水利水電工程檔案發(fā)展趨勢(shì)及管理對(duì)策探析

文/福建省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 鐘海平

在水利水電工程的長(zhǎng)期施工建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作應(yīng)該是一項(xiàng)貫徹始終的重要內(nèi)容，做好檔案管理，有利于工程的長(zhǎng)期養(yǎng)護(hù)與維修，有利于工程的改擴(kuò)建工作，有利于相關(guān)工程的設(shè)計(jì)，因此如何加強(qiáng)檔案管理，值得思考。

一、水利水電工程檔案管理工作的意義

（一）有利于工程的長(zhǎng)期養(yǎng)護(hù)與維修。總體來(lái)看，做好水利工程的檔案管理，可以為工程的日常養(yǎng)護(hù)、長(zhǎng)期維修及加固提供良好的信息基礎(chǔ)。這是因?yàn)閷?duì)水利工程進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)需要結(jié)合工程檔案信息形成科學(xué)的、可行的、適用于具體工程項(xiàng)目的管理、養(yǎng)護(hù)、維修方案，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行高度落實(shí)，最終達(dá)到排除工程質(zhì)量與安全隱患、確保其安全高效運(yùn)行的目的。而在工程的長(zhǎng)期使用過(guò)程中，其使用時(shí)間越久，老化與病害問題就越發(fā)嚴(yán)重，因此需要以工程檔案數(shù)據(jù)為依托，實(shí)現(xiàn)對(duì)病害問題的預(yù)估與研究，并據(jù)此提出針對(duì)性的問題解決方案。

（二）有利于工程的改擴(kuò)建工作。因?yàn)槿魏嗡こ痰慕ㄔO(shè)都不可避免地具有一定的局限性，且經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期工作，會(huì)受到各種自然、人為環(huán)境的威脅，進(jìn)而出現(xiàn)各種各樣的質(zhì)量與安全問題。此時(shí)不得不采取科學(xué)的改擴(kuò)建措施，此時(shí)工程的原設(shè)計(jì)方案、施工檔案等成為改擴(kuò)建的重要根據(jù)。

（三）有利于相關(guān)工程的設(shè)計(jì)。對(duì)水利水電工程的檔案信息進(jìn)行全面采集與整合，能夠形成全面的、科學(xué)的信息資源，這些又構(gòu)成了工程研究的重要基礎(chǔ)，也能為相關(guān)工程的設(shè)計(jì)提供必要的參考，方便后者對(duì)此檔案進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，幫助解決新工程建設(shè)中可能遇到類似問題。

二、水利水電工程建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)

（一）數(shù)量大、種類多。水利水電工程建設(shè)具有明顯的復(fù)雜性、綜合性特征，這首先表現(xiàn)在其施工建設(shè)是多個(gè)小工程組合而構(gòu)成的，從啟動(dòng)項(xiàng)目到最后建成，往往要花費(fèi)近十年時(shí)間。在這漫長(zhǎng)的時(shí)間周期中，必然會(huì)生成各種各樣的復(fù)雜數(shù)據(jù)信息——這包括工程設(shè)計(jì)、勘察資料，以及招標(biāo)文件、設(shè)備安裝計(jì)劃等，這些不同的信息資料利用文字、圖表等形式呈現(xiàn)出來(lái)，因此具有數(shù)量大、類型多的特征。

（二）價(jià)值高。水利水電工程的建設(shè)往往要有不同的利益主體共同參與其中，且涉及各個(gè)方面的要素，這些復(fù)雜過(guò)程中牽涉系列資料，尤其是其中部分資料對(duì)工程建設(shè)主要操作方案、利益方責(zé)任劃分等提出了明確要求，使得項(xiàng)目質(zhì)量評(píng)估、事故追責(zé)與處理等都能落實(shí)到位，此時(shí)，檔案充當(dāng)?shù)氖且?guī)范與指導(dǎo)角色。

（三）綜合性強(qiáng)。水利水電工程的建設(shè)無(wú)疑涉及了建筑、水利、電力等不同專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)，以及與之相關(guān)的交通、生態(tài)保護(hù)等，都不可忽視，不同的專業(yè)施工會(huì)各自形成其對(duì)應(yīng)的檔案資料，進(jìn)而表現(xiàn)檔案的綜合性特征。

