淺議檔案管理信息化建設(shè)的策略

文/吉林省公主嶺市出租車(chē)客運(yùn)管理所 馬艷紅

檔案管理信息化建設(shè)是指利用計(jì)算機(jī)硬件及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、采集，采用數(shù)據(jù)庫(kù)管理模式對(duì)電子檔案信息進(jìn)行整理、共享、應(yīng)用的檔案管理模式。檔案管理信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，整體上提高了檔案管理、共享的高效、便捷。

一、檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案管理信息化突破了檔案應(yīng)用在空間、時(shí)間、載體上的限制，極大提高了檔案利用率和檔案服務(wù)效率。檔案管理信息化可以利用信息技術(shù)把傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為可視、可聽(tīng)的電子文檔和多媒體文檔，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行遠(yuǎn)程查閱，避免了傳統(tǒng)檔案管理借閱時(shí)繁瑣的程序和對(duì)紙質(zhì)檔案的可能性破壞。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，檔案信息使用者可以快速進(jìn)行共享和交流，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息向生產(chǎn)力的高效轉(zhuǎn)換。從當(dāng)前檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程和檔案使用狀況來(lái)看，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的強(qiáng)大助推力量。

（二）檔案管理信息化建設(shè)極大豐富了檔案內(nèi)容，拓展了檔案服務(wù)能力。檔案管理單位運(yùn)用信息技術(shù)，直接采集、收集文本、照片、視頻、音頻電子文檔，是對(duì)檔案內(nèi)容的極大豐富。信息化檔案管理的突破不僅是信息采集手段上的，更是檔案服務(wù)內(nèi)容的拓展和增加，使得傳統(tǒng)檔案利用與信息化利用有機(jī)結(jié)合，可以為檔案使用者提供更加多元化的服務(wù)手段。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)可以通過(guò)對(duì)檔案信息的科學(xué)管理和配置，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化，有利于檔案使用者對(duì)檔案進(jìn)行更加細(xì)致的挖掘，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的充分開(kāi)發(fā)，從而增強(qiáng)了檔案服務(wù)能力。

（三）檔案管理信息化建設(shè)有助于保護(hù)原始檔案。信息技術(shù)可以對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、整理后保存于數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于檔案使用者在互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檢索和瀏覽，大大降低了對(duì)紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印，規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理中紙質(zhì)檔案的破損、丟失問(wèn)題，有利于保護(hù)原始檔案。同時(shí)，在信息化管理系統(tǒng)下，大大降低了檔案管理單位的運(yùn)行負(fù)擔(dān)，減少了部分檔案的儲(chǔ)存空間，實(shí)現(xiàn)檔案管理和保存的高效性。

二、檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)取得了顯著成效，提升了檔案管理現(xiàn)代化水平。但受資金投入、技術(shù)開(kāi)發(fā)等因素的限制，仍然存在一些問(wèn)題。

（一）部分地區(qū)和單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)不夠重視。對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)是推進(jìn)這項(xiàng)工作的重要前提和保障。對(duì)于信息化建設(shè)，要從提升檔案服務(wù)于社會(huì)治理、服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)于社會(huì)穩(wěn)定能力的高度來(lái)認(rèn)識(shí)，才能制定科學(xué)的信息化建設(shè)方案，切實(shí)打牢檔案收集、整理、轉(zhuǎn)換和共享等工作環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)。但目前仍然有部分地區(qū)和檔案管理單位沒(méi)有重視信息化建設(shè)工作。主要表現(xiàn)在以下兩方面：一方面，部分檔案管理單位從業(yè)人員長(zhǎng)期適應(yīng)于傳統(tǒng)檔案管理方式，缺乏對(duì)信息技術(shù)、信息化管理模式的深刻認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有看到信息化建設(shè)帶來(lái)的高效率和巨大便利，從而對(duì)檔案管理信息化建設(shè)持觀望、拖延態(tài)度，無(wú)法快速轉(zhuǎn)變管理模式；另一方面，由于檔案管理信息化建設(shè)的前期工作比較繁重，需要檔案管理單位從管理制度、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、管理平臺(tái)應(yīng)用、人員知識(shí)與技術(shù)培訓(xùn)、檔案信息電子化、檔案信息電子化采集等多個(gè)方面進(jìn)行全新的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，導(dǎo)致部分人員產(chǎn)生畏難情緒，在信息化建設(shè)中存在形式主義等問(wèn)題，無(wú)法深入開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。

