檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用

文/青州市婦幼保健院 文秀娟

隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，我國從國外引進(jìn)了許多先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備和技術(shù)，同時(shí)，國民對于醫(yī)療知識的重視度也在不斷提升，醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展受到大家的廣泛關(guān)注，許多醫(yī)院依靠交流學(xué)習(xí)，加快現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。從管理者角度入手，醫(yī)院的管理與企業(yè)管理較為相似，需經(jīng)由人力管理、發(fā)展歷程入手，對相關(guān)過程進(jìn)行仔細(xì)記錄，并對檔案庫進(jìn)行建立。而通過社會角度學(xué)入手，通過建立檔案不僅可使職工信息得到儲存，同時(shí)也有利于患者復(fù)查。但當(dāng)前部分醫(yī)院在開展現(xiàn)代化建設(shè)的過程中，僅考慮到如何快速發(fā)展擴(kuò)大，并未對檔案管理引起足夠重視，從而導(dǎo)致相關(guān)部門無法及時(shí)掌握醫(yī)院相關(guān)信息，使管理過程中出現(xiàn)漏洞，導(dǎo)致負(fù)面反應(yīng)出現(xiàn)。

一、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

（一）醫(yī)院檔案管理工作急需改革。目前醫(yī)院在實(shí)施檔案管理工作時(shí)，容易出現(xiàn)主次無法得到明顯區(qū)分或機(jī)構(gòu)重疊的情況。我國醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)，檔案的類型主要包括三種，分別為人事檔案、病歷檔案與文書檔案，一般情況下，醫(yī)院需對不同類別的檔案實(shí)施分類管理：文書檔案的管理工作主要由檔案室負(fù)責(zé)；人事檔案的管理工作主要由人力資源管理部門負(fù)責(zé)；病歷檔案的管理工作主要由醫(yī)務(wù)處的病案室負(fù)責(zé)；不同的科室則需要對相應(yīng)的醫(yī)學(xué)監(jiān)測檔案進(jìn)行管理。但目前醫(yī)院在管理檔案的過程中，主要是通過人工操作實(shí)施檢索，不但導(dǎo)致檔案的管理工作較為混亂，同時(shí)也無法高效利用各類檔案。同時(shí)隨著醫(yī)院發(fā)展速度的加快，醫(yī)院可能與多個(gè)單位進(jìn)行合作，增加檔案管理的工作量。比如與醫(yī)學(xué)類院校合作，出現(xiàn)教學(xué)檔案。醫(yī)院需要管理的檔案不斷增加，當(dāng)前應(yīng)用的檔案管理模式已無法滿足管理需求，因此需要進(jìn)行改革。

（二）管理人員能力有限。在醫(yī)院建設(shè)改革的過程中，設(shè)立了許多新部門，從而使新職位人員數(shù)量也明顯增加，但檔案管理人員自身所具備的綜合素質(zhì)卻無法滿足崗位需求，使得檔案管理人員無法及時(shí)跟上信息技術(shù)發(fā)展的速度，由于醫(yī)院增加的新職位人員數(shù)量多，或由于檔案管理人員的失誤，從而使其無法對新增人員的理論水平、專業(yè)素質(zhì)和文化程度等進(jìn)行有效了解。若就職人員具備較好的專業(yè)性，則其可對相關(guān)檔案工作進(jìn)行有效勝任，但若其不具備較好的專業(yè)性，則無法滿足檔案管理的崗位需求，隨著時(shí)間的推進(jìn)，會導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息變得陳舊，無法準(zhǔn)確對檔案進(jìn)行分類和保存。除此之外，部分新入職的檔案管理人員可能不適應(yīng)檔案管理工作的枯燥氛圍，未能對檔案管理工作具備的重要性引起足夠的重視，因此容易出現(xiàn)消極工作的情況，由此降低醫(yī)院檔案管理的工作效率，使檔案分類出現(xiàn)誤差。