三、水利工程檔案管理存在的問題

（一）驗(yàn)收資料整理不夠全面。如前文所述，水利工程建設(shè)具有綜合性、復(fù)雜性特征，因此對(duì)其進(jìn)行檔案記錄與管理，就必須達(dá)到全面、準(zhǔn)確、客觀等要求，確保面面俱到。但當(dāng)前許多施工單位參與檔案管理的工作人員由于缺乏豐富的工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)，因此在前期的信息采集過(guò)程中有所缺漏，無(wú)法判斷其采集得到的信息是否完善，只能被動(dòng)地接受由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人移交的信息，這些信息經(jīng)常存在缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不齊全、隱蔽工程驗(yàn)收不準(zhǔn)確等問題；檔案管理人員不對(duì)這些問題加以分析，并且忽視與之相關(guān)的補(bǔ)償措施，就會(huì)嚴(yán)重降低檔案質(zhì)量。

（二）檔案管理體制和制度不健全。首先，為了確保復(fù)雜的檔案管理工作能有序落實(shí)到位，需要建立健全科學(xué)的管理機(jī)制，對(duì)檔案管理事宜進(jìn)行指導(dǎo)。但是現(xiàn)在許多工程施工方未能形成全面的檔案管理規(guī)章，或者某些單位即使有制度框架，其內(nèi)容也不夠精細(xì)。其次，專職于檔案管理的上級(jí)部門可能因?yàn)槊τ谕瓿善渌姓蝿?wù)，忽視了工程檔案管理政策理念的宣傳，使得檔案管理工作人員未能意識(shí)到其本職工作的重要性，也就很難兢兢業(yè)業(yè)做好本職工作。最后，檔案流向制度不完善也是一大問題，這表現(xiàn)在企業(yè)中，便是只要技術(shù)、施工人員出現(xiàn)調(diào)動(dòng)，就會(huì)發(fā)生人走檔案走或者檔案沒人管問題。

（三）檔案管理工作的前期投入和管理不足。檔案管理工作需要對(duì)水利水電工程建設(shè)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)要素及多方主體信息進(jìn)行全面采集，因此必須投入足夠的資金、人力、設(shè)備等，如果前期準(zhǔn)備不到位、投入不足，后期貿(mào)然對(duì)檔案資料進(jìn)行采集與整合，就可能導(dǎo)致檔案復(fù)印件繁多、原件太少、特種載體檔案流失等問題出現(xiàn)。究其原因，在于專職于工程項(xiàng)目的管理層與領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏足夠的檔案意識(shí)與責(zé)任感，有的企業(yè)僅僅是口頭承諾而忽視實(shí)踐中的落實(shí)，工程質(zhì)量與工期等成為建設(shè)單位上下一致關(guān)注的重點(diǎn)，施工環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的系列文件、資料的整合、歸檔完全居于末位，直至工程竣工才匆匆搜集竣工資料，這無(wú)疑會(huì)導(dǎo)致檔案質(zhì)量直線下降。

（四）工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作缺乏系統(tǒng)研究。在現(xiàn)代化市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系中，各類制度得到大大完善，在水利水電工程領(lǐng)域，則逐步形成了科學(xué)的招投標(biāo)、竣工驗(yàn)收備案、市場(chǎng)稽查制度等體系，這在一定程度上適應(yīng)了現(xiàn)代工程體系建設(shè)的需求。但就工程檔案管理的制度建設(shè)看，其尚未跟上工程檔案內(nèi)容編制、形式呈現(xiàn)等的變化，因此具有一定的滯后性與不適用性，因此無(wú)法為新形勢(shì)下的檔案管理工作提供科學(xué)引導(dǎo)。

四、加強(qiáng)水利水電工程檔案管理的措施

（一）建立健全檔案管理制度。如前文所述，加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)意義，但行業(yè)內(nèi)存在著制度不完善的問題?；诖?，單位開工前建設(shè)單位需要首先明確檔案管理機(jī)制建設(shè)的重要性，進(jìn)而安排相關(guān)員工組成檔案室，由其負(fù)責(zé)工程檔案的編制、存儲(chǔ)與長(zhǎng)期管理工作。具體來(lái)說(shuō)，要首先掌握工程項(xiàng)目的具體情況，采取相應(yīng)的措施，保障檔案齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。建設(shè)單位在與施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計(jì)單位簽訂有關(guān)合同時(shí)，制訂有關(guān)檔案移交及違約處罰的條款，提高施工、監(jiān)理、勘察設(shè)計(jì)等單位檔案形成、積累、收集、整理的積極性。某一級(jí)水電站建設(shè)工程檔案采用合同管理和項(xiàng)目管理相結(jié)合的管理辦法，結(jié)合工程實(shí)際情況，設(shè)具體條款，明確要求承接（包）單位及時(shí)向建設(shè)單位提交合格的檔案材料。此水電站工程建設(shè)項(xiàng)目部的工程技術(shù)部檔案管理部門負(fù)責(zé)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)督促、指導(dǎo)此水電站工程建設(shè)和參建單位檔案業(yè)務(wù)工作，驗(yàn)收、管理此水電站建設(shè)參建單位的全部檔案資料，并配備了相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所，為檔案利用提供有效保證。

