新時期大型國企辦公室管理人員面臨的挑戰(zhàn)與對策

文/中鐵十六局集團第一工程有限公司 魏艷芳

在大型國企辦公室管理工作中，管理人員具有不可忽視的重要作用，他們需要發(fā)揮基本的協(xié)助性職能、督辦職能及中樞職能、服務(wù)功能、參謀功能等，進而為企業(yè)管理層提供信息參考，為各部門溝通搭建橋梁，為員工順利開展業(yè)務(wù)提供幫助。但是考慮到當前辦公室管理工作過程中出現(xiàn)的一系列問題，企業(yè)如何采取科學措施對問題加以處理，值得思考。

一、大型國企辦公室管理人員的工作職能

（一）協(xié)助性職能。協(xié)助性職能是指管理人員要協(xié)助上級完成好企業(yè)組織機構(gòu)的建立、業(yè)務(wù)活動的經(jīng)營、員工的管理等工作，根據(jù)上級領(lǐng)導的指示，對各項工作的具體落實進行必要的查驗，從而幫助企業(yè)營造高效的管理環(huán)境。

（二）督辦職能。督辦職能，顧名思義，指的是管理人員在切實落實好上級部門與領(lǐng)導所要求的各項本職工作基礎(chǔ)上，組織對國有企業(yè)內(nèi)部其他部門的辦事效率、作業(yè)流程、規(guī)范化程度等進行必要的監(jiān)督管理，以免企業(yè)運營過程中存在不規(guī)范的行為等。

（三）中樞職能。大型國企辦公室管理人員履行中樞職能期間，要求其在長期的管理工作中發(fā)揮全面協(xié)調(diào)的角色，進而幫助營造良好的企業(yè)運行環(huán)境，及時對上級下發(fā)的命令、下級提交的報告等進行處理與傳送。

（四）服務(wù)功能。與國有企業(yè)核心業(yè)務(wù)的經(jīng)營不同，辦公室管理工作更多的屬于“服務(wù)類”工作，因此管理人員要具備較強的服務(wù)意識。具體來說，辦公室人員必須在做好日常工作的同時，緊跟企業(yè)管理層的戰(zhàn)略決策，對不同部門間的彼此合作、資源調(diào)配、信息流通加以協(xié)調(diào)，實現(xiàn)服務(wù)基層部門的基本目的，為企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)各部門井然有序開展工作提供良好的基礎(chǔ)條件。

（五）參謀功能。正是因為辦公室本身具有突出的服務(wù)性能，成為輔助領(lǐng)導的重要的“左右手”。在其日常工作中，必須以企業(yè)戰(zhàn)略為中心，及時為決策層提供其需要知道的與企業(yè)內(nèi)部運營及外部市場相關(guān)的基礎(chǔ)信息，幫助管理層正確決策。

二、大型國企辦公室管理人員現(xiàn)況分析

（一）管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升。目前國內(nèi)諸多大型國有企業(yè)在運行時，存在相對普遍的辦公室管理人員素質(zhì)不高的問題，這表現(xiàn)在諸多方面，例如對相關(guān)法律政策的掌握不足、對思想政治工作流程不熟、對工作的反思欠缺、不能根據(jù)社會局勢變化提出具有前瞻性與科學性的重要意見等。這一系列問題都進一步制約了國有企業(yè)管理辦公室作用的實際體現(xiàn)。盡管某些企業(yè)單位出于現(xiàn)實局勢的考慮，在辦公室管理人員隊伍建設(shè)方面投入了一定的資金、資源，幫助其逐漸提升了素質(zhì)，但成績依然有限。尤其是現(xiàn)在許多管理人員的年齡較大等問題，許多老員工不能快速接受新思想與新技術(shù)，而年輕工作者的經(jīng)驗不夠豐富，這都使得辦公室的整體實力大打折扣。

