企業(yè)電子檔案的推進(jìn)與實(shí)際保密探析

文/陜西凌云電器集團(tuán)有限公司 樊新華

企業(yè)的檔案是企業(yè)科學(xué)決策的依據(jù)，是企業(yè)的重要資源，與企業(yè)的體制、管理和改革等活動(dòng)有著密切的聯(lián)系。社會(huì)在進(jìn)步，科技在發(fā)展，信息技術(shù)也發(fā)生了巨大的變化，電子文件檔案將成為未來(lái)檔案的主體。企業(yè)早已進(jìn)入“無(wú)紙化”辦公流程，員工之間通過(guò)郵件的形式來(lái)進(jìn)行相互溝通，工作流程進(jìn)入電子化、網(wǎng)絡(luò)化的新發(fā)展階段?，F(xiàn)階段做好檔案管理工作，是延長(zhǎng)檔案壽命，更長(zhǎng)久發(fā)揮檔案作用的有效途徑。除原有的紙質(zhì)檔案，特殊載體檔案不斷增多，企業(yè)的檔案信息逐漸向電子化、數(shù)字化發(fā)展，以磁、電、光等介質(zhì)為信息載體形成所謂的電子文件檔案。電子文件檔案在企業(yè)管理中普遍使用，檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)檔案保護(hù)研究，認(rèn)真做好檔案保護(hù)工作，是當(dāng)前十分緊迫的一項(xiàng)任務(wù)。

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

（一）載體的變化。隨著特殊檔案載體的增多，企業(yè)檔案載體呈現(xiàn)多樣化，檔案制成載體材料已從過(guò)去單一的紙張型擴(kuò)大到光盤、硬盤、磁盤等多種載體形式，檔案記錄材料也發(fā)生了很大的改變。例如企業(yè)在科研生產(chǎn)過(guò)程中利用計(jì)算機(jī)軟件繪制出大量的電子圖紙，這些圖紙從設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改等方面會(huì)比紙質(zhì)圖紙要方便、省時(shí)、省力。

（二）檔案的分類。企業(yè)原有的檔案分類方式被打破，取而代之以專門的系統(tǒng)管理軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)籌，文書檔案、科技檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、儀表檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)檔案都會(huì)用專業(yè)的系統(tǒng)軟件負(fù)責(zé)管理。例如企業(yè)的財(cái)務(wù)人員利用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)算、統(tǒng)計(jì)、收支狀況等方面的管理；企業(yè)管理人員利用辦公軟件加速信息流轉(zhuǎn)，方便快捷地共享信息，高效協(xié)同工作；設(shè)備管理軟件讓企業(yè)所有的設(shè)備、儀器儀表的采購(gòu)、借用、維修、保養(yǎng)、報(bào)廢等實(shí)現(xiàn)全局統(tǒng)籌，提高測(cè)量設(shè)備的利用率；考勤軟件提供精確和實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)，大大減少了人工核對(duì)的時(shí)間和誤差；人事管理系統(tǒng)軟件提供快捷的查詢手段，讓企業(yè)人事管理部門可輕松便利進(jìn)行人力資源的發(fā)展和規(guī)劃，提高企業(yè)人事管理的效率?？傊?，企業(yè)的檔案從原來(lái)單一類的紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變成以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，設(shè)立電子管理系統(tǒng)，企業(yè)檔案信息的分類根據(jù)管理者的工作需要隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目，檔案的分類也將更科學(xué)、更規(guī)范、更實(shí)用。

（三）管理方式的變化。企業(yè)有獨(dú)立的檔案管理部門，各個(gè)部門在年初匯集本部門的資料按年份按類別提交給企業(yè)的檔案管理部門，檔案管理部門再分門別類進(jìn)行整理存放。由于電子文件具有特殊性，因此電子文件的收集、歸檔和保管也不同于紙質(zhì)文件，凡具有憑證、依據(jù)和參考價(jià)值的，與歸檔紙質(zhì)文件相應(yīng)的電子文件都是收集的范圍。企業(yè)參照國(guó)家有關(guān)文件制定《歸檔電子文件管理辦法》（Q/WQ 217-2009），詳細(xì)規(guī)定歸檔設(shè)計(jì)文件中電子文件的歸檔、保管、更改、使用和設(shè)備等要求，電子文件的接收和管理要根據(jù)電子文件產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)和外部使用方式選擇不同的存儲(chǔ)載體，形成有機(jī)結(jié)合體，對(duì)電子文件進(jìn)行有效管理。

