加強與完善農(nóng)業(yè)科研單位辦公室行政管理精細化探索

文/山東省農(nóng)業(yè)科學院農(nóng)業(yè)質(zhì)量標準與檢測技術(shù)研究所 滕晶 郭棟梁（通訊作者）

辦公室行政管理服務(wù)于農(nóng)業(yè)科研單位的科學技術(shù)攻關(guān)、農(nóng)業(yè)技術(shù)成果轉(zhuǎn)化以及學術(shù)交流等活動，傳達上級主管部門的指示并且協(xié)調(diào)各項農(nóng)業(yè)技術(shù)服務(wù)與科研項目的落實，策劃和組織本單位的各項活動，完成單位內(nèi)部日常行政事務(wù)的處理。只有保障辦公室行政管理體系的高效運轉(zhuǎn)，才能發(fā)揮出農(nóng)業(yè)科研單位在社會治理過程中的重要作用。

一、精細化管理概述

精細化管理理念源于上個世紀初的美國，是在工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)水平快速進步、對產(chǎn)品質(zhì)量以及生產(chǎn)效率的要求越來越高的背景下誕生的，其精髓在于倡導(dǎo)將科學技術(shù)與方法引入管理領(lǐng)域，運用時間、數(shù)量等精確的量化指標衡量生產(chǎn)和管理方式的合理性與有效性。所以隨著生產(chǎn)、科研等領(lǐng)域科學技術(shù)的演進，運籌學、統(tǒng)計學以及計算機技術(shù)等科學理論和技術(shù)陸續(xù)被運用到企業(yè)管理當中。在20世紀70年代的日本，制造業(yè)企業(yè)將精細化管理理念運用到極致，使其在優(yōu)化生產(chǎn)工藝流程并挖掘人力、設(shè)備與物料的綜合生產(chǎn)力方面體現(xiàn)出了極高的價值，從而成為了廣為人知的高效、科學的管理理念，并且逐步被應(yīng)用到包括行政管理在內(nèi)的所有管理領(lǐng)域。

二、實現(xiàn)辦公室精細化管理的意義

辦公室的行政管理工作起到了維持農(nóng)業(yè)科研單位正常運轉(zhuǎn)、完成各項資源配置和進行單位內(nèi)外相關(guān)事務(wù)組織協(xié)調(diào)的作用。而農(nóng)業(yè)科研單位承擔著提高農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)水平、解決農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的技術(shù)性問題的使命，并且為國家制定、落實農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃提供著信息和技術(shù)支持。因而各個部門的辦公室運轉(zhuǎn)效能決定了農(nóng)業(yè)科研單位能否在保障農(nóng)業(yè)經(jīng)濟發(fā)展、推動農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)升級等方面體現(xiàn)出應(yīng)有的戰(zhàn)略價值。所以在縮小城鄉(xiāng)差距、優(yōu)化農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)等重要發(fā)展戰(zhàn)略以及相關(guān)政策亟待落實的背景下，通過實現(xiàn)辦公室行政管理精細化來提升農(nóng)業(yè)科研單位的運行效率，顯得至關(guān)重要。

三、精細化管理的目標和要求

（一）工作任務(wù)與目標的分解落實。圍繞生產(chǎn)與管理目標優(yōu)化資源調(diào)配和利用策略，而且將人作為戰(zhàn)略資源的一部分并挖掘出其最大潛能，是實施精細化管理的組織機構(gòu)最大的特點。所以在實現(xiàn)辦公室行政管理精細化的過程中，要根據(jù)特定辦公室的主要職能、日常事務(wù)的類型以及處理方法，將總體目標與任務(wù)按照性質(zhì)、流程分解。與此同時，分析實現(xiàn)每一個細化目標、完成具體任務(wù)所需的人力、物力，進而設(shè)置對應(yīng)的崗位并明確資源調(diào)配與業(yè)務(wù)銜接方法，完成管理工作的細化分工，從而明確辦公室各個崗位的權(quán)責與其在各項事務(wù)處理過程中的定位，為提高行政管理效能奠定基礎(chǔ)。

