當(dāng)前新形勢(shì)下人事檔案管理工作的優(yōu)化討論

文/陜西應(yīng)用物理化學(xué)研究所 尚文錦

干部人事檔案自身具有復(fù)雜性及獨(dú)特性，在人才的聘用、培訓(xùn)提升、評(píng)測(cè)管理、職業(yè)規(guī)劃、勞動(dòng)關(guān)系認(rèn)定等方面不可或缺。作為人力資源管理的重要參考資料，對(duì)個(gè)人職業(yè)生涯具有不可取代的作用。2018年，中共中央組織部召開(kāi)全國(guó)干部人事檔案工作會(huì)議，陳希同志批示：“干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，也是干部隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)。”人事檔案重要性逐漸提升的同時(shí)，對(duì)于人事檔案管理方面的要求也在相應(yīng)提高，伴隨著信息化社會(huì)的推動(dòng)，人事檔案管理方法的優(yōu)化顯得格外重要。

一、人事檔案管理工作中的不足

（一）重視及推廣普及程度不足。人事檔案記錄了職工的個(gè)人經(jīng)歷、專業(yè)能力、思想政治表現(xiàn)等方面的情況，是人員管理、晉升、評(píng)定、退休的重要依據(jù)。然而人事檔案的特點(diǎn)使其中出現(xiàn)的紕漏不會(huì)立刻凸顯，而是在重要環(huán)節(jié)暴露于眼前。較低的使用頻率及較長(zhǎng)的錯(cuò)誤反映周期導(dǎo)致人事檔案缺乏相關(guān)人員對(duì)其必要的重視，人事檔案的使用管理與個(gè)人、人事檔案管理人員及檔案管理單位密切相關(guān)。個(gè)人人事檔案相關(guān)知識(shí)的普及推廣工作不足會(huì)導(dǎo)致整體人員缺乏對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，從而使人事檔案原始材料在形成初期出現(xiàn)涂改、內(nèi)容缺失等問(wèn)題，從而破壞人事檔案中原始材料的可參考性，而人事檔案管理人員及檔案管理單位對(duì)檔案重視的不足則會(huì)造成檔案工作在開(kāi)展過(guò)程中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性。人事檔案的重視及推廣普及不足會(huì)影響人事檔案工作的順利開(kāi)展，增加后期工作量，影響檔案工作的進(jìn)度。

（二）硬件技術(shù)不足。伴隨著社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，人事檔案信息化也是未來(lái)的一個(gè)重要發(fā)展方向。通過(guò)人事檔案信息化可以有效解決紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存使用過(guò)程中出現(xiàn)的損耗問(wèn)題，同時(shí)可以進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案在人力資源管理中的作用，提高人事檔案在各部門間的信息聯(lián)動(dòng)。然而目前的人事檔案管理工作依舊主要圍繞著紙質(zhì)檔案進(jìn)行，經(jīng)費(fèi)不足、技術(shù)欠缺、相關(guān)設(shè)備及空間缺乏、缺少檔案信息化經(jīng)驗(yàn)及長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃等問(wèn)題是限制人事檔案信息化的主要因素。

（三）管理制度不足。陳舊的人事檔案管理制度限制了人事檔案的使用頻率及未來(lái)發(fā)展空間，而低頻使用的人事檔案又抑制了管理制度的更新優(yōu)化，從而造成惡性循環(huán)。當(dāng)前的人事檔案管理制度存在的問(wèn)題：一方面，集中在管理制度在編寫的時(shí)候沒(méi)有緊貼實(shí)際，部分政策如空中樓閣，難以落實(shí)或檔案管理單位具有完善的人事檔案管理制度卻落實(shí)不到位；另一方面，由于人事檔案使用范圍快速擴(kuò)大，與信息化結(jié)合越來(lái)越多，而管理制度仍停留在紙質(zhì)檔案的管理使用上，制度更新落后于工作要求及技術(shù)發(fā)展，以上出現(xiàn)的問(wèn)題使檔案管理制度與人事檔案使用脫節(jié)，無(wú)法真正服務(wù)于人事檔案工作。

