淺談高校學(xué)院辦公室行政創(chuàng)新管理

文/浙江大學(xué)管理學(xué)院 程特立

高校的發(fā)展以各個(gè)學(xué)院辦公室的發(fā)展為依托，辦公室是學(xué)院和師生間交互的重要橋梁，而學(xué)院辦公室的發(fā)展需要職員間的協(xié)調(diào)和配合。隨著我國(guó)高等教育的蓬勃發(fā)展，高校對(duì)辦公室的建設(shè)和管理有了更高的期望和要求，辦公室的服務(wù)水平和工作能力與高校的綜合管理、可持續(xù)性發(fā)展息息相關(guān)。創(chuàng)新，是發(fā)展的重要?jiǎng)恿?lái)源，因此，積極尋求辦公室行政的管理創(chuàng)新是高校健康運(yùn)作的重要出路之一。

一、高校學(xué)院辦公室行政管理存在的問(wèn)題

（一）職員素質(zhì)仍需提高，主觀能動(dòng)性不足。高校學(xué)院辦公室行政職員的素質(zhì)包含以下幾點(diǎn)：業(yè)務(wù)技術(shù)、工作能力、管理水平、政治素質(zhì)、工作作風(fēng)等。一方面，如今許多高校學(xué)院辦公室職員存在“一人多職、一職多能”的現(xiàn)象，涉及事務(wù)范圍廣，缺乏系統(tǒng)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和理論學(xué)習(xí)。并且，職員來(lái)源十分多樣化，非行政管理對(duì)口專(zhuān)業(yè)出身的占絕大部分，辦公室職員自身能力呈現(xiàn)良莠不齊的現(xiàn)象，一定程度上制約了學(xué)院辦公室行政工作的高效開(kāi)展；另一方面，職員工作意識(shí)薄弱，主觀能動(dòng)性不強(qiáng)，常常處于被動(dòng)接受任務(wù)和機(jī)械完成任務(wù)的工作狀態(tài)，缺乏對(duì)工作的深層次認(rèn)識(shí)，長(zhǎng)此以往，將阻礙工作效率和服務(wù)水平的提高。

（二）缺乏健全的現(xiàn)代化管理制度。隨著我國(guó)教育產(chǎn)業(yè)的深化改革，學(xué)校、學(xué)院專(zhuān)業(yè)和機(jī)構(gòu)的一系列整改，各項(xiàng)職能的不斷專(zhuān)業(yè)化和細(xì)化，高校學(xué)院辦公室的具體工作內(nèi)容也隨之發(fā)生改變。但現(xiàn)下高校學(xué)院辦公室仍然在使用舊結(jié)構(gòu)、舊系統(tǒng)、舊制度來(lái)劃分工作崗位和定位崗位職能。沿用傳統(tǒng)老舊的處事方法論，職員無(wú)法對(duì)辦事過(guò)程做出總結(jié)歸納，無(wú)法使之提升至管理理論水平層面，難以形成科學(xué)高效的辦公室行政管理制度。陳舊的管理制度缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，理應(yīng)引入公平合理的考核機(jī)制和激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)完善對(duì)職員的高效管理?，F(xiàn)階段，職員存在推諉扯皮的不良現(xiàn)象，學(xué)院辦公室管理上一刀切的管理制度，使得職員工作興致較低，不愿主動(dòng)創(chuàng)新，滿足于“完成工作即可”的低自我要求。如此的辦公室評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，抑制了職員在辦公過(guò)程中發(fā)揮個(gè)人主體能動(dòng)性，同時(shí)也忽視了職員的個(gè)人發(fā)展需求，造成學(xué)院辦公室工作效率無(wú)法提高、工作方法無(wú)法靈活變通的局面。時(shí)間一久，恐會(huì)危及學(xué)院各項(xiàng)工作的服務(wù)質(zhì)量和管理水平，對(duì)學(xué)院乃至高校的健康發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

