醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理分析

文/駐馬店市中醫(yī)院 李琳

最近幾年，我國的醫(yī)療行業(yè)發(fā)展極為迅速，在不斷發(fā)展的過程中，對(duì)存在的一些不足進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)而使人事檔案的管理變得愈加精細(xì)化，并讓人們逐漸意識(shí)到檔案管理工作的重要意義。

一、醫(yī)院對(duì)人事檔案進(jìn)行精細(xì)化管理的意義

隨著數(shù)字與信息時(shí)代的到來，許多行業(yè)開始向著數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)變，醫(yī)院在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，也同樣應(yīng)該適當(dāng)引入數(shù)字化模式進(jìn)行輔助管理。醫(yī)院內(nèi)部員工的數(shù)量存在較大的變動(dòng)，借助人工進(jìn)行人事檔案的管理難免會(huì)出現(xiàn)一些細(xì)小的失誤，所以想要實(shí)現(xiàn)人事檔案的精確管理，數(shù)字信息技術(shù)是最便捷的一個(gè)手段。

我國醫(yī)院人事檔案管理效率較為低下，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，管理方法必須要實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步更新，目前許多大型醫(yī)院已經(jīng)意識(shí)到這一點(diǎn)，開始進(jìn)行深入的改革創(chuàng)新工作，從而形成一個(gè)相對(duì)完善與健全的管理體系，以此來確保自身健康長久地發(fā)展。首先，想讓人事檔案精細(xì)化管理模式順利展開，一定要將管理的步驟進(jìn)行精細(xì)化，讓每一個(gè)職位都承擔(dān)所應(yīng)有的職責(zé)。其次，需要對(duì)人事檔案的管理目標(biāo)進(jìn)行明確，讓管理人員對(duì)自身職責(zé)有明確認(rèn)識(shí)，從而為目標(biāo)化管理打下基礎(chǔ)。

隨著醫(yī)療行業(yè)的不斷拓展，醫(yī)院所需要的醫(yī)護(hù)人員愈來愈多，醫(yī)院所提供服務(wù)的范圍也在不斷增大，人員種類以及數(shù)量不斷增加，從而為醫(yī)院人事檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。人事檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展過程中起著至關(guān)重要的作用，當(dāng)前人力資源逐漸成為醫(yī)院之間競爭的一個(gè)關(guān)鍵要素。對(duì)醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行管理離不開人事檔案，因此必須要對(duì)人事檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，在這個(gè)過程中，要注意結(jié)合時(shí)代潮流，引入信息技術(shù)，借助信息化來彌補(bǔ)發(fā)展過程中存在的不足，最終提升醫(yī)院人事管理效率。

二、醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題

（一）醫(yī)院人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低。醫(yī)院在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，起到關(guān)鍵作用的是檔案管理人員。當(dāng)前，許多醫(yī)院并未對(duì)人事檔案管理職位進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，也并未設(shè)置從事管理工作的專業(yè)人員，通常都是由退休員工或其他崗位的員工來進(jìn)行管理。這些管理人員沒有專業(yè)的知識(shí)，更沒有相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，幾乎不可能實(shí)現(xiàn)真正的精細(xì)化與科學(xué)化管理，從而導(dǎo)致出現(xiàn)失誤，工作效率降低，最終影響醫(yī)院健康發(fā)展。

（二）醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理不夠規(guī)范。醫(yī)院在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，通常會(huì)涉及許多的信息，工作量也十分巨大，在工作時(shí)稍有大意，便可能會(huì)出現(xiàn)失誤。當(dāng)前，少部分醫(yī)院沒有完成信息化建設(shè)，甚至有一些才剛剛開始信息化建設(shè)，沒有相關(guān)管理的經(jīng)驗(yàn)，所采用的臨時(shí)管理體系與自身發(fā)展的狀況不匹配，同樣也會(huì)對(duì)醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生影響。

