加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考

文/山東省菏澤市單縣人力資源和社會保障局 崔啟順

現(xiàn)階段，我國國民經(jīng)濟發(fā)展速度日益加快，社會各個方面也在不斷變革，各項事業(yè)得到了顯著發(fā)展。同時，隨著科學化、信息化技術(shù)的不斷推進，人們紛紛將關(guān)注的重點放在人事檔案管理工作上，特別是對事業(yè)單位來說，其最基礎(chǔ)的一項工作就是人事檔案管理工作，把此項工作有效做好，可以促進人事管理效率以及各項管理工作顯著發(fā)展。在社會發(fā)展程度日益提升和科學技術(shù)不斷發(fā)展下，事業(yè)單位的人事檔案管理工作更要將規(guī)范性、科學性特征充分體現(xiàn)出來，有效探究實際管理工作的相關(guān)問題，并在此基礎(chǔ)上提出具有合理性、科學性的解決措施，以促進事業(yè)單位管理效率顯著提升。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

第一，人事檔案管理，可以有效完善和保存單位內(nèi)部的人事信息。新形勢下，日益激烈的社會環(huán)境，加劇了社會競爭，不論是哪個單位，要想發(fā)展均避免不了競爭。雖然事業(yè)單位屬于國家公益性單位，但社會環(huán)境對其影響較大，也會面臨一定的競爭。通過對目前的實際情況進行分析不難看出，人才其實是事業(yè)單位競爭的實質(zhì)，事業(yè)單位想在競爭中獲得更好的發(fā)展，人才支持必不可少。通過對人事檔案予以利用，可以幫助事業(yè)單位更好地掌握內(nèi)部人事信息，尤其可以加深對個人情況的了解，確保科學應(yīng)用內(nèi)部人員，使人才與崗位的匹配更加合理，讓人才的作用得到充分發(fā)揮，而這也是人事檔案管理工作中非常重要的一項內(nèi)容?？梢?，事業(yè)單位的發(fā)展離不開對人事檔案管理工作的不斷完善，因而需要進一步完善人事檔案管理。第二，社會人才流通要求將人事檔案管理工作有效落實。就目前的實際情況而言，不斷發(fā)展的社會提供了大量的就業(yè)機會，促進了社會人才的流動。對此，在社會人才流通過程中，形成了一些重要信息，如人才走向、來源以及相關(guān)人才的信息記錄等，這些既直接影響到單位對人才的選用，同時和社會人才流通的穩(wěn)定性有著極為密切的聯(lián)系。在開展人事檔案管理工作時，事業(yè)單位不但順利完成了本單位的工作，且滿足了社會人才的流通需求，這充分體現(xiàn)了事業(yè)單位人事檔案管理的重要性。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）未深刻認識到事業(yè)單位檔案管理工作的重要性。如今，一些事業(yè)單位尚未充分認識到檔案管理工作的重要性，管理崗位配置缺乏科學性；領(lǐng)導(dǎo)只對職能部門引起重視，而忽略了檔案管理工作，工作中表現(xiàn)十分被動，崗位職責模糊；檔案管理滯后，缺乏先進的檔案管理設(shè)備，人力資源匱乏，也沒有投入充足的資金，急需更新升級檔案管理硬件；檔案管理工作聯(lián)系不密切，單位各部門檔案工作不能順暢溝通交流，很難做到有效配合。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。保障檔案工作高效開展的一項重要條件就是檔案管理制度，可提供重要的參考給檔案管理流程。由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，因而部分事業(yè)單位未形成完善的檔案管理制度，存在諸多缺陷。這些缺陷導(dǎo)致檔案管理過程中效率不高、資料散亂、難以調(diào)取，甚至存在損毀、遺失的問題。檔案管理制度的不完善，除了會遺失檔案之外，還有可能出現(xiàn)造假的行為，為一些職業(yè)操守不高的員工提供了可乘之機。有些事業(yè)單位需要查閱職工檔案的時候，因為前期管理不當，阻礙檔案管理工作順利開展，使事業(yè)單位改革的發(fā)展速度變慢。

（三）人事檔案管理信息化建設(shè)嚴重滯后。當前，雖然部分事業(yè)單位已經(jīng)將人事檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建起來，但因為對人事檔案管理系統(tǒng)缺乏系統(tǒng)性認識和了解，從而導(dǎo)致很多系統(tǒng)只是簡單地對職工信息進行了記錄和統(tǒng)計，而并沒有對職工的生活、工作等信息進行記錄，使檔案信息化效果受到極大影響。同時，有個別事業(yè)單位因為領(lǐng)導(dǎo)不重視、經(jīng)費不充足等原因，在促進人事檔案管理信息化工作開展方面力度不夠，仍采用傳統(tǒng)的手工操作。這樣不僅檔案管理和保存難度加大，同時也對人事檔案管理工作效率造成極大影響。

（四）檔案管理人員素質(zhì)偏低。一些事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)管理能力不足，同時并未和實際情況相結(jié)合，對管理手段進行調(diào)整。并未正確認識到事業(yè)單位人事檔案管理的性質(zhì)，不重視此工作具有較高連續(xù)性的特點，對管理人員的要求較低。同時大部分管理人員是從其他單位臨時調(diào)過來的，管理經(jīng)驗不足。一些管理人員隨意刪減檔案信息，造成信息不完整，對事業(yè)單位的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展極為不利。同時因為市場競爭日益激烈，一些單位針對檔案管理工作的資金投入較少，造成檔案管理人員選擇離開單位，對單位的良好發(fā)展造成了嚴重影響。

