新時(shí)期企業(yè)辦公室管理及方法創(chuàng)新

文/貴州電網(wǎng)公司貴陽(yáng)供電局 王冉冉

縱觀企業(yè)發(fā)展中各部門的關(guān)系，辦公室是其他部門正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，是保證企業(yè)各部門運(yùn)營(yíng)發(fā)展的關(guān)鍵，表面上看對(duì)企業(yè)的收益無(wú)任何關(guān)聯(lián)，但是在實(shí)際工作中，卻發(fā)揮著重要職能。如內(nèi)部協(xié)調(diào)、信息發(fā)布、監(jiān)督管控等等，是整個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不同級(jí)別和不同部門的信息輸送紐帶，大的方面可以全面掌控發(fā)展方向，細(xì)節(jié)上還可以協(xié)助管理者處理更多的內(nèi)部事宜。從某種意義上來(lái)講，辦公室作為企業(yè)各部門的重要銜接，對(duì)于管理者各項(xiàng)重大決策和執(zhí)行力有著重要的推動(dòng)作用，提高企業(yè)的運(yùn)行效率，從而不斷提升自身的綜合實(shí)力。

一、新時(shí)期企業(yè)辦公室的創(chuàng)新特點(diǎn)及管理職責(zé)

（一）特點(diǎn)。辦公室的工作大多繁瑣、細(xì)微，在實(shí)際工作中具有以下主要特征：第一，作為企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度和指導(dǎo)思想的發(fā)布中心，掌握企業(yè)發(fā)展方向。第二，辦公室直接傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)層的工作決策和命令，并有效反饋基層的意見(jiàn)等，是溝通的重要銜接部門。第三，辦公室對(duì)于企業(yè)各項(xiàng)重要資料進(jìn)行留存，起著重要的部門協(xié)調(diào)作用。

（二）職責(zé)。1.制定科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度。在經(jīng)濟(jì)改革的背景下，企業(yè)辦公室更要深入市場(chǎng)，充分了解市場(chǎng)的需求，制定符合自身狀況的運(yùn)行機(jī)制，時(shí)刻保持高度的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。辦公室要充分發(fā)揮其職能作用，對(duì)于企業(yè)發(fā)展數(shù)據(jù)要做好留存、整理，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀做好分析，進(jìn)而制定出滿足自身發(fā)展需求的目標(biāo)，不斷完善自身管理制度。2.輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作決策。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，管理人員需要進(jìn)行多方考慮，一旦疏忽出現(xiàn)紕漏，會(huì)直接影響到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。故此，辦公室要充分發(fā)揮其輔助作用，留存好企業(yè)發(fā)展資料，為管理人員提供更有利的數(shù)據(jù)支撐，確保決策的正確性。3.協(xié)調(diào)和管理好公共關(guān)系。企業(yè)的外部溝通涉及到不同的行業(yè)，一旦外部溝通出現(xiàn)脫節(jié)將會(huì)給企業(yè)發(fā)展運(yùn)營(yíng)帶來(lái)很大阻礙。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，管理者面對(duì)的問(wèn)題也逐步多樣化，在處理上難免會(huì)出現(xiàn)漏洞。因此，辦公室員工要緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐，做好外部各部門之間的協(xié)調(diào)溝通，為企業(yè)創(chuàng)造更加和諧的外部交流環(huán)境，從而在發(fā)展中實(shí)現(xiàn)共贏。4.處理好日常工作。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的逐步加劇，企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇并存，要想不斷提升自身的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，擁有更多的市場(chǎng)占有率，就應(yīng)該把握機(jī)遇，勇敢面對(duì)挑戰(zhàn)。但是在實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，部分管理人員意識(shí)不足，常常會(huì)被各種問(wèn)題困擾，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的發(fā)展，導(dǎo)致企業(yè)綜合實(shí)力普遍偏低。在大的市場(chǎng)環(huán)境發(fā)展背景下，企業(yè)辦公室工作人員要積極主動(dòng)做好后勤工作，充分發(fā)揮其重要作用，為企業(yè)的發(fā)展做好保障。同時(shí)，對(duì)內(nèi)細(xì)節(jié)工作要做到位，避免內(nèi)部矛盾給企業(yè)發(fā)展造成影響，保證企業(yè)長(zhǎng)久持續(xù)發(fā)展。