（三）信息化管理水平不高，智能辦公系統(tǒng)使用率偏低。隨著高新科技的迅猛發(fā)展，信息化應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)遍及我們生活的角角落落。信息化、自動(dòng)化工作和管理乃大勢(shì)所趨，許多高校引進(jìn)了智能辦公系統(tǒng)，并且配備了一系列先進(jìn)的辦公設(shè)備。然而，目前高校學(xué)院辦公室的信息化管理在職員中仍沒(méi)有做到完全的普及，職員缺乏相應(yīng)的信息化操作技術(shù)，無(wú)法擺脫對(duì)傳統(tǒng)人工模式的依賴，同時(shí)缺乏相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)和智能化管理知識(shí)的深化學(xué)習(xí)，從而使得智能辦公室的使用率偏低。一方面，辦公效率沒(méi)能得到有效提高，現(xiàn)狀與信息化社會(huì)發(fā)展的方向仍有差距；另一方面，智能設(shè)備長(zhǎng)期處于閑置狀態(tài)，無(wú)形中造成資源浪費(fèi)，提高了辦公室隱形成本。若職員們能熟練運(yùn)用智能辦公系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行工作，改變落后低效的人工模式，那么學(xué)院乃至高校的整體辦公效率、服務(wù)質(zhì)量及教學(xué)科研水平都會(huì)有顯著的提高。

二、高校學(xué)院辦公室行政創(chuàng)新管理策略

（一）提高職員綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新。職員作為辦公室的主體，其整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力從根本上影響了辦公室的辦公效率和服務(wù)質(zhì)量。要實(shí)現(xiàn)學(xué)院辦公室的團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新管理，必須要提高職員綜合素質(zhì)，從而實(shí)現(xiàn)辦公室各方面的整體性提升。首先，在招聘辦公室職員時(shí)，應(yīng)將職員專(zhuān)業(yè)配置情況充分考慮在內(nèi)，設(shè)定職員招聘時(shí)的準(zhǔn)入門(mén)檻，確保辦公室有較好的整體素質(zhì)能力和受教育水平。其次，學(xué)院辦公室是為各個(gè)職能部門(mén)、行政干部、院內(nèi)師生服務(wù)的窗口部門(mén)，管理人員應(yīng)強(qiáng)化職員服務(wù)意識(shí)，明確服務(wù)對(duì)象和服務(wù)內(nèi)容，擺正職員的心態(tài)，堅(jiān)持以人為本的核心理念。職員自身也應(yīng)提升服務(wù)態(tài)度，在繁雜公務(wù)中仍然堅(jiān)持飽滿的工作熱情，清晰的工作思路，仔細(xì)、耐心對(duì)待各項(xiàng)事務(wù)，盡自身力量創(chuàng)造條件為廣大師生做實(shí)事。同時(shí)，職員自身應(yīng)具備不斷學(xué)習(xí)的意識(shí)。在新形勢(shì)和新要求下，職員應(yīng)自覺(jué)抽出時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)，明確自身職責(zé)定位，加深對(duì)辦公室事務(wù)的理解，了解并吸收國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀、先進(jìn)的工作理念和方法，豐富理論知識(shí)，完善理論結(jié)構(gòu)，從而提升自我，激發(fā)出更多的工作潛能，進(jìn)一步增強(qiáng)業(yè)務(wù)處理和組織協(xié)調(diào)的能力。職員們互相交流和學(xué)習(xí)，打造良好學(xué)習(xí)氛圍，從而調(diào)動(dòng)辦公室整體的學(xué)習(xí)積極性，使學(xué)習(xí)成為工作的一部分。而學(xué)院也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)職員的教育和培訓(xùn)工作，樹(shù)立明確的學(xué)習(xí)導(dǎo)向。定期開(kāi)展學(xué)習(xí)和思想教育活動(dòng)，對(duì)不同的崗位進(jìn)行具體的、有針對(duì)性的專(zhuān)業(yè)性培訓(xùn)，可結(jié)合信息化系統(tǒng)平臺(tái)，幫助職員提高自身業(yè)務(wù)能力。通過(guò)培訓(xùn)，辦公室職員應(yīng)具備一些基礎(chǔ)的技術(shù)能力，如：各類(lèi)辦公軟件的熟練運(yùn)用，遇事能展現(xiàn)較好的溝通協(xié)調(diào)能力，撰寫(xiě)公文的文字寫(xiě)作能力，處理學(xué)生心理問(wèn)題的能力，以及思想上的職業(yè)道德約束等，并且在日常工作中能做到理論結(jié)合實(shí)際，靈活應(yīng)用學(xué)到的理論知識(shí)。系統(tǒng)性的理論培訓(xùn)，對(duì)全面提升職員的業(yè)務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量、組織調(diào)配、全局性分析、突發(fā)性事件的應(yīng)對(duì)等素質(zhì)有極大幫助，可以實(shí)現(xiàn)辦公室團(tuán)隊(duì)創(chuàng)新的目的。