二、管理工作中面臨的問(wèn)題

（一）歸檔程序不夠完善。企業(yè)在購(gòu)置辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件時(shí)，檔案管理人員和檔案使用人員沒(méi)有參與，而大部分辦公管理軟件只設(shè)計(jì)邏輯歸檔功能，沒(méi)有物理歸檔，在使用過(guò)程中沒(méi)有制訂切實(shí)可行的歸檔程序，檔案管理人員和檔案使用人員對(duì)電子文件的歸檔依舊延續(xù)傳統(tǒng)的歸檔方法，沒(méi)有一個(gè)全面統(tǒng)籌的認(rèn)識(shí)。也就是說(shuō)電子文件生成時(shí)存在的位置、大小、名稱，歸檔后仍未改變，沒(méi)有把歸檔的電子文件集中脫機(jī)存放，一旦辦公系統(tǒng)出現(xiàn)故障，電子文件就會(huì)被破壞，甚至全部丟失，造成無(wú)法挽回的局面。

（二）載體不安全。就目前而言，電子文件都是保存在計(jì)算機(jī)硬盤上，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，硬盤上的數(shù)據(jù)就會(huì)遺失。有的部門為了方便攜帶，把電子文件存儲(chǔ)在光盤上，但光盤易磨損，光盤的使用次數(shù)、可靠性和保存期限都存在著較大問(wèn)題。

（三）生成的數(shù)據(jù)環(huán)境依賴度高。電子文件的生成環(huán)境是很復(fù)雜的，并且很多電子文件對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的設(shè)備（使用的計(jì)算機(jī)等級(jí)）、環(huán)境（溫濕度）、條件（計(jì)算機(jī)支持的硬件和軟件的版本）、協(xié)議（計(jì)算機(jī)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議）都具有很強(qiáng)的依賴性。一些部門保留電子文件時(shí)，沒(méi)有注意保存其軟件運(yùn)行、數(shù)據(jù)產(chǎn)生及設(shè)備條件等方面的參數(shù)，如果某系統(tǒng)被破壞，那么由此系統(tǒng)生成的電子文件就可能難以讀取數(shù)據(jù)。

（四）電子文件管理沒(méi)有統(tǒng)籌計(jì)劃。目前，企業(yè)中各部門對(duì)電子文件的管理處于“各自為政”的狀態(tài)，沒(méi)有統(tǒng)一的管理辦法來(lái)制約，檔案管理工作人員常常處于“你歸檔多少，我就接收多少”的被動(dòng)局面，再加上一些部門對(duì)電子文件的歸檔未制訂規(guī)章制度，致使在歸檔過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案流失的現(xiàn)象。

（五）業(yè)務(wù)人員不固定。企業(yè)檔案具有專業(yè)性、操縱性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求必須要有相對(duì)固定的專業(yè)人員開(kāi)展檔案管理工作。但目前除產(chǎn)品、科研、財(cái)務(wù)等檔案由專門的檔案管理人員管理，其他人事、設(shè)備、儀表檔案管理人員均為兼職，兼職人員各自都有本職工作，客觀上很難抽出時(shí)間和精力兼顧檔案工作，“兼而不管”的現(xiàn)象普遍存在。兼職人員流動(dòng)性大，無(wú)法相對(duì)固定，如果工作銜接不到位，必然就會(huì)有工作不熟悉、工作流程不了解等情況發(fā)生，直接造成檔案工作不能保質(zhì)保量，無(wú)法按要求、有計(jì)劃、有成效地開(kāi)展。

