淺談事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

文/單縣人力資源和社會保障局 孫浩

隨著信息化時代的推進，我國事業(yè)單位的發(fā)展非常迅速，檔案管理工作的重要意義也得到體現(xiàn)，如何更好地開展檔案管理工作，推進基層各項事業(yè)健康發(fā)展，是當前需要重點研究的一個課題與難題，這也是確保事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)與必備條件。在當前的大環(huán)境下，隨著基層事業(yè)單位檔案數(shù)量的增加，社會對于檔案工作的要求也越來越嚴格，以往紙質(zhì)的檔案管理形式已經(jīng)很難適應當前社會的需求。因此，加強檔案管理工作創(chuàng)新也是一項刻不容緩的任務。隨著我國經(jīng)濟體制的發(fā)展與科學技術(shù)的進步，導致單位檔案管理內(nèi)容愈發(fā)繁瑣與復雜，這對于管理人員也提出了新的要求，在這樣的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位的檔案管理工作務必需要加大創(chuàng)新力度，通過各方面的努力與進步來促進檔案管理工作的發(fā)展，為我國社會穩(wěn)定作出貢獻。

一、目前我國事業(yè)單位檔案管理面臨的主要問題

（一）事業(yè)單位的檔案管理工作方法有待創(chuàng)新。事業(yè)單位以往的檔案管理工作主要以紙質(zhì)方式儲存保管與查閱，在這樣傳統(tǒng)的形式下，隨著時間的推移，紙質(zhì)資料容易出現(xiàn)破損與丟失的現(xiàn)象，這對于檔案資源的管理無疑是一個重要問題，在紙質(zhì)形式保管下，檔案資源若想歷久彌新完整保存，對于檔案管理部門而言是非常困難的，而有些事業(yè)單位的管理人員對于這項工作的重視程度也不夠高，松懈的管理方式對檔案管理工作造成了很大的困擾，影響了事業(yè)單位的發(fā)展腳步。

（二）事業(yè)單位的檔案管理工作未曾被高度重視。在我國事業(yè)單位檔案管理工作中，對于檔案管理工作的重視程度有待提高，以往的檔案管理部門通常認為檔案管理工作并非事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容，思想覺悟也有待提升，對自身工作的認識不到位嚴重影響了服務質(zhì)量與工作效率，檔案管理工作人員缺乏高度的積極性與工作熱情，這也是造成檔案管理工作停滯不前的一個重要原因。

（三）檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提升。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)是非常重要的一個因素，而以往的檔案管理部門通常有一些兼職或兼崗的情況，這是對檔案管理工作不夠重視的表現(xiàn)，一些檔案管理人員缺乏專業(yè)的思維能力與專業(yè)技術(shù)，對于檔案管理工作很難做到標準化與規(guī)范化管理，使工作效率與服務質(zhì)量嚴重受到阻礙，工作人員的松懈與不重視是影響檔案工作開展的重要因素。另外，事業(yè)單位的檔案管理工作人員，還需要具備高度的工作責任心與綜合素養(yǎng)，檔案管理工作不只是表面上的整理與歸檔查閱，而是需要深厚的知識水平與專業(yè)技能做支撐，不然會嚴重影響檔案管理工作的開展與進步。

（四）檔案管理制度需要進一步加強與健全。我國事業(yè)單位在初期就已經(jīng)建立了檔案管理部門，近幾年來，隨著信息化時代的進步與大環(huán)境的變化，事業(yè)單位也發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理工作隨之變得復雜，事業(yè)單位的檔案管理部門如果一直不加強創(chuàng)新力度，很難適應新時代的發(fā)展步伐，這會影響檔案的開發(fā)。而在具體的管理過程中，管理部門需要建立規(guī)范化的工作體系與管理制度，加強與優(yōu)化檔案管理工作模式，將創(chuàng)新的概念灌輸給每一位工作人員，使他們清楚地意識到自身工作的重要性與重要意義，這樣對于事業(yè)單位的發(fā)展是非常有利的。

二、當前事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）不斷加強事業(yè)單位檔案保密工作。檔案管理工作的重點是保密工作，單從檔案保密方面出發(fā)，庫房應設(shè)在辦公處的最底屋，而庫房門窗等設(shè)施需要加固來防止盜竊行為，庫房與辦公室還應該做好分離，檔案管理庫房設(shè)置有專人管理，并且還要根據(jù)實際情況制定出嚴格的管理制度，與檔案管理部門無關(guān)的人員一律不可入內(nèi)。另外，檔案資料與事業(yè)單位的其他資料也要分開管理，確保檔案資料的保密性，如果因為檔案管理部門的疏漏造成檔案信息的流失與疏漏，勢必會造成很嚴重的后果，一發(fā)不可收拾，因此，事業(yè)單位檔案管理工作的保密性是首要原則，需要事業(yè)單位上下級共同努力、協(xié)作安排才可以達到預期的標準，而檔案管理工作人員也要意識到這一點，做好與上級的配合工作。

