Word2010版制作黨政公文通用式格式探討

文/廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理系 徐樂軍

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）（以下簡稱《條例》）于2012年4月16日由中辦、國辦聯(lián)合下發(fā)后，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局、國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會發(fā)布了《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-1999）（以下簡稱《格式》），作為《條例》中關(guān)于公文格式內(nèi)容的規(guī)范化文件。由于公文格式要素眾多，部分規(guī)定亦難如人意，已引起一些討論和建議性意見。工作中如何制作是一方面，另一方面是現(xiàn)實教學(xué)問題，即這些格式要素如何在word文檔中恰當(dāng)?shù)刂谱鞒鰜?。瀏覽眾多線上和線下材料，要么未曾提及，要么語焉不詳甚至誤導(dǎo)。故這里結(jié)合《格式》要求，探討如何利用word2010版軟件制作黨政公文通用式格式。需要說明的是，以word2010版為例，除了因為其不僅是目前word版本系列中最為常用的版本，也是計算機(jī)等級考試官方指定版本。通用式最為典型和常用，也最復(fù)雜，故以此為例。信函式、命令式和紀(jì)要式較簡，限于篇幅，本文暫略。

一、頁面布局

在word2010版本“頁面布局”狀態(tài)下，直接點開這一項目右下角的斜箭頭符號，彈出“頁面設(shè)置”對話框。在“頁邊距”下，將上、下、左、右各設(shè)為3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm，紙張方向為縱向，不急于點“確定”。接著“紙張”項目下，選擇A4。“版式”下，選“奇偶頁不同”?！拔臋n網(wǎng)格”下，先進(jìn)行“字體設(shè)置”，將字體選為“仿宋GB-2312”，字號選為“三號”，確定后回到“文檔網(wǎng)格”對話框，選“指定行和字符網(wǎng)格”后，將“字符數(shù)”設(shè)定為每行“28”，“行數(shù)”設(shè)定為“22”，最后“確定”。

二、制作頁碼

由于《格式》中對頁碼的規(guī)定較為復(fù)雜，即“一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字?！辈橹T各類紙面和電子材料，均不見如何在word軟件中如何做出這一樣式的可行步驟。經(jīng)過嘗試，覺得下述方法較為可行：

（一）單頁碼制作。在“插入”狀態(tài)下，選“頁碼”之“頁面底端”之“普通數(shù)字3”，此時頁碼在頁下居右。為達(dá)“一字線上距版心下邊緣7mm”之效，還需將“頁腳底端距離”設(shè)定為2.5厘米。退四下格，保證“單頁碼居右空一字”，此時光標(biāo)在頁數(shù)“1”之前。退至“開始”狀態(tài)，將字體選為宋體四號，在“插入”之“符號”選“特殊字符”，插入“長劃線”，關(guān)閉，按2下空格鍵。再選定頁數(shù)“1”，設(shè)定為宋體四號，光標(biāo)在頁數(shù)后按空2格，按上述插入“長劃線”。雙擊文檔頁面至編輯狀態(tài)。

（二）雙頁碼制作。第一頁制作完畢后，將光標(biāo)移到頁面第一行最前端，在“頁面布局”狀態(tài)下，插入“分隔符”之“下一頁”，進(jìn)入第二頁即雙頁碼制作。在“插入”狀態(tài)下，選“頁碼”之“頁面底端”之“普通數(shù)字1”，此時頁碼在頁下居左。按四下空格鍵，保證“雙頁碼居左空一字”，此時光標(biāo)在頁數(shù)“2”之前。退至“開始”狀態(tài)，將字體選為宋體四號，在“插入”之“符號”選“特殊字符”，插入“長劃線”，關(guān)閉，按2下空格鍵。再選定頁數(shù)“2”，設(shè)定為宋體四號，光標(biāo)在頁數(shù)后按空2格，按上述插入“長劃線”。

此時，文檔中已制作好單頁碼和雙頁碼。雙擊文檔退回至編輯狀態(tài)，光標(biāo)自動移至第二頁起始處。仍在“頁面布局”狀態(tài)下，插入“分隔符”之“下一頁”，則出第三頁；重復(fù)這一步驟，文檔可自動延伸多頁，且單雙頁碼位置與所預(yù)設(shè)相同。