二、企業(yè)辦公室管理及方法創(chuàng)新

（一）明確管理目標(biāo)。目標(biāo)是企業(yè)發(fā)展方向是否正確的關(guān)鍵，在辦公室日常的工作中，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展歷史，明確發(fā)展目標(biāo)。目標(biāo)管理的正確性對(duì)于各部門的工作效率和發(fā)展方向起著重要的推動(dòng)作用。企業(yè)管理者要結(jié)合發(fā)展目標(biāo)，不斷改善原有管理制度，最終制定出完善的制度體系，對(duì)內(nèi)部員工形成有效的制約，不斷提升在職人員的工作責(zé)任感，在本職工作中發(fā)揮更加重要的作用。定期開(kāi)展內(nèi)部學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高現(xiàn)有人員的專業(yè)素養(yǎng)和文化水平，與企業(yè)保持同步，確保內(nèi)部工作協(xié)調(diào)有序開(kāi)展。

（二）會(huì)議管理信息化。隨著人們生活節(jié)奏和辦公效率的加快，很多企業(yè)引入信息化、智能化等會(huì)議管理系統(tǒng)來(lái)輔助企業(yè)的運(yùn)營(yíng)。除保密會(huì)議外，原則上均使用無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)（ipad），進(jìn)一步拓寬視頻會(huì)議軟件使用渠道。通過(guò)會(huì)議APP等手段，進(jìn)行會(huì)議的發(fā)布、分享、審核、交流、互動(dòng)。會(huì)議的內(nèi)容，如議程、公告、咨詢、地理交通信息、行程信息等等都可通過(guò)會(huì)議APP共享。信息化的引入，提高了會(huì)議籌備效率，為實(shí)現(xiàn)有效的、柔性的、集成化的會(huì)議管理提供了可操作平臺(tái)。

（三）公務(wù)接待的精細(xì)化管理。公務(wù)接待的工作具有協(xié)作性，涉及的內(nèi)容比較多，要求各個(gè)單位協(xié)作完成。要想確保會(huì)議的順利開(kāi)展，在會(huì)議籌備前期總負(fù)責(zé)人要和各個(gè)單位密切聯(lián)系，做好規(guī)劃。接待任務(wù)下達(dá)后，由企業(yè)負(fù)責(zé)同志選定接待組具體成員，并部署相關(guān)接待任務(wù)，例如：與合作單位確認(rèn)職責(zé)分工，了解該單位的困難與需求；與酒店落實(shí)房間數(shù)量，并留夠余量，為嘉賓分配房間，落實(shí)會(huì)議安排以及嘉賓、志愿者和車隊(duì)司機(jī)的用餐地點(diǎn)；了解掌握來(lái)賓的人數(shù)、姓名、職務(wù)、事由、陪同人員、考察內(nèi)容、行程安排等情況；獲取車隊(duì)司機(jī)通訊錄，并為車隊(duì)預(yù)備停車地點(diǎn)以及車位等，接待過(guò)程中靈活運(yùn)用所掌握的業(yè)務(wù)知識(shí)，細(xì)致入微地完成接待服務(wù)工作，最大限度優(yōu)化接待流程，規(guī)范完善接待工作。

（四）綜合治理，創(chuàng)新管理模式。在日常工作中，要加強(qiáng)對(duì)管理的重視，對(duì)于一些成形的制度要加大執(zhí)行力，此外，對(duì)于管理中遇到的問(wèn)題要及時(shí)加以改進(jìn)。結(jié)合企業(yè)內(nèi)部辦公現(xiàn)狀，制定出符合自身發(fā)展需求的管理制度。結(jié)合以往工作經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的溝通、交流。此外，不斷加強(qiáng)提升現(xiàn)有員工的企業(yè)榮譽(yù)感和工作責(zé)任感，讓他們?cè)诠ぷ髦型度敫嗟木?。辦公室工作人員要認(rèn)識(shí)到自身崗位的重要性，不斷提升工作能力，協(xié)助各部門做好溝通工作，從而保障企業(yè)的高效發(fā)展。