三、加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略

（一）提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者務(wù)必要正確認識人事檔案管理工作，這對事業(yè)單位的良好發(fā)展起到積極促進作用，針對事業(yè)單位人事檔案管理工作所發(fā)揮的促進作用，堅持用發(fā)展的眼光去看待。立足于事業(yè)單位的立場展開分析。科學有效的人事檔案管理對事業(yè)單位挖掘和留住人才極為有利，同時借助創(chuàng)新檔案管理模式，可以有效防止單位日常經(jīng)營過程中的各種問題出現(xiàn)。在日常工作中，人事檔案管理部門要加大和檔案管理人員的合作力度，以單位具體管理現(xiàn)狀為切入點，不斷完善單位內(nèi)部軟硬件設(shè)備。同時，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必要切實了解所有員工身上存在的實際問題和困難，同時遵照國家相關(guān)規(guī)定的同時，給予員工幫助，使其問題有效解決。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)要積極審查單位內(nèi)部檔案管理工作，在單位內(nèi)部形成健全的檔案管理體系，如此才可以使人事檔案管理工作的價值得到最大程度的發(fā)揮。

（二）建立健全各項人事檔案管理制度。完善的人事檔案管理制度能夠有效促進檔案管理工作。第一，事業(yè)單位應(yīng)集中所有的人事檔案管理力量，并整合人才信息資源，集中開發(fā)、統(tǒng)一管理、科學保管人事檔案和資源。第二，各級組織、檔案、勞動、人事等部門必須加大合作力度，建立健全檔案管理辦法與條例，展開有效監(jiān)督和科學指導(dǎo)，不斷優(yōu)化新形勢下事業(yè)單位管理和服務(wù)職能。第三，要積極革新人事檔案管理制度，對各項管理制度予以完善。充分結(jié)合人事檔案管理工作要求與服務(wù)社會的需求，對管理工作細則、檔案案卷科學管理、計算機輔助管理等制度進行完善，確保激勵工作制度的科學性，積極對各項管理工作細則予以完善并落實，促進管理績效顯著提高。

（三）加強人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案的人才信息資源非常豐富。因此，事業(yè)單位人事檔案管理人員需合理利用各種資源，使其作用最大化發(fā)揮。還需將先進的科學技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，同時充分聯(lián)系實際情況，對電子檔案系統(tǒng)予以構(gòu)建，從而將電子檔案與傳統(tǒng)檔案的協(xié)同作用發(fā)揮出來，有效提升工作效率，同時有效保護紙質(zhì)人事檔案。要想將此目標順利實現(xiàn)，需要檔案管理部門提高工作效率，確保可以準確、及時傳送人事信息，使電子檔案和紙質(zhì)檔案保持同步。除此之外，還需發(fā)揮計算機的積極作用，對現(xiàn)代設(shè)備與技術(shù)（計算機、掃描儀等）的優(yōu)勢予以利用，第一時間在計算機中輸入檔案資料，再同相關(guān)技術(shù)配合，以數(shù)據(jù)資料的形式呈現(xiàn)包括文字、圖片和聲像等在內(nèi)的各項資料，并對數(shù)據(jù)格式與紙質(zhì)人事檔案做同步儲存。如此一來，便可根據(jù)需要，借助屏幕對相關(guān)內(nèi)容進行查閱，避免檔案長期翻閱而損壞。除此之外，還應(yīng)對人事檔案管理進行創(chuàng)新，但需用到計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以起到共享不同地域間的非保密檔案信息的目的，以促進工作效率提升、節(jié)省成本。

（四）提高檔案管理人員的全面素質(zhì)。事業(yè)單位需要加強人事檔案職能，以此使國家行政事業(yè)的良好發(fā)展得到保證。在事業(yè)單位中，人事檔案的地位在人員流動和體制改革中處于中間狀態(tài)?，F(xiàn)階段，人事檔案管理人員水平和素質(zhì)亟待提高，人事檔案管理工作開展受阻，因此需要領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理人員的培訓上加大力度，在對干部進行提拔任用的時候，將其作為重要參考依據(jù)，反映干部工作履歷，同時調(diào)整優(yōu)化體制。全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，有利于促進事業(yè)單位檔案管理工作順利開展。

四、結(jié)語

總之，事業(yè)單位人事檔案管理的機密性和專業(yè)性較強。新形勢下，社會發(fā)展速度不斷加快，人事制度改革不斷深入，人事檔案管理工作必須做到與時俱進，既要規(guī)范管理，同時還要大力創(chuàng)新，就新時期的人事檔案管理模式展開積極探索與深入研究。事業(yè)單位中的人事檔案管理部門應(yīng)進一步重視人事檔案管理，積極學習，大力革新，加強人事檔案管理，及時對人事檔案管理中出現(xiàn)的新問題與新情況進行研究解決，唯有如此，才能與檔案事業(yè)的發(fā)展保持同步，從而確保人事檔案管理工作順利開展。