探索提高辦公室綜合管理水平的途徑

文/北京城市排水集團(tuán)基建分公司 王明智

辦公室作為企業(yè)內(nèi)部的綜合管理部門，起到了承上啟下，協(xié)調(diào)各部門關(guān)系的作用。辦公室綜合管理水平的高低與企業(yè)發(fā)展存在密切的關(guān)聯(lián)。為此，企業(yè)應(yīng)積極探索提高辦公室綜合管理水平的路徑，充分發(fā)揮辦公室應(yīng)有的作用，從而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

一、辦公室工作現(xiàn)狀分析

協(xié)調(diào)企業(yè)各部門之間的關(guān)系、促進(jìn)信息的交換、加強企業(yè)內(nèi)部凝聚力、營造良好的工作氛圍、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展是辦公室的主要職能。但就實際情況來看，一部分企業(yè)對于辦公室重視程度偏低，辦公室在企業(yè)內(nèi)部的地位低于其他部門，增加了辦公室工作的難度，綜合管理效果也隨之下降。且出現(xiàn)了以下方面的問題：1.人員和資源配置不合理，具體表現(xiàn)為辦公室管理人員尚未明確自身的職責(zé)，并且存在其他部門員工兼任辦公室人員的情況。2.工作人員缺少工作經(jīng)驗，在出現(xiàn)突發(fā)事故后，工作人員無法有效處理。同時，年輕員工榮譽感和責(zé)任感不強，影響了辦公室綜合管理作用的實現(xiàn)。3.辦公室綜合管理體系不完善。部分企業(yè)辦公室僅重視表面工作，缺少工作目標(biāo)，在管理過程中所采取的措施不夠科學(xué)。管理體系不完善是導(dǎo)致以上問題發(fā)生的主要原因，如果問題遲遲無法得到解決，將會對企業(yè)未來發(fā)展造成不利的影響。

二、提高辦公室綜合管理水平的有效途徑

企業(yè)想在新時期把握發(fā)展的機遇，實現(xiàn)進(jìn)一步的發(fā)展，需要提升辦公室綜合管理水平，發(fā)揮出辦公室工作的優(yōu)勢。但通過上述分析可知，部分企業(yè)辦公室在開展工作過程中存在諸多的不足，主要包括人員配置不合理、工作人員缺少工作經(jīng)驗等，為此，本文深入探索提高辦公室綜合管理水平的有效路徑，并提出立足全局，不斷提高服務(wù)意識、加強協(xié)調(diào)，增強綜合管理職能、建設(shè)辦公室制度以及提高辦公室人員的素質(zhì)等建議，如下所述：

（一）立足全局，不斷提高服務(wù)意識。服務(wù)是辦公室的核心職能，可以說，服務(wù)水平是評價辦公室工作效果的重要指標(biāo)。服務(wù)水平高的辦公室，能夠讓企業(yè)管理者和職工感到滿意。鑒于此，企事業(yè)單位辦公室應(yīng)做好服務(wù)工作，按時繳納五險一金，同時做好關(guān)心接續(xù)工作，立足于整體，使服務(wù)意識得到強化。具體表現(xiàn)在以下方面：1.樹立超前服務(wù)意識。企事業(yè)單位應(yīng)注重工作人員積極性和主動性的調(diào)動，并對其提出勤思考、勤作為的要求，促使工作人員遵循想在前、做在前和服務(wù)在前的工作原則，在確定工作目標(biāo)后，主動履行工作職責(zé)。在此基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建完整且穩(wěn)定的運行機制，改變傳統(tǒng)的被動工作方式，扮演好企業(yè)參謀的角色。2.樹立協(xié)調(diào)服務(wù)意識。企事業(yè)單位應(yīng)要求辦公室工作人員樹立大局觀念，遵循“三有”原則，主動配合管理者開展工作，對于一些難度較高的工作，應(yīng)扮演好協(xié)調(diào)者的角色，通過協(xié)調(diào)各部門間的關(guān)系，降低工作開展的難度。在這一過程中，辦公室工作人員應(yīng)采取合理的協(xié)調(diào)方式，使協(xié)調(diào)工作更具效果，規(guī)避不同部門之間互相推諉的現(xiàn)象。3.樹立日常服務(wù)意識。辦公室的工作較為零碎，比如：接電話、打電話、接收文件、發(fā)送文件等，雖然這些工作的難度較低，但其重要性卻不言而喻。因此，企業(yè)應(yīng)要求辦公室工作人員樹立日常服務(wù)意識，對于員工和客戶的來信和來電，應(yīng)及時接聽、服務(wù)和回訪。對于他們提出的問題和建議，需及時解答和虛心接受。4.創(chuàng)新管理手段。在信息化時代，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，將其應(yīng)用于企業(yè)管理，其優(yōu)勢十分顯著。為此，企業(yè)應(yīng)加大投資力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施，為辦公自動化目標(biāo)的實現(xiàn)，創(chuàng)造有利的條件。比如：某企業(yè)為提升工作效率和管理水平，與軟件供應(yīng)商達(dá)成了合作，讓其基于企業(yè)實際情況，研發(fā)契合于自身需求的辦公管理軟件，以取代人力辦公的方式，解放工作人員的雙手。結(jié)果表明，辦公管理軟件在應(yīng)用后，工作人員可以利用計算機處理各項事務(wù)，工作效率大幅度提升，同時還節(jié)省了經(jīng)營管理成本。