（三）醫(yī)院檔案管理不具備健全機(jī)制。部分醫(yī)院對于檔案管理工作的開展并不重視，從而使檔案部門的管理無法得到及時(shí)準(zhǔn)確指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理容易出現(xiàn)疏漏，無法有效將檔案管理應(yīng)用到臨床工作中。醫(yī)院未能建立健全檔案管理制度，監(jiān)督考核工作也無法有效開展，無法做到獎懲分明，難以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

二、檔案管理模式改革的措施

（一）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。在醫(yī)院的全部崗位中，受到關(guān)注最多的是醫(yī)生，為了促使醫(yī)院全面發(fā)展，需要對醫(yī)院全部崗位的人才開展系統(tǒng)培訓(xùn)。不僅包括臨床醫(yī)師，同時(shí)也包括檔案管理部門人員，只有配備完善的檔案管理人員，才可通過對以往資料進(jìn)行查詢，對經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行吸取，并將科技結(jié)合至檔案管理工作中。目前大部分醫(yī)院的檔案管理人員為非專業(yè)人員，因此對于檔案管理不甚了解，無法高效完成檔案處理、收納和匯總工作，盡管在入職前接受過系統(tǒng)培訓(xùn)，但培訓(xùn)工作的開展僅能使其將簡單完成檔案歸納，但無法在檔案管理工作中結(jié)合現(xiàn)代化科技。因此，通過加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，使工作人員的知識水平得到有效提升，安排其參加檔案管理新技術(shù)和知識的學(xué)習(xí)，不斷和先進(jìn)單位開展交流，將自身所學(xué)習(xí)到的先進(jìn)知識有效應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，在醫(yī)院內(nèi)進(jìn)行匯報(bào)和推廣，從而使檔案管理工作的開展更為科學(xué)高效。檔案管理人員自身所具備的知識水平的高低，將會對醫(yī)院檔案管理工作的成效起到直接影響。因此為了適應(yīng)醫(yī)院信息化檔案管理業(yè)務(wù)，提升檔案管理部門應(yīng)具備的現(xiàn)代化科技水平，需要加強(qiáng)檔案管理人才培訓(xùn)工作，從而使醫(yī)院檔案管理能夠朝著科學(xué)的道路發(fā)展。除此之外，可編制兼職檔案管理人員，由于醫(yī)院檔案數(shù)量龐大，種類較多，部分檔案具備較強(qiáng)的專業(yè)性，因此可在各科室中選取1名醫(yī)護(hù)人員進(jìn)入編制內(nèi)，對專業(yè)性較強(qiáng)的檔案進(jìn)行歸納整理。

（二）增強(qiáng)全員檔案管理意識。需提高醫(yī)院全部工作人員的檔案管理意識，不可忽視檔案管理制度存在的問題，由于檔案所采集的數(shù)據(jù)由醫(yī)院各個(gè)科室的工作人員提供，因此只有提升全部工作人員的檔案管理意識，才可使采集的數(shù)據(jù)更為及時(shí)準(zhǔn)確。檔案管理人員才能夠?qū)Σ杉臄?shù)據(jù)開展匯總、分類以及歸納。同時(shí)需提高管理人員對于檔案管理工作的重視度，只有有效提高領(lǐng)導(dǎo)者對于檔案管理的重視度，才能夠使檔案管理工作的發(fā)展得到更好的支持。醫(yī)院所具備的長期服務(wù)理念為醫(yī)療為本，在很長一段時(shí)間內(nèi)，醫(yī)院對于檔案管理部門并不具備科學(xué)的考核項(xiàng)目，從而導(dǎo)致工作人員對于檔案管理工作的開展積極性不高，創(chuàng)新性不足，限制了檔案管理工作的發(fā)展。而提升整個(gè)醫(yī)院對于檔案管理工作的重視度，可使檔案管理工作得到更為全面的發(fā)展，也可促進(jìn)檔案管理工作高效開展。