（二）業(yè)務(wù)流程標準化。業(yè)務(wù)流程標準化是實現(xiàn)精細化管理的必要條件之一，也是發(fā)揮出人、物料與設(shè)備等生產(chǎn)要素最大產(chǎn)能的基礎(chǔ)。在工業(yè)企業(yè)中，通過對產(chǎn)品每一個加工工序所需的操作步驟、物料供應(yīng)方式以及設(shè)備運行條件進行分析，運用生產(chǎn)效率、產(chǎn)品質(zhì)量以及綜合成本等指標對其進行優(yōu)化，可以找到最有利于成本、質(zhì)量控制的方案，從而確定標準化的生產(chǎn)工藝流程。在辦公室行政管理領(lǐng)域中，不同性質(zhì)的事務(wù)處理與工業(yè)產(chǎn)品的加工有著類似的生產(chǎn)要素構(gòu)成和處理流程，不同崗位人員同樣需要根據(jù)職能分配完成各自的任務(wù)，并且基于信息或文件資料的加工和傳遞，相互間協(xié)同完成具體事項的處理，所以也可以參照工業(yè)生產(chǎn)的精細化管理模式來實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的標準化。

（三）構(gòu)建科學的績效考評機制。只有了解管理體系的運轉(zhuǎn)成效、評價包括人力在內(nèi)的資源是否創(chuàng)造出了理想的價值，才能夠在產(chǎn)品或服務(wù)的需求不斷變化、生產(chǎn)技術(shù)和管理理念持續(xù)演進的背景下，動態(tài)優(yōu)化精細化管理體系，使之始終保持高效、嚴謹，以控制運營風險、保障經(jīng)濟效益，并且維護企業(yè)等組織機構(gòu)在競爭中的優(yōu)勢地位。所以科學的績效考評機制對于辦公室行政管理精細化必不可少，而鑒于行政事務(wù)處理與工業(yè)生產(chǎn)相比，難以全面進行量化分析和評價，所以需要基于對信息技術(shù)、數(shù)學方法的運用，借鑒企業(yè)管理中風險評估等領(lǐng)域的相關(guān)理論和方法，實現(xiàn)對辦公室行政管理工作的定性以及定量分析，作為評價精細化管理體系運轉(zhuǎn)成效、考核員工個人工作成績的依據(jù)。

（四）完善的制度保障。完善的制度保障是落實各項管理策略并實現(xiàn)管理目標的基礎(chǔ)，而精細化管理對管理制度的完善有著更高的要求。首先，細化分工與業(yè)務(wù)處理流程標準化需要以崗位工作管理制度、績效考核評價標準等規(guī)章制度的形式加以明確，才能夠在各個部門的管理實踐中得到執(zhí)行和落實。其次，在行政管理部門辦公室或企業(yè)按照標準化的業(yè)務(wù)處理流程完成具體任務(wù)時，伴隨著各個管理崗位的決策與信息的上傳下達，而只有嚴格遵循相關(guān)規(guī)章制度、依據(jù)特定流程作出決策，才符合精細化管理理念的要求。所以能否構(gòu)建出科學的管理制度體系，是強化農(nóng)業(yè)科研單位辦公室行政管理精細化的關(guān)鍵。

四、構(gòu)建與強化精細化管理體系的策略

（一）業(yè)務(wù)流程標準化。要想在農(nóng)業(yè)科研單位的辦公室全面實現(xiàn)精細化管理，必須依據(jù)科學的理論并借鑒企業(yè)管理領(lǐng)域的實踐方法，按照精細化管理的要求逐一實現(xiàn)各個目標。而為了實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的標準化，需要審視當前不同部門的辦公室行政管理工作內(nèi)容和性質(zhì)，將所有事項進行歸類并分析其特點；進而梳理財務(wù)管理、對外溝通聯(lián)絡(luò)以及內(nèi)部的組織協(xié)調(diào)和一般行政事務(wù)處理等工作的現(xiàn)有流程，分析完成每一類事務(wù)處理時所有環(huán)節(jié)的工作方法、所需資源以及技術(shù)，探究以何種方案能夠?qū)崿F(xiàn)管理成本、效率以及資源利用率的最優(yōu)化；進而逐一確定每一項事務(wù)的處理流程，將各個流程中每一個環(huán)節(jié)的操作方法、技術(shù)與資源運用規(guī)范化與標準化，從而完成辦公室行政管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與重構(gòu)，為進一步的崗位分工細化做好準備。

