信息化時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理困境的突破與抉擇

文/西安市高陵區(qū)投資環(huán)境投訴中心 周艷

在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，由于檔案數(shù)量龐大，管理工作非常復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理方式難以滿足現(xiàn)代化的機(jī)關(guān)檔案管理要求，加強(qiáng)管理方式信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)更高效率的網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式，是現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理提出的必然要求。除此之外，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息化的管理模式對(duì)機(jī)關(guān)檔案實(shí)施管理，能夠?qū)崿F(xiàn)快速查詢，而且查詢方式多種多樣，能夠有效滿足檔案使用者的要求。信息化的管理模式能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案的完整保存，促進(jìn)檔案信息共享，保證能夠?qū)崟r(shí)為檔案使用者提供必要的檔案信息。由此可見(jiàn)，實(shí)施信息化的檔案管理方式，不僅給檔案管理帶來(lái)了極大的便利，而且對(duì)檔案的實(shí)踐應(yīng)用，提供了極大的便利，促使機(jī)關(guān)檔案能夠更好地為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)，大幅度提高機(jī)關(guān)檔案服務(wù)質(zhì)量，對(duì)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)，具有極為深遠(yuǎn)的意義。

一、信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢(shì)

在信息化時(shí)代，辦公實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和信息化，而機(jī)關(guān)檔案管理工作也正走向無(wú)紙化辦公模式。利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，不僅能夠提高檔案保存管理的完整性，同時(shí)還能夠有效降低管理成本，實(shí)現(xiàn)低碳環(huán)保作用，無(wú)論是對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作質(zhì)量的顯著提高，還是對(duì)促進(jìn)生態(tài)環(huán)境保護(hù)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的和諧發(fā)展，都具有極為重要的意義。在信息化時(shí)代，在機(jī)關(guān)檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，比傳統(tǒng)的檔案管理方式更具優(yōu)勢(shì)。

（一）能夠存儲(chǔ)海量的檔案信息。在機(jī)關(guān)中，檔案的數(shù)量非常龐大，而且隨著發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增多，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，需要使用更加龐大的存儲(chǔ)空間來(lái)存儲(chǔ)保管檔案。而且紙質(zhì)檔案對(duì)存儲(chǔ)條件要求極高，為了延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的使用壽命，在存儲(chǔ)過(guò)程中必須要具有良好的通風(fēng)、采光、防蟲等條件。一旦存儲(chǔ)條件不合格，就會(huì)造成檔案損失，信息丟失。此外，面對(duì)數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)的人工管理方法，不僅工作量巨大，而且在分類歸檔、查詢應(yīng)用等方面，程序極為復(fù)雜，便利性極差。而運(yùn)用信息化管理方式，以電子檔案的形式對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，只需小小的硬盤，就可以存儲(chǔ)大量檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)大容量快速儲(chǔ)存，既節(jié)省了空間又節(jié)省了管理成本。而用在管理上，不僅查詢應(yīng)用檔案更加便利，而且對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求低，還能實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化。

（二）檔案信息管理更加規(guī)范，存儲(chǔ)更準(zhǔn)確。在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理過(guò)程中，采用人工方式對(duì)檔案進(jìn)行歸類處理，這就導(dǎo)致工作人員在管理檔案的過(guò)程中，可能因?yàn)榇笠馐韬龌驑I(yè)務(wù)不熟悉等因素，造成檔案不正確存儲(chǔ)，管理不規(guī)范。甚至個(gè)別人員會(huì)私自篡改檔案信息，造成檔案信息嚴(yán)重失真，最終在查詢應(yīng)用檔案時(shí)造成誤差。而在信息化時(shí)代實(shí)施信息化的檔案管理方式，利用檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)n案信息與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫連接，檔案資料實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化存儲(chǔ)，在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，還能夠?qū)n案信息的修改操作設(shè)置權(quán)限，防止人為篡改檔案信息，從而有效保證檔案信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。準(zhǔn)確的檔案信息以及規(guī)范的檔案管理模式，不僅方便人們對(duì)檔案進(jìn)行查詢或使用，也使機(jī)關(guān)的檔案服務(wù)質(zhì)量得到顯著提升，使檔案信息充分發(fā)揮作用，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)提供必要的支持力量。

