基層單位檔案管理中的問題與對策探微

文/濟南市臥虎山水庫管理處 王軍

檔案記錄單位發(fā)展的真實數(shù)據(jù)，具有不可再生性。聲像資料、紙質(zhì)資料、電子資料、照片都是承載檔案信息的重要方式。檔案對于基層管理具有重要意義，關(guān)乎基層工作計劃制定、人員調(diào)動、辦理公務(wù)等多方面內(nèi)容。檔案價值以管理體現(xiàn)，檔案管理工作科學、高效就可以有效發(fā)揮檔案價值，提升基層單位工作水平。由此可見，探討基層檔案管理中所出現(xiàn)的問題與對策是十分必要的。

一、基層單位檔案管理內(nèi)容

基層單位檔案管理工作繁瑣，并且管理對象在不斷增加。綜合來看，基層單位檔案管理內(nèi)容主要集中于收集、整理、保管、利用四個方面。

（一）收集。收集資料是檔案管理的首要環(huán)節(jié)，在檔案資料收集中需要保證其完整性、真實性。檔案工作人員在收集檔案信息過程中，具體工作內(nèi)容包括：1.將所收集的檔案資料進行整理。2.檢查文件規(guī)格、頁數(shù)以及具體簽章情況。3.理清檔案資料邏輯關(guān)系，并對檔案形成質(zhì)量進行綜合性檢查。4.對于特殊形式檔案（音像資料、圖片信息）要統(tǒng)一進行簽收登記，并按照類別進行整理。5.如果檔案信息不完整，則需要進行退檔處理，重新完善后歸檔。

（二）整理?；鶎訂挝粰n案主要為業(yè)務(wù)檔案、文書檔案以及人事檔案三類：1.人事檔案。主要由政府規(guī)定其編制標準，因此在整理過程中可以按照政府統(tǒng)一編制、分類要求進行整理，如果人事檔案信息不完整則可以要求相關(guān)人補充完善信息。2.文書檔案。事業(yè)單位文書檔案信息具有統(tǒng)一標準規(guī)定，整理過程中可以按照時間、類別進行整理。3.業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)檔案數(shù)量龐大，種類繁多，編目、整理時較為困難?；鶎訂挝辉谡磉^程中，要根據(jù)各單位業(yè)務(wù)內(nèi)容、管理特點進行檔案整理。

（三）保管。檔案具有記錄、借鑒、指導價值，檔案保管是否得當，關(guān)系到基層單位機密內(nèi)容是否安全，有價值的檔案資料是否能夠妥善保存。根據(jù)基層檔案工作形式，檔案管理主要分為紙質(zhì)與電子檔案管理兩類。紙質(zhì)檔案保管：需要注意檔案防潮、防火，更要避免調(diào)閱后丟失、損傷現(xiàn)象，非檔案管理人員在未授權(quán)下不得隨意修改、調(diào)閱檔案內(nèi)容。電子檔案管理：電子檔案管理過程中，需要防止數(shù)據(jù)庫丟失、損壞。同時，要防止他人非法獲得登錄權(quán)限進入到數(shù)據(jù)庫中。

（四）利用。檔案利用主要分為基礎(chǔ)價值利用與深層價值利用兩個部分：1.基礎(chǔ)價值利用：借助檔案本身的直觀數(shù)據(jù)作為各項業(yè)務(wù)活動“證據(jù)”，價值主要體現(xiàn)在其本身記錄性上。2.深層價值利用：既依托于檔案信息內(nèi)容，又抽象于檔案信息，屬于深層價值挖掘。如何區(qū)分深層價值與基礎(chǔ)價值利用主要體現(xiàn)在兩個方面，可以通過具體舉例的方式來形象講解二者差別性。如某基層單位要選拔辦公室主任，要求競選人員必須符合本科學歷以上、工作經(jīng)歷大于三年、黨員等硬性條件。領(lǐng)導人可以通過查閱人事檔案信息，確定職員是否符合競選條件，這就屬于基礎(chǔ)價值利用。又例如某基層單位需要制定2020年業(yè)務(wù)工作計劃內(nèi)容，根據(jù)單位歷年來的業(yè)務(wù)檔案管理資料，了解單位工作開展現(xiàn)狀，并及時發(fā)現(xiàn)其中的問題，完善新一年工作計劃內(nèi)容，并做出重要決策，這就屬于深層價值利用。

