信息社會(huì)視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理改革與創(chuàng)新

文/鶴慶縣檔案局 舒新

隨著我國(guó)現(xiàn)代信息化技術(shù)不斷提升，我國(guó)企業(yè)辦公室的傳統(tǒng)文書檔案管理工作方式已不適應(yīng)于當(dāng)前的社會(huì)大環(huán)境，逐漸被時(shí)代所淘汰，信息技術(shù)的沖擊對(duì)我國(guó)企業(yè)辦公室文書檔案的管理工作提出了巨大的挑戰(zhàn)。為適應(yīng)當(dāng)前的現(xiàn)代化信息社會(huì)，企業(yè)辦公室人員需不斷探索企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的新模式，將現(xiàn)代化信息技術(shù)融入傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室文書檔案管理工作中。對(duì)文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，可進(jìn)一步提升企業(yè)的工作效率，為企業(yè)的良好發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

一、文書檔案管理工作改革與創(chuàng)新的重要性

企業(yè)的各項(xiàng)工作與企業(yè)辦公室的文書檔案管理工作有聯(lián)系，良好的文書檔案管理工作可推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作順利進(jìn)展，提高企業(yè)的工作效率。當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)管理層及其員工對(duì)于企業(yè)辦公室的文書檔案管理工作沒(méi)有形成正確的思想認(rèn)識(shí)，認(rèn)為文書檔案管理工作的作用不明顯，因此在實(shí)際的辦公室文書檔案管理工作中，往往會(huì)造成文書檔案信息的丟失或損毀。辦公室員工在面對(duì)新型的文書檔案種類時(shí)，往往無(wú)從下手。在現(xiàn)代信息社會(huì)視角下，現(xiàn)代化信息技術(shù)的進(jìn)步對(duì)于我國(guó)的文書檔案管理工作提出了更高的要求，同時(shí)對(duì)辦公室員工也提出相應(yīng)的要求。在這一大環(huán)境下，如何優(yōu)化辦公室文書檔案管理工作，成為我國(guó)企業(yè)辦公室人員所面臨的難題。為適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會(huì)，我國(guó)企業(yè)辦公室員工需不斷對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新，才能使企業(yè)的文書檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求。保障企業(yè)文書檔案管理工作的安全，杜絕企業(yè)文書檔案丟失及損毀。辦公室員工需借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，有效改善企業(yè)辦公室文書檔案管理工作所存在的問(wèn)題，優(yōu)化企業(yè)辦公室文書檔案管理工作，不斷提高自身的辦公室文書檔案管理能力，增強(qiáng)文書檔案管理的技術(shù)水平，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)良好運(yùn)營(yíng)。

二、企業(yè)辦公室文書檔案管理工作所存在的問(wèn)題

我國(guó)企業(yè)目前的辦公室文書檔案管理工作未能適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會(huì)發(fā)展，存在的問(wèn)題具體如下：

（一）管理人員能力良莠不齊。目前企業(yè)負(fù)責(zé)辦公室文書檔案管理工作的員工能力良莠不齊，業(yè)務(wù)水平存在著較大的差異性，這一現(xiàn)狀導(dǎo)致管理方法存在很多不同。不同的管理方法會(huì)直接影響到文書檔案管理工作的優(yōu)劣，很難形成科學(xué)、統(tǒng)一的檔案歸類方法。若想改革企業(yè)辦公室文書檔案的管理工作，必須形成科學(xué)統(tǒng)一的檔案歸類法。

（二）未形成整體的文書檔案管理工作規(guī)劃。目前企業(yè)雖然有現(xiàn)代化電子信息存檔系統(tǒng)，但目前的現(xiàn)代化電子信息存檔系統(tǒng)缺乏整體的運(yùn)營(yíng)模式，沒(méi)有辦法形成各個(gè)部門的文書檔案管理信息，一定程度上妨礙了企業(yè)的文書檔案管理工作。企業(yè)管理工作人員需重視這一問(wèn)題，對(duì)現(xiàn)代化電子信息存檔系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。