二、信息化時(shí)代檔案管理面臨的困境

（一）傳統(tǒng)檔案管理方式無(wú)法滿足信息化時(shí)代的發(fā)展要求?，F(xiàn)代社會(huì)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，而且在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，科學(xué)技術(shù)已成為推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的關(guān)鍵因素，對(duì)生產(chǎn)和生活都產(chǎn)生了極為深遠(yuǎn)的影響。當(dāng)今社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，辦公實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。在新辦公環(huán)境下，傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案管理方式已無(wú)法滿足現(xiàn)代辦公要求。因此，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，成為辦公自動(dòng)化管理的必然要求，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化建設(shè)的重要組成部分。隨著辦公自動(dòng)化管理模式在各個(gè)機(jī)關(guān)中的廣泛應(yīng)用，借助計(jì)算機(jī)等信息化手段實(shí)施檔案管理已成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）機(jī)關(guān)傳統(tǒng)檔案管理模式影響了辦公效率的提升。目前，在機(jī)關(guān)辦公中，已廣泛應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理模式，但檔案管理工作還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式的有效轉(zhuǎn)變，這就造成傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代化辦公模式無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效銜接，進(jìn)而嚴(yán)重影響了機(jī)關(guān)辦公效率，甚至對(duì)辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展造成了嚴(yán)重的限制。除此之外，當(dāng)前很多機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，無(wú)論是經(jīng)費(fèi)，還是人員、設(shè)備等方面，都沒(méi)有得到很好的保障，這就導(dǎo)致機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展極為遲緩，難以滿足辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)信息化快速發(fā)展的要求。由于機(jī)關(guān)仍應(yīng)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理難以為自動(dòng)化的辦公管理工作提供有效的服務(wù)，進(jìn)而影響了辦公效率的提升。

（三）機(jī)關(guān)檔案管理人員水平較低，限制了檔案管理的信息化發(fā)展。目前，在機(jī)關(guān)檔案管理工作中，管理人員的管理水平參差不齊，很多管理人員存在檔案管理意識(shí)淡薄、管理結(jié)構(gòu)混亂、檔案管理專業(yè)技術(shù)水平不足、管理人員流失嚴(yán)重等問(wèn)題，這些都嚴(yán)重影響了機(jī)關(guān)檔案管理人員的整體素養(yǎng)，進(jìn)而限制了檔案信息化管理的發(fā)展建設(shè)。其中，管理人員頻繁更替，嚴(yán)重影響了對(duì)專業(yè)化檔案管理人員的培養(yǎng)。要建設(shè)信息化檔案管理模式，就必須要培養(yǎng)具有高素質(zhì)和熟練掌握信息化管理技術(shù)的專業(yè)檔案管理人員，這是建設(shè)信息化檔案管理模式的重要前提條件。而人員頻繁更替，導(dǎo)致難以對(duì)高素質(zhì)的檔案管理人員的培養(yǎng)，導(dǎo)致很多管理人員嚴(yán)重缺乏信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)素養(yǎng)，難以滿足信息化管理的要求，進(jìn)而限制了機(jī)關(guān)檔案信息化管理的發(fā)展建設(shè)效果。

（四）安全意識(shí)薄弱，缺乏檔案安全防范能力。大部分機(jī)關(guān)檔案管理工作，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作中安全防范工作的重要性，也沒(méi)有針對(duì)檔案安全防范問(wèn)題，制定完善的應(yīng)對(duì)方案。這對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)，具有極為不利的影響。檔案信息防范能力薄弱，很有可能會(huì)造成檔案信息丟失，例如黑客病毒入侵、操作不當(dāng)導(dǎo)致信息丟失等等，這些都是檔案信息化管理模式中的風(fēng)險(xiǎn)隱患。安全問(wèn)題，已成為信息化時(shí)代制約機(jī)關(guān)檔案信息化管理的重要因素之一。

（五）檔案服務(wù)質(zhì)量不高。目前，檔案用戶僅能被動(dòng)接受檔案管理方提供的服務(wù)，也就是說(shuō)檔案管理服務(wù)具有單一性，嚴(yán)重限制了檔案資料的充分應(yīng)用。造成這一現(xiàn)象，主要是由于檔案管理者缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，更沒(méi)有充分利用信息技術(shù)建設(shè)遠(yuǎn)程服務(wù)，從而限制了檔案的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)范圍，也不利于對(duì)檔案資源進(jìn)行充分利用。

