中職檔案管理模式思考

文/青島幼兒師范學(xué)校 孫毅

檔案管理對(duì)中職學(xué)校的教學(xué)管理是非常重要的，對(duì)學(xué)校的教育以及社會(huì)服務(wù)等各方面都具有一定的參考價(jià)值，而在實(shí)際工作中卻很容易被忽略，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多不同的問題，將嚴(yán)重影響到檔案管理在實(shí)際教育教學(xué)當(dāng)中的應(yīng)有作用。隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，中職學(xué)校對(duì)檔案更為依賴，這也給檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。

一、中職檔案管理存在的問題分析

對(duì)中等職業(yè)學(xué)校來說，教育科研等各種任務(wù)都是為了培養(yǎng)專業(yè)人才，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展，在教學(xué)的過程中形成各類不同的檔案信息，真實(shí)記錄學(xué)校發(fā)展的過程。認(rèn)清學(xué)校形勢(shì)，對(duì)學(xué)校未來發(fā)展決策都是具有非常重要作用的，比如財(cái)務(wù)檔案可以有效地反映出學(xué)校在財(cái)務(wù)方面的收支情況，以及固定資產(chǎn)的情況等；學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生的生源以及教學(xué)質(zhì)量等各方面情況都能夠予以真實(shí)反映，也可以為畢業(yè)生就業(yè)的單位提供服務(wù)；教師業(yè)務(wù)檔案能夠有效地記錄教師在實(shí)際教學(xué)時(shí)所獲得的科研價(jià)值與成果，對(duì)教師的業(yè)務(wù)評(píng)定以及獎(jiǎng)懲具有很高的參考價(jià)值，所以必須對(duì)各類檔案進(jìn)行合理管理。隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來，檔案信息對(duì)中職學(xué)校的發(fā)展將體現(xiàn)出更加重要的作用，并且對(duì)管理人員也是很大挑戰(zhàn)，因此需要及時(shí)認(rèn)清形勢(shì)，不斷解決目前工作中存在的問題，讓信息價(jià)值能夠體現(xiàn)出來。

（一）檔案信息缺乏多元化載體。目前在我國(guó)中職學(xué)校中，對(duì)于檔案的存放一般需要設(shè)置專門檔案館或者檔案室，且檔案的形式主要是紙質(zhì)檔案。隨著我國(guó)招生數(shù)量的不斷增加，檔案信息的積累導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存需要更多的空間。在檔案積累到一定數(shù)量的時(shí)候，便需要擴(kuò)建檔案館或者銷毀一些陳年舊檔案，使得資源浪費(fèi)現(xiàn)象比較嚴(yán)重，給檔案管理人員在檔案收集分類以及整理維護(hù)等各方面加重了勞動(dòng)負(fù)荷?？梢哉f，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在一定程度上會(huì)制約整個(gè)檔案的管理工作及發(fā)展。

（二）校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。目前隨著檔案電子化以及網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)必須更加重視檔案管理工作，同時(shí)也需要具備檔案管理工作的基本理論知識(shí)與政治素養(yǎng)，還要擁有比較基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員等。由于在很長(zhǎng)時(shí)間之內(nèi)，檔案管理工作未給予重視，因而導(dǎo)致我國(guó)目前中職學(xué)校檔案管理人員的整體素養(yǎng)難以獲得提升，甚至有些檔案管理人員是由其他崗位人員所兼職的，不能保障管理工作的實(shí)際質(zhì)量獲得提升，而且檔案管理人員大部分年紀(jì)偏大，對(duì)檔案管理的知識(shí)及技術(shù)的了解不足，導(dǎo)致目前檔案管理落后于學(xué)校及社會(huì)對(duì)檔案的實(shí)際需求。

