淺談對于檔案保密工作的思考

文/云南省公路科學技術研究院 王青

一、檔案保密工作的重要性

事業(yè)單位做好檔案保密工作有著非常重要的作用，因為對于一些特殊性質(zhì)的事業(yè)單位來說，其中一些檔案內(nèi)容可能與社會發(fā)展有關。所以相關單位應該提高對檔案保密工作的重視，并加強管理的力度。除此之外，檔案保密工作還與個人信息有關，所以全社會應該自覺提高對檔案保密的重視。

二、當前檔案保密工作的現(xiàn)狀

（一）立卷歸檔和文檔保密工作不匹配。對當前我國檔案保密工作的實際情況進行分析可以發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)事業(yè)單位采用“四分法”進行立卷歸檔工作，但是在實際的使用過程中，此種方法存在著一定的局限性。在檔案保密工作的進行過程中，使用此種方法很容易出現(xiàn)相關技術操作問題——涉密文件資料和非涉密文件資料經(jīng)常出現(xiàn)混亂保存的現(xiàn)象。通過對保管的資料進行檢查，可以發(fā)現(xiàn)，其中存有一定數(shù)量的涉密文件，但是這些文件上并沒有相關的涉密標志，這就會導致檔案和保密出現(xiàn)嚴重的偏差，檔案管理的保密性得不到有效的保障。

（二）檔案管理部門和保密部門責任取向有差別。在當前我國檔案保密工作中，存在的另一個嚴重問題就是檔案管理部門和保密部門兩者之間的責任取向沒有進行統(tǒng)一。一般情況下，檔案管理部門只負責檔案的管理和使用問題，而保密部門的工作內(nèi)容則是對檔案文件進行保密，尤其是一些比較重要的文件，更要加強保密的力度。檔案保密部門和管理部門兩者之間產(chǎn)生責任不統(tǒng)一的主要原因是：兩個部門雖然嚴格按照規(guī)定進行工作，但是在工作的過程中卻缺少了必要的交流和溝通，沒有對相關工作進行協(xié)調(diào)，這樣一來就會導致管理部門和保密部門出現(xiàn)責任取向不統(tǒng)一的現(xiàn)象。而且如此一來，還有可能增加保密工作的難度，不利于保密工作順利進行。

（三）檔案管理工作人員缺乏工作意識。在最近幾年的發(fā)展過程中，事業(yè)單位的檔案管理部門雖然已經(jīng)有效提高了對檔案保密工作的重視，并且也結合實際情況采取了一些措施，但是在實際的實施過程中，仍然存在著一些問題。在實際的檔案保密工作中，很多工作人員缺少責任意識，對于檔案保密工作產(chǎn)生了懈怠，也沒有較強的工作主動性，這就會在一定程度上阻礙檔案保密工作的發(fā)展。除此之外，因為沒有強烈的責任意識，所以有些檔案管理人員在工作中有可能會出現(xiàn)秘密文件泄露的現(xiàn)象，而此種情況對于檔案保密工作來說，可能會產(chǎn)生重大的損失。

三、加強檔案保管過程中保密力度

（一）管理檔案庫中的保密工作。首先，為了保證檔案保密工作的質(zhì)量，應該選擇一個合適的檔案管理庫房，在選擇地址的過程中，應該嚴格遵守相關設計標準和要求，保證檔案管理庫的建設質(zhì)量。此外，在實際的設計過程中，還需要將檔案閱覽室和檔案管理室分開。其次，為了進一步提高檔案保密工作的效果，保證檔案的安全性，還應該在庫房中安裝防盜門、報警鈴以及煙霧報警裝置和監(jiān)控設備等。最后，事業(yè)單位可以安排專門的工作人員對檔案管理庫進行管理，并制定嚴格的管理制度，從而進一步保證檔案保密工作順利進行。

（二）明確檔案管理期限和保密期限。在當前檔案保密工作中，檔案保管期限需要遵循的原則是，能夠有效地對檔案內(nèi)容的實際作用和歷史作用進行區(qū)分，然后結合實際的情況和工作需求對檔案保管的價值進行分析和確定，最后設置合理的檔案保管期限，提高檔案保密工作的質(zhì)量。

（三）加強對工作人員的培訓力度。在實際的檔案保密工作中，為了進一步提高檔案保密工作的效果，相關的管理人員應該不斷提高自身的責任意識，明確工作職責的重要性，并在實際的工作崗位中加強對機密檔案的管理力度。例如，在移除或者銷毀一些機密檔案時，應該首先向上級報告，經(jīng)過同意之后再按照相關規(guī)定進行處理。在沒有經(jīng)過審核的情況下，任何工作人員都不得對機密檔案進行翻閱和使用。除此之外，如果在實際的檔案保密管理工作中出現(xiàn)檔案泄密的現(xiàn)象，相關工作人員要立即對出現(xiàn)問題的原因進行調(diào)查，然后結合實際情況制定合理有效的補救措施。相關的工作人員在實際工作中，還應不斷提高自己的學習能力，掌握更多有關工作需要的技能，有效提高檔案保密工作的效果，避免出現(xiàn)機密檔案泄露的現(xiàn)象。

（四）做好有關檔案密級的調(diào)整工作。為了有效地對重要的檔案進行保管，我國已經(jīng)頒布了相關的保密法律，所以相關事業(yè)單位在進行檔案保密的過程中要嚴格遵守法律規(guī)定。在實際工作中還要把握其中的工作重點。第一，要嚴格按照相關的保密規(guī)范標準和涉密內(nèi)容規(guī)定進行檔案保密工作，這樣一來，才能做到有法可依，有效減少工作過程中存在的問題。第二，要做好機密文件的鑒定工作。明確區(qū)分保密文件和非保密文件，確定哪些文件可以對外、哪些文件不能對外開放等。