（二）資金投入不足，軟硬件配備不齊。檔案管理信息化建設(shè)需要對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境、配套設(shè)備進(jìn)行更新完善，更需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案檢索系統(tǒng)、檔案查閱平臺(tái)等軟件進(jìn)行開(kāi)發(fā)和購(gòu)買(mǎi)，從而形成完整的軟硬件管理系統(tǒng)。這些都需要投入大量的資金和經(jīng)費(fèi)。如果資金投入不足，將導(dǎo)致檔案信息保管、維護(hù)不力，難以保障檔案信息的安全；部分單位的檔案存儲(chǔ)環(huán)境較為簡(jiǎn)陋，配套設(shè)備沒(méi)有及時(shí)更新?lián)Q代，也會(huì)導(dǎo)致檔案查閱不便捷；而檔案管理和共享軟件平臺(tái)技術(shù)開(kāi)發(fā)薄弱，將直接導(dǎo)致檔案管理信息化得不到足夠的支持，從而影響信息化建設(shè)進(jìn)程。此外，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化正從數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)站建設(shè)等方式擴(kuò)展到手機(jī)網(wǎng)頁(yè)建設(shè)、手機(jī)客戶端APP開(kāi)發(fā)等領(lǐng)域，對(duì)技術(shù)和維護(hù)的要求更高，對(duì)資金的需求也不斷增加。目前，缺乏足夠的資金支持正成為部分地區(qū)檔案管理信息化建設(shè)的一大限制因素。

（三）規(guī)章制度和管理機(jī)制不規(guī)范，檔案信息安全受到威脅。一方面，檔案管理信息化建設(shè)是在信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理的變革，相應(yīng)地需要對(duì)新形勢(shì)下檔案管理的規(guī)章制度進(jìn)行相應(yīng)變革。這就需要在已有工作經(jīng)驗(yàn)之上進(jìn)行新的探索，但由于檔案管理信息化建設(shè)缺乏完善的法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范，檔案管理制度的適用性需要進(jìn)一步提升；另一方面，信息化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)檔案內(nèi)容信息化和檔案信息利用的管理機(jī)制不夠完善，不僅造成檔案內(nèi)容查閱體驗(yàn)的降價(jià)，還容易造成保密資料的外泄與丟失，使檔案信息面臨超越安全管理規(guī)定的不規(guī)范調(diào)閱和復(fù)制。此外，黑客技術(shù)也在不斷發(fā)展，對(duì)檔案信息的安全造成嚴(yán)重威脅。

（四）高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍缺乏，技術(shù)人員繼續(xù)教育力度不足。在傳統(tǒng)檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才是重要的推動(dòng)力量。新的檔案管理模式對(duì)原有檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅需要檔案管理人員改變傳統(tǒng)的管理方式，更需要他們學(xué)習(xí)、掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，以便適應(yīng)新時(shí)期的管理工作。當(dāng)前，仍有很大一部分檔案管理人員缺乏信息技術(shù)知識(shí)，對(duì)相關(guān)軟件的應(yīng)用不夠了解，存在人員專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)、創(chuàng)新能力不足、管理手段落后的問(wèn)題。

三、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的相應(yīng)策略

（一）充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，把檔案管理信息化建設(shè)納入重要工作日程。首先，國(guó)家有關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各地相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)干部的指導(dǎo)，督促他們認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)于服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的重要作用，把檔案管理信息化建設(shè)列入政府和部門(mén)的重要工作日程，真正提升檔案管理信息化建設(shè)的地位。只有這樣，才能促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)在資金保障、人員配備、隊(duì)伍建設(shè)、設(shè)施購(gòu)置等方面順利開(kāi)展。其次，要廣泛征求科研部門(mén)、檔案管理單位、相關(guān)高校的意見(jiàn)，科學(xué)設(shè)計(jì)信息化建設(shè)工作方案和推進(jìn)細(xì)則，提高檔案管理信息化建設(shè)的科學(xué)性、規(guī)范性和有效性。再次，要積極開(kāi)展宣傳活動(dòng)，普及檔案管理信息化建設(shè)知識(shí)，提升社會(huì)各界對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)和支持程度，切實(shí)形成愛(ài)檔案、知檔案、用檔案的良好氛圍。

