醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新研究

文/淄博市第五人民醫(yī)院 田偉

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)不斷發(fā)展，我國建設(shè)管理從以前的模式中脫離出來，走向工業(yè)化和信息化建設(shè)的新時代，在新醫(yī)改和社會體制改革建設(shè)中，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)社會的進(jìn)步發(fā)展，暴露出大量的問題，影響了醫(yī)院的相關(guān)建設(shè)。大多醫(yī)院存在管理人員管理實(shí)施不足，醫(yī)院檔案管理模式落后，技術(shù)不先進(jìn)等問題。對此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)及時認(rèn)清管理問題，結(jié)合實(shí)際的管理需要，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，提升檔案資源的利用率，為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的意義

從檔案資源定義而言，醫(yī)院檔案資源是醫(yī)院的病歷、病學(xué)研究、醫(yī)療建設(shè)和醫(yī)療數(shù)據(jù)、醫(yī)務(wù)工作信息等內(nèi)容的總和。從醫(yī)院管理來看，檔案是醫(yī)院在歷史性的發(fā)展中，所形成和不斷積累的有關(guān)醫(yī)院的醫(yī)療、科研、財務(wù)、管理、基建等方方面面的醫(yī)學(xué)發(fā)展所涉及的相關(guān)資料。醫(yī)院檔案資源包含了醫(yī)院從建設(shè)到運(yùn)營以來所有的信息數(shù)據(jù)和資源，對醫(yī)院的現(xiàn)階段評估和下一階段的改革有信息支撐作用?？梢娽t(yī)院檔案是醫(yī)院各方面關(guān)系的整合，對醫(yī)院今后的健康發(fā)展具有重要指導(dǎo)意義。

（一）醫(yī)院檔案管理關(guān)乎醫(yī)院的改革創(chuàng)新建設(shè)。隨著新醫(yī)改的執(zhí)行，傳統(tǒng)的醫(yī)院管理被信息化和高新技術(shù)所替代。在簡化醫(yī)院各項(xiàng)工作的同時，醫(yī)院檔案管理內(nèi)容也不斷擴(kuò)展。為了讓檔案管理工作跟上時代，滿足醫(yī)院新的建設(shè)要求。醫(yī)院需結(jié)合新的醫(yī)改政策，改變傳統(tǒng)的信息統(tǒng)計(jì)和檔案管理技術(shù)、手段，保證檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化。醫(yī)院檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)真正的創(chuàng)新，必須首先轉(zhuǎn)變思想觀念，認(rèn)識到創(chuàng)新管理策略的重要性和必要性，并樹立起一種現(xiàn)代化的管理意識。而在當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理中，還存在比較嚴(yán)重的傳統(tǒng)化管理意識，認(rèn)識不到依靠科技進(jìn)步進(jìn)行管理的優(yōu)勢，還不能形成科學(xué)化和現(xiàn)代化管理的觀念；同時，對于檔案管理的意義不能充分認(rèn)識，在對檔案完成保存的基礎(chǔ)上，并未意識到充分開掘醫(yī)院檔案的利用價值，以及創(chuàng)新檔案管理策略的重要意義。

（二）醫(yī)院檔案管理體現(xiàn)了醫(yī)院的創(chuàng)新建設(shè)質(zhì)量。醫(yī)院檔案工作是醫(yī)院改革建設(shè)和發(fā)展的直接記錄，為醫(yī)院的各項(xiàng)政策執(zhí)行提供了支撐依據(jù)。在新時代，紙質(zhì)檔案信息已經(jīng)不能滿足多平臺數(shù)據(jù)應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)管理不規(guī)范、操作難等問題也逐漸凸顯。對此，工作人員要不斷突破傳統(tǒng)管理的局限，創(chuàng)新檔案管理的形式和內(nèi)容，結(jié)合時代發(fā)展的需求，尋找滿足病人訴求、方便醫(yī)院工作的檔案管理計(jì)劃。

（三）檔案人員的創(chuàng)新能力為醫(yī)院的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。檔案管理人員是檔案資源的收集者和整理者。要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新性管理，檔案管理人員需要緊抓創(chuàng)新，針對檔案信息中的內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行針對性研究，時刻保持創(chuàng)新意識，開發(fā)自身管理的思維意識和創(chuàng)新潛力，尋找一個適合醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展的檔案管理途徑。