三、電子檔案與保密應(yīng)用

近幾年國(guó)家頒布有關(guān)電子檔案的保密規(guī)定，企業(yè)的電子文件在保密方面分為兩類：涉密電子文件和非涉密電子文件，涉密電子文件的安全防護(hù)和如何正確使用非涉密電子文件，已引起國(guó)家和企業(yè)的高度重視。

（一）集中存儲(chǔ)，科學(xué)防范。電子文件的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，通信和計(jì)算機(jī)技術(shù)的突飛猛進(jìn)也給保密和保密技術(shù)帶來(lái)巨大的沖擊和挑戰(zhàn)。以前電子文件的儲(chǔ)存、使用和流轉(zhuǎn)具有隨意性，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身具有不穩(wěn)定性和開(kāi)放性，給電子文件的安全保密管理工作帶來(lái)困擾。但隨著保密技術(shù)的日益提高，涉密人員對(duì)涉密電子文件的儲(chǔ)存、使用和流轉(zhuǎn)要依據(jù)《保守國(guó)家秘密法》的規(guī)定，明確涉密電子文件的知悉范圍，并防止涉密電子信息被泄露或被非法利用。

（二）等級(jí)分類，精細(xì)管理。一是對(duì)涉密人員分類管理。在涉密崗位工作的人員分為核心涉密人員、重要涉密人員和一般涉密人員，按照人員涉密程度實(shí)行分類管理。所有涉密人員必須遵守涉密權(quán)限，上崗前必須參加保密教育培訓(xùn)，與單位簽訂保密承諾書，嚴(yán)格遵守保密規(guī)章制度。二是依法依規(guī)，嚴(yán)格知悉范圍。對(duì)涉密人員分類管理主要依據(jù)涉密崗位的不同進(jìn)行，涉密信息、定密等級(jí)嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)規(guī)定要求確定。涉密崗位應(yīng)當(dāng)依據(jù)工作需要確定，且控制在履行職責(zé)所必需的最低限度，以最大限度地控制涉密人員規(guī)模，實(shí)現(xiàn)涉密信息知悉范圍最小化。三是嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，把好入口。涉密人員上崗審查，是涉密人員分類確定有效管理的前提，單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把握涉密人員分類確定和上崗審查標(biāo)準(zhǔn)，按照程序準(zhǔn)確合理確定涉密崗位、人員和涉密等級(jí)。

（三）強(qiáng)化意識(shí)，鑄牢防線。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，涉密人員的保密教育培訓(xùn)工作是涉密人員保密管理的重要組成部分，依據(jù)生產(chǎn)企業(yè)涉密人員的工作性質(zhì)和崗位特點(diǎn)，做好涉密人員的保密教育管理，開(kāi)展必要的保密教育培訓(xùn)，并根據(jù)涉密人員等級(jí)確定具體培訓(xùn)內(nèi)容和時(shí)間。新修訂的《保密法》是涉密人員共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)，截至2013年4月，國(guó)家保密局發(fā)布的現(xiàn)行有效的保密標(biāo)準(zhǔn)共31個(gè)，與國(guó)家法律法規(guī)、企業(yè)的規(guī)章制度共同構(gòu)成了現(xiàn)代企業(yè)保密管理的重要基礎(chǔ)，在企業(yè)工作中發(fā)揮重要作用，這就需要所有涉密人員認(rèn)真學(xué)習(xí)保密的法律法規(guī)，進(jìn)一步完善國(guó)家、企業(yè)保密標(biāo)準(zhǔn)體系，并加大國(guó)家、企業(yè)保密法規(guī)的宣貫力度。

隨著檔案管理技術(shù)水平的不斷提高，其中數(shù)字化和信息化程度在不斷加深，因此電子檔案的保密管理工作正面臨著更多的考驗(yàn)，因此檔案管理人員應(yīng)牢固樹(shù)立保密意識(shí)，更新工作觀念，大膽創(chuàng)新，努力學(xué)習(xí)新型保密技術(shù)與方法，確保數(shù)字化檔案的保密工作，形成高效、安全的保密工作體系，努力提升檔案管理的保密水平。