案管理工作的建設(shè)者，還是專門在政府內(nèi)進(jìn)行文書檔案管理的工作人員，其工作必須隨時進(jìn)行考核，并采取優(yōu)勝劣汰的考核機制，切實保證政府文書檔案管理工作穩(wěn)步前進(jìn)，促進(jìn)政府各部門工作的高效率開展。

政府部門必須明確文書檔案管理的職責(zé)，并將責(zé)任落實到政府內(nèi)所有工作人員，將政府文書檔案的收集、整理、編制、移交等工作進(jìn)行有機整合，加大工作管理力度，做到不同工作崗位各司其職，工作進(jìn)展井然有序，如果在工作中出現(xiàn)混亂情況，及時解決并作為工作經(jīng)驗吸取教訓(xùn)。

政府部門必須創(chuàng)建一個完善的文書檔案管理考核體系，將文書檔案管理相關(guān)工作與年度考核相銜接，嚴(yán)格進(jìn)行每周一次小檢查，每個月一次匯報，每個季度一次大督查，在年末進(jìn)行工作總結(jié)[5]。所有文書檔案管理工作人員都要包括在內(nèi)，以此確保文書檔案管理相關(guān)工作及時、高效完成。

（四）加強文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)

在政府文書檔案管理工作的開展過程中，相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，直接影響到文書檔案管理工作的效果。政府必須定期組織文書檔案管理相關(guān)培訓(xùn)活動，要求政府內(nèi)所有文書檔案管理工作人員必須參加，讓所有工作人員都掌握文書檔案收集、整理和歸檔立卷的相關(guān)知識和技巧，從而提升工作人員的綜合素質(zhì)。不僅如此，政府還要在日常工作中，引導(dǎo)相關(guān)工作人員開展自學(xué)活動。

政府部門要做到文書檔案管理工作的科學(xué)分配，保證所有相關(guān)工作人員的工作時間比較充裕，從而提升文書檔案管理工作的效率。不僅如此，政府部門還應(yīng)當(dāng)重視對相關(guān)工作人員職業(yè)道德的培養(yǎng)，逐步提升工作人員的檔案意識，意識到文書檔案管理工作對于政府工作的重要性，并深刻理解自身工作崗位必需的職業(yè)道德，在將來的文書檔案管理工作開展過程中，將職業(yè)道德貫穿始終，確保政府文書檔案不被外泄，保證國家機關(guān)在安全的環(huán)境中運轉(zhuǎn)。

四、結(jié)語

政府文書檔案管理是政府各部門工作的一項重要內(nèi)容，而且該工作的地位是不可替代的。文書檔案管理工作不僅要收集信息和資料、歸檔立卷和后續(xù)查閱，更要注重保密性，為我國政府部門的工作保駕護(hù)航。雖然目前我國政府的文書檔案管理工作還存在一系列問題，但是人們在工作實踐之中，正在不斷完善文書檔案管理相關(guān)工作的規(guī)章制度，不斷提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，推動政府進(jìn)行高效率工作，真正成為為人民服務(wù)的政府。