基于PDCA循環(huán)的高職院校內(nèi)部控制體系的研究與實(shí)踐

文/計(jì)妍 尹蘭梅 李慧媛 王曙光

在社會(huì)需求以及國(guó)家的大力支持下，我國(guó)的高等職業(yè)教育獲得了快速發(fā)展，已經(jīng)成為我國(guó)培養(yǎng)應(yīng)用型、技能型人才的主陣地。隨著國(guó)家對(duì)于高職教育重視程度的不斷提高，我國(guó)一些高職院校的辦學(xué)模式開(kāi)始有了更多的創(chuàng)新，不再是單純的復(fù)制本科院校的辦學(xué)模式，而是更加注重辦學(xué)的綜合性、專業(yè)性及實(shí)用性[1]。在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)更加復(fù)雜和頻繁的背景下，加強(qiáng)高職院校內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，提高內(nèi)部管控的質(zhì)量，對(duì)于院校本身的發(fā)展具有重要意義。作為事業(yè)單位，高職院校的內(nèi)部控制是保證單位能夠完成管理目標(biāo)的制度、政策以及程序，因?yàn)槭聵I(yè)單位的特殊屬性，為了降低發(fā)展的風(fēng)險(xiǎn)性，更好地保護(hù)單位的財(cái)產(chǎn)安全，往往會(huì)制定一系列的管理辦法，以便能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)發(fā)展中存在的不合理之處，做出及時(shí)的應(yīng)對(duì)，還需要保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、合法性以及完整性。只有實(shí)施科學(xué)有效的內(nèi)部控制措施，才能為教育經(jīng)費(fèi)的管理水平和使用效益提供保障，才能更好地保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)以及管理信息等的可靠性，從而保護(hù)好院校財(cái)產(chǎn)的安全和完整。

一、基于PDCA循環(huán)的高職院校內(nèi)部控制體系的相關(guān)研究概述

（一）理論概述

1.PDCA循環(huán)的內(nèi)涵。PDCA循環(huán)是一種管理理念及模式，多應(yīng)用于質(zhì)量管理活動(dòng)中，最早是由休哈特博士提出的，但是，卻是由另一位全球著名的質(zhì)量管理專家——愛(ài)德華茲·戴明完成的后續(xù)傳播活動(dòng)，也正是因?yàn)榇髅鞯男麄魍茝V，PDCA循環(huán)逐漸在世界范圍內(nèi)普及、應(yīng)用，所以，PDCA循環(huán)也被稱為戴明環(huán)[2]。

PDCA循環(huán)這一模式主張?jiān)陂_(kāi)展質(zhì)量管理活動(dòng)時(shí)將其分為四個(gè)階段進(jìn)行，分別是計(jì)劃階段（Plan）、執(zhí)行階段（Do）、檢查階段（Check）以及處理階段（Action）。在具體的質(zhì)量管理活動(dòng)中，PDCA循環(huán)的工作模式就是把各項(xiàng)管控工作按照作出計(jì)劃、計(jì)劃實(shí)施、檢查實(shí)施效果、將不符合標(biāo)準(zhǔn)的留待下一輪循環(huán)的順序來(lái)進(jìn)行，如此周而復(fù)始，既能保證質(zhì)量管控工作的長(zhǎng)期性、延續(xù)性，也能及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題并加以解決。

2.內(nèi)部控制的含義。內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理中較常應(yīng)用的一種理念與措施，指的是一個(gè)單位或者企業(yè)為了更好地達(dá)成其經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，保護(hù)自身已經(jīng)擁有的和所能創(chuàng)造的資產(chǎn)的安全完整，而在其內(nèi)部采取的用以自我調(diào)整、約束、評(píng)價(jià)、管理控制等的一系列手段的統(tǒng)稱[3]。良好的內(nèi)部控制可以保證單位決策的正確性以及各項(xiàng)決策的貫徹執(zhí)行，可以保證會(huì)計(jì)信息資料的正確可靠，可以提高經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)性、效率性，提高管理水平等，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

（二）事業(yè)單位的內(nèi)部控制及引入PDCA循環(huán)的必要性

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理理念的興起以及普及，內(nèi)部控制已經(jīng)受到越來(lái)越多企業(yè)的重視，而企業(yè)內(nèi)部控制相關(guān)制度以及政策的頒布出臺(tái)，也為企業(yè)開(kāi)展更加科學(xué)高效的內(nèi)部控制提供了依據(jù)和保障。但因種種原因，我國(guó)數(shù)量龐大的事業(yè)單位的內(nèi)部控制卻沒(méi)有獲得相應(yīng)的發(fā)展。事業(yè)單位作為公益性質(zhì)的社會(huì)服務(wù)組織，都是由政府出資設(shè)立的，其日常運(yùn)營(yíng)發(fā)展所需的經(jīng)費(fèi)一般由公共財(cái)政撥款。其主要的收入來(lái)源是財(cái)政資金，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較為簡(jiǎn)單，與一般企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理存在較為明顯的差異，因此其內(nèi)部控制不能照搬企業(yè)，也就缺少了相應(yīng)的制度依據(jù)及保障，導(dǎo)致事業(yè)單位的內(nèi)部控制中存在較大問(wèn)題，甚至已經(jīng)影響到了事業(yè)單位的工作效率及服務(wù)質(zhì)量。