（二）與國有企業(yè)運營實際聯(lián)系不夠。受傳統(tǒng)觀念影響，不少國有企業(yè)單位及員工都以為辦公室管理人員只是為了應(yīng)付形式而存在的工作，其內(nèi)容也僅限于工作人員的日常開會、發(fā)文件及寫宣傳稿，其與企業(yè)的經(jīng)濟運行及基層業(yè)務(wù)聯(lián)系不大。正是因為這種成見的影響，使得辦公室管理工作長期未能得到企業(yè)管理層及全體員工的廣泛重視，因而未就其突破性發(fā)展、設(shè)施配備、隊伍建設(shè)等給予足夠的資金與制度支持；基層員工因為對該項工作的認識局限在“形式化政治任務(wù)”的層面上，不能支持并參與該項工作的開展，這就導致管理人員長期浮于國有企業(yè)核心業(yè)務(wù)圈之外，無法與基層緊密聯(lián)系起來。

（三）辦公室管理人員責任意識短缺。由于辦公室管理工作的開展具有一定的綜合性特征，因此對員工的素質(zhì)要求不只是局限在專業(yè)理論知識方面，還需要有極強的責任意識。但是在當前許多國有企業(yè)內(nèi)，不少辦公室管理人員對其本職工作的重要價值把握不到位，例如員工認為其工作不會直接創(chuàng)造經(jīng)濟收益，只能處于邊緣化地位，且具有自由性特征，企業(yè)管理層也不會將資金與關(guān)注力度較多地放在辦公室管理方面，這就導致工作人員不能保持較高的責任意識與工作積極性，在日常工作中，完全機械化地按照章程辦事、完成簡單的上傳下達任務(wù)，反而對更具全局性意義的政策解讀、局勢把握有所忽視，這就進一步降低了工作的實效。

（四）國企管理體系缺乏科學性。由于國企辦公室管理工作具有一定的復雜性與綜合性特征，這就要求企業(yè)據(jù)此形成一套完善的管理體系，并且建立與之相關(guān)的管理機制，從而規(guī)范辦公室工作。但是因為許多大型國有企業(yè)領(lǐng)導層對辦公室的重視不足，未形成體系化的科學管理體系，使得辦公室管理工作不能有條不紊地進行。例如，因為缺乏明確的管理體系對工作方法加以指導，辦公室人員無法摸清正確的著眼于工作的方向；也無法對其在企業(yè)內(nèi)部不同部門的彼此溝通方面的作用做出正確的認識，進而影響了辦公室工作的順利開展。

（五）國有企業(yè)辦公室管理信息化水平低。在新的經(jīng)濟形勢下，國有企業(yè)發(fā)展面臨新的機遇，其業(yè)務(wù)經(jīng)營模式及管理方法都必須得到與時俱進的更新。對應(yīng)到國企辦公室管理工作領(lǐng)域中，企業(yè)需要不斷引進專業(yè)的信息化設(shè)備與相關(guān)技術(shù)，解放勞動力，提升工作效率。但實際上，現(xiàn)在許多國有企業(yè)受傳統(tǒng)觀念影響，對人力操作有著較為嚴重的依賴，加上受制于資金不足的現(xiàn)實，其信息化建設(shè)程度不足，使得許多信息采集、數(shù)據(jù)整理、檔案編輯等工作都只能采取傳統(tǒng)模式，由人工操作完成，這就為工作效率的提升、準確度的改善設(shè)置了障礙。

三、新時期做好國企辦公室管理人員工作的舉措

（一）不斷深化服務(wù)理念。鑒于辦公室管理部門具有突出的服務(wù)型特征，因此管理人員首先要形成正確的“大服務(wù)”意識，通過履行日常職責，將服務(wù)落實到位。辦公室人員要在做好企業(yè)內(nèi)部上傳下達工作的基礎(chǔ)上，對信訪接待工作等加以關(guān)注，通過完善科學的接待流程、安排專人處理來信、關(guān)心基層員工的生活與工作訴求、全面檢查企業(yè)內(nèi)部存在的不穩(wěn)定要素等措施，為企業(yè)營造良好的經(jīng)營環(huán)境，確保其發(fā)展的安全性。此外，由于辦公室工作相對繁瑣，管理人員需要保持較高的工作責任感，保持頭腦清醒度，嚴謹細致地對待工作，甘于付出、不怕吃苦，講原則、講紀律。

