利用思維導(dǎo)圖提高高校辦公效率初探

文/中山大學(xué)新華學(xué)院健康學(xué)院教師發(fā)展中心 陳思燕 王庭槐 朱柳 李小梅（通訊作者）

思維是一種簡(jiǎn)單直觀、實(shí)用性較強(qiáng)的思維工具，充分體現(xiàn)出發(fā)散性思維的優(yōu)勢(shì)。思維導(dǎo)圖對(duì)人腦的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)加以模仿，以圖文并重的方式將各級(jí)主題之間形成的隸屬關(guān)系清晰地展示出來(lái)，將各種復(fù)雜、抽象的事物層層分解，用圖像的形式表現(xiàn)出事物之間的內(nèi)在體系，為知識(shí)的整合、創(chuàng)新、鞏固等提供了有利條件。運(yùn)用思維導(dǎo)圖能從宏觀層面理清工作的步驟，使重點(diǎn)與關(guān)鍵問(wèn)題得以突出，工作結(jié)束之后，也能對(duì)整個(gè)流程加以回顧，為日后進(jìn)一步完善做好準(zhǔn)備。

一、思維導(dǎo)圖的基本概念

思維導(dǎo)圖也被稱為心智導(dǎo)圖、腦圖、樹(shù)狀圖、思維地圖等，就是采用圖形與文字相結(jié)合的方法，各個(gè)層級(jí)之間的隸屬關(guān)系用圖畫的形式予以表現(xiàn)，同時(shí)運(yùn)用左右腦的機(jī)能，依據(jù)記憶與思維的發(fā)展規(guī)律使人類大腦的潛能得以激發(fā)，對(duì)人們的思維與思考起到一定的輔助作用。無(wú)論是文字、畫面、音符，還是食物、氣味、數(shù)字等，只要進(jìn)入大腦之后都可以成為一個(gè)關(guān)節(jié)點(diǎn)，并迅速向外發(fā)散出多個(gè)關(guān)節(jié)點(diǎn)，思維導(dǎo)圖就是要以某一關(guān)鍵詞為中心，將其他一些與之相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容進(jìn)行圖解。思維導(dǎo)圖既是一種工具，也是一種思維方式。20世紀(jì)50年代，東尼·博贊發(fā)明了思維導(dǎo)圖，在學(xué)界掀起了一場(chǎng)軒然大波，他也因?yàn)檫@一創(chuàng)舉被稱為“大腦先生”。歷經(jīng)70年的發(fā)展，在培養(yǎng)人們思維能力、梳理信息結(jié)構(gòu)的過(guò)程中，思維導(dǎo)圖都發(fā)揮出不可估量的作用。思維導(dǎo)圖之所以能在多個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，就是因?yàn)樗苁估斫?、記憶這兩大學(xué)習(xí)難題得到有效破解。如今，思維導(dǎo)圖被應(yīng)用于職場(chǎng)，應(yīng)用場(chǎng)景主要有四個(gè)：總結(jié)記錄、內(nèi)容大綱、計(jì)劃方案、思維探索。思維導(dǎo)圖同時(shí)發(fā)揮出圖像與文字的優(yōu)勢(shì)，將復(fù)雜的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行了分解，使之以放射性、立體性的結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)在人們面前，為人們的理解、記憶、思考等提供了方便，深度挖掘大腦潛能。

二、高校辦公利用思維導(dǎo)圖的可行性

要想靈活運(yùn)用思維導(dǎo)圖，先要弄清為什么要學(xué)習(xí)思維導(dǎo)圖。對(duì)于高校辦公而言，思維導(dǎo)圖的應(yīng)用能起到如下幾方面作用：