在現(xiàn)代管理理念不斷成熟發(fā)展的背景下，引入科學(xué)先進(jìn)的質(zhì)量管理模式成為了有效解決事業(yè)單位發(fā)展受困現(xiàn)狀，強(qiáng)化內(nèi)控意識(shí)，提高內(nèi)部管控水平的當(dāng)務(wù)之急。PDCA循環(huán)作為一種經(jīng)過(guò)了實(shí)踐驗(yàn)證的科學(xué)的質(zhì)量管控辦法，將其引入到高職院校等事業(yè)單位的內(nèi)部管控體系中，可以從計(jì)劃開(kāi)始加強(qiáng)內(nèi)控力度，通過(guò)其循環(huán)往復(fù)的工作模式，改變當(dāng)前事業(yè)單位內(nèi)部控制乏力的局面。

二、現(xiàn)階段我國(guó)高職院校內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題

（一）高職院校的內(nèi)部控制意識(shí)較為薄弱

因?yàn)楦呗氃盒Ｊ菄?guó)家的事業(yè)單位，它是提供社會(huì)服務(wù)的機(jī)構(gòu)，院校所需的財(cái)務(wù)開(kāi)支等均是由公共財(cái)政撥款。在較長(zhǎng)的發(fā)展中，高職院校的管理層們已經(jīng)形成了慣性思維，依然沿用傳統(tǒng)的管理模式，內(nèi)部控制意識(shí)幾近于無(wú)。有的管理者片面認(rèn)為既然是事業(yè)單位，只要能做到收支平衡，就沒(méi)有必要去計(jì)較內(nèi)部控制的問(wèn)題。而一些院校雖然采取了內(nèi)部控制，但對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)也較為片面，并沒(méi)有深刻了解內(nèi)部管控的重要性。在開(kāi)展內(nèi)控工作時(shí)常常流于形式，設(shè)置相關(guān)崗位，也制定了相應(yīng)的制度，卻缺乏與之相應(yīng)的內(nèi)部建設(shè)，內(nèi)部控制的體系不夠完整，很難發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（二）缺乏實(shí)施內(nèi)部控制的環(huán)境及氛圍

現(xiàn)階段，在我國(guó)的高職院校中開(kāi)展內(nèi)部控制的數(shù)量較少，即便開(kāi)展了內(nèi)部控制也未達(dá)到應(yīng)有的效果，導(dǎo)致內(nèi)部控制的展開(kāi)在高職院校中缺乏相應(yīng)的環(huán)境和氛圍。因?yàn)槿狈Τ晒Φ睦?，高職院校開(kāi)展內(nèi)部控制的積極性不足。部分高職院校為了應(yīng)付，選擇了事后審計(jì)的辦法，因?yàn)闆](méi)有設(shè)置相應(yīng)的審計(jì)崗位，在審計(jì)時(shí)還需要臨時(shí)從其他部門(mén)抽調(diào)，并沒(méi)有全程跟蹤監(jiān)督審計(jì)院校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)按照事前、事中和事后的順序。僅僅開(kāi)展事后審計(jì)并不能達(dá)到應(yīng)有的審計(jì)效果，達(dá)不到對(duì)相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督甚至糾錯(cuò)的目的。

（三）對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)管不完善，監(jiān)控力度較小

高職院校支持各項(xiàng)活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)主要來(lái)自財(cái)政撥款及學(xué)費(fèi)收入，有一些院校較為重視貨幣資金，開(kāi)展了針對(duì)性的內(nèi)部控制，以此來(lái)加強(qiáng)對(duì)貨幣資金的監(jiān)督管理。但是對(duì)于院校的實(shí)物資產(chǎn)等的關(guān)注度卻不高，沒(méi)有開(kāi)展相應(yīng)的內(nèi)控管理，對(duì)于物資采購(gòu)以及工程項(xiàng)目等活動(dòng)更是缺少相應(yīng)的控管措施[4]。雖然有些院校制定了相應(yīng)的管控辦法，但執(zhí)行力度不足，缺少必要的監(jiān)督。有些院校雖然在采購(gòu)時(shí)也采用了招投標(biāo)的管理辦法，卻忽視了設(shè)備的使用狀況，導(dǎo)致一些教學(xué)儀器設(shè)備閑置現(xiàn)象嚴(yán)重，使用率較低，造成了資金的浪費(fèi)。而且，因?yàn)楹鲆暳藢?duì)于固定資產(chǎn)的定期盤(pán)點(diǎn)、會(huì)計(jì)記錄的作用等，導(dǎo)致很多院校都存在資產(chǎn)不清、賬賬不符、賬物不符等現(xiàn)象。

三、利用PDCA循環(huán)建立高職院校內(nèi)部控制體系的措施

（一）加強(qiáng)宣傳，強(qiáng)化內(nèi)部控制意識(shí)