（三）不注重文書檔案的管理工作。企業(yè)高層及具體管理人員對(duì)于文書檔案的管理工作重視程度不夠，因此在企業(yè)文書檔案管理工作上所投入的資金相對(duì)較少，缺乏充足的資金支持，企業(yè)辦公室檔案管理工作無(wú)法進(jìn)行相應(yīng)的改革與創(chuàng)新，不能將企業(yè)文書檔案管理工作的價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)，造成惡性循環(huán)。因此，企業(yè)需加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，才能將文書檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)最大化發(fā)揮出來(lái)。

三、企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新方式

針對(duì)目前企業(yè)辦公室文書檔案管理工作所存在的問(wèn)題，進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新，具體創(chuàng)新方式如下所述：

（一）對(duì)檔案進(jìn)行過(guò)程管理。企業(yè)應(yīng)做好檔案的過(guò)程管理工作，對(duì)檔案的每一個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行充分的把控。在整合搜集檔案內(nèi)容所需的相關(guān)資料時(shí)，必須確保所搜集數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性及方式的合法性，禁止隨意篡改資料內(nèi)容的情況發(fā)生，更不能用虛假資料作為檔案內(nèi)容。在進(jìn)行資料歸檔時(shí)，應(yīng)做好編號(hào)記錄，方便日后查詢的便捷性，且需符合企業(yè)的歸檔制度。

（二）建立員工的個(gè)人檔案。為有效保障企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)展，企業(yè)應(yīng)給每一名員工建立個(gè)人檔案，提升員工工作的積極性及主動(dòng)性，一旦工作發(fā)生重大狀況，可依據(jù)具體的檔案將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人身上。

（三）將文書檔案管理工作落實(shí)到每一個(gè)部門。將文書檔案管理工作落實(shí)到企業(yè)的每一個(gè)部門，可以有效保障企業(yè)辦公室文書檔案管理工作有序發(fā)展。絕不能出現(xiàn)部門因?yàn)楣ぷ鞣爆?，而拒絕文書檔案歸檔。在這一全方位的管理中，還應(yīng)關(guān)注文書檔案工作的安全性，避免造成信息的泄露。

（四）進(jìn)行系統(tǒng)化的管理。為有效推動(dòng)企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，企業(yè)需對(duì)辦公室文書檔案管理工作實(shí)施系統(tǒng)化的管理。實(shí)施系統(tǒng)化的管理，有利于企業(yè)形成管理模式的優(yōu)化，精細(xì)化、程序化的管理模式有利于推動(dòng)企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的進(jìn)步。

四、文書檔案管理工作改革與創(chuàng)新的策略

（一）構(gòu)建完善的信息檔案管理系統(tǒng)。目前，企業(yè)辦公室的文書檔案管理缺乏有效完善的信息檔案管理系統(tǒng)，企業(yè)需加強(qiáng)管理，構(gòu)建有效的信息檔案管理系統(tǒng)?？梢杂行苿?dòng)企業(yè)辦公室文書檔案管理工作順利運(yùn)作，全方位提升企業(yè)的工作效率。同時(shí)，信息檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可以進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)辦公室文書檔案的安全性，對(duì)文書檔案進(jìn)行保密等級(jí)制度設(shè)定。設(shè)定文書檔案的保密等級(jí)，可將文書檔案的保密等級(jí)大致劃分為絕密、機(jī)密、秘密、一般四種形式，不同的保密等級(jí)對(duì)應(yīng)不同的保密程度，可進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)辦公室文書檔案管理工作。在這一過(guò)程中，需注意構(gòu)建檔案管理的大致順序，具體流程可分為接收文書檔案、按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文書檔案進(jìn)行分類、傳送分類好的文書檔案、催辦、對(duì)文書檔案進(jìn)行立卷、歸檔文書檔案、銷毀文書檔案，具體實(shí)施中，應(yīng)嚴(yán)格按照這一順序來(lái)執(zhí)行。此外，對(duì)于信息檔案管理系統(tǒng)的保密性也不能掉以輕心。辦公室管理人員需針對(duì)此做好相關(guān)的培訓(xùn)工作，最好簽訂必要的保密協(xié)議，一旦信息泄露，可依法追究責(zé)任。為方便開(kāi)展企業(yè)辦公室文書檔案管理具體工作，平時(shí)需規(guī)范化制定企業(yè)辦公室文書檔案，嚴(yán)格按照公司的相關(guān)文書檔案制度來(lái)執(zhí)行，將相關(guān)制度貫徹于文書檔案的起草及歸檔過(guò)程中。

