淺析辦公室管理工作的優(yōu)化路徑

文/西南交通大學(xué) 李雪梅

全國教育大會的召開，標(biāo)志著我國高等教育進入一個全新的時代。預(yù)示著中央對高等教育的管理、教育、科研等各個方面有了更細(xì)致、更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。高校辦公室作為高校重要的綜合部門，其管理水平的高低直接影響著整個學(xué)校的管理水平、教育水平、科研水平以及各級政府政策和方針的落實程度。隨著高等教育的不斷深入，高校辦公室管理工作需要不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，從而讓高校辦公室真正發(fā)揮承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系八方的最大作用。

一、優(yōu)化高校辦公室管理工作的必要性

高效、精細(xì)化的辦公室管理是一流高校的必備屬性，是當(dāng)前眾多高校辦公室管理轉(zhuǎn)型的重要方向?！凹?xì)節(jié)決定成敗”，做好高校辦公室管理工作，不僅能影響整個學(xué)校的治學(xué)風(fēng)氣，還能提升辦公室的服務(wù)水平和工作態(tài)度。

高效、精細(xì)化的辦公室管理是新時期各級領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生的期待。高校辦公室工作人員養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、高效的工作作風(fēng)，是實現(xiàn)高校向更高水平發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

二、高校辦公室的職能定位

高校辦公室作為學(xué)校的“行政中樞”，找準(zhǔn)辦公室的職能定位，是做好辦公室工作的重要基礎(chǔ)，是發(fā)揮辦公室職能的關(guān)鍵。首先，高校辦公室主要承擔(dān)高校重大決策、重要會議、重要接訪、協(xié)調(diào)內(nèi)外等保障學(xué)校高效運轉(zhuǎn)的重要任務(wù)。其次，高校辦公室工作事務(wù)繁復(fù)、工作范圍十分廣泛，使其具有綜合性定位。最后，具有服務(wù)型定位。高校是培養(yǎng)人才及科研重地，其目標(biāo)是培養(yǎng)國家和社會需要的高素質(zhì)人才。高校的服務(wù)對象是學(xué)生，因此服務(wù)育人是高校教育的核心。

（一）承上啟下職能。高校辦公室作為學(xué)校黨政運轉(zhuǎn)的職能中心，是保持學(xué)校上下信息通暢的重要部門。在各項工中，安排好、布置好各項任務(wù)，把握好工作節(jié)奏，是確保高校各項工作高效運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。

（二）溝通內(nèi)外職能。高校辦公室是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、凝聚內(nèi)外資源的重要部門，對理順各種關(guān)系和資源起到關(guān)鍵作用。

（三）協(xié)調(diào)左右職能。高校辦公室是輔助學(xué)校黨委的重要部門，與各個部門之間聯(lián)系密切。協(xié)調(diào)好各個部門，對學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層決策、政策落實具有重要意義。

（四）聯(lián)系八方職能。高校辦公室作為學(xué)校重要的形象窗口，建立與師生之間的廣泛聯(lián)系、傾聽基層的呼聲，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

三、高校辦公室管理工作應(yīng)有的意識形態(tài)

高校辦公室管理工作濃縮為兩個要點，即質(zhì)量、高效。要想落實質(zhì)量并兼顧效率，需做到如下幾點：首先，要構(gòu)建完善的辦公室管理組織體系。其次，要樹立正確的意識形態(tài)，只有以正確的意識形態(tài)來指導(dǎo)工作，才能讓辦公室管理人員的工作思路更加清晰、協(xié)調(diào)。再次，高校辦公室管理人員還要有大局觀、服務(wù)意識、責(zé)任意識、規(guī)范意識及效率意識等等。最后，高校領(lǐng)導(dǎo)層還應(yīng)鼓勵辦公室管理人員在長期的實踐工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，學(xué)習(xí)和消化先進的管理理念，從而不斷完善辦公室管理制度。

