高校公文精簡及規(guī)范化問題思考與對策

文/天津醫(yī)科大學(xué) 宋磊

公文是高校行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的，具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，具有較強(qiáng)的政策性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性。通過公文的印發(fā)，把上級機(jī)關(guān)的方針、政策、工作意圖貫徹下去，把下級機(jī)關(guān)的工作情況反映上來，使各部門互相協(xié)調(diào)配合，是學(xué)校工作正常有序開展的重要途徑。公文處理工作是檢驗辦公室工作扎實(shí)與否、服務(wù)水平高低的重要標(biāo)尺，關(guān)系到學(xué)校各項職能運(yùn)行的質(zhì)量、水平和決策能力，也事關(guān)學(xué)校的形象和權(quán)威性。

2012年12月，中共中央政治局審議通過“關(guān)于改進(jìn)工作作風(fēng)、密切聯(lián)系群眾的八項規(guī)定”，將“精簡文件簡報，切實(shí)改進(jìn)文風(fēng)”作為“八項規(guī)定”的重要內(nèi)容。自“八項規(guī)定”實(shí)施以來，各地積極貫徹落實(shí)，取得了一定的實(shí)效。2019年3月，中共中央辦公廳印發(fā)《關(guān)于解決形式主義突出問題為基層減負(fù)的通知》，習(xí)近平總書記專門作出批示，2019年要解決一些困擾基層的形式主義問題，并將2019年確定為“基層減負(fù)年”。文件指出：“要嚴(yán)格控制層層發(fā)文、層層開會，著力解決文山會海反彈回潮的問題。”2020年4月，中共中央辦公廳印發(fā)了《關(guān)于持續(xù)解決困擾基層的形式主義問題為決勝全面建成小康社會提供堅強(qiáng)作風(fēng)保證的通知》，通知文件中進(jìn)一步指出：“要堅決杜絕形形色色的形式主義官僚主義，持續(xù)為基層松綁減負(fù)，讓干部有更多時間和精力抓落實(shí)?！?/p>

一、關(guān)于發(fā)文必要性存在的問題及對策思考

（一）存在的問題。1.過度依靠文件行政的傳統(tǒng)思維依然存在。一些部門推動工作、抓落實(shí)缺乏有效手段，習(xí)慣依靠發(fā)文推動工作，重復(fù)發(fā)文、過度制定貫徹落實(shí)意見和實(shí)施細(xì)則的情況仍然存在。2.部分文件規(guī)格偏高。表現(xiàn)在一些部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作或部門常規(guī)工作的安排部署，部門認(rèn)為工作由校級行文推動更有利于推進(jìn)落實(shí)。3.部分文件確實(shí)存在由于上級文件修訂變動、領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)變動或部門名稱變動而需要重新修訂的情況。4.文件合并精簡力度不足，諸如任免、處分類文件同期連發(fā)的，可做合并處理，以達(dá)到精簡發(fā)文數(shù)量的目的。5.制度規(guī)章類文件印發(fā)的前瞻性管理不足，由于計劃性不強(qiáng)，存在臨時、突擊印發(fā)文的情況，一方面不利于文件質(zhì)量優(yōu)化，另一方面易導(dǎo)致文件數(shù)量超標(biāo)。6.部分上行文的印發(fā)主要基于上級主管部門相關(guān)要求或是由于某些階段性重點(diǎn)工作的開展，屬于客觀確需印發(fā)的文件，強(qiáng)行精簡可能不利于工作順利開展。