內(nèi)部控制并不只是財(cái)務(wù)部門(mén)的工作，它需要全員的參與，既需要院校領(lǐng)導(dǎo)層的支持，也需要各職能部門(mén)積極配合、通力協(xié)作。所以，必須在院校內(nèi)加大宣傳力度，向內(nèi)部人員普及內(nèi)部控制的必要性和重要性，提高全員的內(nèi)控意識(shí)。各職能部門(mén)需要安排專人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、處理內(nèi)部控制事宜，建立清晰的責(zé)任制和工作流程，保證內(nèi)部控制能夠長(zhǎng)期執(zhí)行。高職院校應(yīng)該嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)法》的相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)會(huì)計(jì)控制的制度、組織建設(shè)，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，按章辦事，認(rèn)真核實(shí)會(huì)計(jì)資料，保證內(nèi)控的有效開(kāi)展。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，為內(nèi)部控制開(kāi)展創(chuàng)建良好的環(huán)境

若想推動(dòng)內(nèi)部控制的開(kāi)展，就要為其營(yíng)造良好的環(huán)境氛圍。影響內(nèi)部控制開(kāi)展的環(huán)境主要包括院校本身的組織結(jié)構(gòu)、內(nèi)部通行的規(guī)章制度、管理層的思想意識(shí)及管理水平等方面。要明確各領(lǐng)導(dǎo)層及各部門(mén)崗位的職責(zé)權(quán)限，要做到職務(wù)相互分離；堅(jiān)持嚴(yán)格的授權(quán)審批制度；加強(qiáng)各組織機(jī)構(gòu)之間的相互監(jiān)督和控制；加強(qiáng)對(duì)管理層權(quán)力的制約和監(jiān)督；對(duì)于從事后勤服務(wù)工作的關(guān)鍵人員要盡可能使用學(xué)院正式職工，以加強(qiáng)其對(duì)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的制衡作用。此外，院校還應(yīng)經(jīng)常組織相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)各級(jí)管理人員及職工的教育和培訓(xùn)，幫助其正確認(rèn)識(shí)內(nèi)部控制，提高執(zhí)行內(nèi)控制度的自覺(jué)性，為內(nèi)控的開(kāi)展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境。

（三）強(qiáng)化監(jiān)控力度，提高內(nèi)部審計(jì)的效果

高職院校要重視并加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的建設(shè)，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)力度，重點(diǎn)加強(qiáng)基建項(xiàng)目招投標(biāo)、學(xué)校后勤、辦公物資采購(gòu)等環(huán)節(jié)的監(jiān)控力度。改變傳統(tǒng)的審計(jì)方式，將審計(jì)工作貫穿于整個(gè)會(huì)計(jì)活動(dòng)中，進(jìn)行事前、事中、事后全過(guò)程的審計(jì)監(jiān)督，完善制度建設(shè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決財(cái)務(wù)問(wèn)題。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)各級(jí)行政主管部門(mén)對(duì)院校內(nèi)控的檢查，保證院校能夠堅(jiān)持規(guī)范的內(nèi)部控制制度，督促其進(jìn)行整改和完善，不斷提高其內(nèi)部管控水平。

（四）完善內(nèi)控體系建設(shè)，開(kāi)展全過(guò)程的質(zhì)量管控

PDCA循環(huán)是一個(gè)能夠不斷循環(huán)的管理模式，從計(jì)劃的制定、執(zhí)行，到執(zhí)行結(jié)果的檢查以及處理，是全面質(zhì)量管控辦法。高職院校的內(nèi)部控制往往只關(guān)注了計(jì)劃執(zhí)行環(huán)節(jié)，卻忽視了其他環(huán)節(jié)。所以，高職院校應(yīng)加強(qiáng)完整的內(nèi)部控制體系的建設(shè)，建立完備的內(nèi)控流程。首先，加強(qiáng)對(duì)于計(jì)劃環(huán)節(jié)的管控，進(jìn)行科學(xué)的可行性研究，保證各項(xiàng)規(guī)劃、決定的正確性；其次，嚴(yán)格監(jiān)督執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行，通過(guò)建立獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)來(lái)對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行有效監(jiān)督；再次，建立完善的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)體系，充分發(fā)揮國(guó)家及社會(huì)審計(jì)機(jī)關(guān)的監(jiān)督作用，對(duì)學(xué)校的內(nèi)控過(guò)程及效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，保證其控制制度的完整性、合法性及有效性等；最后，要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題的處理力度，對(duì)于存在的問(wèn)題必須進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

四、結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代化的發(fā)展中，高職院校的職能逐漸多樣化，其籌資渠道也愈加廣泛，其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)變得頻繁和復(fù)雜，開(kāi)展科學(xué)的內(nèi)部控制也就成為了必要。利用PDCA循環(huán)的理念來(lái)指導(dǎo)高職院校的內(nèi)部控制建設(shè)，可以更好地保護(hù)學(xué)校資金及財(cái)產(chǎn)的安全完整，也可以提高管理水平，促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。