（四）檔案管理人員專業(yè)能力不足。檔案管理人員的專業(yè)能力決定著人事檔案工作進(jìn)行的深度與廣度，人事檔案內(nèi)容貫穿過(guò)去與未來(lái)，應(yīng)用涉及生活工作多個(gè)方面，記錄大量個(gè)人重要信息，對(duì)使用及保密性具有較高要求。人事檔案的特殊性以及近幾年不斷提高的重要性需要檔案工作者具有較強(qiáng)的專業(yè)業(yè)務(wù)能力。計(jì)算機(jī)信息化發(fā)展的逐漸深入對(duì)檔案工作者計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的能力有了新的要求。當(dāng)前的檔案管理人員工作仍以傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)為主，遵照檔案管理理論知識(shí)工作。在管理方式上缺乏探索精神，信息技術(shù)專業(yè)素養(yǎng)不足，檔案管理人員的不穩(wěn)定性及檔案工作對(duì)年輕人不強(qiáng)的吸引力影響著人事檔案工作的深入開(kāi)展。

二、干部人事檔案管理工作的優(yōu)化方向

（一）提升整體人員對(duì)干部人事檔案的認(rèn)識(shí)。企業(yè)應(yīng)面向全體員工積極開(kāi)展人事檔案相關(guān)知識(shí)普及教育，教育內(nèi)容主要針對(duì)人事檔案在實(shí)際生活及工作中的應(yīng)用領(lǐng)域、起到的作用以及入檔材料在填寫過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題所造成的后果，加強(qiáng)人員對(duì)干部人事檔案的認(rèn)識(shí)程度，端正人員對(duì)人事檔案的態(tài)度，減少由于缺乏對(duì)人事檔案的重要性及檔案內(nèi)容嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致原始材料出現(xiàn)涂改、前后信息不一致等問(wèn)題。從而遏制人事檔案材料生成階段產(chǎn)生錯(cuò)誤，減少了由于材料錯(cuò)誤所帶來(lái)的大量后續(xù)證明工作，極大提升了人事檔案的準(zhǔn)確性及檔案工作效率。同時(shí)應(yīng)該提升檔案管理人員對(duì)人事檔案的重視程度，加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)及發(fā)展意識(shí)，使人事檔案工作不止局限于儲(chǔ)存整理，更多著眼當(dāng)前管理工作的優(yōu)化及未來(lái)檔案工作的發(fā)展，從而有效提高人事檔案的使用頻率、應(yīng)用領(lǐng)域及可持續(xù)發(fā)展性，優(yōu)化人事檔案在人力資源管理中的作用，使其更好地服務(wù)于人力資源管理。只有由上到下都提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，才能更順暢地推動(dòng)檔案管理工作發(fā)展及優(yōu)化。

（二）將人事檔案工作與信息化相結(jié)合。在2018年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中，明確了信息化是未來(lái)人事檔案工作的重點(diǎn)方向。通過(guò)人事檔案信息化有助于降低原始檔案的使用頻率，進(jìn)一步保證原始檔案的安全性與完整性。同時(shí)當(dāng)前人事檔案作用于工作生活的多個(gè)方面，應(yīng)用不再局限于單一部門。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法滿足新時(shí)代對(duì)于人事檔案在應(yīng)用與管理上的需求，將人事檔案信息化并結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)。一方面，可以滿足人事檔案對(duì)于即時(shí)性的要求，使人事檔案中的信息能夠快速更新，避免了信息不對(duì)稱造成的工作失誤；另一方面，通過(guò)信息化檔案優(yōu)化了人事檔案的使用，提高了檔案數(shù)據(jù)查詢效率。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)的結(jié)合使人事檔案工作更加高效精確。對(duì)于人事檔案信息化這一優(yōu)化方向，首先，應(yīng)重視檔案信息化這一未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，在人事檔案信息化之初就具有前瞻性，做出合理規(guī)劃，根據(jù)未來(lái)檔案信息化的發(fā)展方向，從檔案的材料收集到使用，結(jié)合安全快速高效等要求對(duì)人事檔案信息化的相關(guān)軟硬件技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)優(yōu)化。其次，應(yīng)提供足夠的項(xiàng)目資金用于相關(guān)技術(shù)開(kāi)發(fā)及專業(yè)人員的培養(yǎng)，充足的經(jīng)費(fèi)對(duì)后續(xù)檔案信息化的整體發(fā)展有著極大的正向推動(dòng)作用。最后，考慮到早期人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)主要針對(duì)紙質(zhì)檔案，因此配備和培養(yǎng)具有人事檔案管理及計(jì)算機(jī)專業(yè)背景的相關(guān)人員是重要的一環(huán)。