二、優(yōu)化中職檔案管理工作的策略分析

（一）建立完善的檔案管理機(jī)制。首先，需要健全檔案管理制度，讓學(xué)校檔案管理工作有據(jù)可依。目前中職學(xué)校檔案梳理工作一般由各部門自立卷之后上交檔案館，這樣做存在一定弊端，個(gè)別部門對(duì)檔案管理工作配合不到位，消耗很多的資源和人力，甚至有些部門在實(shí)際工作當(dāng)中總是找各種理由進(jìn)行推脫，或是延期進(jìn)行檔案的收集與上交，很多檔案在進(jìn)行歸檔立卷時(shí)并不及時(shí)，工作效率也極其低下。在對(duì)檔案文件進(jìn)行保存使用的時(shí)候，即使資料到了指定歸還的日期，卻未予以歸還。還有一些資料在使用之后受到破壞或是殘缺不全，甚至有些檔案資料出現(xiàn)遺失等問題，無法對(duì)檔案從收集到使用過程進(jìn)行全面的約束及監(jiān)督，使檔案管理工作較為雜亂，因此需要將所有檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理。同時(shí)，對(duì)不同的檔案資料進(jìn)行分門別類區(qū)別對(duì)待。其次，需要健全中職學(xué)校檔案管理制度，把比較復(fù)雜的檔案管理工作科學(xué)分離開來，真正落實(shí)到人，并且把責(zé)任制與績(jī)效工資以及職位遷升等各方面緊密聯(lián)系在一起，嚴(yán)格對(duì)檔案進(jìn)行管理；與此同時(shí)，檔案館或者檔案室也要建立獨(dú)立的組織與機(jī)構(gòu)，確保檔案管理人員全職工作，避免由其他崗位人員兼職，從而保障檔案管理工作的高效性以及檔案信息的保密性。

（二）加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)溝通。各部門之間的溝通是檔案管理工作獲得提升的一個(gè)重要方式。目前我國(guó)檔案管理受到各部門不配合的制約，因此很難健康發(fā)展。必須要求領(lǐng)導(dǎo)干部充分了解檔案管理工作的重要性，以及對(duì)學(xué)校發(fā)展產(chǎn)生的作用，定期組織各部門工作人員學(xué)習(xí)檔案法的相關(guān)內(nèi)容，用以提高人們對(duì)檔案管理方面的法制觀念。同時(shí)也要組織一些大型的講座等，有助于工作人員對(duì)檔案管理有充分的認(rèn)識(shí)。只有從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都重視學(xué)校的檔案管理工作，才能夠真正使檔案管理工作不斷與教學(xué)改革的步伐相適應(yīng)。從而使檔案管理工作獲得全面提升，為了盡量讓檔案設(shè)施建設(shè)落到實(shí)處，防止一些奠基性的材料缺失，學(xué)校的教學(xué)檔案要統(tǒng)一保存以及科學(xué)管理。各部門要配合檔案管理工作，配備一些責(zé)任心較強(qiáng)，同時(shí)對(duì)學(xué)校的工作比較熟悉，了解辦學(xué)規(guī)律的，并且具有優(yōu)秀政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的工作人員，負(fù)責(zé)相關(guān)的檔案管理工作。始終健全工作人員崗位責(zé)任制以及檔案室的管理制度，同時(shí)也要嚴(yán)格地按照規(guī)章制度來辦事。另外，硬件建設(shè)也是非常重要的，能夠讓檔案工作水平獲得提高，讓檔案管理質(zhì)量有所保障的硬件要配妥。使檔案材料的保管更加安全，利用起來更加方便，能夠得到更加規(guī)范的管理。