（一）高校辦公中思維導(dǎo)圖的主要優(yōu)勢(shì)。在高校辦公中，合理利用思維導(dǎo)圖所體現(xiàn)出的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在下列幾個(gè)方面：1.在思維導(dǎo)圖的輔助下能有效提高學(xué)習(xí)效率。在制作思維導(dǎo)圖過(guò)程中，先要把握住關(guān)鍵詞，這是強(qiáng)化記憶的重要前提，也是加深理解、避免遺忘的有力保障。思維導(dǎo)圖的運(yùn)用能使工作效率得以提高，因?yàn)橐霃谋姸嘈畔⒅袦?zhǔn)確無(wú)誤地提煉出關(guān)鍵詞，先要認(rèn)真傾聽(tīng)，后期繪制思維導(dǎo)圖的過(guò)程，實(shí)際上就是對(duì)所聽(tīng)的內(nèi)容進(jìn)行了回顧、梳理。聽(tīng)得認(rèn)真、及時(shí)復(fù)習(xí)、留存思維導(dǎo)圖，經(jīng)過(guò)這樣的流程之后，聽(tīng)到的內(nèi)容自然會(huì)深刻地留在記憶中，從而強(qiáng)調(diào)工作的重要性，提示按期完成。2.將主要精力匯聚到關(guān)鍵工作點(diǎn)上。繪制思維導(dǎo)圖，實(shí)際上就是一個(gè)鞏固、記憶的過(guò)程，能將更多的精力用于關(guān)鍵性內(nèi)容上，不會(huì)為一些無(wú)關(guān)緊要的內(nèi)容浪費(fèi)時(shí)間?？梢詮拇罅啃畔⒅胁蹲降揭恍┲攸c(diǎn)內(nèi)容，在這一環(huán)節(jié)就嘗試著提煉關(guān)鍵詞，以關(guān)鍵字的形式記錄重點(diǎn)內(nèi)容，不需要將每一點(diǎn)內(nèi)容都記錄下來(lái)。同時(shí)總結(jié)關(guān)鍵詞，能使自己在聽(tīng)講的過(guò)程中始終保持注意力，充分調(diào)動(dòng)思維能力，合理利用每一分鐘，不會(huì)為后續(xù)工作的開(kāi)展留下更多的時(shí)間。久而久之，工作能力就會(huì)得到提高。在高校辦公中，辦公人員通過(guò)運(yùn)用連接線將關(guān)鍵工作點(diǎn)連接到一起，會(huì)為深入思考起到一定的輔助作用，快速創(chuàng)建一個(gè)較為完整的工作流程體系，為工作的融會(huì)貫通以及工作要點(diǎn)的梳理做好準(zhǔn)備，使自己的創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)造性思維得到鍛煉。思維導(dǎo)圖運(yùn)用于高校辦公工作，就是圍繞某一工作點(diǎn)進(jìn)行發(fā)散與輻射，繪制思維導(dǎo)圖的過(guò)程，就是將復(fù)雜的工作變得具體而形象，能使自己的發(fā)散性思維得到鍛煉，無(wú)形之中培養(yǎng)創(chuàng)造力。3.思維導(dǎo)圖的可伸縮性與大腦思維模式相匹配。在繪制思維導(dǎo)圖的過(guò)程中，往往能通過(guò)圖形的方式表達(dá)自己的主觀意識(shí)，進(jìn)而將新舊知識(shí)融合到一起。學(xué)習(xí)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，遵循由易到難、由粗到細(xì)的原則，能否實(shí)現(xiàn)新舊知識(shí)的無(wú)縫銜接，在整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程中顯得十分重要。人們都理解“溫故而知新”的意思，如果沒(méi)有掌握a+b=c，則無(wú)法理解c-b=a。通過(guò)繪制思維導(dǎo)圖的過(guò)程，實(shí)現(xiàn)新知識(shí)與舊知識(shí)融合，用新知識(shí)來(lái)完善自己的認(rèn)知結(jié)構(gòu)，將新知識(shí)同化到原有的知識(shí)體系中。所以，新舊知識(shí)之間的聯(lián)系成為學(xué)習(xí)中最關(guān)鍵的一環(huán)。4.促進(jìn)使用者右腦的開(kāi)發(fā)。圖形、文字成為構(gòu)成思維導(dǎo)圖的主要元素，但如果能加上一定的形狀與顏色，就能增添思維導(dǎo)圖的形象性與趣味性，長(zhǎng)此以往，就能挖掘出右腦的潛能?？茖W(xué)家早就發(fā)現(xiàn)，人的大腦包括兩部分，左腦負(fù)責(zé)數(shù)字、詞匯、邏輯等內(nèi)容，而右腦則負(fù)責(zé)想象、創(chuàng)造、思維等。巴贊認(rèn)為，在課堂中記筆記只是利用了大腦功能的一小部分，因?yàn)檫@種行為只是一種直線型的邏輯模式。由于圖像能對(duì)視覺(jué)產(chǎn)生一定的刺激作用，在圖像的輔助下，記憶力得到有效鍛煉。

