新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進思路探討

文/濟寧市精神病防治院人力資源部 劉新陽

檔案管理是醫(yī)院的主要管理工作之一，而醫(yī)院的檔案則主要記錄醫(yī)院的日常工作和發(fā)展建設(shè)過程，通過有效的管理可以方便人員進行查詢，因此檔案管理是醫(yī)院的重要工作內(nèi)容。醫(yī)院通過建立起有序、合理的檔案管理體系，可以為相關(guān)的臨床醫(yī)師治療工作提供重要的參考依據(jù)，而且還能夠幫助醫(yī)師掌握疾病史、手術(shù)史等，從而方便我國對各類疾病和人口質(zhì)量等進行有效統(tǒng)計和總結(jié)。然而現(xiàn)階段，醫(yī)院的檔案管理形式具有多樣化的特點，相關(guān)工作人員的任務(wù)量較重。雖然目前已有很多醫(yī)院加大了對檔案管理工作的重視，并采取了有效的對策，但仍有醫(yī)院的檔案管理工作存在一些問題，而這些問題的存在也影響了醫(yī)院的日常運營，不僅無法充分發(fā)揮出檔案管理在臨床治療中的作用，而且也使得檔案管理工作的難度在不斷增大，進而加大了醫(yī)院的負擔。所以，醫(yī)院應(yīng)對自身的檔案管理工作進行完善，并針對檔案管理工作存在的問題進行分析，從而找到明確的改進思路，提高自身的檔案管理水平。

一、新醫(yī)改背景下完善醫(yī)院檔案管理工作的意義

醫(yī)院是維護人們身體健康和保護人民生命安全的重要機構(gòu)，因此醫(yī)院應(yīng)該保持良好的工作狀態(tài)，從而更好地保障人民群眾的健康。在醫(yī)院的日常工作當中，檔案管理是十分重要的一項內(nèi)容。醫(yī)院不僅需要對患者做好相關(guān)的診療和護理工作，還需要將相關(guān)工作內(nèi)容進行歸檔，并有效管理。通過標準化和規(guī)范化的檔案管理工作，可以使醫(yī)院的工作效率和工作質(zhì)量得到明顯的提升。我們應(yīng)該明確醫(yī)院的檔案管理工作并非是獨立存在的，它對于醫(yī)院開展工作具有十分重要的意義，也對醫(yī)院開展醫(yī)療服務(wù)、后勤安排工作等具有重要的參考價值。在信息化時代，電子數(shù)據(jù)已經(jīng)逐步取代了醫(yī)院傳統(tǒng)的手工病例記錄，這使得醫(yī)療工作在開展過程中可以減少反復(fù)的手寫報告，并通過計算機來完成對病人的周期性觀察，這樣可以有效節(jié)約醫(yī)療人員的工作時間，并強化以醫(yī)療為中心的工作重心。而新醫(yī)改背景下，對醫(yī)院的檔案管理工作提出了更高的要求，需要相關(guān)負責人明確檔案管理涉及日常工作當中的重要內(nèi)容，只有進一步加強檔案管理工作，并提升檔案質(zhì)量，才能夠有效發(fā)揮出檔案自身的價值，并使其在醫(yī)學(xué)診療當中發(fā)揮作用，緩解醫(yī)生的診療任務(wù)壓力，提升臨床的治療效果，并全面提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。由此我們也可以看出，醫(yī)院檔案管理工作的完善，在新醫(yī)改背景下對醫(yī)院自身的發(fā)展具有十分重要的意義。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠。隨著醫(yī)療技術(shù)水平的不斷提升，多數(shù)醫(yī)院在開展檔案管理工作時往往會引進一些全新的技術(shù)，并采取相應(yīng)的管理措施，從而使檔案管理工作的質(zhì)量得到明顯的提升。但仍有一些醫(yī)院在這一過程當中，沒有對檔案管理工作產(chǎn)生足夠的重視，也沒有對其進行精細化的管理，進而導(dǎo)致檔案存檔等過程十分混亂。此外，有一些工作人員的專業(yè)素養(yǎng)相對較低，對檔案管理工作沒有產(chǎn)生足夠的重視，認為該項工作的開展和醫(yī)院的整體運營不發(fā)生關(guān)系，進而在工作當中敷衍了事、態(tài)度懶散，沒有履行自身的職責，再加上缺少相關(guān)的管理人才，因此無法有效開展檔案管理工作。

（二）沒有制定出完善的檔案管理制度。在醫(yī)院檔案管理工作當中，由于缺乏完善的檔案管理制度，進而導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作在開展過程中存在相應(yīng)的問題。由于目前一些醫(yī)院沒有完善自身的檔案管理制度，因此在對檔案進行查閱時沒有明確相關(guān)的手續(xù)，進而導(dǎo)致檔案管理工作當中缺少監(jiān)管，容易導(dǎo)致重要的管理信息發(fā)生泄漏，進而給醫(yī)院和患者帶來巨大的損失。同時由于管理制度的缺陷，也使得醫(yī)院的檔案管理工作人員在具體的工作中存在著職責分配不夠明確的問題，而且還缺少檔案管理主體。多數(shù)醫(yī)院的檔案管理工作是由多個部門聯(lián)合完成的，由于部門之間缺乏有效的配合以及溝通交流，因此往往會導(dǎo)致檔案的歸檔不夠及時，記錄不夠準確，從而降低了檔案管理工作的質(zhì)量。此外，還有一些醫(yī)院采用人工記錄的方式來進行檔案錄入，而這種紙質(zhì)的檔案形式也使得檔案管理工作的保管具有較大的難度，而且在檔案的查詢和利用方面存在著一些不便。