三、信息化時(shí)代機(jī)關(guān)檔案管理的優(yōu)化

（一）積極轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息化管理制度建設(shè)。在信息化時(shí)代，要做好機(jī)關(guān)檔案管理的信息化建設(shè)，首先必須要轉(zhuǎn)變思想觀念，在思想上正確認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，從而為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造了必要的思想條件。在信息時(shí)代，檔案信息具有更加重要的作用，是現(xiàn)代辦公管理工作中，必不可少的重要組成部分。所以，必須要正確認(rèn)識(shí)檔案在信息化時(shí)代發(fā)揮的重要作用，從而有效提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視。其次，必須要根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及信息化時(shí)代對(duì)檔案管理提出的新要求，構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度，為有效實(shí)施各項(xiàng)檔案信息化管理措施，提供重要的制度依據(jù)。根據(jù)相關(guān)制度規(guī)定和要求，有效引導(dǎo)機(jī)關(guān)做好檔案管理組織結(jié)構(gòu)架設(shè)，做好管理分工，明確劃分管理職責(zé)，保證管理工作落實(shí)到位，有效提高機(jī)關(guān)檔案管理質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)管理人員專業(yè)化培訓(xùn)，建設(shè)高素質(zhì)管理隊(duì)伍。機(jī)關(guān)要建設(shè)信息化的檔案管理機(jī)制，離不開專業(yè)管理人員的支持。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和技能培養(yǎng)，提高管理人員的檔案信息化管理技能，提高檔案服務(wù)意識(shí)，建設(shè)績(jī)效考核機(jī)制，從而有效提高管理人員的專業(yè)技能水平和信息化管理素養(yǎng)，為機(jī)關(guān)建設(shè)信息化的檔案管理模式，做好人力資源保障。

四、提高檔案人員安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案安全保護(hù)工作

提高檔案管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的認(rèn)識(shí)，是強(qiáng)化檔案安全保護(hù)工作的重要環(huán)節(jié)。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，提高管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。從而在檔案管理的過(guò)程中，有效做好安全保護(hù)措施。

針對(duì)重要檔案，必須要對(duì)原件做好安全保護(hù)。可以對(duì)原件進(jìn)行數(shù)字化掃描，然后封存原件，以保證案件信息的完整性。除此之外，對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件設(shè)備要做好安全防范建設(shè)，利用定期備份、異地保存等技術(shù)手段，全面保護(hù)電子檔案的安全性。

五、優(yōu)質(zhì)高效地開展檔案服務(wù)工作

第一，要優(yōu)化檔案服務(wù)，不能只依靠管理部門，還要與相關(guān)部門進(jìn)行合作，共同推進(jìn)檔案建設(shè)工程，強(qiáng)化檔案服務(wù)。

第二，必須要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，提高系統(tǒng)的完善性，從而有效優(yōu)化檔案檢索功能，提高查詢效率和準(zhǔn)確性，為提高檔案服務(wù)質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

第三，必須要做好日常查閱登記等接待工作，提高檔案的服務(wù)功能，為其他工作的有效開展，提供重要的參考依據(jù)和憑證作用。

第四，必須要優(yōu)化服務(wù)手段，通過(guò)使用先進(jìn)的檔案系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，有效提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

第五，要充分利用網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案服務(wù)遠(yuǎn)程建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程服務(wù)，有效擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

六、結(jié)語(yǔ)

在信息化時(shí)代背景下，機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，針對(duì)檔案管理遇到的各種困境，應(yīng)積極基于信息化管理角度，加強(qiáng)信息化管理模式的應(yīng)用建設(shè)，從而有效突破檔案管理困境，提高機(jī)關(guān)單位在信息化時(shí)代背景下對(duì)檔案管理的工作質(zhì)量，通過(guò)應(yīng)用科學(xué)的管理方法，充分發(fā)揮檔案的重要作用，為機(jī)關(guān)單位的發(fā)展進(jìn)步，發(fā)揮積極的促進(jìn)作用。