二、分析目前醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）管理意識薄弱。在知識化和技能化時代，很多醫(yī)院始終將醫(yī)療技術(shù)放在首位，強(qiáng)調(diào)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)性、社會性價值。實(shí)際上，過于關(guān)注醫(yī)院的醫(yī)療建設(shè)和科研水平，只能為醫(yī)院的起步奠定基礎(chǔ)，要想獲得長遠(yuǎn)持久的發(fā)展，需要考慮內(nèi)部人力資源、信息資源、患者服務(wù)等因素。目前，醫(yī)院過于關(guān)注醫(yī)療技術(shù)，導(dǎo)致涉及醫(yī)院整體建設(shè)利益的檔案管理工作被冷落，醫(yī)院缺乏創(chuàng)新管理意識，導(dǎo)致檔案管理宣傳工作缺失，工作人員不注重信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性，甚至出現(xiàn)了亂書寫、亂記錄等問題，導(dǎo)致后期醫(yī)院病歷調(diào)取和管理等出現(xiàn)了問題，進(jìn)而影響了醫(yī)院工作的順利開展。

（二）檔案管理技術(shù)不夠創(chuàng)新。隨著信息化時代的到來，各行業(yè)的工作方式發(fā)生了徹底的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院整體工作方式也與時俱進(jìn)進(jìn)行了相應(yīng)的調(diào)整。但具體到醫(yī)院檔案管理方面，還存在管理手段較為滯后的狀況。盡管在檔案管理工作中大多配備了計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的硬件設(shè)備，但目前大多醫(yī)院病歷檔案管理的方式較為落后，采用的是紙質(zhì)記錄、人工存檔的方式，在新醫(yī)改的建設(shè)引導(dǎo)下，醫(yī)院的檔案管理做法有較大的改變，逐漸適應(yīng)了信息化檔案記錄管理、收集、分類、索引等方式。此時，舊的文件如何管理，電子文件和紙質(zhì)文件有效性管理引起爭議，且網(wǎng)絡(luò)時代信息漏洞和信息安全性也值得深思。如何提升檔案管理技術(shù)，保證檔案數(shù)據(jù)的安全性也成為醫(yī)院檔案管理所研究的重點(diǎn)問題。

（三）檔案管理的信息利用率問題。醫(yī)院檔案管理的目的有兩個方面：第一個是信息資料作用。在信息化技術(shù)下，醫(yī)護(hù)人員可以及時收集和提供患者的病歷，為其提供疾病查詢、藥物領(lǐng)取等服務(wù)，也能夠減少醫(yī)院排隊(duì)擁擠的問題，提升了醫(yī)院醫(yī)療資源的周轉(zhuǎn)效率。第二個是信息取證作用。醫(yī)護(hù)人員的治療、護(hù)理信息都可以統(tǒng)一規(guī)范記錄下來，經(jīng)過患者以及家屬的信息化確認(rèn)后可以減少醫(yī)患糾紛，也能幫助醫(yī)生及時查詢患者的用藥史、疾病史以及禁忌證，提升醫(yī)療水平。不過在現(xiàn)代醫(yī)療建設(shè)管理中，醫(yī)療信息化資源存在利用不及時、數(shù)據(jù)分析、信息查詢功能不完善等問題，需要醫(yī)院及時反思，探尋出適合醫(yī)院檔案管理的措施建議。

（四）檔案管理制度問題。當(dāng)前部分醫(yī)院在檔案管理方面還缺乏比較健全的管理體制，對于檔案的管理存在混亂現(xiàn)象，不能按照檔案的不同性質(zhì)或者涉及的不同內(nèi)容進(jìn)行分門別類，以方便進(jìn)行管理。同時，沒有將管理責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，未將責(zé)任落實(shí)到具體人，通過強(qiáng)化責(zé)任人的意識，提升檔案管理的水平，并不斷促使醫(yī)院檔案的系統(tǒng)化和有序化。另外，在檔案的具體管理上，沒有與時俱進(jìn)建立健全醫(yī)院檔案中新涉及的相關(guān)內(nèi)容。

三、優(yōu)化醫(yī)院檔案資料管理的措施

綜上所述，現(xiàn)階段醫(yī)院逐漸意識到了檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，并將其運(yùn)用到醫(yī)院的理念建設(shè)，醫(yī)護(hù)人員實(shí)現(xiàn)管理以及醫(yī)療手段建設(shè)改革中。為了進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院的建設(shè)管理，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)建設(shè)符合社會發(fā)展，迎合時代需要，建議醫(yī)院從以下幾個方面做起。

