淺談企業(yè)檔案在人力資源管理中的重要性

文/陜西鋼鐵集團有限公司 張靜

一、檔案在企業(yè)人力資源管理中的表現(xiàn)

企業(yè)發(fā)展的根本在于人才，人力資源管理是現(xiàn)代企業(yè)管理部門的重要組成部分，企業(yè)檔案管理在人力資源管理中的重要性主要有如下幾點表現(xiàn)。

（一）為人力資源管理提供真實可靠的材料。企業(yè)要想更好更快發(fā)展，就應當堅持做到知人善任、用人唯賢。以挖掘企業(yè)員工的潛力為出發(fā)點，發(fā)揮員工最大效能作為企業(yè)人力資源管理的基礎。在人力資源管理中，除了企業(yè)派人考察之外，還要通過對相關人員檔案進行全面的了解，主要內容包括對人的精神、道德、品質等多方面進行考察，實現(xiàn)企業(yè)對員工或者干部任免的真實性和可靠性，從而能夠得到合適的人選，進而推動企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

（二）檔案管理為企業(yè)的重大決策提供必要的依據(jù)。從人力資源規(guī)劃的角度來看，企業(yè)要想擁有高質量的人才，就要發(fā)展相適應的人才，就必須保證人員需求和擁有量之間的合理匹配。組建科學的人力資源管理部門，通過對企業(yè)檔案的查閱做出人力資源管理中的科學決策，保證企業(yè)人力資源規(guī)劃的合理性，從而綜合分析企業(yè)的領導與員工的業(yè)績和素質能力等。

（三）保證人員與檔案相統(tǒng)一的管理原則。保證和提高人力資源的使用效率。企業(yè)中人與物的高效組合才會實現(xiàn)合理的人力資源配置。因為人力資源具有動態(tài)性的特點，所以企業(yè)檔案不能只是固定保存人事與勞動檔案，應隨著時間的推移出現(xiàn)人員流動崗位變化等多種現(xiàn)象。隨著崗位人員的流動而不斷改變，實現(xiàn)檔隨人走的檔案動態(tài)現(xiàn)象，這就防止“檔存人走”“有人無檔”的現(xiàn)象，影響人力資源對員工的了解培養(yǎng)，從而使人力資源能夠在企業(yè)建設的過程中實現(xiàn)最好的配置，使人才在各行業(yè)與組織之間能夠得到合理的利用。

二、檔案管理在人力資源管理中存在的不足

（一）內容單一。在企業(yè)的人力資源檔案中，需要對人事管理活動中形成的員工個人與家庭情況進行全面的記錄，但是從目前鋼鐵企業(yè)人事檔案的管理內容來看，通常只有員工的簡歷和自然狀況，例如姓名、生日、家庭成員、學習和工作經(jīng)歷等等，對于工作期間的表現(xiàn)和業(yè)績情況并沒有詳細的記錄，從個人檔案中完全無法看出一個人的特長。所以，鋼鐵企業(yè)人事檔案無法成為企業(yè)選用人才的根本性依據(jù)。

（二）管理手段落后。近年來，隨著現(xiàn)代技術的不斷推廣，人事管理的要求越來越趨向信息化和規(guī)范化。但是從鋼鐵企業(yè)角度來說，人事管理檔案仍處在傳統(tǒng)的管理模式中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些檔案收集與管理不科學的現(xiàn)象，許多檔案分散甚至丟失，嚴重影響了鋼鐵企業(yè)在人事管理過程中的整體性與科學性，降低了人力資源的效力，無法適應信息時代人力資源管理的發(fā)展趨勢。另外，許多鋼鐵企業(yè)除了人事管理檔案失真這一問題之外，還存在著檔案缺失的現(xiàn)象。在市場經(jīng)濟發(fā)展的新時代，終身雇傭制已經(jīng)被打破，人員流動非常頻繁，企業(yè)用工現(xiàn)象出現(xiàn)時期性。在人力檔案管理中，出現(xiàn)了對檔案內容不重視的現(xiàn)象。例如在許多鋼鐵企業(yè)中，由于工作條件和人員流動的限制，檔案管理部門在員工試用期間不建立員工檔案的現(xiàn)象非常普遍，這種人事檔案的缺失性不但為企業(yè)選擇人才帶來麻煩，而且也為企業(yè)帶來一定的安全隱患，檔案失真會為企業(yè)帶來一定的安全隱患。