（二）對策思考。針對以上問題，轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方式，改進(jìn)工作方法，不斷加大公文的審核力度，是精簡文件的有效途徑。1.確保領(lǐng)導(dǎo)干部重視。精簡文件工作效果如何，領(lǐng)導(dǎo)干部的重視是關(guān)鍵。要結(jié)合《關(guān)于解決形式主義突出問題為基層減負(fù)的通知》和《關(guān)于持續(xù)解決困擾基層的形式主義問題為決勝全面建成小康社會提供堅強(qiáng)作風(fēng)保證的通知》文件要求，同發(fā)文量較多的職能部處負(fù)責(zé)人強(qiáng)化溝通，達(dá)成共識，在轉(zhuǎn)文風(fēng)、改作風(fēng)上下功夫，嚴(yán)格審批和審慎把控印發(fā)文件標(biāo)準(zhǔn)。從校領(lǐng)導(dǎo)層面嚴(yán)格把關(guān)，校長辦公室或黨政辦公室負(fù)責(zé)審核，本著嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實(shí)、切實(shí)為基層減負(fù)的原則，沒有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容、發(fā)文必要性不足的堅決不發(fā)，深入研究文件歸類，結(jié)合實(shí)際發(fā)文情況，對可以歸類合并發(fā)文的進(jìn)行合并，確保發(fā)文的質(zhì)量和必要性。2.加強(qiáng)公文管理制度性建設(shè)。定期對公文處理工作出現(xiàn)的問題進(jìn)行系統(tǒng)性梳理，修訂學(xué)校公文管理辦法。從制度建設(shè)的角度提升公文精簡力度，真正達(dá)到為基層減負(fù)的目的。主要可以從以下幾方面入手：一是結(jié)合上級文件對公文管理的規(guī)定，特別是公文精簡方面的最新要求進(jìn)行修訂。二是從事務(wù)重要性角度考量，對重要性不足以達(dá)到印制文件標(biāo)準(zhǔn)的事項改換傳達(dá)方式，避免過度依賴文件。三是適當(dāng)關(guān)注被動發(fā)文情況，例如臨時性機(jī)構(gòu)人員變動導(dǎo)致的調(diào)整文件印制，可探索建立柔性表達(dá)范例，避免無意義的重復(fù)發(fā)文。3.加強(qiáng)對制度規(guī)章類文件印發(fā)的前瞻性管理。如學(xué)校還未制定規(guī)范性文件管理辦法，可探討制定學(xué)校規(guī)范性文件管理辦法的可行性，探索實(shí)施各部門規(guī)章制度類文件年度計劃與特殊事務(wù)應(yīng)對相結(jié)合的審核管理方式，進(jìn)行計劃管理，綜合考慮國家政策變化及學(xué)校實(shí)際情況，年初對部門擬發(fā)規(guī)章制度類文件進(jìn)行規(guī)劃，并給予一定彈性曠量，以應(yīng)對緊急的計劃外事項。規(guī)范學(xué)校規(guī)章制度類文件制定程序，提高文件的質(zhì)量和制定效率，構(gòu)建系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、運(yùn)行有效的文件管理制度體系。4.進(jìn)一步落實(shí)文件規(guī)格管理，嚴(yán)格控制發(fā)文規(guī)格。文件規(guī)格要遵循“就低不就高”原則，嚴(yán)禁隨意提高文件規(guī)格。建立發(fā)文規(guī)格清單制標(biāo)準(zhǔn)，對于符合發(fā)文規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)的文件方可印發(fā)，綜合高校工作實(shí)際，清單制標(biāo)準(zhǔn)至少應(yīng)為學(xué)校重大事項或重要工作安排、規(guī)范性文件以及其他必須以校級文件明確的事項。針對高校各管理部門職責(zé)范圍內(nèi)的工作，如例行性、周期性的工作安排、工作計劃、各種節(jié)日和紀(jì)念日活動方案以及貫徹落實(shí)上級相關(guān)部門文件、會議精神的意見等，原則上應(yīng)由各管理部門自行下發(fā)通知，不應(yīng)以學(xué)校行政或?qū)W校辦公室名義下發(fā)。5.探索建立擬稿前的發(fā)文必要性審查機(jī)制。在現(xiàn)行公文印發(fā)過程中，高校辦公室往往是接到帶有領(lǐng)導(dǎo)簽字的文件簽發(fā)單后才進(jìn)行相關(guān)工作，如果文件不符合發(fā)文要求進(jìn)行退回，容易導(dǎo)致部門間的矛盾。因此要變被動接受簽發(fā)單為主動的文件發(fā)文必要性管理，打出提前量，減少高校辦公室與各管理部門之間工作摩擦，提前做好溝通協(xié)調(diào)，使工作事項以合適的形式進(jìn)行傳達(dá)布置，提升行政管理效率。

