提高檔案管理科學化水平的路徑探究

文/山東省寧陽縣第一人民醫(yī)院 毛成銀

社會的快速發(fā)展使得信息化水平逐年提升，人們對企業(yè)檔案資料的獲取效率要求也越來越高。對于現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作而言，傳統(tǒng)老舊的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，必須努力提升檔案管理科學化水平，才能使企業(yè)檔案管理工作走出發(fā)展困境，跟上時代腳步，為企業(yè)的長久發(fā)展打好基礎(chǔ)。

一、提高檔案管理科學化水平的必要性

從本質(zhì)上來講，檔案管理工作所面對的是檔案信息和檔案實體，相關(guān)人員把大量的檔案信息通過集中收集、管理的方式來為各個行業(yè)提供信息服務(wù)，也可以把檔案管理工作看作是就業(yè)人員與應(yīng)聘單位之間的連接紐帶。在求職人員進行應(yīng)聘時，企業(yè)管理者可以通過其所提供的檔案信息，來了解和熟悉應(yīng)聘人員的從業(yè)經(jīng)歷和綜合能力，實現(xiàn)招聘人員和就業(yè)人員之間的有效對接，為企業(yè)甄選出最為合適的工作人員。由于我國人才市場充斥著大量的檔案信息，所以檔案管理部門尤為重要，只有努力提升企業(yè)檔案管理科學化水平，才能為相關(guān)管理部門提供很好的服務(wù)。同時，相關(guān)部門和企業(yè)必須明確檔案管理工作的發(fā)展趨勢，確定發(fā)展方向，優(yōu)化檔案管理模式，以便從根本上提升檔案管理機構(gòu)的科學化水平，為構(gòu)建和諧社會貢獻一份力量。

二、提高檔案管理科學化水平的意義

（一）滿足信息化發(fā)展的要求。提升檔案管理科學化水平的重要意義之一，就是能夠進一步滿足我國企業(yè)信息化發(fā)展需求。近年來，隨著我國社會現(xiàn)代化水平的不斷提升，科學技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個行業(yè)領(lǐng)域中，尤其是在企業(yè)檔案管理工作中，日益增長的檔案資料數(shù)量使得企業(yè)檔案管理工作必須向著科學化管理方向發(fā)展，這樣才能滿足社會發(fā)展需求，減輕檔案管理工作負擔，提升檔案管理工作的效率。

（二）促進檔案管理發(fā)展的途徑。目前，我國仍然處于快速發(fā)展的階段，各個行業(yè)不斷進步、共同努力，力求使中華民族偉大復(fù)興的中國夢早日實現(xiàn)。但是，與日俱增的檔案資料種類，給檔案管理工作帶來了巨大的壓力和困難。為了提升檔案管理效率，優(yōu)化檔案管理水平，必須將新型科學技術(shù)引入檔案管理工作中，幫助檔案管理工作尋找一條新的發(fā)展途徑。同時，檔案管理機構(gòu)也要鼓勵相關(guān)人員不斷學習新技術(shù)，努力為檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展貢獻自己的力量。

三、我國目前檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏對檔案管理工作的重視力度。做好單位內(nèi)部的檔案管理工作，能夠有效提升單位的信息價值，但是大多數(shù)單位不能足夠認識到檔案管理工作的重要性，更多的單位人員只關(guān)注進行檔案管理工作需要花費的資金成本，同時認為檔案管理工作自身相對來說較為復(fù)雜，因此，在完成檔案管理工作的過程中，缺乏足夠的重視，處理檔案管理工作不夠認真仔細，從根本上無法保證檔案管理工作的有效性。

（二）檔案管理制度有待完善。結(jié)合現(xiàn)階段我國檔案管理工作的詳細情況來看，檔案管理工作的相應(yīng)制度還存在一定的缺陷，不利于管理工作的實施和發(fā)展，特別是在信息化技術(shù)的大力發(fā)展環(huán)境下，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，人們的工作和生活也在逐漸趨向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，一些單位的檔案管理工作還在使用以往的管理制度，未有效利用互聯(lián)網(wǎng)資源來進行相應(yīng)的工作，這種管理制度并不適用于現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)普遍發(fā)展的社會，在實際中檔案管理工作也不能全面進行管理，從本質(zhì)上影響了檔案管理工作的整體質(zhì)量。

（三）缺乏綜合性檔案管理人才。就我國檔案管理工作的發(fā)展情況來看，管理人員綜合能力低是目前存在的主要問題之一。在現(xiàn)代化的發(fā)展背景下，企業(yè)檔案管理工作不僅要求相關(guān)工作人員具有專業(yè)的技能水平，還要熟悉現(xiàn)代化科學技術(shù)，只有這樣，才能將二者進行有機結(jié)合，為檔案管理工作提供更好的服務(wù)。但是，大部分檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍偏低，管理水平參差不齊，難以滿足我國檔案管理工作的發(fā)展需求，是現(xiàn)階段檔案管理工作需要重點解決的問題。

四、提高檔案管理科學化水平的有效路徑

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思想。要想真正實現(xiàn)檔案管理科學化水平的提升，首先要做的就是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，打破傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，樹立正確的檔案管理發(fā)展方向，以便促進我國檔案管理工作向著科學化的方向發(fā)展。同時，相關(guān)檔案管理人員還要充分意識到檔案管理工作的重要性，以科學合理的檔案管理方式開展工作，從而提升檔案管理科學化水平。除此之外，在實際工作中，相關(guān)部門還要加大對檔案管理工作的投入，從硬件到軟件方面給予大力支持，為檔案管理科學化發(fā)展打好基礎(chǔ)。