二、基層檔案管理問題分析

（一）意識不強，利用不足。檔案管理效果與基層單位工作人員意識有直接關(guān)系。但長久以來，檔案管理工作并不受到基層單位重視，具體表現(xiàn)在三個方面：管理辦公費用低、人力資源不足、管理邊緣位置。多數(shù)基層單位在制定單位年度工作計劃中，也沒有認識到檔案管理的重要性，甚至認為只要不出現(xiàn)檔案遺失、破損就做好了檔案管理工作。部分檔案管理人員對于檔案缺乏清晰認知，甚至將文件與檔案等同，無法做好檔案管理工作，甚至出現(xiàn)檔案管理混亂的情況。

（二）素質(zhì)較低，隊伍不穩(wěn)?；鶎訂挝挥捎谡J識不足，單位人力資源有限，減少檔案管理人員數(shù)量，甚至讓其他人員兼任檔案管理員，導致檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，人員職業(yè)素質(zhì)也是參差不齊。基層檔案管理過程中具體表現(xiàn)為三點：第一，工作專業(yè)水平不高。部分基層檔案管理人員僅能夠進行簡單的建檔、查閱、歸檔等基礎(chǔ)工作。第二，缺乏工作積極性。由于檔案管理觀念滯后，許多管理人員并沒有將更多的工作精力投入到其中，不具備“終身學習”職業(yè)素養(yǎng)，導致基層檔案共工作停滯不前。第三，創(chuàng)新意識不足。隨著信息時代到來，人們愈加重視信息資源的重要性，并改變了信息傳播模式，這對于檔案管理工作來說是一次重大契機，改變了檔案管理模式與基層單位管理地位，但由于人員素質(zhì)不高，管理人員創(chuàng)新意識不足，導致檔案管理改革進展緩慢。

（三）地位邊緣，開發(fā)不夠。檔案與一般歷史史料不同，基層單位在工作過程中要經(jīng)常用到檔案，具有較強的單位信息管理參與性。但在實際建設(shè)過程中，由于各方資源不到位，導致基層檔案開發(fā)價值度不高。各個單位檔案數(shù)量隨著時間推移不斷增加，也加重了管理人員的工作負擔，許多有價值的信息湮沒于其中，無法得到有效利用?；鶎訂挝桓鱾€部門也存在管理信息相對比較封閉，成為“信息孤島”，館藏檔案信息很難在基層單位內(nèi)部進行資源共享，使用效率不高。

（四）細節(jié)問題，規(guī)范性差。檔案管理工作對象為基層單位各類檔案信息，如人力資源檔案（職工檔案信息）、辦公檔案（各類記錄表、工作計劃等）、文件檔案（政府文件、法律法規(guī)等）等。在檔案管理過程中，檔案管理內(nèi)容只多不少，在整理檔案需要按照一定的規(guī)定進行整理，確保信息歸檔后能被及時查閱。但多數(shù)基層單位在細節(jié)管理問題上存在問題，缺乏明確的檔案信息收集、整理標準，檔案規(guī)范性差影響檔案的使用價值。

三、基層檔案管理對策

（一）加強領(lǐng)導，提升意識。檔案價值高低與管理效果相關(guān)，加強重視能夠充分開發(fā)基層檔案管理潛力，促進基層單位發(fā)展。基層單位領(lǐng)導應(yīng)該認識到檔案管理的價值，將檔案管理納入單位工作計劃當中，改變檔案管理在基層單位中的地位，從頂層建設(shè)加強管理工作。同時，基層單位要提升基層管理人員工作意識，多次開展相關(guān)法律、法規(guī)研習工作，使管理人員認識到檔案管理的重要性。單位領(lǐng)導要做好協(xié)調(diào)工作，讓各個部門配合檔案管理工作，掃清檔案管理人員工作中的障礙。

