論新時代高校檔案管理工作的變革

文/四川國際標榜職業(yè)學院 任怡杉

從時代背景來看，當前各行各業(yè)的發(fā)展都離不開互聯(lián)網(wǎng)技術、大數(shù)據(jù)等新技術的應用。對于高校檔案管理工作來說，必須要正確意識到時代發(fā)展的變化，從而把握好高校檔案管理工作面臨的新趨勢，從思想觀念轉變、檔案管理技術提升、檔案數(shù)據(jù)安全和使用、人才的引入等方面不斷進行檔案管理工作的變革，從而提高高校檔案管理工作的效率，保證檔案管理工作的質量，為高校的高效運轉提供保障。

一、高校檔案管理的重要性分析

（一）有利于提高高校教學的管理水平。高校教學管理水平的提高需要基于對之前優(yōu)秀成果和成績的借鑒，同時借助檔案管理可以發(fā)現(xiàn)之前存在的問題，從而避免在之后的發(fā)展中重復犯錯，可以有效提高高校教學的管理水平，發(fā)揮檔案信息的參考作用。

（二）可以提供考察的依據(jù)。檔案管理工作中需要重視對于手稿、印信等文件的保管，這些檔案資料具有豐富的內容，不僅可以作為事實依據(jù)發(fā)揮參考的作用，也能夠充當真實憑證，從而作為考察依據(jù)，來解決一定的矛盾問題，幫助高校有效避免不必要的法律糾紛。

二、當前高校檔案管理面臨的新形勢

（一）檔案管理觀念的轉變。在當前的大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的理念發(fā)生了變化，不再單純地予以保存，而是更加關注檔案管理的服務性和應用價值。在過去，傳統(tǒng)的檔案管理常常在工作開展之前就要對檔案價值進行預判，從而根據(jù)有關法律法規(guī)來判斷檔案存儲的年限以及保存手段。其檔案服務意識較差，只有當用戶提出要求才會進入檔案信息的利用和使用環(huán)節(jié)，大多數(shù)時候僅僅停留在檔案的保管階段。在新時代，紙質媒介的檔案保存形式開始發(fā)生變化，逐漸被電子檔案形式所代替，新的技術手段也開始代替紙質媒介成為檔案存儲的新媒介。

（二）檔案管理的技術。大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理發(fā)展朝著智能化、數(shù)字化和電子化的發(fā)展方向。新時代的到來、新技術的出現(xiàn)對于高校檔案管理帶來了挑戰(zhàn)，但是更多的是發(fā)展機遇。只有把握好時代背景下的發(fā)展機遇，檔案管理工作才能邁入一個新的臺階。過去的檔案管理較為粗放，而如今檔案管理新技術的應用將促進檔案管理工作朝著精細化的方向發(fā)展。

（三）檔案數(shù)據(jù)的安全性。過去，檔案數(shù)據(jù)信息的安全性保障主要針對紙質檔案，從人員防護、物資防護以及技術防護等方面入手實現(xiàn)實物檔案管理的安全性。在當前的時代環(huán)境下，檔案管理朝著電子化和信息化的方向發(fā)展，使得檔案數(shù)據(jù)的安全性受到電腦病毒等多樣化方式的威脅，如果存儲不當，不僅會造成數(shù)據(jù)信息的遺失，還會造成檔案信息的泄露，從而為相關人員的個人隱私保護帶來威脅。

（四）檔案數(shù)據(jù)的使用。過去，人們對于檔案數(shù)據(jù)的使用停留在較為表面的認識，所說的檔案數(shù)據(jù)利用主要指紙質檔案的查詢。在如今的時代背景下，檔案數(shù)據(jù)使用不僅包括較為基礎的檔案查詢，還包括二次信息的挖掘，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的再加工與傳播。對于高校檔案管理工作來說，需要打破傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)使用的局限，從而發(fā)揮檔案管理的服務屬性，充分挖掘數(shù)據(jù)信息多元化的使用價值。

（五）高校檔案管理人員工作要求的轉變。過去，傳統(tǒng)的檔案管理對于工作人員的要求較低，只要具備基本的檔案管理知識便可以進行檔案管理工作。但是，在如今的信息時代下，檔案管理工作人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，還要掌握互聯(lián)網(wǎng)等新技術手段，從而有助于實現(xiàn)檔案管理的信息化建設。對于檔案管理工作人員來說，若想真正滿足崗位需求，還需要通過不斷學習進行新技術、新知識的補充，從而服務于高校檔案管理信息化建設。如今，高校對檔案管理工作要求提高，更加注重管理人員綜合素質能力的高低。

三、高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）缺乏正確的檔案管理意識。不少檔案管理人員對于新時代背景下檔案管理的認識較為狹隘，仍然停留在傳統(tǒng)的檔案管理思想中，忽視了新時代檔案管理理念的變化。第一，不少高校師生、高校檔案管理人員甚至高校領導不重視檔案管理工作的開展，認為檔案管理工作對于高校教學水平的提高沒有實質性的作用，從而忽視對于檔案管理工作開展的督促和落實。第二，即使部分高校人員認識到檔案管理對于高校發(fā)展的重要性，但是在落實方面也存在問題，缺乏一定的執(zhí)行力，使得檔案管理工作與其他高校管理工作分隔開來，并不利于檔案管理服務水平的發(fā)揮。在日常教學活動中，也需要借助檔案管理進行分類歸檔處理，但是常常被人們所忽視，或者說并沒有真正得到落實。