二、關(guān)于發(fā)文規(guī)范性方面的問題及對策思考

（一）存在的問題。1.目前高校中院系、管理部門內(nèi)的公文管理制度還存在不夠完善的情況。對發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)的把握缺乏客觀的依據(jù)，對哪類工作事項需要發(fā)文，哪類事項不需要以文件形式印發(fā)，缺乏客觀依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，常根據(jù)工作人員和部門負(fù)責(zé)人的工作經(jīng)驗進(jìn)行主觀判斷。2.存在院系/管理部門發(fā)文流程不夠規(guī)范的情況。高校內(nèi)各院系、職能部門發(fā)文流程不盡相同，有的以簽發(fā)單進(jìn)行流程管理，有的則以黨政聯(lián)席會議的會議紀(jì)要作為公文印發(fā)依據(jù)，既缺乏規(guī)范化統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也難以保證流程的科學(xué)性。3.管理部門、院系相關(guān)工作人員普遍對正式公文的體式、語言、標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字、計算單位以及文字表述的規(guī)范性使用等掌握有限，缺乏相關(guān)專業(yè)性培訓(xùn)，行文中泛口語化表達(dá)，導(dǎo)致公文缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，易導(dǎo)致執(zhí)行難等問題。4.發(fā)文過程中部門間的協(xié)調(diào)機(jī)制不夠健全。在校級層面印發(fā)公文中一般設(shè)有會簽制度，而學(xué)院與管理部門層面缺乏相應(yīng)的協(xié)調(diào)機(jī)制，存在院系/管理部門印發(fā)文件與其他部門現(xiàn)行公文規(guī)定間存在潛在沖突的隱患。

（二）對策思考。針對上述問題，進(jìn)一步建立健全院系/管理部門文件管理制度，加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)，開展人員工作交流活動，建立評價機(jī)制與落實(shí)檢查督導(dǎo)責(zé)任是解決問題的有效途徑。1.建立健全院系/管理部門發(fā)文管理制度。在健全校級文件管理規(guī)范、修訂學(xué)校公文管理辦法的同時，對院系/管理部門發(fā)文的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)文流程等關(guān)鍵問題進(jìn)行明確，做到有據(jù)可依。在學(xué)校范圍內(nèi)，對院系/管理部門發(fā)文所使用的紅頭紙張、文號等進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一。指導(dǎo)各院系、管理部門以學(xué)校公文管理辦法為參考依據(jù)，制定本單位的公文管理規(guī)定，并探索建立學(xué)院系與管理部門層面的協(xié)商會簽機(jī)制，為院系/管理部門公文的規(guī)范化管理夯實(shí)基礎(chǔ)，避免文件沖突造成基層額外負(fù)擔(dān)。2.加強(qiáng)公文培訓(xùn)工作。指導(dǎo)各院系/管理部門設(shè)立兼職公文管理員，提升公文管理工作的專業(yè)性。采用邀請校外專家等方式定期組織公文管理員專題培訓(xùn)，培訓(xùn)工作要兼顧理論與實(shí)際操作。一方面，要加強(qiáng)公文管理的理論培訓(xùn)，講解上級對公文管理的最新文件要求，幫助公文管理員了解最新的政策并建立系統(tǒng)的管理思維，使他們理解公文規(guī)范的意義，為做好公文管理工作打好基礎(chǔ)；另一方面，需針對日常公文管理中發(fā)現(xiàn)的問題，特別是公文格式規(guī)范性及語言規(guī)范性問題開展培訓(xùn)，切實(shí)提升文件的有效性。3.開展公文管理人員交流沙龍活動。興趣愛好是最好的老師，利用公文管理交流沙龍活動，培養(yǎng)高校各級公文管理人員對公文管理的興趣，把為基層減負(fù)的主題融入其中，提升他們對公文管理的主動性與積極性。一方面，引導(dǎo)他們交流日常公文管理中的問題，針對問題進(jìn)行討論和專項學(xué)習(xí)，提升公文管理水平；另一方面，可以從中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)性問題，理順公文管理體系，提升高校公文管理系統(tǒng)的整體運(yùn)行效率。4.建立院系/管理部門公文管理評價機(jī)制，加強(qiáng)發(fā)文的檢查督導(dǎo)。定期開展抽樣檢查督導(dǎo)工作，以“短實(shí)新文風(fēng)，篇幅簡短、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉”為文件規(guī)范性的基本要求，對各院系/管理部門的公文管理水平進(jìn)行評價，將公文管理水平不高的院系和管理部門作為重點(diǎn)督導(dǎo)對象，幫助各院系/管理部門發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，針對部分在實(shí)際業(yè)務(wù)操作中存在困難的兼職公文管理員，可以進(jìn)行專項輔導(dǎo)培訓(xùn)，提升公文管理水平。

三、結(jié)語

公文是高校進(jìn)行行政管理的重要手段，在中央不斷要求為基層減負(fù)的大背景下，高校在各級機(jī)構(gòu)中把文件質(zhì)量提上去、把文件數(shù)量減下來是積極落實(shí)相關(guān)文件的必然要求，也是高校適應(yīng)“雙一流”建設(shè)，打造一流公文管理的必然選擇。因此，不斷在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問題，并結(jié)合上級要求，有針對性地改進(jìn)，不斷完善管理體系，將學(xué)校公文處理效率持續(xù)提升是一項持之以恒的工作。