（三）人事檔案管理制度優(yōu)化。在加強(qiáng)人事檔案制度化管理落實(shí)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況及未來(lái)發(fā)展方向?qū)θ耸聶n案的管理制度進(jìn)行調(diào)整，可以有效提升人事檔案在人力資源管理方面的利用價(jià)值。嚴(yán)格按照制度要求做好人事檔案的移交、整理、使用工作，同時(shí)建立人事檔案分級(jí)管理制度，各部門與企業(yè)檔案負(fù)責(zé)人員共同對(duì)人事檔案負(fù)責(zé)，互相監(jiān)督，分散檔案工作壓力，促進(jìn)檔案工作精準(zhǔn)高效開(kāi)展。針對(duì)人事檔案信息化的未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，紙質(zhì)與數(shù)字化人事檔案并行的新模式對(duì)管理制度提出了新的挑戰(zhàn)，如何在享受信息化帶來(lái)的便利的同時(shí)，保證人事檔案的安全性不受影響，是今后人事檔案管理制度優(yōu)化所要考慮的方向。

（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)能力提升。人事檔案中不同時(shí)間段的材料具有其時(shí)代的特殊性，需要檔案管理人員熟悉人事檔案使用期間的相關(guān)政策要求及變動(dòng)，檔案管理人員自身專業(yè)性應(yīng)該得到重視，人事檔案材料收集，檔案審核，檔案查詢使用等都是檔案管理人員應(yīng)該關(guān)心的，人事檔案管理人員應(yīng)針對(duì)人事檔案工作涉及的常規(guī)方面開(kāi)展深入交流學(xué)習(xí)，同時(shí)結(jié)合實(shí)際與未來(lái)發(fā)展方向推陳出新，檔案工作人員隊(duì)伍應(yīng)吸納新鮮血液，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)的結(jié)合，更好地順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展，推動(dòng)人事檔案整體工作的發(fā)展。檔案管理人員在提升自身業(yè)務(wù)能力的同時(shí)，也應(yīng)該重視后續(xù)工作人員的培養(yǎng)，尤其是在檔案工作交接過(guò)程中，涉及交接的雙方檔案管理人員不應(yīng)僅僅關(guān)注檔案數(shù)量等基礎(chǔ)問(wèn)題，還應(yīng)對(duì)涉及檔案材料中的政策變動(dòng)導(dǎo)致的歷史問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)對(duì)接，使后續(xù)工作開(kāi)展順暢，減少由于管理人員變更信息斷層造成前期檔案問(wèn)題無(wú)法解決，加大后續(xù)工作量的情況發(fā)生。

三、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案是人力資源管理重要的參考資料，無(wú)論對(duì)于個(gè)人還是企業(yè)都具有不可替代的作用。新時(shí)期逐漸提高的人事檔案管理要求以及快速發(fā)展的數(shù)字科技都對(duì)人事檔案管理提出了更嚴(yán)更高的要求，必要的管理方式優(yōu)化可以有效促進(jìn)人事檔案工作向更安全、更高效、更全面的方向發(fā)展。如何在建立健全管理制度的情況下積極推動(dòng)相關(guān)制度落實(shí)，緊跟時(shí)代與科技的發(fā)展創(chuàng)新人事檔案管理新思想新辦法，是接下來(lái)人事檔案管理工作者需要思考的。