（二）健全辦公室規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)制度創(chuàng)新。一套科學(xué)先進(jìn)、合理規(guī)范的辦公室管理制度，是學(xué)院辦公室高效辦公的基礎(chǔ)。因此，要重視辦公室的規(guī)章制度建設(shè)，并根據(jù)形勢(shì)和要求的變化不斷進(jìn)行更新以及完善。制定一份科學(xué)化、規(guī)范化、程序化的規(guī)章制度時(shí)，應(yīng)考慮到各個(gè)辦公室工作內(nèi)容的特殊性，綜合考量各方面因素，既要明確責(zé)任義務(wù)，又要發(fā)揮職員主觀能動(dòng)性和激發(fā)創(chuàng)新潛能，確保職員辦事有章可循，有理可依。首先，應(yīng)對(duì)職員的崗位和職責(zé)進(jìn)行明確劃分。學(xué)院應(yīng)根據(jù)各個(gè)崗位的特殊性，合理規(guī)范地制定崗位職責(zé)，將每項(xiàng)工作落實(shí)到個(gè)人，確保崗位到人，責(zé)任到人，避免出現(xiàn)職責(zé)和實(shí)際工作內(nèi)容不相符合的現(xiàn)象，使辦公室每個(gè)職員能夠各司其職，使各項(xiàng)工作能在一個(gè)科學(xué)、高效的管理模式下井然有序地完成。其次，學(xué)院應(yīng)建立合理的職員考評(píng)機(jī)制，在評(píng)價(jià)指標(biāo)中突顯創(chuàng)造性、積極性、高效性等多種指標(biāo)，從辦公業(yè)績(jī)、專(zhuān)業(yè)能力、工作作風(fēng)以及思想品德等多方面對(duì)職員進(jìn)行綜合考核和評(píng)價(jià)，充分展示每位職員在其工作崗位上的日常表現(xiàn)，實(shí)行優(yōu)能優(yōu)崗、多勞多酬，從而調(diào)動(dòng)職員的積極性和創(chuàng)新性，同時(shí)也起到監(jiān)督和約束其工作行為的作用，使得辦公室上下權(quán)責(zé)明確，紀(jì)律嚴(yán)明。再次，一個(gè)有效的激勵(lì)懲罰制度，能夠營(yíng)造辦公室健康的競(jìng)爭(zhēng)氛圍，從而增強(qiáng)辦公室職員的工作責(zé)任感及上進(jìn)心，為其持續(xù)的工作熱情提供制度支持。學(xué)院依照辦公室職員的工作內(nèi)容以及工作成果，給予有出色貢獻(xiàn)的職員相應(yīng)程度的獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)對(duì)存在工作失誤的職員進(jìn)行相應(yīng)程度的懲罰，做到獎(jiǎng)懲公平公正，合情合理，并隨形勢(shì)的變化及時(shí)調(diào)整，以此激發(fā)出職員的工作潛能，提高辦公室整體工作效能。