（三）工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。多數(shù)醫(yī)院在自身的發(fā)展過程當中，由于很多原因?qū)е聶n案管理工作不夠規(guī)范。而且由于受到傳統(tǒng)管理理念的影響，導(dǎo)致一些醫(yī)院缺少專業(yè)的檔案管理工作人員，這也使得其檔案管理工作不夠完善。首先，對于醫(yī)院已有的檔案管理工作人員來說，其在進行檔案管理工作前并不具備相關(guān)的專業(yè)知識，而且在開展工作的過程中，醫(yī)院沒有對其進行相關(guān)的技能培訓(xùn)，進而導(dǎo)致該部分人員在實際的工作當中遇到許多困難，使檔案管理工作的效率有所降低，相關(guān)檔案資料的準確性和可靠性受到影響。其次，還有一些工作人員對于檔案管理工作沒有產(chǎn)生足夠的重視，在工作中缺少責任感和使命感，沒有對工作做好相應(yīng)的規(guī)劃，而且也沒有主動學(xué)習(xí)相關(guān)工作技能和掌握先進的科學(xué)技術(shù)，從而使得檔案管理工作的開展無法有效發(fā)揮出自身的作用。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進思路

（一）制定完善的檔案管理制度。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院應(yīng)該完善自身的檔案管理工作，對此必須要制定完善的檔案管理制度。醫(yī)院應(yīng)通過明確檔案管理的主體以及相關(guān)的責任人，從而制定出檔案歸檔范圍，規(guī)范相關(guān)的管理行為，做好檔案的收集、整理和歸納等工作，并在檔案管理的過程中運用電子備份、掃描錄入等方式來完善檔案的錄入內(nèi)容，科學(xué)地為其編制相關(guān)的目錄索引，再利用信息化技術(shù)對檔案資源進行有效的數(shù)據(jù)化管理，從而提升檔案管理工作的質(zhì)量。同時，醫(yī)院通過制定完善的檔案管理制度，還能夠形成現(xiàn)代化管理的檔案管理工作體系，在明確責任主體的前提下，開展檔案管理的監(jiān)督工作，并通過考核責任主體來提升管理工作的責任意識，進一步完善新醫(yī)改背景下的醫(yī)院檔案管理工作。

（二）加強醫(yī)院人才培養(yǎng)和招聘工作。在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院為提升自身的工作質(zhì)量和發(fā)展水平，應(yīng)該對檔案管理工作加大重視，并做好人才的引進和培養(yǎng)工作。首先在檔案館招聘的過程中，醫(yī)院可以將招聘門檻和入職待遇進行適當?shù)奶嵘瑥亩嗟膬?yōu)秀人才。而對于醫(yī)院目前已有的檔案管理工作人員，應(yīng)該定期對其進行培訓(xùn)，并強化工作人員的思想認識，使其了解到檔案管理工作的重要性，提高自身的認知水平，并掌握相關(guān)的專業(yè)知識和專業(yè)技能。醫(yī)院應(yīng)在培訓(xùn)工作結(jié)束后，根據(jù)相關(guān)培訓(xùn)內(nèi)容來對管理工作人員進行考核，而且還應(yīng)該健全自身的獎懲機制，以此調(diào)動其工作人員的積極性，激發(fā)人員的工作熱情，使其可以更好地參與到檔案管理工作當中，全面提升業(yè)務(wù)水平，使醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范化和科學(xué)化。

（三）醫(yī)院應(yīng)對檔案管理工作加大重視，并為其投入適當?shù)馁Y金。醫(yī)院應(yīng)該加大對檔案管理工作的重視，不僅要在人才和管理制度方面對其進行完善，還應(yīng)該加大對檔案管理工作的資金投入力度。對此醫(yī)院可以根據(jù)自身的實際情況，合理對檔案管理工作提供幫助，如在檔案管理工作的開展過程中，相關(guān)設(shè)備出現(xiàn)了老化等現(xiàn)象，醫(yī)院通過投入相應(yīng)的資金可以進一步提升計算機系統(tǒng)。同時醫(yī)院的相關(guān)工作人員還應(yīng)定期對電腦運行情況進行檢查，并做好評估和維護，以此來確保檔案管理系統(tǒng)的有效運行。醫(yī)院還應(yīng)引進先進的科學(xué)技術(shù)和借鑒相關(guān)的成功經(jīng)驗，以此來有效地完善自身的檔案管理工作。應(yīng)制定科學(xué)合理的檔案管理工作流程，從而有效緩解工作人員的壓力，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一，而且對于醫(yī)院自身的發(fā)展具有十分重要的作用，為了能夠更好地適應(yīng)新醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院應(yīng)完善自身的檔案管理工作，使其更加具有規(guī)范性和科學(xué)性的優(yōu)勢，提升檔案管理工作的質(zhì)量。對此，醫(yī)院負責人應(yīng)正確認識檔案管理工作的重要性，加大對檔案管理工作的重視，制定出完善的檔案管理制度，明確具體的管理流程，并提高相關(guān)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，在確保相關(guān)檔案信息安全的基礎(chǔ)上，促進醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，提升檔案管理水平，促進醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展。