（一）提升檔案管理意識。建議醫(yī)療單位緊抓創(chuàng)新建設(shè)，從提倡創(chuàng)新建設(shè)理念入手，提出更多科學(xué)、規(guī)范的管理措施。首先，在新時代的建設(shè)發(fā)展要求下，改變傳統(tǒng)的管理意識，基于企業(yè)文化建設(shè)基礎(chǔ)，將檔案管理創(chuàng)新融入醫(yī)療建設(shè)集體。其次，減少人工檔案管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，降低人為工作量和工作壓力，給予管理人員更多創(chuàng)新思考的空間。最后，要緊跟時代建設(shè)，醫(yī)院要及時接觸最新的醫(yī)療建設(shè)理念和舉措，始終將創(chuàng)新改革融入醫(yī)院的各項(xiàng)決策中，最終提升醫(yī)院檔案工作的實(shí)效性。

（二）完善檔案管理技術(shù)。目前，醫(yī)院要先在醫(yī)療資源競爭中站穩(wěn)腳跟，推動地方醫(yī)療建設(shè)進(jìn)步，應(yīng)當(dāng)利用檔案管理技術(shù)來提升檔案資料管理質(zhì)量。建議醫(yī)院改變以往的紙質(zhì)檔案管理方式，構(gòu)建一個電子數(shù)據(jù)庫，收集大量的醫(yī)療信息資源，形成一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)尼t(yī)療信息體系。首先，要保證信息資源的真實(shí)性，電子信息數(shù)據(jù)構(gòu)建應(yīng)當(dāng)真實(shí)可信，切不可為了業(yè)績捏造數(shù)據(jù)。其次，要聯(lián)系新醫(yī)改的建設(shè)制度，利用更多高新技術(shù)優(yōu)化電子檔案內(nèi)容。例如，形成對應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)多平臺數(shù)據(jù)共享，方便醫(yī)護(hù)人員及時了解病人的疾病信息，進(jìn)而采取最科學(xué)的醫(yī)療干預(yù)。目前，高新技術(shù)下的射頻技術(shù)可以完成電子檔案的信息化分類和數(shù)據(jù)分析處理，可實(shí)現(xiàn)短時間內(nèi)檔案同步變更和儲存，有助于檔案信息的取讀和使用。對比分析傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子信息記錄方式更加精準(zhǔn)和高效。還能進(jìn)行語音、人臉、指紋識別，為醫(yī)院提供大量資源。最后，醫(yī)院要構(gòu)建數(shù)據(jù)加密和安全保護(hù)系統(tǒng)，預(yù)防病人隱私泄露，保證醫(yī)院的信息資源安全性。

（三）建立科學(xué)的人事檔案環(huán)境。醫(yī)院有義務(wù)構(gòu)建一個完善、科學(xué)的信息管理環(huán)境，通過職權(quán)管理、工作分配，讓每一位管理人員各司其職，讓檔案管理工作更加流暢合理。首先，醫(yī)院需建立完善的薪資結(jié)構(gòu)體系，讓檔案管理人員的工作投入和工薪成正比。激勵員工正確對待薪酬管理，及時分類檔案信息內(nèi)容，提升醫(yī)院檔案信息化管理質(zhì)量。其次，要建立嚴(yán)格的信息檔案閱覽和修改制度，要強(qiáng)調(diào)信息檔案的原始性和真實(shí)性，通過建立規(guī)范的閱覽審核制度（如加密權(quán)限）等，保證患者病例信息的安全性、隱秘性，也預(yù)防醫(yī)院的重要信息泄露。若有違規(guī)，一定依法處置。最后，對于特殊、重要的紙質(zhì)文件也要予以保管，工作人員要做好老舊紙質(zhì)病歷的防潮防火保管，預(yù)防醫(yī)患糾紛。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的檔案創(chuàng)新工作改革迫在眉睫，在新醫(yī)改政策下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)緊抓時機(jī)，引導(dǎo)全院工作人員齊心協(xié)力，構(gòu)建一個現(xiàn)代化的檔案管理環(huán)境，不斷引進(jìn)高端的信息化處理技術(shù)，不斷完善醫(yī)院的檔案管理機(jī)制和內(nèi)容，為提升檔案管理質(zhì)量，推進(jìn)醫(yī)院工作進(jìn)程，保護(hù)醫(yī)院檔案信息資源的安全性、有效性作出貢獻(xiàn)。