（二）人才培養(yǎng)，穩(wěn)定隊伍。在檔案管理中，人力因素是保證檔案管理效果的決定性因素。因此在檔案管理隊伍建設(shè)中可以從兩個方面開展工作：第一，穩(wěn)定隊伍?；鶎訂挝粦?yīng)該加強檔案管理人力資源投入，派遣專人負責檔案管理工作，適當增加福利，穩(wěn)定檔案管理工作隊伍。第二，人才培養(yǎng)?；鶎訂挝蝗耸抡屑{、擴大編制較為困難，因此應(yīng)該提高人才選拔標準，選擇具有檔案管理、數(shù)據(jù)處理技能、工作責任心強的應(yīng)聘者負責基層檔案管理工作。同時，基層單位內(nèi)部也要結(jié)合檔案管理環(huán)境變化對管理人員進行培訓，如“信息技術(shù)檔案管理”“人事檔案管理規(guī)范”“檔案管理法律研習”等培訓內(nèi)容，全面提升檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理部門以及基層單位領(lǐng)導要對檔案管理進行定期與不定期考核，從建檔、查閱、歸檔規(guī)范性、檔案保管狀況、檔案資源維護等幾個方面入手，全面提升檔案管理效果。

（三）增加投入，細化規(guī)則。管理條件是檔案管理工作的基礎(chǔ)，基層單位應(yīng)該根據(jù)實際情況推動檔案信息化建設(shè)工作。硬件方面包括：1.為檔案管理提供專門的檔案管理室，并要做好濕度控制、溫度控制，做好防潮、防火災(zāi)工作，防止檔案損毀。2.采購現(xiàn)代化檔案管理柜，提升檔案保管效果。3.購買電腦、軟件、辦公桌等物資。軟件方面包括：1.將現(xiàn)有檔案進行信息化處理，對所有檔案進行電子化備檔。2.構(gòu)建基層檔案管理平臺，并授予基層單位職工、領(lǐng)導、檔案管理工作人員不同的平臺使用權(quán)限，提升檔案利用率、共享率。3.加強檔案信息化管理制度建設(shè)，從信息資料填寫完整性、規(guī)范性、真實性入手，規(guī)范檔案管理工作細則。4.核查原有檔案資料，將檔案規(guī)范化處理，并篩查出其中不實檔案，并上報給上級單位。

（四）參與管理，加強開發(fā)。檔案管理作為基層單位工作中必要的一環(huán)，需要讓檔案管理真正參與到基層單位工作中才能夠促使其發(fā)展?！坝行枰庞袘?yīng)用，有應(yīng)用才有變革”，檔案管理部門既要服從上級領(lǐng)導安排，完成檔案管理工作計劃，也要結(jié)合檔案管理工作內(nèi)容，積極進行工作創(chuàng)新，主動響應(yīng)單位號召。1.定期篩查檔案，匯報異常檔案信息。2.將基層單位日常辦公信息、活動狀況、最新文件及時入檔，并按照類別、載體、時間進行規(guī)范處理，向領(lǐng)導定期匯報檔案管理工作進展情況。3.結(jié)合檔案資料，對于各類檔案信息進行綜述，整理基層單位發(fā)展過程資料，讓領(lǐng)導在決策時有更多的信息支持，從而真正發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

四、結(jié)語

基層檔案管理工作內(nèi)容繁瑣，屬于基層單位基礎(chǔ)管理工作內(nèi)容，對于基層單位人力資源管理、運行決策、群眾服務(wù)具有重要的意義。面對基層單位管理中的諸多問題，需要從意識、制度、管理規(guī)范、信息化建設(shè)等多個角度出發(fā)，改變傳統(tǒng)基層檔案管理模式，讓其真正參與到基層單位管理當中，發(fā)揮檔案信息價值，促進單位可持續(xù)發(fā)展。