（三）醫(yī)院在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，沒有形成明確可行的計(jì)劃方案。醫(yī)院想要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息精細(xì)化管理，就必須制定出一個(gè)較為詳細(xì)以及合理的發(fā)展規(guī)劃，同時(shí)還要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際狀況，避免浪費(fèi)內(nèi)部資源。對(duì)人事檔案實(shí)施信息化、精細(xì)化管理，可以讓不同部門之間建立緊密聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)工作，共同進(jìn)步，從而在改革過程中處于主動(dòng)地位。

三、精細(xì)化管理在醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用的對(duì)策

（一）要改變?cè)瓉韨鹘y(tǒng)的管理模式。要想使醫(yī)院人事檔案的管理模式得到革新，就必須要對(duì)醫(yī)院實(shí)際的發(fā)展情況進(jìn)行深入了解，擯棄傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，最大程度提升管理效率，并實(shí)現(xiàn)檔案的精細(xì)化管理。同時(shí)，醫(yī)院人事檔案管理人員還要轉(zhuǎn)變自己的工作觀念，形成相對(duì)健全的服務(wù)觀念，在日常工作過程中主動(dòng)服務(wù)。人事檔案管理人員在對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢時(shí)，還需要具有較高的工作效率。要將人事檔案管理與信息化相結(jié)合，一起向著信息化、數(shù)字化以及現(xiàn)代化方向發(fā)展，在信息化管理觀念之下，形成一個(gè)完善、合理的人事檔案管理體系，這樣可以讓信息的來源和信息保存的方式盡快適應(yīng)全新的管理體系。目前，很多醫(yī)院使用紙質(zhì)檔案，在整理以及保存時(shí)，較為麻煩，進(jìn)而為管理工作的進(jìn)行帶來諸多困難，并且在管理模式上也比較落伍，必須要通過當(dāng)前實(shí)際的情況來對(duì)改革工作進(jìn)行妥善規(guī)劃。在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理改革時(shí)，必須要借助更加先進(jìn)的信息化設(shè)備，檔案管理人員要將自己工作的理念進(jìn)行革新。在上述基礎(chǔ)之上，最大程度實(shí)現(xiàn)自動(dòng)管理以及智能管理，對(duì)人事檔案進(jìn)行管理最根本的一個(gè)目的便是確保醫(yī)院長久健康發(fā)展，并提升服務(wù)質(zhì)量，所以從事檔案管理的工作人員一定要加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升信息利用的效率。倘若在醫(yī)院發(fā)展的過程中出現(xiàn)了異常狀況，便可以通過人事檔案所存儲(chǔ)的信息進(jìn)行輔助，除此之外，人事檔案還是醫(yī)院發(fā)展過程中不可或缺的參考資料。

（二）構(gòu)建一個(gè)健全的醫(yī)院人事檔案管理體系。現(xiàn)階段，對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理改革時(shí)，一定要基于信息化管理的模式來進(jìn)行設(shè)計(jì)。第一步是讓人事檔案的管理水平得到提升，醫(yī)院各個(gè)部門科室之間都可以將擁有的信息進(jìn)行有序整理，最終匯聚到中心集中管理。同時(shí)，還需要將相關(guān)的管理制度進(jìn)行完善，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要不斷實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化工作模式。相關(guān)管理人員在對(duì)信息進(jìn)行整理與歸納時(shí)，可以借助計(jì)算機(jī)來將信息儲(chǔ)存成為電子化檔案。同時(shí)醫(yī)院也要將相關(guān)設(shè)備進(jìn)行更新，引用當(dāng)前更加先進(jìn)的新型計(jì)算機(jī)，讓工作人員盡快熟練掌握流程，并與各類信息系統(tǒng)進(jìn)行深入接觸，最終替代原本傳統(tǒng)的通過人工進(jìn)行檔案管理的方式。想要實(shí)現(xiàn)信息精細(xì)化管理，除了上述條件外，還要建立一個(gè)完善的人事檔案管理體系，從而讓其他環(huán)節(jié)也實(shí)現(xiàn)信息化的改革。在對(duì)人事檔案進(jìn)行日常管理時(shí)，也需要借助計(jì)算機(jī)等設(shè)備來進(jìn)行，醫(yī)院的內(nèi)部要建立起一個(gè)完善、科學(xué)的信息管理系統(tǒng)。在醫(yī)院檔案信息化管理過程中，通信以及計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備是必不可少的，而且這是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體信息化管理不可或缺的環(huán)節(jié)。其實(shí)是讓醫(yī)院內(nèi)部軟件和其他硬件等設(shè)施均向著信息化方向發(fā)展。當(dāng)今時(shí)代，是一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，在醫(yī)院不斷發(fā)展過程中，一定要獲得一個(gè)更為精準(zhǔn)、更為完整的信息，只有這樣，才能對(duì)自己實(shí)際發(fā)展的狀況大致了解，從而形成一個(gè)較為精確的檔案管理體系。通過醫(yī)院實(shí)際需求來做信息的檢索，從而對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，進(jìn)而可以在諸多數(shù)據(jù)中快速找到自己所需的檔案信息，并且還可以借助這種方式縮短管理工作的時(shí)間，最終實(shí)現(xiàn)工作效率的提升。