（三）加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。一直以來，我國(guó)的中職學(xué)校檔案管理都是以手工作業(yè)的方法，把檔案收集之后，以手工進(jìn)行分類編碼，并使用手工簽字的方式進(jìn)行登記，這樣不但會(huì)造成檔案管理人員勞動(dòng)力增加，而且還會(huì)受到人為因素的影響，很難真正保障工作精細(xì)程度，這都會(huì)導(dǎo)致檔案在進(jìn)行檢索的時(shí)候查詢困難，以及經(jīng)常產(chǎn)生分類出錯(cuò)的現(xiàn)象，無法對(duì)每一個(gè)檔案資料的實(shí)際狀態(tài)進(jìn)行跟蹤，且工作效率比較低，工作質(zhì)量也難以提升。檔案管理工作現(xiàn)代化主要包括觀念與現(xiàn)代化技術(shù)，這二者缺一不可。首先，需要正確了解檔案管理工作，在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該樹立檔案管理工作整體的發(fā)展方向，同時(shí)要建立與現(xiàn)代化檔案管理相互適應(yīng)的管理系統(tǒng)，并且盡量提升對(duì)檔案管理方面的人力、物力以及各方面資源的投入。讓檔案管理工作順利進(jìn)行。其次，要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)等，在對(duì)檔案文件科學(xué)分類的前提之下，將所有檔案信息都進(jìn)行數(shù)字化處理，以電子檔案的方式儲(chǔ)存在檔案室的硬盤當(dāng)中。與此同時(shí)，對(duì)于相對(duì)重要的信息，要盡量使用無紙化和紙質(zhì)化進(jìn)行共存的儲(chǔ)存方式，從而盡量讓管理更加嚴(yán)格。

（四）提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。管理人員在中職學(xué)校的檔案管理工作中是非常重要的主體，對(duì)檔案管理的具體狀況能夠起到重要的影響作用，特別是隨著檔案管理現(xiàn)代化步伐的不斷加快，各種不同電子檔案的使用和檔案共享的網(wǎng)絡(luò)化對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理的方式都將造成極大的沖擊，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，讓檔案管理人員能夠滿足目前現(xiàn)代化的檔案管理工作需要是非常重要的一件事，所以必須盡量提升對(duì)相關(guān)工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，采用崗位競(jìng)爭(zhēng)的方式，適當(dāng)淘汰素質(zhì)較差且責(zé)任心比較低的工作人員。文檔管理是一個(gè)專業(yè)性相對(duì)比較高的工作，管理人員需要有比較高的工作責(zé)任心以及職業(yè)道德。要始終堅(jiān)持求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度以及樂于奉獻(xiàn)的工作精神。要擁有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)理論和科技知識(shí)，同時(shí)也要有現(xiàn)代化的手段以及先進(jìn)的管理方法來進(jìn)行基本的管理，要了解《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)。管理人員要充分了解自己，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是自己需要盡到的法律責(zé)任以及義務(wù)，要明確文件材料的基本構(gòu)成以及整理還有鑒定等。建立一個(gè)檔案管理組織方面的領(lǐng)導(dǎo)體系，提升對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)以及考察力度，不斷提升檔案管理工作水準(zhǔn)。同時(shí)，也要注重建立一個(gè)長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制?？梢詤⒓赢?dāng)?shù)貦n案局舉辦的各種不同類型的專業(yè)培訓(xùn)班，建立教育激勵(lì)機(jī)制，讓檔案人員能夠?qū)I(yè)教育和技術(shù)支撐相互掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的，不能給予職稱評(píng)定。對(duì)檔案工作實(shí)施績(jī)效考核評(píng)估機(jī)制，把檔案工作進(jìn)行更加精確的量化，將優(yōu)秀或是其他評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)作考核結(jié)果。對(duì)于一些表現(xiàn)比較突出的部門，要進(jìn)行物質(zhì)精神獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)一些表現(xiàn)有問題的部門要追究責(zé)任。對(duì)一些嚴(yán)重違紀(jì)違法的工作人員給予嚴(yán)厲的處罰，同時(shí)讓檔案工作者清楚，自己的工作成績(jī)和單位生存發(fā)展是有直接關(guān)系的，從而使自己的工作活力得以增加，盡量挖掘自身潛力，積極參加培訓(xùn)活動(dòng)。工作人員要不斷更新自己的知識(shí)，全面提升自己在檔案管理方面的業(yè)務(wù)能力，使職業(yè)水準(zhǔn)獲得全方位的提升。

三、結(jié)語

綜上所述，中職學(xué)校在檔案管理過程中，對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)工作都具有比較重要的輔助作用，所以校領(lǐng)導(dǎo)需要重視檔案管理工作，能夠從思想與制度、人員與硬件設(shè)施等各個(gè)方面采取有效的措施，促進(jìn)檔案工作在教育教學(xué)的過程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。