（二）加強協(xié)調(diào)，使綜合管理職能得到提升?，F(xiàn)階段，加強管理力度，對現(xiàn)有管理體系進(jìn)行優(yōu)化和完善，是提升辦公室綜合管理水平的有效途徑。具體表現(xiàn)在以下方面：1.以城市給排水管道建設(shè)施工為例，給排水屬于市政基礎(chǔ)設(shè)施的重要組成部分，其建設(shè)質(zhì)量和效率會直接影響城市的發(fā)展。故其建設(shè)受到了人們的高度關(guān)注。而辦公室作為企業(yè)內(nèi)部的綜合管理機構(gòu)，在給排水管道工程建設(shè)過程中起到了至關(guān)重要的作用，具體表現(xiàn)為辦公室人員應(yīng)該將上級文件及時傳遞給各施工單位，要求其按照規(guī)定進(jìn)行工程建設(shè)，并基于工程實際建設(shè)情況，制定下一階段的工作計劃。與此同時，還要與其他部門進(jìn)行溝通和交流，對市政工程建設(shè)情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，扮演好自身在工程建設(shè)過程中的角色，從而使市政工程保質(zhì)保量完成。2.加大考核力度，貫徹落實目標(biāo)管理制度。企事業(yè)單位辦公室應(yīng)積極響應(yīng)國家和政府部門的號召，基于發(fā)展戰(zhàn)略，制定工作計劃，通過監(jiān)督管理機制的建立，確保工作計劃落實的效果。此外，還應(yīng)加強考核力度，使目標(biāo)考核管理的真正作用得以實現(xiàn)。目前，常用的考核方法包括簽訂目標(biāo)責(zé)任書、實施量化考核、建立考核小組等等。

（三）建設(shè)辦公室制度。建設(shè)辦公室制度，有利于提升辦公室的綜合管理水平。制度是工作開展的依據(jù)，是辦公室各種行為規(guī)范的集合和體現(xiàn)。辦公室制度還包括個人行為，通過制度建設(shè)，使辦公室工作效果得到強化。如果辦公室缺少制度，那么工作人員在開展工作過程中就會因為缺少依據(jù)，影響工作的有效性。此外，還要加強學(xué)習(xí)，吸取先進(jìn)的管理觀念，通過上述措施的使用，使制度更加科學(xué)合理。針對辦公室工作存在的不足，建議辦公室在完善制度的基礎(chǔ)上，引入考核機制，對工作人員進(jìn)行考核評價，通過考核方案的落實，設(shè)置工作崗位。企業(yè)事業(yè)單位還要根據(jù)自身的需求，調(diào)整內(nèi)部的組織架構(gòu)，將一些工作職能重合的部門進(jìn)行整合，并在內(nèi)部實施崗位責(zé)任制度，合理劃分工作職責(zé)，確保定崗、定則目標(biāo)和計劃的實施效果。以此來解決人員配置不合理和身兼多職的問題，充分發(fā)揮員工的工作能力。對于表現(xiàn)優(yōu)異的員工，應(yīng)予以其一定的獎勵，通過這種措施，點燃員工的工作熱情。在考核階段，需加強監(jiān)督管理力度，使考核更加公平和公正。