三、制作版頭

（一）份號、密級和保密期限、緊急程度。在word2003版本中，可用表格式制作版頭，較為方便，但在2010版中，則出現(xiàn)進(jìn)行公文標(biāo)志字體縮放時，影響其他要素格式效果問題，故需摒棄。《格式》中未對份號字體要求，對密級和緊急兩要素則專門規(guī)定用3號黑體字。為求美觀一致之效，建議三者統(tǒng)一用黑體3號?！陡袷健分幸辔磳γ芗壟c保密期限之間是否用“★”規(guī)定，按保密法通常做法，還是統(tǒng)一用之才好。三要素按順序編排為三行。

（二）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。《格式》中未明確規(guī)定發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后是否加“文件”二字，認(rèn)為加不加均可。因為信函式公文中是不加的，一般建議加上，稍作區(qū)別。小標(biāo)宋體字，一般word軟件并不自帶，需另行下載安裝，安裝路徑為C＞＞W(wǎng)indows＞＞Fonts。關(guān)于標(biāo)志的字號，《格式》中未明確，應(yīng)以發(fā)文單位名稱字?jǐn)?shù)可納入一行為限。為求美觀，選定后，在“字體”中選擇“高級”，“縮放”可略小于100%，“間距”根據(jù)字?jǐn)?shù)多少進(jìn)行“加寬”或“緊縮”，并可適當(dāng)調(diào)整磅數(shù)，達(dá)到合適效果。聯(lián)合行文時，主辦單位名稱在前，其他聯(lián)合行文單位居后，“文件”二字可通過插入“文本框”方法解決，字體和顏色與前方一致。消除“文本框”邊線時，先右擊任一邊線，選“設(shè)置形狀格式”，在“填充”和“線條顏色”選項邊點選“無”確認(rèn)。

（三）發(fā)文字號和分隔線?！陡袷健分卸嗵幊霈F(xiàn)空幾行之類提法，需注意的是，全部指的是頁面布局完成后的三號字的行數(shù)?！鞍l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行”寫發(fā)文字號，正是此意，絕不是在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志后按回車鍵后的行數(shù)。發(fā)文字號中的六角括號“〔〕”，需在“插入”狀態(tài)下在“符號”欄點選，鍵盤上是沒有的。若有“簽發(fā)人”情況，按要求制作，再在“發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線”。實際制作中，與“版心等寬”有時不好把握，可將光標(biāo)移至本頁起始處，在“插入”狀態(tài)下，選“形狀”之“線條”中“直線”，光標(biāo)變?yōu)槭中危瑢?zhǔn)版心豎線位置，平行拉動至行末版心豎線位置處。右擊該線條，選“設(shè)置形狀格式”，設(shè)“線條顏色”為實線、紅色；由于《格式》中未規(guī)定線條寬度，一般建議“線型”寬度為2磅左右。設(shè)置好紅線后，將其拖移至發(fā)文字號下4mm處。

需指出的是，《格式》中未明確黨政公文在紅色分隔線上應(yīng)不應(yīng)該統(tǒng)一的問題。按一貫做法，黨委公文在線中加紅色“★”，其他各類單位則不可加。鑒于《條例》實施后，絕大多數(shù)黨委機(jī)關(guān)仍采用加“★”的辦法，還是添加上為好，以示區(qū)分。制作時，略為復(fù)雜。在發(fā)文字號下一行，“插入”狀態(tài)下，選“符號”之“★”并居中。此時“★”為三號，根據(jù)常見公文樣式，三號的顯小，需將其放大至二號左右，定義為紅色。再按上述紅色分隔線劃法，劃略小半段線后復(fù)制，放于“★”的兩邊即可。

四、主體制作

（一）標(biāo)題制作。在紅色分隔線下空二行居中擬制標(biāo)題，用方正小標(biāo)二號宋體字。如果一行能夠完成，則無問題。如果超出一行，除了回行時詞意、排列按要求做好外，兩行甚或三行標(biāo)題行距較大，極不美觀。定義整個標(biāo)題文字，選“段落”之“縮進(jìn)和間距”，將“行距”設(shè)定為“固定值”，“設(shè)置值”磅數(shù)選為30磅左右，行距即可達(dá)到正常狀態(tài)。