（三）依托信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新。智能信息技術(shù)的全方面滲透，演化出新的生活方式和工作模式。將信息技術(shù)引入辦公室行政工作中，以人工智能技術(shù)和大數(shù)據(jù)為支撐，來(lái)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、信息化、智能化的辦公室管理創(chuàng)新。信息化的辦公室管理不僅能高質(zhì)高效服務(wù)師生，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，還能宣傳部門(mén)成果，監(jiān)督、掌握學(xué)院動(dòng)態(tài)。學(xué)院可通過(guò)建立辦公室信息系統(tǒng)來(lái)普及信息化管理。職員通過(guò)規(guī)范的渠道來(lái)聯(lián)絡(luò)和獲取信息，進(jìn)行信息的多向交互，這既保證了信息的規(guī)范性和一致性，避免了上傳下達(dá)時(shí)產(chǎn)生的信息偏誤，也保證了信息傳遞的高效性。在此基礎(chǔ)上，學(xué)院應(yīng)不斷豐富信息系統(tǒng)服務(wù)內(nèi)容，獲取更多師生的認(rèn)同感，使其自覺(jué)操作使用信息系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)在職員和師生中的普及，進(jìn)一步加深學(xué)院職工和師生間的交互聯(lián)動(dòng)。為避免信息的失真，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)平臺(tái)上的信息進(jìn)行甄別和篩選，避免錯(cuò)誤信息對(duì)師生形成誤導(dǎo)，確保信息平臺(tái)能發(fā)揮其真正的作用和優(yōu)勢(shì)。

（四）改善工作理念，強(qiáng)化思維創(chuàng)新。繁雜瑣碎的辦公室事務(wù)，使得職員將大部分精力投放到日常事務(wù)工作上，常常被動(dòng)執(zhí)行工作，長(zhǎng)此以往，易形成墨守成規(guī)、因循守舊的工作理念，十分不利于辦公室行政創(chuàng)新管理的進(jìn)行。在新時(shí)代背景下，辦公室職員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)放思想，不斷學(xué)習(xí)新的工作方式方法，在實(shí)際的工作事務(wù)中不斷完善自身理念，運(yùn)用和強(qiáng)化創(chuàng)新思維。常言道“資源有限，創(chuàng)意無(wú)限”，創(chuàng)新思維是創(chuàng)意的重要前提。強(qiáng)化思維創(chuàng)新是現(xiàn)下高校普遍贊同的觀念。創(chuàng)新思維是高校為了實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)、進(jìn)行管理決策所應(yīng)具備的一種科學(xué)思維方式。創(chuàng)新思維具有變通性、直覺(jué)性、批判性和多向性的特點(diǎn)，是智慧的升華，是人腦智力發(fā)展和高級(jí)層次活動(dòng)的表現(xiàn)。創(chuàng)新思維是一種綜合性的思維，其中囊括了如邏輯思維、靈感思維、發(fā)散思維、形象思維等思維。具備思維創(chuàng)新能力的職員在遇到問(wèn)題時(shí)敢于思辨、富于想象、善于思考，能夠提出新方法、新觀念，這樣的職員不會(huì)過(guò)早做出定論或者倉(cāng)促行動(dòng)，而是會(huì)先發(fā)散思維，再結(jié)合理論、實(shí)際進(jìn)行工作。學(xué)院可以通過(guò)組織專(zhuān)家學(xué)者開(kāi)展講座，對(duì)前瞻性理論知識(shí)以及相關(guān)案例進(jìn)行講解和分析，讓辦公室職員在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、產(chǎn)生興趣、進(jìn)行聯(lián)想、發(fā)揮想象、結(jié)合實(shí)際、匯總成型的過(guò)程中學(xué)習(xí)、了解、掌握、強(qiáng)化其創(chuàng)新性思維，使其學(xué)會(huì)知識(shí)的融會(huì)貫通以及思維的發(fā)散整合，并且具備一定的思維牽引和處理能力。強(qiáng)化職員思維上的創(chuàng)新，能從根本上實(shí)現(xiàn)辦公室管理的創(chuàng)新，促使辦公室從傳統(tǒng)的執(zhí)行型轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)的開(kāi)拓型，進(jìn)一步保證學(xué)院辦公室在高等教育改革的大背景下持續(xù)健康發(fā)展。