（三）要提升檔案管理工作人員的能力。前面我們已經(jīng)講述了檔案管理人存在專業(yè)性比較差等問題，想要讓檔案管理水平得到提升，就一定要建立起一個(gè)專業(yè)的檔案管理小組。讓從事檔案管理的工作人員接受相關(guān)培訓(xùn)時(shí)，可以聘請(qǐng)一些專家來做指導(dǎo)與講解，從而為工作人員普及精細(xì)化的管理知識(shí)，提升檔案管理人員實(shí)際的業(yè)務(wù)能力。除此之外，還可以組織管理人員進(jìn)行外出實(shí)習(xí)參觀，或者與其他同行交流檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。醫(yī)院要在內(nèi)部多進(jìn)行學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，創(chuàng)造一個(gè)相對(duì)和諧的環(huán)境，促使管理人員不斷探索新天地，掌握豐富的專業(yè)知識(shí)，最終提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。在醫(yī)院發(fā)展的過程里，創(chuàng)新是至關(guān)重要的一個(gè)影響因素，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，同樣也不能缺少創(chuàng)新的理念，只有借助這種方式，醫(yī)院才可以重新煥發(fā)出活力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展。醫(yī)院人事檔案管理人員不僅要掌握現(xiàn)代化管理觀念，了解基礎(chǔ)的檔案管理形式以及專業(yè)的知識(shí)，還要將自身知識(shí)結(jié)構(gòu)不斷進(jìn)行更新，掌握當(dāng)前流行的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，盡快融入檔案管理改革中。

（四）要借助信息技術(shù)來加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的管理水平。要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的高效管理，就必須借助信息技術(shù)來進(jìn)行管理。由于近幾年醫(yī)院職員數(shù)量呈現(xiàn)快速上升趨勢(shì)，導(dǎo)致人事信息數(shù)量隨之增多。因此，必須要讓人事檔案實(shí)時(shí)更新，想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，就要對(duì)檔案進(jìn)行一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理。在實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理時(shí)，信息技術(shù)是至關(guān)重要的一部分，通過信息技術(shù)可以讓員工的信息得以利用，而且在進(jìn)行業(yè)績考核時(shí)更為方便。在醫(yī)院有條件的情況下，可以最大程度實(shí)行人事檔案的精細(xì)化管理，最終實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各個(gè)部門科室之間信息的共享。除了上述功能之外，通過信息技術(shù)還可以提升信息保密程度，保證內(nèi)部的機(jī)密不會(huì)被泄露出去，從而避免出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)等方面的損失。

四、結(jié)語

最近幾年，我國科學(xué)技術(shù)呈現(xiàn)出飛速發(fā)展的趨勢(shì)，與此同時(shí)，醫(yī)療行業(yè)也在逐漸進(jìn)行擴(kuò)張，在醫(yī)院不斷發(fā)展的過程中，人事檔案的管理始終占據(jù)著主導(dǎo)地位。人事檔案管理的質(zhì)量將直接影響改革的最終效果，借助科學(xué)與信息化手段來實(shí)現(xiàn)人事檔案的精細(xì)管理，可以為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展提供信息保障，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院長久健康發(fā)展。