（二）思維導(dǎo)圖對(duì)使用者的有效幫助。思維導(dǎo)圖對(duì)于高校辦公使用者自身而言，其幫助是十分顯著的。具體而言，對(duì)使用者主要具有如下幫助：1.有助于幫助使用者樹(shù)立起全局觀。借助于一張形象而生動(dòng)的圖，就能理清各個(gè)工作點(diǎn)之間的聯(lián)系，將復(fù)雜的內(nèi)容進(jìn)行分解，加深理解與記憶。繪制思維導(dǎo)圖，實(shí)際上就是從全局出發(fā)進(jìn)行思考，將復(fù)雜的問(wèn)題層層分解。如果能養(yǎng)成繪制思維導(dǎo)圖的習(xí)慣，每天都能以這種方式回顧一下工作中接觸到的新問(wèn)題，有助于養(yǎng)成系統(tǒng)性思考的習(xí)慣，提高反應(yīng)速度。2.有助于促進(jìn)使用者自身提高工作記憶效率。思維導(dǎo)圖的原理類似于大腦的發(fā)射性思維，如同用一面鏡子把大腦內(nèi)的知識(shí)反射到紙上，由于這些信息經(jīng)過(guò)了細(xì)化、精簡(jiǎn)，能有效避免出現(xiàn)大腦過(guò)載的現(xiàn)象，可以分批進(jìn)行記憶。導(dǎo)圖內(nèi)的所有圖形與文字都在深思熟慮的基礎(chǔ)上進(jìn)行了簡(jiǎn)化，能對(duì)工作起到輔助作用。3.有助于激發(fā)使用者的創(chuàng)造力。思維導(dǎo)圖具有無(wú)邊界性的特征，可以對(duì)其進(jìn)行無(wú)限延伸，由一個(gè)點(diǎn)拓展到另一個(gè)點(diǎn)上，思維就不會(huì)被禁錮，再加上從全局觀思考問(wèn)題，能將所有的工作點(diǎn)整合到一起，在這一過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生新的想法，拓展思路。

三、思維導(dǎo)圖在高校辦公中運(yùn)用實(shí)踐

由于思維導(dǎo)圖實(shí)際上就是對(duì)人腦思維形式的模擬，在工作、學(xué)習(xí)、生活等多個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，能有效提高效率，提升思考的準(zhǔn)確性、有效性，還能長(zhǎng)久地將注意力集中到一點(diǎn)上，提高工作樂(lè)趣。怎樣運(yùn)用思維導(dǎo)圖提高工作效率？筆者認(rèn)為，應(yīng)該從四個(gè)模塊做起。

（一）制定有效的工作規(guī)劃，合理地進(jìn)行任務(wù)目標(biāo)分解。工作規(guī)劃是否有效，將會(huì)對(duì)效率的提升產(chǎn)生直接影響。工作劃分包括兩種類型：一是短期規(guī)劃，二是長(zhǎng)期規(guī)劃，可以通過(guò)兩個(gè)策略完成，即目標(biāo)分解法、時(shí)間分解法。目標(biāo)分解法就是像切西瓜一樣，將一個(gè)宏偉的目標(biāo)細(xì)分成若干個(gè)小目標(biāo)；時(shí)間分解法就是按一定的標(biāo)準(zhǔn)，將任務(wù)分派到不同的時(shí)間段之內(nèi)。具體如下：1.如果采用目標(biāo)分解法的策略，將大目標(biāo)細(xì)分成小目標(biāo)，再將這些具體的小目標(biāo)放在主干中，圍繞這些小目標(biāo)進(jìn)行分散思維，應(yīng)考慮一系列問(wèn)題：怎樣才能實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)？怎樣確定對(duì)接的人？以怎樣的步驟完成目標(biāo)？最終產(chǎn)生什么樣的結(jié)果？這些問(wèn)題實(shí)際上就是對(duì)小目標(biāo)的深度挖掘（加一個(gè)實(shí)例）。2.采用時(shí)間分解法的策略，就是要以時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)將工作進(jìn)行切割。如，做好一天的工作規(guī)劃之后，將時(shí)間切割成上午、下午兩個(gè)部分，然后再進(jìn)行二級(jí)分支，二級(jí)分支就是具體的目標(biāo)，是以時(shí)間段為標(biāo)準(zhǔn)羅列的，實(shí)現(xiàn)這些小目標(biāo)的方法就是三級(jí)分支。這種方法也可以運(yùn)用于每個(gè)月、每個(gè)學(xué)期、每個(gè)年度的切割上。