（四）提高辦公室人員的素質(zhì)。辦公室人員的素質(zhì)與綜合管理效果息息相關(guān)，再加上辦公室人員代表企業(yè)的外在形象，其表現(xiàn)會影響人們對企業(yè)的評價。因此，企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)重視辦公室人員素質(zhì)的提升。具體表現(xiàn)在以下方面：1.提高工作效率。工作效率是衡量辦公室工作效果的重要指標(biāo)。效率是企業(yè)活力的體現(xiàn)，只有保持高效率，企業(yè)方能實現(xiàn)快速發(fā)展。在具體工作階段，企業(yè)應(yīng)要求員工遵循效率優(yōu)先的原則，使個人發(fā)展目標(biāo)與企業(yè)發(fā)展目標(biāo)趨于一致。2.提高辦公室人員的業(yè)務(wù)水平。工作人員業(yè)務(wù)水平與工作效率間存在密切的關(guān)聯(lián)，這里所說的業(yè)務(wù)水平主要包括專業(yè)技能和業(yè)務(wù)熟練程度。企業(yè)應(yīng)針對工作人員的崗位職責(zé)，采取有針對性的培訓(xùn)方法，并確定培訓(xùn)內(nèi)容，以此來增強培訓(xùn)的效果。企業(yè)管理者在日常工作中應(yīng)以身作則，引導(dǎo)工作人員做好服務(wù)工作。在信息時代，年輕員工對于傳統(tǒng)培訓(xùn)方式可能會有所抵觸，針對這種現(xiàn)象，企事業(yè)單位應(yīng)積極應(yīng)用信息化技術(shù)手段，對傳統(tǒng)培訓(xùn)方式進(jìn)行創(chuàng)新，以調(diào)動工作人員參與培訓(xùn)的積極性。比如：企業(yè)可以應(yīng)用微信，建立微信公眾平臺，邀請員工關(guān)注公眾號，企業(yè)僅需在公眾號中發(fā)布信息，即可開展遠(yuǎn)程培訓(xùn)，從而突破時間和空間對培訓(xùn)的限制。實踐應(yīng)用結(jié)果表明，這種培訓(xùn)方式得到了年輕員工認(rèn)可。辦公室人員自身也要突破傳統(tǒng)思維的禁錮，通過調(diào)研的方式，了解宏觀環(huán)境的變化，并吸收和借鑒國內(nèi)外先進(jìn)的工作理念，對舊有工作模式進(jìn)行改革創(chuàng)新。1.合理配置人員，對工作流程進(jìn)行優(yōu)化。在市場經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)需要主動參與到市場競爭之中，并在市場競爭中獲取優(yōu)勢。為達(dá)成這一目的，企業(yè)應(yīng)該對辦公室人員配置進(jìn)行調(diào)整，以提升辦公室綜合管理水平。與此同時，企業(yè)還可以通過招聘的方式，引進(jìn)優(yōu)質(zhì)的辦公室人才，為辦公室補充新鮮的血液，激發(fā)企業(yè)內(nèi)部的活力，實現(xiàn)對辦公室人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化配置。企業(yè)還要基于實際情況，對崗位管理體系進(jìn)行創(chuàng)新，將崗位作為選人的標(biāo)準(zhǔn)，并在此基礎(chǔ)上，優(yōu)化工作流程，以提升工作效率，控制企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的成本。2.提升辦公室的地位。通過上述分析可知，辦公室在企事業(yè)單位扮演了重要的角色，擔(dān)負(fù)著重要的工作職責(zé)。但就實際情況來看，辦公室工作在開展過程中面臨著層層阻礙，究其原因，主要是辦公室在地位上與普通部門相同，在部分企業(yè)之中，辦公室的地位甚至低于其他職能部門。為此，企業(yè)應(yīng)適當(dāng)提升辦公室的地位，使其職能得到強化，并要求其他部門必須無條件配合辦公室開展管理工作，促使其作用得到有效發(fā)揮，為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的制定，創(chuàng)造有利的條件。

三、結(jié)論

綜上所述，在新時期背景下，企業(yè)應(yīng)注重辦公室綜合管理水平的提升。究其原因，主要是辦公室作為企業(yè)的重要部門，其管理水平與企業(yè)發(fā)展存在密切的關(guān)聯(lián)。建議企業(yè)通過建設(shè)辦公室制度、提高人員素質(zhì)、應(yīng)用信息技術(shù)、創(chuàng)新管理手段等措施的實施，實現(xiàn)預(yù)期的目的。