（二）推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)。在新的時(shí)代背景下，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)的支持，對(duì)于工程檔案監(jiān)管而言，同樣要推行信息化管理的模式?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可對(duì)水利水電工程施工建設(shè)的全過(guò)程進(jìn)行綜合管控，并充分利用監(jiān)控技術(shù)，全方位監(jiān)管生產(chǎn)的全部程序，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并合理解決，保證作業(yè)在安全環(huán)境下完成。同時(shí)，可以采取科學(xué)的工程質(zhì)量上報(bào)措施、完善信息反饋系統(tǒng)，幫助相關(guān)政府部門及監(jiān)理機(jī)構(gòu)更迅速地獲知工程信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工中的問題，并通過(guò)專業(yè)研究找出解決問題的正確方案。除此之外，在檔案的長(zhǎng)期使用環(huán)節(jié)，利用計(jì)算機(jī)可以更快捷地搜索、提取資料，并且在必要時(shí)對(duì)資料進(jìn)行更新與修改，節(jié)省了紙質(zhì)檔案管理對(duì)人力、物力等的消耗量。

（三）施工階段要做好監(jiān)督檢查。施工階段作為水利水電工程建設(shè)的核心環(huán)節(jié)，在該環(huán)節(jié)做好檔案管理影響著整項(xiàng)管理工作的整體效果。施工時(shí)的檔案管理集中在以下幾個(gè)方面：其一，要注意歸檔文件的整理是否規(guī)范，因?yàn)樨?fù)責(zé)施工、監(jiān)理的不同單位都會(huì)參與其中，其中的各工序、環(huán)節(jié)、材料運(yùn)用都會(huì)形成有關(guān)的技術(shù)文件材料，由其構(gòu)成驗(yàn)收的根據(jù)，是需要妥善歸檔存儲(chǔ)的重要對(duì)象?；诖耍夹g(shù)人員需要根據(jù)有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)仔細(xì)填寫檔案信息，隨后將其交給有資格的技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，交給專門的檔案管理者進(jìn)行歸類存儲(chǔ)。由此可見，不論是施工單位，抑或是設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位，都應(yīng)該形成科學(xué)的檔案信息采集、整合、歸檔制度，把檔案管理工作細(xì)化到各個(gè)崗位與部門中。

（四）竣工驗(yàn)收階段檔案整理。工程正式完工，并不意味著檔案管理工作的結(jié)束，在后期的竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)，依然要保持檔案管理的必要性。對(duì)水利水電工程進(jìn)行驗(yàn)收的過(guò)程中，需要將驗(yàn)收資料進(jìn)行歸檔處理。在工程驗(yàn)收前一個(gè)月，水電站工程建設(shè)項(xiàng)目部組織施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、管理等單位的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、工程技術(shù)人員及檔案管理人員，對(duì)工程檔案的收集、整理、歸檔等工作，特別是竣工圖的編制與整理情況，進(jìn)行徹底的檢查，并編寫自檢報(bào)告。自檢報(bào)告包括：檔案資料工作情況、竣工圖的編制與質(zhì)量、對(duì)檔案資料完整及準(zhǔn)確性的評(píng)價(jià)等。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)水利水電工程檔案發(fā)展趨勢(shì)及管理對(duì)策的探討，意義重大。相關(guān)工作人員需要明確水利水電工程檔案管理的特點(diǎn)，如數(shù)量大、種類多、價(jià)值高、綜合性強(qiáng)等；同時(shí)把握水利工程檔案管理存在的問題，包括驗(yàn)收資料整理不夠全面、管理體制和制度不健全、管理工作的前期投入和管理不足、管理工作缺乏系統(tǒng)研究；在此基礎(chǔ)上提出加強(qiáng)水利水電工程檔案管理的措施，建立健全檔案管理制度，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，施工階段要做好監(jiān)督檢查，竣工驗(yàn)收階段做好檔案整理。