（三）提高醫(yī)院檔案管理的信息化。隨著信息化時(shí)代的來臨，以往應(yīng)用的人工收集、整理與檢索檔案的模式已經(jīng)無法對目前的檔案管理需求予以滿足，隨著醫(yī)院檔案內(nèi)容的不斷增加，對電子檔案的需求也明顯提高。電子檔案不僅具備極大的容量，同時(shí)丟失風(fēng)險(xiǎn)低，保存時(shí)間長，也更容易檢索。因此醫(yī)院需要構(gòu)建檔案信息化管理平臺，做好查詢權(quán)限管理，防止檔案泄露。對于以往的紙質(zhì)檔案內(nèi)容，可通過掃描的方式保存電子檔案。

（四）建立完整的檔案管理制度。對于現(xiàn)代化醫(yī)院而言，除了依靠完善的規(guī)章制度實(shí)現(xiàn)正常運(yùn)營，同時(shí)也受到工作人員是否恪盡職守的影響。因此為了使檔案管理部門能夠有效發(fā)展，需要建立健全檔案管理制度。隨著科技水平的提高，檔案管理人員需要不斷學(xué)習(xí)新科技理念，摒棄落后思想，依靠數(shù)字化技術(shù)開展檔案管理。建立信息數(shù)字化檔案科，明確每位工作者負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容，將檔案儲存在規(guī)定的位置，同時(shí)每日開展信息更新，從而使檔案管理工作高速發(fā)展，跟上時(shí)代的發(fā)展。醫(yī)院需要明確檔案管理部門的管理方式，若想借閱醫(yī)院的人事檔案，則需要由兩人及以上持有單位證明方可申請，審批通過后才可借閱人事檔案；同時(shí)檔案管理部門需要與其他職能部門做好溝通協(xié)調(diào)工作，確定各部門管理的檔案范圍；在對檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出時(shí)，需要密封檔案資料，并加蓋密封章，待審查完成后再次密封并蓋章。

（五）提高醫(yī)院檔案服務(wù)能力。通過對醫(yī)院的發(fā)展歷史進(jìn)行回顧可知，醫(yī)院對于檔案的開發(fā)與利用率普遍較低，部分醫(yī)院僅將自身界定為醫(yī)療服務(wù)單位，認(rèn)為自身僅需要做好患者的醫(yī)療護(hù)理工作即可，未能充分發(fā)揮醫(yī)院檔案的作用。因此醫(yī)院檔案管理部門不但需要將檔案管理工作做好，同時(shí)還需要對醫(yī)院檔案的服務(wù)能力進(jìn)行充分發(fā)揮。比如醫(yī)院在開展文化建設(shè)時(shí)，可將醫(yī)院檔案中的照片檔案進(jìn)行展示，為院史的編撰提供資料，還可作為醫(yī)院的宣傳資料，照片檔案可發(fā)揮一定的教育作用，使醫(yī)護(hù)人員的責(zé)任感與榮譽(yù)感增強(qiáng)，由此使醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與文化建設(shè)得到促進(jìn)。同時(shí)醫(yī)院還需對檔案進(jìn)行充分利用，進(jìn)入各個(gè)科室開展調(diào)研，對各科室的需求進(jìn)行了解，由此使醫(yī)院檔案服務(wù)能力提高。并且醫(yī)院還可按照社會檔案方式實(shí)施改革，使醫(yī)院檔案的服務(wù)模式得到創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理部門可與醫(yī)科類院校合作，將病歷檔案作為教學(xué)資料，由此促使醫(yī)療事業(yè)健康發(fā)展。

三、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理工作的效果會影響醫(yī)院的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)效益，隨著科技水平的不斷發(fā)展，以往所應(yīng)用的傳統(tǒng)醫(yī)院發(fā)展模式已經(jīng)無法滿足發(fā)展需求，因此醫(yī)院檔案管理工作需要開展深層次改革，在挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存的背景下，醫(yī)院需要提升對檔案管理工作的重視度，督促全員參與到檔案管理工作中，優(yōu)化檔案管理流程，從而促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展。