大數(shù)據(jù)環(huán)境下如何做好檔案信息開發(fā)和利用工作

文/廣西南寧水利電力設(shè)計(jì)院 柳華

隨著信息時(shí)代與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，大數(shù)據(jù)環(huán)境給我國(guó)各行各業(yè)帶來(lái)新機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案工作部門作為提供信息的重要部門，要跟隨時(shí)代發(fā)展的潮流抓住機(jī)遇并迎接挑戰(zhàn)。重視檔案信息化建設(shè)，利用好大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步把檔案信息化工作做好，更好地為單位和社會(huì)服務(wù)，是每個(gè)檔案工作者必須承擔(dān)的歷史使命。

一、檔案信息化的前期準(zhǔn)備工作

（一）實(shí)現(xiàn)檔案原件的全文數(shù)字化。對(duì)紙質(zhì)檔案原件進(jìn)行全文數(shù)字化，是檔案信息數(shù)據(jù)上網(wǎng)運(yùn)行的前提條件，也是大數(shù)據(jù)環(huán)境下開發(fā)檔案信息的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，才能對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案查尋系統(tǒng)。目前，各級(jí)各類檔案工作部門開發(fā)和提供上網(wǎng)利用的檔案信息僅僅是二次信息，即目錄、索引和文摘等，而對(duì)作為一次信息的檔案全文信息以及圖形圖像信息卻開發(fā)得很少，用戶在網(wǎng)上只能看到檔案的索引、目錄，卻看不到檔案全文。這樣，大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)仍然無(wú)法顯現(xiàn)出來(lái)。為了滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息的提供利用，當(dāng)務(wù)之急是實(shí)現(xiàn)檔案的全文數(shù)字化。檔案的全文數(shù)字化就是將各種形式的檔案信息，如文字、圖像、聲音、動(dòng)畫等，以數(shù)字記錄的方式全部存儲(chǔ)在光盤或磁帶等磁性載體上和計(jì)算機(jī)硬盤上，并能通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)再現(xiàn)這些信息的過(guò)程。這是檔案工作部門的一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)。按照傳統(tǒng)的觀念，檔案信息數(shù)字化是檔案管理的基礎(chǔ)工作，不屬于檔案信息開發(fā)工作范疇，但在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各項(xiàng)工作已形成了一個(gè)真正意義上的整體，各個(gè)環(huán)節(jié)相互連接、相互制約，檔案信息數(shù)字化已成為檔案信息開發(fā)工作中最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)和前提條件。

（二）建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)上，各類檔案工作部門應(yīng)根據(jù)自己的庫(kù)藏特色，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，這是大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息開發(fā)工作的第二個(gè)環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)庫(kù)不應(yīng)是簡(jiǎn)單的檔案信息儲(chǔ)存系統(tǒng)，更應(yīng)該是對(duì)數(shù)字化的檔案信息進(jìn)行深入加工和組合之后形成的專題性的、高層次的檔案信息的科學(xué)分類組合。它可以按照檔案的保管單位形成全宗數(shù)據(jù)，可以按照社會(huì)領(lǐng)域形成政治、經(jīng)濟(jì)、法律、教育、文化等各領(lǐng)域的專業(yè)數(shù)據(jù)，按照地域形成地域特色數(shù)據(jù)，按照檢索的層次可以分為目錄數(shù)據(jù)、索引數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)或全文數(shù)據(jù)等等。這樣，可以提高查詢速度，方便用戶，同時(shí)提高檔案信息的管理水平。

（三）建立檔案信息網(wǎng)站。網(wǎng)站是網(wǎng)絡(luò)上的節(jié)點(diǎn)，是由相關(guān)的網(wǎng)頁(yè)組成的用來(lái)發(fā)布信息的完整結(jié)構(gòu)。檔案部門可以通過(guò)建立網(wǎng)站，改變傳統(tǒng)的檔案信息開發(fā)和利用方式，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。建立網(wǎng)站包括這樣幾個(gè)步驟：制作網(wǎng)頁(yè)、連接數(shù)據(jù)庫(kù)、掛接檢索系統(tǒng)、建立反饋和通信機(jī)制、建立安全管理機(jī)制和網(wǎng)站維修機(jī)制。網(wǎng)站建立后，經(jīng)過(guò)開發(fā)的檔案信息，可以在幾秒鐘之內(nèi)與利用者見面，大大縮短了信息傳遞時(shí)間。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，發(fā)揮其實(shí)時(shí)性功能來(lái)開發(fā)檔案信息，可以使檔案信息的傳遞速度提高幾十倍、甚至上百倍，在時(shí)間上可以最大限度拉近檔案信息與用戶之間的距離，并在一定程度上解決檔案信息傳遞滯后性的問題，這是傳統(tǒng)的檔案信息開發(fā)手段所不能比擬的?，F(xiàn)在全國(guó)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)開始進(jìn)入爭(zhēng)先恐后的具體實(shí)施階段。