四、當(dāng)前高校辦公室管理工作普遍存在的問題

（一）全員重視程度不夠，職能定位不清晰。高校辦公室是高等院校的核心部門之一，在日常工作中不僅參與重大決策和發(fā)展規(guī)劃，而且還處理大大小小的各類文件，銜接各個部門，起著橋梁的作用。辦公室管理部門的實權(quán)不高，致使許多師生對辦公室管理工作的重視程度不夠，缺乏擔(dān)當(dāng)精神和責(zé)任感，存在行事拖沓、辦事積極性不高等問題，直接導(dǎo)致學(xué)校行政效率低下，最終影響學(xué)校的發(fā)展步伐。由于辦公室管理工作繁雜，每天都有大小事情需要處理，工作比較辛苦。有些辦公室同事只是被動完成領(lǐng)導(dǎo)交辦下來的任務(wù)，對自身職能定位不清晰，無法出色、優(yōu)質(zhì)地完成工作。

（二）管理理念和制度落后。在新形勢下，高校之間的競爭逐步輻射到院校管理水平上來。高校辦公室管理也必須跟上時代步伐。傳統(tǒng)的辦公室管理理念和制度在當(dāng)前的高校發(fā)展中，明顯處于滯后和偏離的狀態(tài)。嚴(yán)重影響了學(xué)校的行政效率和工作質(zhì)量。因此更新管理理念和完善辦公室管理制度，并與時代接軌勢在必行。

（三）辦公室管理智能化、信息化程度不夠。當(dāng)前仍有許多高校的辦公自動化、信息化程度不高，導(dǎo)致辦公室管理雖然異常忙碌，但是工作效率十分低下。由此導(dǎo)致許多重要文件遺失或記錄模糊等問題。

五、高校辦公室管理工作的優(yōu)化路徑

（一）提高思想認(rèn)識，做好職能定位。高等教育改革的主要問題來自于意識形態(tài)上，高校辦公室管理工作水平上不去的主要原因是因為領(lǐng)導(dǎo)、管理者自身及師生對辦公室管理工作的重要性認(rèn)識不足所致。因此，高校辦公室行政管理改革，首先要提升全體成員對辦公室管理工作的重視程度。同時樹立辦公室改革創(chuàng)新的精神和求真務(wù)實的風(fēng)氣。讓辦公室行政管理人員立足局部，著眼全局。明晰辦公室管理的重要地位和各項職能。并以此為出發(fā)點，處理好、協(xié)調(diào)好各項日常工作。

（二）完善規(guī)章管理制度。建立健全督查機制、激勵機制、權(quán)責(zé)機制。對已有的規(guī)章制度進行梳理，做好制度的廢改立工作，對不利于當(dāng)前行政管理的制度要進行研究修訂，對缺位的制度要進行補全。充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)性作用。制度的建立要具有針對性、適用性、評價性、激勵性，強化督查，落實責(zé)任。做到事事有人管、時時有人管、管理規(guī)范化、服務(wù)精細(xì)化。

（三）引進人才和技術(shù)，加強交流和學(xué)習(xí)。當(dāng)前各大高校之間的競爭體現(xiàn)在學(xué)校管理水平上，提升全體辦公室管理人員的素質(zhì)是高等院校教育改革的必經(jīng)之路。不論是引入先進的管理技術(shù)，還是先進的一體化設(shè)備或系統(tǒng)，都需要高素質(zhì)的辦公室管理人員高效運轉(zhuǎn)起來。首先，高校需要引進一批專業(yè)的辦公室行政管理人員。其次，加強交流和學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一批優(yōu)秀的辦公室行政管理人員。例如通過系統(tǒng)授課、觀摩學(xué)習(xí)、經(jīng)驗分享等手段，不斷提升管理人員的業(yè)務(wù)技能。最后，鼓勵辦公室行政管理人員在實踐工作中勇于探索和創(chuàng)新。不斷提升辦公室行政管理工作的效率和工作質(zhì)量。