（二）管理手段和硬件設施較為落后。高校檔案管理工作的創(chuàng)新離不開管理手段和硬件設施的創(chuàng)新，如果管理手段和硬件設施較為落后，那么高校檔案管理工作則難以實現(xiàn)現(xiàn)代化的發(fā)展。一些新型檔案管理軟件和管理手段需要及時應用到檔案管理工作中來，但是在實際檔案管理工作中，卻存在管理手段以及硬件設施落后的情況，從而阻礙了高校檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程。另外，由于管理手段以及硬件設施較為落后，一些檔案資料的搜集、儲存以及查閱都受到不同程度的影響，難以有效提高檔案管理工作的效率和保障管理工作的質量。

（三）檔案管理人員的綜合素質較低。從當前高校檔案管理工作隊伍的情況來看，隊伍的綜合實力較低，難以適應檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，不利于高校檔案管理信息化建設。第一，不少管理人員并不具備專業(yè)知識背景和技能，在檔案管理隊伍中，真正科班出身的管理人員相對較少。第二，不少高校的檔案管理人員身兼數(shù)職，從而影響其在檔案管理工作中精力的投入，導致出現(xiàn)工作的漏洞。第三，檔案管理工作人員的工作積極性不高，一方面檔案管理工作較為枯燥，另一方面缺乏激勵機制，從而導致高校檔案管理工作人員的工作態(tài)度較為消極，往往以應付檢查的思維來管理檔案，使得檔案管理較為混亂，流于形式。

四、新時代高校檔案管理工作的變革策略探討

（一）幫助大家強化檔案管理的意識。首先，要幫助高校檔案管理人員正確認識檔案管理工作的重要性，從而做好檔案管理人員的思想工作，從而突破傳統(tǒng)的檔案管理局限。其次，要加強學校其他師生、領導對于檔案管理工作的重視，從而積極配合檔案管理人員進行檔案管理，營造良好的檔案管理氛圍。在繼續(xù)強化人們檔案管理意識的同時，需要借助有效的宣傳手段，從而潛移默化地影響人們的思想觀念，真正認同高校檔案管理信息化建設的發(fā)展道路。

（二）建立健全檔案管理制度。根據(jù)學校的實際情況，結合相關的法律法規(guī)，制定一套貼合高校實際情況的檔案管理制度，從而增強制度的可行性。在檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，都要認真貫徹落實檔案管理制度，從而規(guī)范檔案管理行為，推動檔案管理工作順利進行。

（三）加快檔案信息化建設。在當前的社會發(fā)展中，互聯(lián)網(wǎng)等信息技術被廣泛應用到各行各業(yè)，對于高校檔案管理工作來說，信息化建設是當前時代對其的發(fā)展要求，也是其積極順應時代發(fā)展的具體表現(xiàn)。加強檔案信息化建設，主要從以下幾個方面入手：第一，要實現(xiàn)網(wǎng)絡信息的有效整合，從而不斷優(yōu)化技術水平，實現(xiàn)技術含量的提高。第二，要充分發(fā)揮高校檔案管理人員的主動性，從而服務于檔案管理信息化建設，同時也能夠推動高校檔案管理信息化建設。

（四）檔案資源的接收將實現(xiàn)“主動獲取”。對于高校檔案管理人員來說，如果僅僅依靠人工的數(shù)據(jù)信息搜集，不僅難以保障信息的準確性，還大大增加了管理工作的難度，從而難以保障工作的高效性。當檔案資源的接收更多采取“主動獲取”的方式，借助學校的各個網(wǎng)站以及管理系統(tǒng)，從中抓取有效信息，不僅可以保證信息的全面性，還能確保信息的準確性，提高信息獲取的質量。實現(xiàn)檔案資源的主動獲取，需要做好管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對接工作，針對信息做出基本的判斷，從而獲取到真正有價值的數(shù)據(jù)信息。此外，在進行數(shù)據(jù)信息歸檔時，需要制定數(shù)字資源的歸檔標準，從而進一步規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息庫的建立，為之后的檔案資源整合創(chuàng)造有利條件。

（五）檔案資源的構成實現(xiàn)“數(shù)字化覆蓋”。高?？梢越柚髷?shù)據(jù)管理方式的引入，從而實現(xiàn)檔案資源的“數(shù)字化覆蓋”。在進行數(shù)字化覆蓋時，需要借助各個管理系統(tǒng)之間的有效銜接，從而豐富數(shù)據(jù)庫的資源數(shù)量，進而實現(xiàn)增量電子化。

（六）將檔案資源的開發(fā)利用轉向“藏用并重”。對于檔案管理工作來說，信息的搜集、整理和存儲并不是檔案管理工作的真正目的，重要的是進行檔案資源的應用?；凇安赜貌⒅亍钡乃季S理念，關注檔案信息資源的整合，從而深入挖掘信息背后的價值，實現(xiàn)對于現(xiàn)實問題的解決以及未來事物發(fā)展的預測，從而有利于實現(xiàn)高校決策的科學性。

五、結語

隨著時代的發(fā)展，當前檔案管理工作需要合理借助新技術，從而應對海量的信息數(shù)據(jù)管理，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。對于高校檔案管理工作來說，其受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響較大，在檔案管理信息化建設中存在不少問題，制約著高校檔案管理服務性和應用性價值的發(fā)揮。高校應正確認識當前時代背景下檔案管理的發(fā)展趨勢，正確看待當前檔案管理中存在的技術、人才、思想觀念、體制等方面的問題，積極解決問題。