（二）合理運(yùn)用四象限法則，分清工作任務(wù)的主次輕重。在規(guī)劃好工作之后，可以通過(guò)九宮格的形式將所要完成的目標(biāo)形象地羅列出來(lái)，再以時(shí)間四象限的形式理清各項(xiàng)任務(wù)的主次與輕重并進(jìn)行排序。具體如下：1.既重要又緊急的任務(wù)應(yīng)馬上執(zhí)行。即，重要且緊急的事情首先處理，不可怠慢。2.雖然重要卻不緊急的任務(wù)，要制定計(jì)劃，有條不紊地進(jìn)行，確保不會(huì)出現(xiàn)紕漏。3.那些緊急但不重要的事情，這些事情很緊急但并不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性，會(huì)占據(jù)人們的很多寶貴時(shí)間。4.既不重要也不緊急的任務(wù)：不需要做，或是安排其他人做。總之，象限法則是時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀念，是把主要精力和時(shí)間集中放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時(shí)候往往有機(jī)會(huì)去很好地計(jì)劃和完成一件事。

（三）準(zhǔn)確定位目標(biāo)與時(shí)間，促進(jìn)辦公工作的高效開(kāi)展。思維導(dǎo)圖在辦公中的高效運(yùn)用主要需要經(jīng)歷四個(gè)步驟。具體包括：第一步，以九宮格的形式制定工作清單，盡量做到周密、詳細(xì)。第二步，采用時(shí)間四象限的形式對(duì)各種工作的輕重與主次進(jìn)行排序。第三步，繪制思維導(dǎo)圖，關(guān)注細(xì)節(jié)。第四步，對(duì)各種不完備之處進(jìn)行彌補(bǔ)，使之得以完善。借助于思維導(dǎo)圖進(jìn)行工作規(guī)劃，能準(zhǔn)確地把握住關(guān)鍵性的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，準(zhǔn)確定位目標(biāo)與時(shí)間，使任務(wù)得到落實(shí)，提高工作質(zhì)量。

（四）注重工作的有效落實(shí)和執(zhí)行。在高校辦公中，通過(guò)運(yùn)用思維導(dǎo)圖，可以有效地開(kāi)展辦公工作。而在規(guī)劃工作的過(guò)程中，需要采用兩大策略：一是量化工作，要從時(shí)間、任務(wù)量?jī)煞矫嫒胧旨右粤炕?，具體到每一項(xiàng)任務(wù)在哪一個(gè)時(shí)間段內(nèi)完成。二是監(jiān)督機(jī)制，其中包括獎(jiǎng)罰機(jī)制。如果計(jì)劃沒(méi)有得到有效落實(shí)該怎樣處理？如果能如期完成計(jì)劃應(yīng)該得到獎(jiǎng)勵(lì)，也應(yīng)該按具體的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督，并要公示檢查結(jié)果。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在高校辦公中，合理運(yùn)用思維導(dǎo)圖，可以幫助使用者將存在內(nèi)在聯(lián)系的不同點(diǎn)，通過(guò)圖形聯(lián)結(jié)到一起，形成一張更細(xì)、更密的知識(shí)脈絡(luò)體系，在梳理這張知識(shí)網(wǎng)的過(guò)程中，就會(huì)理清各項(xiàng)事務(wù)之間的聯(lián)系。通過(guò)合理地利用思維導(dǎo)圖，將會(huì)有效地提升高校辦公人員的工作效率和工作質(zhì)量，為高校辦公工作的有序開(kāi)展提供幫助。