四、做好檔案利用中的保密工作

（一）加強制度建設。要想做好檔案保密工作，首先應該結合實際情況和要求建立健全的制度，對檔案的使用情況進行嚴格的規(guī)定。與此同時，對于不同的工作人員還應該結合實際使用情況制定不同的審批程序，保證在不泄露檔案的情況下，對檔案進行科學合理的利用。

（二）加強人才隊伍的建設力度。為了保證檔案利用過程中相關保密工作的質(zhì)量，還應該加強人才隊伍的建設力度，所以相關工作人員必須要有高度的安全責任意識和較高的職業(yè)素養(yǎng)。第一，政治素質(zhì)。在實際的工作崗位中具有較強的責任感，并且熱愛檔案管理工作。第二，業(yè)務素質(zhì)。相關工作人員不僅要具備扎實的專業(yè)知識內(nèi)容，還應該對需要保管的檔案內(nèi)容進行全面了解，善于發(fā)現(xiàn)和分析問題，并及時進行總結，能夠獨自處理工作中存在的問題，并減少日后問題的發(fā)生率，有效提高檔案利用過程中保密工作的效果。

（三）加強監(jiān)督管理的力度。為了進一步加強監(jiān)督和管理的力度，可以在檔案保管場所安裝監(jiān)控設備，這樣一來，就能夠?qū)崟r對檔案的情況進行了解。第一，在實際的工作過程中，事業(yè)單位還需要加強檔案保密規(guī)定的宣傳力度，提高人們的責任意識。第二，要善于觀察，對每一個可能存在的問題及時發(fā)現(xiàn)和處理。第三，對檔案使用者的情況進行全面了解，在使用者歸還檔案時要立即進行檢查，尤其是使用者查閱的內(nèi)容要進行重點關注，避免在檔案歸還時出現(xiàn)被損壞的現(xiàn)象。如果存在上述的行為，要立即向上級領導報告，及時解決和處理。

五、做好開放檔案的保密工作

（一）加強對檔案的審查力度。在檔案保密工作中，審查工作是其中重要的工作內(nèi)容，也是開放檔案工作中的關鍵環(huán)節(jié)。加強檔案開放工作的審查力度，需要結合實際中對檔案的開放程度進行科學合理的判斷，保證能夠控制在一個合理的范圍內(nèi)。第一，要進行初審工作。相關的檔案工作人員需要按照規(guī)定和要求，審查處于開放期限內(nèi)的檔案，然后結合實際情況對檔案的開放程度進行一個大致的判斷。第二，要進行中審工作。此項工作需要有較高工作能力的工作人員進行，主要工作內(nèi)容就是加強對初審中沒有判定開放使用檔案的審查力度，然后再進行確定。第三，要進行終審工作。此項工作需要由相關單位的領導進行審查，然后結合實際情況進行全面的分析，最終決定是否開放檔案。

（二）做好相關的解密工作。在檔案保密工作中，保密檔案是有級別劃分的，如果對檔案進行級別劃分，需要結合相關的法律規(guī)定進行。在檔案保密工作中，劃分檔案密級的目的是工作人員能夠結合實際情況和檔案的密級從而進行不同的管理工作，最大限度保證檔案保密工作的效果。在實際的檔案保密工作中，保密是時刻在變化的，如果檔案超過了需要保密的期限，就可以不再進行保密，繼續(xù)進行保密沒有任何價值。所以對于一些已經(jīng)超過保密期限的檔案，可以實施開放文件管理，這樣一來就能夠有效保證檔案保密工作的時效性。

六、加強對電子檔案的管理力度

隨著當前我國科學技術的不斷發(fā)展和進步，在檔案管理工作中，電子檔案逐漸出現(xiàn)在人們的視野中，并且受到了廣泛的使用。在管理電子檔案的過程中，電子檔案有著保存時間比較長，而且使用過程非常方便、不易損壞等多種特點。

首先，為了直面科學技術的沖擊，相關的檔案管理工作人員需要做好基礎的檔案管理工作，然后結合當前實際，不斷學習有關電子檔案管理的新技術。其次，相關的事業(yè)單位應該提高對檔案管理工作人員信息技術水平的重視，定期舉行培訓，從而提高工作人員的技能水平。在管理電子檔案的過程中，因為網(wǎng)絡中存在著多種不確定的因素，對于一些機密性比較高的文件來說，存在著較大的不確定性，機密檔案的安全風險非常高，所以應該加強對網(wǎng)絡安全的應對。在對一些機密檔案進行保密的過程中，應該使用專門的計算機系統(tǒng)或者是信息設備，不能將涉密文件和非涉密文件混為一談。最后，為了進一步保障涉密檔案的安全性，可以對涉密文件保管設備進行斷網(wǎng)的方法，這樣一來，能夠有效加強網(wǎng)絡安全防范，外部人員無法對電腦進行入侵。此外，還可以安排專門的工作人員對網(wǎng)上檔案進行檢查，避免出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)載或者是被未經(jīng)審核的人利用。要對帶有數(shù)據(jù)信息的硬盤等進行統(tǒng)一的處理和銷毀，個人不能私自進行處理，避免機密檔案信息泄露。

七、結語

綜上所述，當前我國的檔案保密工作還存在著一定的問題，如檔案管理部門和保密部門工作責任不統(tǒng)一、工作人員職業(yè)素養(yǎng)較差等，但是只要相關單位加強對檔案保管過程、利用過程以及開放過程中的保密力度，就能有效提高檔案保密工作的效果，并進一步保證檔案的安全性。