（二）信息化水平需要加強。事業(yè)單位檔案管理需要加強有效性與實效性，在當前信息化時代大環(huán)境下，若想全面提升檔案管理工作，務必要加強檔案管理的信息化建設(shè)力度，改善以往的管理模式，改革傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，在信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案管理工作的模式，綜合提高專業(yè)技能與綜合服務范圍?；鶎邮聵I(yè)單位還要注重信息化管理平臺的運行維護工作，定期對管理系統(tǒng)進行檢測與維修，依托于軟件創(chuàng)建與單位情況相符的系統(tǒng)，有層次性、有針對性地實施檔案管理。電子檔案作為最為重要的一項內(nèi)容，可以為檔案管理工作以及上傳云端保存提供技術(shù)支持，這是為了確保檔案資源在管理過程中出現(xiàn)泄露與丟失的現(xiàn)象發(fā)生，在這樣的情況下，信息化建設(shè)的優(yōu)勢可以得到完全的呈現(xiàn)。檔案管理工作中信息化建設(shè)的重要性不言而喻，這需要檔案管理部門與其他部門協(xié)調(diào)與配合，共同為事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新作貢獻。

（三）進一步創(chuàng)新檔案管理制度。一方面，基層事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展離不開檔案管理工作的支撐，而制定一套完善的管理體系，不但可以切實提升事業(yè)單位的管理水平，同時還可以為檔案管理工作的創(chuàng)新提供有力的支持，創(chuàng)新檔案管理的方法勢在必行，也是基層事業(yè)單位與時代相結(jié)合的核心內(nèi)容，在當前信息化的時代背景下，檔案管理工作至關(guān)重要；另一方面，當前基于新時代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作必須側(cè)重于實踐創(chuàng)新，有效落實與貫徹以人為本的全新理念，制定科學的人才競爭機制，按照年度考核實際情況進行檔案管理責任人的合理輪換，優(yōu)化與創(chuàng)新檔案管理模式，針對各個檔案管理工作崗位滲透不同的理念，以充分激發(fā)管理人員的主觀能動性，提高向心力、凝聚力，團結(jié)一致謀創(chuàng)新。與此同時，檔案管理實踐創(chuàng)新也需要資金支持、單位各層領(lǐng)導的重視，由此才能采購需要的信息軟件，實施檔案管理信息化建設(shè)，實現(xiàn)各項資源的有機整合，切實提升檔案管理工作成果，幫助事業(yè)單位深度挖掘、組織與使用數(shù)字信息，從而使檔案管理工作邁入全新階段。

（四）加強組織領(lǐng)導以提高人事檔案管理水平。各級事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程：首先，要建立檔案管理工作的領(lǐng)導機構(gòu)，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促。其次，要結(jié)合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態(tài)管理；同時應參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標準，建立和完善質(zhì)量管理體系?；鶎邮聵I(yè)單位的管理水平與社會的發(fā)展息息相關(guān)，在社會的穩(wěn)定發(fā)展中起到了非常重要的促進作用，而當前來看，各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定檔案各項工作的質(zhì)量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設(shè)。

三、結(jié)語

綜上分析，我國事業(yè)單位的檔案管理工作非常重要，在創(chuàng)新過程中存著許多問題：人員的整體素質(zhì)需要提升、管理機制與管理制度需要調(diào)整、信息化水平不達標。這些問題都嚴重影響了檔案管理工作的開展與進程，對于這種情況，人社局應高度重視檔案管理的服務水平與工作質(zhì)量，從實際出發(fā)，提升管理人員的綜合素質(zhì)，不斷創(chuàng)新與完善檔案管理制度，確保我國基層事業(yè)單位的檔案管理工作有序進行。而從嚴格意義上來說，事業(yè)單位的檔案管理工作在社會的發(fā)展中占據(jù)著十分重要的位置，這就要求我國基層事業(yè)單位不但要在工作形式上創(chuàng)新，更重要的是改變工作人員的思想意識與認知，根據(jù)當前的實際情況來創(chuàng)新解決方案與思路，不斷提升事業(yè)單位的管理工作水平，畢竟在信息化時代大環(huán)境下，事業(yè)單位迎來新的發(fā)展機遇，同時也面臨著諸多的挑戰(zhàn)，這需要有關(guān)部門不斷加強創(chuàng)新力度，大膽實踐與創(chuàng)新，更需要有關(guān)管理層堅持不懈的努力與創(chuàng)新的勇氣，逐步提升事業(yè)單位的檔案管理工作，從而使事業(yè)單位更加適應社會的發(fā)展和進步。