（五）辦公室職能的強(qiáng)化。從某種意義上講，辦公室可以稱之為企業(yè)的“智囊團(tuán)”，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中應(yīng)該作為企業(yè)強(qiáng)大的后盾，為企業(yè)發(fā)展提供更多的策略，幫助企業(yè)解決各種困難。時(shí)刻保持敏銳的市場(chǎng)洞察力，充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，并在工作中貫徹執(zhí)行。與市場(chǎng)保持緊密聯(lián)系，搜集市場(chǎng)變化動(dòng)態(tài)，進(jìn)行分類整理，以供領(lǐng)導(dǎo)參考，不斷學(xué)習(xí)，勇于創(chuàng)新，具備獨(dú)立處理問(wèn)題的能力。除此之外，辦公室還有一項(xiàng)重要的職責(zé)是做好各部門的有效監(jiān)管。通過(guò)內(nèi)部實(shí)踐、創(chuàng)新，更好地發(fā)揮其主導(dǎo)作用，加快企業(yè)發(fā)展速度。主要表現(xiàn)是協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)工作命令，發(fā)布各種文件等。制定各部門的崗位職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督管理，違法現(xiàn)象及時(shí)上報(bào)主管部門及領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)職工出現(xiàn)難題時(shí)要及時(shí)予以解決。及時(shí)匯報(bào)，加速解決，最終制定出一套監(jiān)督、整改為一體的內(nèi)部管理體系，獎(jiǎng)懲明確，嚴(yán)肅處理工作消極人員，對(duì)于認(rèn)真負(fù)責(zé)者要給予更多的鼓勵(lì)，使其在重要崗位上發(fā)揮更大的作用。

（六）協(xié)調(diào)處理好各部門之間的關(guān)系。企業(yè)的發(fā)展過(guò)程好比是一個(gè)人的日常生活，其內(nèi)部組成機(jī)構(gòu)是人身體的不同器官，如果合作中缺乏協(xié)調(diào)性，那么日常行動(dòng)就會(huì)變得非常困難。也就是說(shuō)，企業(yè)要想獲得理想的收益根本不可能。這種協(xié)調(diào)有序的工作需要辦公室做好內(nèi)部協(xié)調(diào)，因此辦公室的工作能力非常重要。比如，在內(nèi)部關(guān)系處理過(guò)程中，企業(yè)管理層深入辦公室內(nèi)部對(duì)員工進(jìn)行逐一考察，最終選出符合需求的工作人員。同時(shí)，通過(guò)考試的形式進(jìn)行考察，結(jié)合其考試結(jié)果最終判斷其是否能夠勝任辦公室工作。另外，對(duì)于在職人員也要制定出合理的管理制度，通過(guò)獎(jiǎng)懲機(jī)制判定員工是否勝任本職工作，對(duì)于優(yōu)秀者予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)這種激勵(lì)制度，提升員工的工作責(zé)任感，充分發(fā)揮其工作熱情，保持積極主動(dòng)的工作狀態(tài)，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)收益。

（七）提高工作人員的整體素質(zhì)。要想讓辦公室人員在日常工作中發(fā)揮更大的職能作用，就要通過(guò)各種形式提升他們的綜合素養(yǎng)。首先從人員聘用環(huán)節(jié)就要重視素質(zhì)考察，盡量選擇高水平人才。此外，工作過(guò)程中的培養(yǎng)也非常重要。第一，我們要從思想上加強(qiáng)重視，不斷提高其對(duì)本職工作的熱愛(ài)，提升其責(zé)任感。第二，在年底或者季度制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)措施，對(duì)優(yōu)秀人員予以嘉獎(jiǎng)。通過(guò)這些激勵(lì)政策，發(fā)揮個(gè)人在崗位上的最大作用，推動(dòng)企業(yè)效益的增加。賞罰分明，對(duì)于那些工作消極、混日子的員工要適當(dāng)予以懲戒，以示公正。第三，我們通過(guò)內(nèi)部交流培訓(xùn)等形式，加大對(duì)專業(yè)知識(shí)和工作能力的宣傳，讓他們感受到企業(yè)對(duì)自身的重視，從而在工作中不斷提升個(gè)人整體水平，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用不言而喻，為了適應(yīng)市場(chǎng)的需求，企業(yè)在自身發(fā)展過(guò)程中要不斷提高對(duì)辦公室工作的重視，針對(duì)現(xiàn)有問(wèn)題不斷整改，廣泛吸收他人的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，摒棄傳統(tǒng)不適合的管理形式，在工作中更注重細(xì)節(jié)，從日常工作中的點(diǎn)滴抓起，做好打持久仗的準(zhǔn)備。此外，在管理問(wèn)題的細(xì)化上，要對(duì)員工加強(qiáng)思想宣傳教育，讓他們與企業(yè)保持同步，形成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，使得企業(yè)內(nèi)部辦公管理更加精準(zhǔn)化，落實(shí)各項(xiàng)工作，為企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。