（三）缺乏真實性。鋼鐵企業(yè)人事檔案的失真現(xiàn)象近年來表現(xiàn)非常突出。因為近年來信息水平的進步為造假提供了便利條件，使個人信息失真現(xiàn)象屢見不鮮。例如，現(xiàn)階段存在的假身份證、假年齡、假學歷等等。一方面，鋼鐵企業(yè)的人事檔案管理人員對于真假這個問題的認識并沒有提上日程，在審查上沒有嚴格把關；另一方面，由于檔案管理人員自身人力資源管理水平的限制，在面對真假信息時沒有進行有效的鑒定工作，最后形成了被動接受信息的現(xiàn)象。而這些不真實的信息，不僅會導致人力資源管理者無法真正地對員工進行科學的評估，從而為企業(yè)帶來一定的危險。例如：一些有作案前科或者一些帶有傳染病的患者，持有假身份證和假健康證在企業(yè)打工多年，這樣對企業(yè)就會造成一定的危害。

三、提高檔案在企業(yè)人力資源管理中的作用

（一）加強對檔案管理的重視程度。從如上的分析中我們可以看到，在鋼鐵企業(yè)中出現(xiàn)的人事檔案管理問題基本上是觀念問題。企業(yè)的管理者應當將人事檔案管理提升到戰(zhàn)略的角度。人事檔案能夠為企業(yè)提供全面的人力資源管理客觀依據(jù)，例如員工的業(yè)績評估、員工的晉升、薪酬獎懲等，都要從人事檔案中提取出來。企業(yè)管理者通過對檔案的分析，完成對員工個人的特點素質能力的綜合分析，決定管理者在人事培訓和調往何種崗位時作為主要依據(jù)。因此，必須在認識上重視人事檔案管理。

（二）健全檔案內容。因為傳統(tǒng)檔案的單一性，使人力資源管理出現(xiàn)了一定的困難。那么，企業(yè)就應當在傳統(tǒng)的檔案基礎上增加一些能夠反映個人能力與素質特征愛好的個性化的材料。使檔案能夠更加全面地反映一個人的成長歷程與個人的能力和道德水平，同時也能夠為管理者考察個人成績并為企業(yè)儲備后備干部提供第一手資料。

（三）保持準確性和完整性。企業(yè)檔案是開展人力資源工作的重要材料之一，材料的準確性與否將是管理者對人才管理與提拔的重要依據(jù)，材料的準確性是企業(yè)管理者在做決策時能否發(fā)揮檔案作用的重要前提，檔案在人力資源工作中的地位取決于其內容的準確可靠性。在檔案管理的過程中，應當基于原有真實的檔案材料的基礎上，對企業(yè)人員信息進行相應的擴充與存檔，將個人公開信息進行分類儲備，建立企業(yè)的人才數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)具有一定的動態(tài)性并且能夠及時更新，對于企業(yè)的重要人員，例如中層管理人員、高層管理人員和專業(yè)技術人員，都應當進行詳細的個人信息收集。

（四）提高檔案的時效性。檔案應當根據(jù)時間的變化與現(xiàn)實情況的需要，加強動態(tài)性管理，從而實現(xiàn)人力資源管理的最新變化，使人力資源檔案的信息能夠及時更新，從而方便管理人員及時了解與認識人才的全部實際情況，其中包括過去與現(xiàn)在的所有信息。

四、結語

雖然一直以來企業(yè)的人力資源管理部門對于檔案管理都有不同程度的關注與重視，但是因為受到外界各種因素的影響，導致檔案在管理方面存在不同程度的制約，導致檔案材料出現(xiàn)缺失現(xiàn)象，為人力資源管理帶來了巨大的損失。因此想要牢固把握新時代建設帶來的一切機遇，就應當在認清當前形勢的前提下，加快人才信息與效益觀念的推進，推動檔案工作制度化、規(guī)范化、實效化。使檔案的量化與質化觀念、管理觀念、效益觀念有機結合在一起，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在人力資源管理中的重要性。