（二）加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入。為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，需要從三方面加大投入：一是要加大對(duì)硬件配置的提升。包括檔案存儲(chǔ)空間的建設(shè)、計(jì)算機(jī)及配套設(shè)施的購(gòu)置、現(xiàn)有檔案館（室）的改造，空調(diào)、除濕機(jī)等紙質(zhì)檔案保護(hù)設(shè)施，以及購(gòu)置掃描儀、照相機(jī)、錄音機(jī)、攝像機(jī)等設(shè)備，提升紙質(zhì)檔案內(nèi)容向數(shù)字內(nèi)容的轉(zhuǎn)化。二是加大對(duì)軟件系統(tǒng)的投入。包括數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和維護(hù)、檔案信息檢索平臺(tái)建設(shè)、檔案瀏覽系統(tǒng)及檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與購(gòu)買(mǎi)等，使檔案信息得到有效利用和科學(xué)管理；加大對(duì)檔案信息電子數(shù)據(jù)安全方面的投入，科學(xué)設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)，避免因技術(shù)問(wèn)題和黑客攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露和丟失。其中，檔案信息的數(shù)據(jù)安全應(yīng)作為投入的重點(diǎn)之一。三是檔案管理單位應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)規(guī)定，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警體系，并針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)安全健全保護(hù)責(zé)任制，確保風(fēng)險(xiǎn)防范制度得到有效執(zhí)行。

（三）建立健全檔案管理信息化規(guī)章制度，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。首先，檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》有關(guān)規(guī)定，建立科學(xué)有效的檔案管理制度，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、調(diào)閱等進(jìn)行細(xì)致規(guī)定，并確保相關(guān)制度的有效實(shí)施。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案安全管理制度的完善，建立責(zé)任追究制度，對(duì)違法違規(guī)行為依法進(jìn)行追責(zé)。其次，要推進(jìn)信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理。要針對(duì)建檔、存儲(chǔ)、共享等環(huán)節(jié)，形成規(guī)范化的管理模式，對(duì)檔案進(jìn)行重要層次分級(jí)設(shè)置，對(duì)延續(xù)性檔案內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，協(xié)調(diào)檔案管理單位所有部門(mén)共同參與，共同進(jìn)行數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)和使用技術(shù)的探索，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的服務(wù)功能。

（四）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，建立高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。一方面，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員隊(duì)伍的繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升其對(duì)檔案管理工作新理念、新形勢(shì)的認(rèn)識(shí)，提高其信息化技術(shù)的知識(shí)范圍和技術(shù)層次，熟練掌握檔案管理應(yīng)用軟件的使用方法。要特別針對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、檔案查閱平臺(tái)等專(zhuān)業(yè)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理工作人員盡快適應(yīng)信息化時(shí)代的要求；另一方面，要加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)，為檔案管理人才隊(duì)伍增加新鮮血液。檔案管理信息化建設(shè)需要專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)人才，從目前的發(fā)展情況來(lái)看，單純依靠繼續(xù)教育等手段難以滿足對(duì)人才的需求。這就要求檔案管理單位加強(qiáng)人才引進(jìn)，從高校、科研單位等引進(jìn)掌握信息技術(shù)、檔案管理知識(shí)并熱愛(ài)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)快速提升檔案管理信息化水平的目標(biāo)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是信息時(shí)代檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)提升檔案服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展能力至關(guān)重要。政府管理部門(mén)和廣大檔案管理單位應(yīng)予以充分重視，加大投入，不斷提升軟硬件建設(shè)和人才隊(duì)伍培養(yǎng)，使檔案管理信息化建設(shè)更好地服務(wù)于人民，服務(wù)于國(guó)家建設(shè)和社會(huì)發(fā)展。