（二）實行電子化與紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合的方式。當今社會正處于一個開放、包容的時代，信息化、科學化已經(jīng)逐漸成為我國主要的發(fā)展趨勢。同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及，國家信息技術(shù)逐漸發(fā)展成熟，各行各業(yè)都在努力朝著更加先進、更加高端的方向前進。尤其是對檔案管理工作而言，電子信息化管理方式已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢，電子化與紙質(zhì)檔案的相互結(jié)合將成為未來檔案管理的主要形式。就我國檔案管理工作的形勢來看，目前已經(jīng)在進行信息化改革，給檔案管理提供了新的技術(shù)手段，不但有效節(jié)約了檔案管理材料，降低了工作成本，還大大提升了工作效率，檔案管理工作發(fā)生了前所未有的變化。雖然互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理部門受益匪淺，但是電子信息安全問題也隨之而來，硬件設(shè)施的故障和軟件病毒的入侵，都會給檔案管理工作造成嚴重的影響，甚至會導致電子檔案信息的丟失，不利于檔案的科學化管理。所以，對現(xiàn)階段的檔案管理工作而言，必須努力提升工作人員綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作人員具備計算機軟件操作知識，能夠維護電子化檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，切實利用電子化檔案與紙質(zhì)化檔案管理相結(jié)合的方式提升檔案管理工作效率，利用電子檔案備案、紙質(zhì)檔案記錄的方式提升檔案管理水平。

（三）提升檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。相對比于其他管理工作，檔案管理工作量更大，處理流程更加繁瑣，相關(guān)工作人員的工作壓力明顯偏高，并且隨著社會的不斷進步，人才數(shù)量的逐漸增多，檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)和壓力也越來越高，所以提升檔案管理水平勢在必行。而檔案管理工作人員作為檔案管理工作的中流砥柱，必須努力提升自身綜合素質(zhì)，提升檔案管理專業(yè)能力，以便更好地為檔案管理工作服務(wù)。在實際工作過程中，國家和相關(guān)機構(gòu)要對檔案管理從業(yè)人員進行定期培訓，使其接受先進的檔案管理技術(shù)，熟悉并了解各種檔案管理科學知識，從而提升從業(yè)人員檔案管理能力和綜合素質(zhì)，在出現(xiàn)檔案管理意外事故時，可以積極采取有效的防護措施，將損失降到最低，為企業(yè)的長遠發(fā)展保駕護航。同時還要注重對檔案從業(yè)人員的信息技術(shù)培訓，能夠?qū)ΜF(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中出現(xiàn)的故障進行基本防護和處理。除此之外，檔案管理人員的職業(yè)操守和道德素養(yǎng)，也是確保檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)，從而降低泄露檔案信息的概率。

（四）明確樹立檔案管理觀念。作為一名新時代的檔案管理工作者，必須樹立明確的檔案管理觀念，具備與時俱進的發(fā)展意識，用自身過硬的檔案管理知識來處理相關(guān)工作?，F(xiàn)階段的檔案管理工作已經(jīng)不再僅僅局限于對紙質(zhì)檔案的保管，而是升華為自動化管理辦公模式，所以，為了滿足時代發(fā)展需求，檔案管理工作必須向科學化管理方向前進，這是社會進步的必然趨勢，同時也是信息化社會的基本要求。針對信息化檔案管理工作發(fā)展情況，我國正在對信息化安全技術(shù)進行不斷優(yōu)化，完善檔案管理工作體系，以科學合理的檔案管理觀念應(yīng)對時代發(fā)展的挑戰(zhàn)。

（五）建立檔案管理的配套措施。建立檔案管理配套措施，是提升檔案管理科學化水平的重要環(huán)節(jié)。由于檔案管理工作的重要性，所以在實際工作中，對檔案管理工作的要求是十分嚴格的，必須符合零破損、零丟失、零污染、零涂改的基本原則，確保整個檔案信息的準確性和可靠性。而檔案管理配套措施的建立則為檔案信息的安全性提供了有力支持。不論是何種行業(yè)的從業(yè)人員，都具有自己的檔案資料，詳細記錄了從學習到工作的整個過程，把學校、單位和人才市場有效串聯(lián)在一起，可以說其本身就是一個完整的檔案管理系統(tǒng)。每個人在入學初期就應(yīng)建立一個屬于自己的個人檔案，并且會隨著其成長而增加內(nèi)容，更隨個人從學校到人才市場，給企業(yè)提供了解人才信息的重要途徑，是用工單位對應(yīng)聘人員初步了解和認識的開始，也是選擇合適人員的重要依據(jù)，在整個檔案流通的過程中，每個環(huán)節(jié)都與檔案管理配套措施的建立息息相關(guān)。

五、結(jié)語

綜上所述，對企業(yè)的發(fā)展而言，提升檔案科學化管理水平是時代進步的基本要求。由于檔案能夠為企業(yè)提供準確、可靠的信息資料，所以相關(guān)部門要重視檔案管理工作，充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，有機結(jié)合電子化檔案管理和紙質(zhì)管理方式，以便從根本上提升檔案管理科學化水平，改善檔案管理工作現(xiàn)狀。