（二）優(yōu)化管理制度體系。要想全面實現(xiàn)辦公室行政管理的精細化，必須按照相關(guān)理論的要求，創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研單位的管理制度體系，使之滿足不同辦公室、各個崗位的行政管理職能的精細劃分要求，起到保障各項戰(zhàn)略規(guī)劃落實的作用。首先，需要結(jié)合農(nóng)業(yè)科研單位現(xiàn)有組織架構(gòu)與管理體系的特點，分析崗位管理、決策和監(jiān)督機制以及績效考評等方面的規(guī)章制度和標準，對應(yīng)精細化管理背景下辦公室行政管理職能劃分、業(yè)務(wù)流程的分解與具體工作任務(wù)分配，探討相關(guān)條款的內(nèi)容是否符合新的管理要求；對缺失部分進行完善并去除重疊內(nèi)容，優(yōu)化不合理的部分。其次，在創(chuàng)新辦公室行政管理制度的同時，應(yīng)完成相應(yīng)的工作任務(wù)和職責分配，優(yōu)化相應(yīng)崗位的人力、物力資源配置，從而提升行政管理效率，為農(nóng)業(yè)科研單位的技術(shù)創(chuàng)新、學術(shù)研究等活動提供更有力的支持。

（三）完善績效考評并動態(tài)優(yōu)化管理機制。運用科學的理論與方法構(gòu)建績效考評機制，可以實現(xiàn)對辦公室精細化管理體系的動態(tài)評估，并且基于量化指標判斷已有管理機制的完善性與有效性，為新的發(fā)展戰(zhàn)略的規(guī)劃和實施提供決策依據(jù)。首先，農(nóng)業(yè)科研單位的管理層應(yīng)分析現(xiàn)有的績效考評制度和具體評價方法，借鑒實施精細化管理的企業(yè)等組織機構(gòu)在績效考評體系構(gòu)建方面的經(jīng)驗，結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點、崗位分工，對各個管理環(huán)節(jié)以及具體崗位的績效評價制定量化的標準，確定相關(guān)指標及其分析、評估方法。其次，在績效考評工作中合理運用計算機技術(shù)以及現(xiàn)代企業(yè)管理理論，在單位內(nèi)部動態(tài)評估行政管理績效，審核各項管理目標的落實情況，評價辦公室精細化管理的實施成效；針對特定環(huán)節(jié)中存在的問題探討優(yōu)化措施，逐步完善與強化辦公室的精細化行政管理體系。

（四）運用信息技術(shù)保障管理體系的運轉(zhuǎn)。精細化管理理念之所以能夠推廣至行政管理領(lǐng)域，與信息技術(shù)等現(xiàn)代科技的普及應(yīng)用密切相關(guān)。目前，基于互聯(lián)網(wǎng)運用專業(yè)化的管理軟件，可以讓組織機構(gòu)內(nèi)部各個部門之間進行實時的信息交互，為實現(xiàn)行政管理業(yè)務(wù)流程的標準化創(chuàng)造了條件；并且由于各個環(huán)節(jié)間可以共享信息和數(shù)據(jù)，有利于相關(guān)崗位、部門之間的協(xié)同，保障了精細化管理目標的落實。所以信息技術(shù)的合理運用是強化精細化管理的有效手段，農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)完善現(xiàn)有的信息化管理系統(tǒng)，按照精細化管理需要配置軟硬件設(shè)施，提升行政管理體系的運轉(zhuǎn)效率。

五、結(jié)語

只有實現(xiàn)辦公室行政管理崗位職責細化，基于精細化管理理論和方法完善現(xiàn)有管理機制，才能夠滿足新時期農(nóng)業(yè)科研單位的運行需要。所以在辦公室行政管理精細化的進程中，需要對相關(guān)規(guī)劃的實施效果進行科學評估，通過持續(xù)完善和強化，提高精細化管理體系的運轉(zhuǎn)效率和能效。