新時代高校二級學院辦公室精準化管理探析

文/陜西師范大學地理科學與旅游學院 王鈺

黨的十八大以來，以習近平同志為核心的黨中央高度重視教育事業(yè)，著眼于統(tǒng)籌推進簡政放權、放管結合、優(yōu)化服務為內涵的“放管服”工作。隨著“放管服”的進一步推進，高校管理重心不斷下移，使得二級學院擁有更多的自主辦學權和管理權。在此背景下，高校二級學院的內部治理顯得尤為關鍵。

學院辦公室是一個綜合性的管理部門，承擔著學院的人才培養(yǎng)、科學研究、學科建設、人才隊伍等日常管理工作，是承上啟下、綜合協調的辦事機構，具有服務、管理、協調、監(jiān)督和信息處理等職能。學院辦公室工作能否做到高效、精準，將直接影響學院工作質量和整體運轉。

精準化管理具有“精”“準”“專”三大特點，是面對新時代、新任務的必然選擇?！熬奔醋プ」芾碇攸c，突破管理難點；“準”即抓住事物的關鍵結點，點對點支持；“?！奔垂芾韺I(yè)、專行，講究專業(yè)技能性、學術權威性和管理科學性。將精準化理念引入二級學院辦公室管理工作中，既是學院辦公室面對新時代、新任務的必然選擇，也是探索二級學院辦公室如何更加完善和引用先進的優(yōu)化管理模式，增強服務意識，轉變管理人員職能，高質量、高效率為教學科研服務所急需的，在提升當代高校管理體制改革成效中具有重要的實踐意義。

一、精準化管理的需求

何謂精準化？即精細而準確。“精”可以理解為優(yōu)化簡練辦事流程，易操作，要求精益求精；“準”則可以理解為將辦公室的工作任務摸得準確，服務細致、流程規(guī)范。精準化管理是對規(guī)范化管理模式的進一步提煉和理論總結，其主要包括計量和標準化兩大類要素，對提高服務質量、節(jié)約成本，實現核心競爭力的提升具有重要作用。

學院辦公室作為學?；A的管理單元，具有原則性強、服務性強、突發(fā)性強和內容繁瑣的特點，對辦公室人員素質要求高。辦公室工作無小事，用精準的理念進行二級學院辦公室管理，具有現實意義。精準化管理是一個漫長的積累過程，其結果不是顯而易見的，因此，在精準化管理的過程中要對關鍵業(yè)務進行精準化管理。

二、職能定位的精準化

根據職能需求，一般學院辦公室設有辦公室主任、教學秘書、研究生秘書、科研及學科秘書及行政秘書等崗位，并擔負學院日常教學科研等事務的管理，工作內容點多面廣且事務繁雜。由于工作量大、工作人員數量不足及素質參差不齊，導致辦公室日常事務性職能與參謀、協調等職能慣性錯位。

隨著國家“雙一流”建設的進一步推進，學院面臨著內涵式發(fā)展的艱巨任務，這既給辦公室?guī)砹藱C遇，更帶來了挑戰(zhàn)。學院的學科建設工作推進需要開展扎實的前期基礎調研、豐富的信息數據采集、當前形勢的清晰研判和全面綜合的預案分析。同時，學院要加快發(fā)展，就要知己知彼，辦公室理應有責任擔當，及時反映師生關注的熱點焦點，做好信息收集與報告分析，提出契合學院實際的意見建議。要實現從任務執(zhí)行到參謀輔助的職能轉變，要求精準定位辦公室職能。

精準定位的前提是目標具有靶向性，這就要求準確定好學院辦公室工作在學校全盤大局的縱橫坐標，定好服務對象的縱橫坐標。辦公室成員要明確自身定位，包含對照崗位職責進行崗位的重新認識、明確自身服務的對象是全體教師和全體學生、在高校中扮演的角色是學校各項工作的服務者和保障者、工作的價值在于保障教學科研及其他工作的有效順利開展，為推進學院中心工作保駕護航。

三、師生需求的精準服務

管理即服務。學院辦公室管理的核心是服務師生的過程中踐行管理育人與服務育人。由于辦公室工作內容偏行政化，極易讓師生產生“機關”的高冷印象，感覺“門難進、臉難看、事難辦”。而從精準服務的視角來看，要發(fā)揮以師生為本的理念，把師生需求作為辦公室管理的中心，用精準服務打通服務師生的“最后一公里”。

學院辦公室需要在精準服務上做文章，變被動服務為主動服務，送服務到師生身邊，及時響應處理師生訴求。為教師“減負”，將教師從填表、報賬、購買材料等繁瑣事務中解放出來，推動教師回歸本職，專心從事教育教學科研工作，全力當好教學科研的“服務員”“勤務兵”。對學生要繼續(xù)完善服務機制，堅持以問題為導向，建立信息暢通渠道，及時了解學生學習、思想最新動態(tài)。切實為師生排憂解難，全方位多角度為師生提供精準服務，確保師生反映的問題“件件有落實，事事有回音”。