（二）加強(qiáng)科學(xué)性及時(shí)效性。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)辦公室的文書檔案管理工作中也納入了現(xiàn)代化信息技術(shù)，現(xiàn)代化信息技術(shù)與企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的融合，有效提升了文書檔案管理工作的實(shí)時(shí)性及科學(xué)性。為有效保障企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的實(shí)時(shí)性，需加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的相關(guān)培訓(xùn)，使文書檔案管理人員充分掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，在開(kāi)展企業(yè)辦公室文書檔案管理工作時(shí)，可熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)。通過(guò)將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入企業(yè)辦公室文書檔案管理工作中，可快速解決文書檔案管理工作的延時(shí)性質(zhì)，提高企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的實(shí)時(shí)性及科學(xué)性，大幅度提升企業(yè)文書檔案管理工作的工作效率，進(jìn)一步帶動(dòng)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，優(yōu)化企業(yè)的管理模式。

（三）制定相關(guān)的管理制度。要想有效確保企業(yè)辦公室文書檔案管理工作，企業(yè)需制定切合實(shí)際需求的相關(guān)管理制度。使得企業(yè)辦公室文書檔案管理工作在現(xiàn)代化信息社會(huì)的大背景下，能夠?qū)崿F(xiàn)更加優(yōu)化的管理模式，將文書檔案管理工作的價(jià)值最大化體現(xiàn)出來(lái)。在制定相關(guān)的管理制度時(shí)，企業(yè)需針對(duì)相關(guān)使用部門來(lái)確定。例如可將文書檔案不得損壞加入文書檔案的制度管理中，可加強(qiáng)工作人員對(duì)于文書檔案的愛(ài)惜程度，在對(duì)文書檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，不會(huì)像往常一樣采取隨意的模式，而是謹(jǐn)慎對(duì)待之。必要時(shí)，可將懲罰制度引入文書檔案的管理工作中，一旦毀壞，可追究相關(guān)工作人員的責(zé)任。最為關(guān)鍵的一點(diǎn)是，在對(duì)企業(yè)文書檔案進(jìn)行電子文檔的使用時(shí)，使用部門需注意切斷一切外網(wǎng)，僅在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行瀏覽，這樣做可避免企業(yè)電子文書檔案的信息泄露，提高企業(yè)文書檔案的安全性，保障企業(yè)自身的利益，不會(huì)對(duì)企業(yè)造成巨大的打擊。

（四）注重電子防火墻的安裝。為有效保障企業(yè)文書檔案的安全性，避免企業(yè)文書檔案的信息丟失，企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部普及安裝電子防火墻及各類殺毒軟件，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)電腦進(jìn)行殺毒，這樣一來(lái)，可確保企業(yè)電子文書檔案的安全程度，不會(huì)被外來(lái)病毒及電子黑客攻擊企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，盜取企業(yè)的核心機(jī)密等。企業(yè)可將這一制度納入企業(yè)的文書檔案管理體系中，若有不遵守規(guī)定的員工，可依法給予批評(píng)處分。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)辦公室的文書檔案管理工作對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的作用，加強(qiáng)文書檔案的管理工作，可有效提升企業(yè)內(nèi)部的工作效率，推動(dòng)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)，獲得更高的經(jīng)濟(jì)收益。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)在日常生活中的普及，傳統(tǒng)的企業(yè)文書檔案管理模式已不能滿足現(xiàn)代化社會(huì)的訴求。企業(yè)文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新已是大勢(shì)所趨，企業(yè)應(yīng)注重構(gòu)建完善的信息檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)科學(xué)性及時(shí)效性、制定相關(guān)的管理制度、注重電子防火墻的安裝，才能有效推動(dòng)企業(yè)辦公室文書檔案管理工作不斷進(jìn)步，適應(yīng)現(xiàn)代化信息社會(huì)的需求。