（四）注重檔案的保密性。我們?cè)陂_發(fā)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化時(shí)應(yīng)注意檔案的保密性，并按檔案的開放程度進(jìn)行劃分。檔案的開放程度可分為三個(gè)層次：一是開放檔案；二是限制利用檔案；三是保密檔案。按規(guī)定，開放檔案可以向社會(huì)公開提供利用，限制利用檔案限制在一定范圍內(nèi)（檔案的形成者和其他相關(guān)人員）提供利用，而保密檔案則限于解密之后提供利用，有的檔案則將永久保密，永遠(yuǎn)不能與世人見面。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，我們應(yīng)根據(jù)檔案開放程度來(lái)確定對(duì)以上各類檔案的開發(fā)形式，以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)的開放性環(huán)境，并保證檔案的機(jī)密性。對(duì)于開放的檔案信息，我們可以用網(wǎng)頁(yè)的形式上網(wǎng)傳輸，提供開放性利用。對(duì)于限制利用檔案和保密檔案，可將其數(shù)據(jù)存入加密查尋系統(tǒng)中，然后，采取密鑰控制技術(shù)和身份驗(yàn)證技術(shù)，實(shí)施限制性開發(fā)和利用。

（五）擴(kuò)大檔案的影響力。目前，社會(huì)上的檔案意識(shí)并不是很高，不少人只知有“圖書館”，不知有“檔案館”，將“檔案”誤為“黨案”的事例屢見不鮮。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)廣泛宣傳和進(jìn)行《檔案法》的教育，是快捷、有效的方法之一。目前，有部分省市檔案館（如北京市檔案館、上海市檔案館、山東省檔案館等），紛紛在網(wǎng)上掛上自己的主頁(yè)，有的還在網(wǎng)上建起檔案目錄查詢系統(tǒng)，其目的是向社會(huì)宣傳自己，提高檔案部門和檔案工作的知名度。通過(guò)越來(lái)越多的網(wǎng)上檔案目錄中心的建設(shè)與投入使用，社會(huì)公眾在利用查詢檔案信息的同時(shí)，無(wú)形中也會(huì)增強(qiáng)公民的檔案意識(shí)。

二、在大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案工作應(yīng)考慮的問題

（一）檔案網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)籌規(guī)劃、相互兼容。統(tǒng)籌規(guī)劃，相互兼容的原則就是要考慮上級(jí)或外部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及下級(jí)或內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。從檔案信息資源開發(fā)的角度來(lái)說(shuō)，要考慮社會(huì)對(duì)檔案信息需求的層次和范圍。并且形成以檔案館為龍頭的有效開發(fā)檔案文獻(xiàn)信息資源的區(qū)域網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心，最大限度地滿足企事業(yè)單位和個(gè)人檔案信息需求；形成以政府專業(yè)管理部門、行業(yè)協(xié)會(huì)、科研、學(xué)校等單位檔案室為骨干的行業(yè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中心，最大限度地滿足科技和專業(yè)管理人員的檔案信息需求。在建立檔案信息互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，也考慮與當(dāng)?shù)氐男畔⒏?、情?bào)所、圖書館等其他社會(huì)信息服務(wù)統(tǒng)一和專業(yè)管理信息服務(wù)系統(tǒng)的兼容性。充分發(fā)揮檔案部門自身的信息優(yōu)勢(shì)，避免網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)設(shè)施、信息采集內(nèi)容的雷同和重復(fù)建設(shè)。