精準服務離不開科學服務，科學服務能夠使行政管理工作事半功倍。學院辦公室通過堅持“首問責任制”“限時結辦制”提升服務意識，樹立優(yōu)質服務形象。通過推行學院“財務助理”制度，“一對一”結對服務師生，將專業(yè)的財務服務帶到師生身邊，為師生答疑解惑，解決財務報銷“排隊難、咨詢難、查詢難”的問題，增加師生幸福感、獲得感。提升學院財務服務質量，改善師生財務服務體驗。同時，辦公室成員通過深入教學一線，及時發(fā)現教學運行各環(huán)節(jié)中的問題，及時反饋，充分發(fā)揮課堂育人的主陣地作用，并為學院精準決策提供支持。

辦公室用精準化理念，理清師生服務辦事清單，形成日常事務辦事指南，用流程圖的形式簡化、明晰辦事流程，力爭實現日常事務辦理“最多跑一次”。辦公室徹底轉變管理思路，在圍繞中心、服務大局上當標桿，在廣大師生中強化辦公室“服務型中樞”的良好形象。

四、制度化促進精準化

學院辦公室在長期的實踐過程中形成一系列的管理制度，涉及各個方面，看起來似乎很完善，但在實踐過程中仍然存在不完善之處。有些崗位職責出現交叉、分工不明確；有些辦事程序不規(guī)范；有些制度難以落實等。辦公室雖然對每個崗位提出了明確的職責要求，但考核與激勵機制不完善，導致辦公室成員缺乏工作的積極性，辦事效率低下，職業(yè)倦怠感突出。

制度建設是全面推進依法治校，規(guī)范學院管理的基礎。因此，把制度建設貫穿學院工作的始終，將辦公室工作納入管理規(guī)范之中，使辦公室工作實現規(guī)范化、程序化和科學化，從制度層面完善頂層設計，為辦公室工作立規(guī)矩、樹規(guī)范，助推辦公室精準化管理。

辦公室制度建設包括對現行的規(guī)章制度進行清理、修訂、廢止以及制定新的規(guī)章制度。制度具有實用性和可操作性，這就要求制定過程中要反復研究、討論和修改，主動征求各方面意見，及時吸納，凝聚共識，為制度的有效落實奠定基礎。辦公室是制度宣講的載體，要對執(zhí)行要求和操作流程進行詳細講解，并及時答惑解疑，通過加強制度宣講，強化制度的執(zhí)行力。

辦公室通過制度化建立起明晰的運轉機制和管理體系。辦公室崗位責任制的建立，細化管理人員職責權限，使每項工作任務落實到專人身上，并對每項任務的落實情況進行全面考察，真正做到分工明確、責任到位。而辦公室考核評價指標體系的建立能夠調動辦公室人員的工作積極性。學院加強規(guī)范化管理，定期梳理各類數據，編纂年鑒資料、編印《學院制度匯編》等，匯集黨的建設、教學科研、學生工作等各方面，為學院科學決策打下堅實基礎。學院現代制度體系的建立，為學校各職能部門提供清晰的制度規(guī)范。學院亦形成以制度促規(guī)范、以細節(jié)促提升、以責任保成效的工作格局。

五、精準化推進信息化建設

辦公室工作面對的事務信息量大、多、雜。新形勢下，辦公室電子信息的精準化提供是學院順利完成各項工作的基礎和保證。大數據作為互聯網的“智慧之源”，誰掌握在手，誰便勝券在握。隨著高校本科教學審核評估、學科評估等不同形態(tài)評估的到來，大數據技術有效解決了各類評估中采集數據的困難，改變了以往的工作模式。辦公室立足大數據支撐管理系統(tǒng)，為教學科研開展數據服務和信息挖掘，為決策提供精準的實證分析和科學預測，高效配置信息資源，服務師生，讓教育更精準地“以人為本”。

建立較為完整的學院云平臺，精準對接不同端口，信息查詢流程簡便，實現無紙化辦公。通過流程重構與數據分析功能的提升，實現從紛繁復雜的冗長數據中快速提煉出實用信息。為業(yè)務水平提供足夠的數據支撐，進而輔助學院決策。OA系統(tǒng)的引入，實現掌上辦公，在便捷工作方式的同時提高辦公室工作效率。而啟用線上智能審批、通知公告、會堂管理等公共服務功能，實現信息資源的共享和流通，方便師生及時掌握學院動態(tài)。

辦公室信息化建設的精準提升，改善了傳統(tǒng)線下辦事效率低、環(huán)節(jié)多、跑路難的弊端，提高了學院管理水平和服務滿意度。通過信息化來促進行政管理工作的高效性與準確性，推動信息數據共享，打破信息孤島，逐步形成一個信息服務決策支持系統(tǒng)，以智能化為核心實現傳播模式創(chuàng)新，推動信息化與辦公室工作有機融合，提高育人質量和成效。

六、結語

精準化管理是面對新時代、新任務的必然選擇。精準化管理是優(yōu)化高校二級學院辦公室內部治理的有效途徑。因此，將精準的理念滲透到學院辦公室業(yè)務工作的方方面面，提高辦公室組織協調、服務師生、檢查督辦、信息傳遞等工作效能，既是創(chuàng)新辦公室管理的重要舉措，也是現代高校管理的目標追求和價值取向。學院辦公室通過實施精準的職能定位、精準服務師生的需求、以制度建設促進精準化、精準推進信息化建設，能夠有效提升辦公室服務效能。