（二）主體其他要素制作。主體部分各要素雖眾多，按《格式》制作則相對較易，這里只探討一些不明晰之處：一是主送機(jī)關(guān)較多情況。由于首頁必須要有正文，主送機(jī)關(guān)如果過多，容易導(dǎo)致此要求無法完成?！陡袷健肥菍ⅰ爸魉蜋C(jī)關(guān)名稱移至版記”，但未明確原主送機(jī)關(guān)位置如何標(biāo)注問題。現(xiàn)實中，系統(tǒng)或單位內(nèi)部發(fā)文往往直接代以“各單位”，約定俗成地代指所有下屬二級單位或部門，且在版記部分不標(biāo)注。嚴(yán)格地說，這是一種并不規(guī)范的做法，但公文作為工作的工具，便捷是其特點之一，只要不影響工作上的執(zhí)行，似乎亦無不可。只是如果主送機(jī)關(guān)出現(xiàn)平行或不相隸屬單位且數(shù)量眾多的情況，還是按《格式》要求做更為妥當(dāng)一些。二是結(jié)構(gòu)層次字體和標(biāo)點問題。按《格式》要求，“結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注?！币话銇碚f，第一層標(biāo)題后不加標(biāo)點，多換行，用黑體字并無問題。第二層結(jié)構(gòu)，即“（一）”后，如果概括性的標(biāo)題，且隨后內(nèi)容換行，這一標(biāo)題字體適用楷體字；如果沒有概括性標(biāo)題，而是直接一段整體文字，則應(yīng)當(dāng)作正文適用仿宋字。有部分公文只出現(xiàn)二層結(jié)構(gòu)，而無第三層結(jié)構(gòu)“1.”。當(dāng)有第三層結(jié)構(gòu)時，同理，即“1.”后如果有概括性的標(biāo)題，其下正文多應(yīng)換行，此時這一標(biāo)題后不應(yīng)添加標(biāo)點?，F(xiàn)實是諸多公文在此處出現(xiàn)混亂，在三層結(jié)構(gòu)標(biāo)題后換行的情況下加句號，與上層標(biāo)題格式不一致，影響美觀。當(dāng)然如果“1.”后雖然有概括性標(biāo)題也無換行情況時，當(dāng)然要用句號隔開了。第四層結(jié)構(gòu)“（1）”當(dāng)同第三層同樣處理。另需強(qiáng)調(diào)的是，“1”后應(yīng)用實心圓點而不是頓號。黨政公文有此四層結(jié)構(gòu)層次應(yīng)當(dāng)足夠，不應(yīng)將其過分事務(wù)文書化，即在“（1）”下，出現(xiàn)第五、六甚至更多層次，并用不太規(guī)范的“1）”“①”“a”標(biāo)注，給人凌亂之感，影響公文整體閱讀和執(zhí)行效果。

五、版記制作

版記包括分隔線、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期三要素，存在問題在于分隔線的高度。按《格式》要求，“首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間分隔線用細(xì)線（推薦高度為0.25mm）”。由于word2010版本中，對線條粗細(xì)處理并非按此做法，而是按國際標(biāo)準(zhǔn)即磅數(shù)進(jìn)行，常用換算公式是：磅數(shù)/2.845=毫米數(shù)。據(jù)此計算，0.35mm略為1磅，0.25mm略為0.75磅，實際打印后區(qū)別不大。為此，建議直接將粗線設(shè)為1磅，細(xì)線設(shè)為0.5磅。實際工作中，諸多公文格式的版記也確實是這樣做的。制作方法可參見上述紅色分隔線做法。

Word系列軟件作為美國微軟公司主要產(chǎn)品，風(fēng)靡全球，也是我國電腦用戶首選文字處理軟件，但《條例》及《格式》所規(guī)定的格式要素并不完全與之對接，該公司更不可能為適應(yīng)我國黨政公文處理要求另行開發(fā)專門版本。為解決這一實際問題，據(jù)相關(guān)材料，北大方正電子公司已開始將國內(nèi)紅頭文件處理問題當(dāng)作一項重要業(yè)務(wù)，并與相關(guān)使用方展開合作。但對于全國眾多各級各類單位來說，限于成本或其他因素，在可預(yù)見的將來，并不太可能全部普及到位。因此，只有細(xì)致研究，探討方法，并希望在頂層設(shè)計時進(jìn)一步簡化格式要素，使黨政公文工具化特性完全回歸到工具本身意義上來，形式上的制作問題才能真正得以解決。