（二）網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與實(shí)際情況相適應(yīng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案的優(yōu)點(diǎn)毋庸多言，但檔案館建網(wǎng)時(shí)要從實(shí)際情況出發(fā)，要與本地區(qū)的投資力度、硬件設(shè)備、技術(shù)人才、信息利用能力和未來(lái)的發(fā)展相適應(yīng)。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)投資大，財(cái)力不足，就很難建網(wǎng)。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行管理需要技術(shù)人才，沒有相應(yīng)水平的技術(shù)人才，建成的網(wǎng)絡(luò)如同無(wú)人駕馭的汽車；建網(wǎng)的目的是利用，如果檔案館不考慮社會(huì)大眾對(duì)檔案信息需求范圍，僅僅利用計(jì)算機(jī)應(yīng)付日常打印文件、卡片、案卷目錄、卷內(nèi)目錄，那么網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)不但造成網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的閑置、浪費(fèi)，還要支付大量的網(wǎng)絡(luò)通信費(fèi)用。

（三）投資與效益相得益彰。網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)投資數(shù)額大，特別是建設(shè)能滿足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展需要的網(wǎng)絡(luò)投資更大。目前，我國(guó)各級(jí)檔案館的經(jīng)費(fèi)比較緊張，因而網(wǎng)絡(luò)建設(shè)一方面要從經(jīng)濟(jì)角度，分析建網(wǎng)所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，另一方面要量力而行，從經(jīng)費(fèi)的實(shí)際情況出發(fā)，不能打腫臉充胖子。這就要求我們?cè)诮ňW(wǎng)時(shí)，擬定好建網(wǎng)計(jì)劃，控制年度經(jīng)費(fèi)的投入比例，先考慮人才培養(yǎng)、軟件建設(shè)和基礎(chǔ)建設(shè)，后考慮硬件投資。與此同時(shí)，檔案部門要認(rèn)識(shí)到自身保存檔案信息的潛在價(jià)值，增強(qiáng)資源開發(fā)的合作意識(shí)，充分利用其他信息部門的硬件設(shè)施，共同開發(fā)，共同受益。

（四）軟件同硬件的“門當(dāng)戶對(duì)”。目前，有些檔案部門在進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理檔案目錄時(shí)，沒有考慮社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，按照檔案館傳統(tǒng)的做法，選出一些自己都認(rèn)為利用價(jià)值不高的檔案，在著錄檔案提要、主題詞過(guò)程中，又沒有嚴(yán)格按照技術(shù)規(guī)范操作，僅自行編制了一些應(yīng)用管理軟件，出現(xiàn)了各自為政，沒有統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，這就使網(wǎng)絡(luò)不能真正發(fā)揮出優(yōu)越性。這就是說(shuō)我們不僅要建網(wǎng)修路搭橋，同時(shí)還要考慮計(jì)算機(jī)“車輛”、信息“貨物”和管理軟件的匹配問題。為此，建網(wǎng)時(shí)不但要系統(tǒng)地考慮造路上網(wǎng)，道路暢通等外在條件，更重要的是考慮信息“貨物”質(zhì)量和數(shù)量等內(nèi)在條件。沒有含金量較高的檔案信息，就如同沒有貨物的列車在鐵道上飛馳，到頭來(lái)勞民傷財(cái)，必然造成資金的極大浪費(fèi)。

（五）改變傳統(tǒng)的工作方式和服務(wù)方式。我們要變“等客上門，你來(lái)我找”為主動(dòng)服務(wù)的方式。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案系統(tǒng)提供利用服務(wù)方式都是“等客上門，你來(lái)我找；查到說(shuō)有，查沒說(shuō)無(wú)”，這種被動(dòng)的服務(wù)方式與當(dāng)今快速多變的社會(huì)需求已經(jīng)很不適應(yīng)。如何改變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，是檔案部門喊了多年的口號(hào)，然而借助網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息為社會(huì)公眾服務(wù)的多渠道、無(wú)時(shí)差、零距離，應(yīng)是一種極為有效的手段和途徑。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，采取多樣化的方式為社會(huì)及公眾服務(wù)，主動(dòng)降低門檻，如提供網(wǎng)上檔案檢索或利用服務(wù)，做好檔案信息開發(fā)和利用各項(xiàng)工作，為檔案工作與社會(huì)提供一個(gè)良好的交流平臺(tái)，更好地為國(guó)家、社會(huì)、集體和個(gè)人服務(wù)。這樣才能在大數(shù)據(jù)時(shí)代與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下更好地開展檔案工作和發(fā)展我國(guó)的檔案事業(yè)。