（二）不斷加強團隊建設(shè)。在國有企業(yè)內(nèi)部，其辦公室作為公司的“服務(wù)中心、信息中心、督辦中心、協(xié)調(diào)中心、參謀中心”，需要建立向心力和凝聚力強的人才隊伍。抓好辦公室隊伍的建設(shè)，不僅要適合當前企業(yè)對辦公室工作的需要，更要將隊伍建設(shè)的方案納入企業(yè)發(fā)展方向的前列。要堅守“以人為本”的思想觀念，實現(xiàn)人性化管理。工作上做到公平公正，秉公辦事，不偏不倚；思想上常交流、頻溝通，做到以心換心，誠信待人；生活上做到互相關(guān)愛，全面展現(xiàn)企業(yè)辦公室的人情味和親切感，持續(xù)加強辦公室的向心力和親和力氛圍。

（三）管理人員不斷強化學習能力。根據(jù)國有企業(yè)辦公室管理人員需要履行好的基本職能要求看，其必須具備與之相關(guān)的較高工作能力——這包括基本的寫作、調(diào)研理論、管控資料等，以及與本職工作相關(guān)的、進一步延伸的能力，從而督促自己不斷學習，持續(xù)跟進行業(yè)新資訊、了解工作領(lǐng)域的有關(guān)新技術(shù)理念。為了實現(xiàn)良好的人才培養(yǎng)效果，企業(yè)可以組織辦公室人員與高?；騾f(xié)會合作，借助外培的力量，邀請高校專家為管理人員做必要的知識培訓；同時，采取科學的系統(tǒng)內(nèi)部對標、外部溝通等措施，借鑒行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀同行的管理經(jīng)驗，豐富員工工作經(jīng)驗儲備；再者，還可以號召員工進行自主自學，自覺接觸企業(yè)其他部門的員工，與此保持信息暢通，了解其管理對象及內(nèi)容的變動情況，進而提升工作的時效性。

（四）加大信息化技術(shù)在大型國企辦公室管理中的運用。隨著市場經(jīng)濟的高度繁榮，國有企業(yè)的發(fā)展面臨著相對激烈的競爭，這要求企業(yè)必須引進先進信息技術(shù)，搭建完善的信息平臺，用于企業(yè)內(nèi)部、外部之間的信息溝通，幫助企業(yè)上級管理部門及決策層更快速、直接地獲取來自各方面的信息與資訊，進而根據(jù)市場變動情況制定科學的發(fā)展策略——例如，針對大型國有企業(yè)集團下屬的分支小公司，企業(yè)可以借助內(nèi)部管理信息系統(tǒng)對其運營狀況加以監(jiān)督與調(diào)查，這既能保證調(diào)查的實時性，也能精簡辦公流程。不僅如此，為了解放勞動力，減少人為操作的工作量，企業(yè)應(yīng)該為國企辦公室管理人員配備專業(yè)的工作設(shè)備，并組織員工學習相關(guān)設(shè)備的使用技術(shù)。例如，大型國有企業(yè)辦公室為做好文檔管理工作，可以建立全面的電子數(shù)據(jù)庫，儲存多年來的工作信息資料，這就方便了其他員工后期對文獻資料進行搜索、閱覽及提取，并且提升了文檔管理效率以及資料存儲的準確度。

四、結(jié)語

綜上所述，加強對新時期大型國企辦公室管理人員面臨的挑戰(zhàn)與對策的探討，意義重大。相關(guān)工作人員要在分析目前大型國企辦公室管理人員現(xiàn)況——如管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升、管理工作與國有企業(yè)運營實際聯(lián)系不夠、管理人員責任意識短缺、國企管理體系缺乏科學性、管理信息化水平低等基礎(chǔ)上，提出科學做好大型國企辦公室管理人員工作的舉措，辦公室要不斷深化服務(wù)理念、不斷加強團隊建設(shè)，管理人員不斷強化學習能力，企業(yè)要加大信息化技術(shù)在大型國企辦公室管理中的運用。