探析人才機(jī)構(gòu)檔案搬遷中應(yīng)注意的事項(xiàng)

文/江婷婷

為了保證檔案工作的長(zhǎng)期性和穩(wěn)定性，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，原始檔案庫(kù)房等硬件設(shè)施進(jìn)行改造升級(jí)或重建成為首要之舉。這一過程中不可避免涉及對(duì)庫(kù)存檔案的搬遷，本文針對(duì)在搬遷過程中可能遇到的各種問題進(jìn)行分析、討論，并提出解決建議。

一、人才管理機(jī)構(gòu)存放檔案的類型

人才管理機(jī)構(gòu)的存放規(guī)模既沒有檔案館范圍廣、門類多，也不同于單位檔案室單純的文書材料管理，具體來說人才管理機(jī)構(gòu)就是保管各類流動(dòng)人員的檔案。在人社部〔2014〕90號(hào)文《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》中，對(duì)流動(dòng)人員的范圍給出了明確的規(guī)定。具體包括：非公有制企業(yè)和社會(huì)組織聘用人員；辭職辭退、取消錄（聘）用或被開除的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員；與企事業(yè)單位解除或終止勞動(dòng)（聘用）關(guān)系人員；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生；自費(fèi)出國(guó)留學(xué)及其他因私出國(guó)（境）人員；國(guó)外企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員；其他實(shí)行社會(huì)管理人員。只有符合以上范圍內(nèi)的檔案，方由人才管理機(jī)構(gòu)保管。

二、檔案搬遷原因

（一）檔案數(shù)量遞增

近年來，隨著高校擴(kuò)招以及成人教育的普及，每年高校和成人教育畢業(yè)生總量呈逐年遞增趨勢(shì)，轉(zhuǎn)入人才管理機(jī)構(gòu)保存的檔案數(shù)量也隨之增長(zhǎng)。加之事業(yè)單位體制改革，機(jī)構(gòu)重組，企業(yè)兼并收購(gòu)等因素，每年由這些單位轉(zhuǎn)入人才管理機(jī)構(gòu)的成建制檔案也逐漸增多。為滿足檔案工作的需要，只有規(guī)劃新庫(kù)房，或?qū)υ信f庫(kù)房進(jìn)行改造，增加或擴(kuò)充庫(kù)房的面積[1]。

（二）順應(yīng)智能庫(kù)房發(fā)展趨勢(shì)

建設(shè)現(xiàn)代化的智能庫(kù)房，是信息社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。2014年印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》中明確提出：“各地區(qū)各部門和單位要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化?！庇纱丝梢?，現(xiàn)代化智能庫(kù)房的建設(shè)也是檔案信息化建設(shè)的一部分，是檔案信息化發(fā)展的必然要求，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。

三、檔案搬遷的前期準(zhǔn)備

（一）庫(kù)房盤點(diǎn)

搬遷之前，要先對(duì)全部庫(kù)存檔案進(jìn)行全面系統(tǒng)，認(rèn)真仔細(xì)盤點(diǎn)。由于人才管理機(jī)構(gòu)每天都有各類檔案往來，接收、轉(zhuǎn)出，流動(dòng)頻繁，所以檔案的數(shù)量每天都在發(fā)生變化。首先，需要清點(diǎn)檔案數(shù)量，核對(duì)電腦數(shù)據(jù)，對(duì)每本缺失的檔案一一核對(duì)，逐一尋找出處，對(duì)外對(duì)檔案做好備注，登記造冊(cè)。必須借檔案的搬遷摸清家底，完善檔案臺(tái)賬，做到數(shù)據(jù)無偏差。其次，及時(shí)檢查檔案質(zhì)量，修復(fù)破損檔案。

（二）檔案分類

根據(jù)分類情況統(tǒng)籌規(guī)劃新庫(kù)房的存放空間，做到按區(qū)分類存放。同時(shí)，提前做好新庫(kù)房索引的編制，做好密集架定位工作（密集架以列為單位，從外至里，從上到下流水編碼）。

（三）合理規(guī)范安排對(duì)外工作

由于人才管理機(jī)構(gòu)檔案管理的特殊性，它作為社會(huì)公眾提供公共服務(wù)的一部分，在搬遷期間仍需保證檔案的查閱利用服務(wù)正常開展，不得停滯。需要對(duì)人員進(jìn)行合理調(diào)配，工作進(jìn)行科學(xué)安排。人員上除了已調(diào)選的搬遷人員，其余各個(gè)崗位均正常開展工作。同時(shí)建議可在搬遷期間暫停實(shí)體檔案的對(duì)外利用服務(wù)，轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案的使用。在已完成檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，加大對(duì)數(shù)字檔案的檢索、查詢等利用，提供對(duì)外服務(wù)。同時(shí)考慮檔案搬遷的動(dòng)態(tài)過程，可采取網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的形式，強(qiáng)化一點(diǎn)存檔，多點(diǎn)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)搬遷期間檔案數(shù)據(jù)的共享[2]。在強(qiáng)調(diào)保證優(yōu)質(zhì)服務(wù)的大前提下，盡可能在最短時(shí)間內(nèi)完成大量檔案的搬遷。檔案搬遷對(duì)人才管理機(jī)構(gòu)的檔案管理部門和檔案管理人員提出了更高挑戰(zhàn)。

（四）準(zhǔn)備搬遷材料

一是定制搬遷專用紙箱。定制紙箱的規(guī)格要與現(xiàn)有檔案柜架相一致，同時(shí)盡可能多預(yù)算紙箱的數(shù)量，避免在搬遷過程中，由于頻繁使用紙箱、檔案數(shù)量大等原因造成紙箱變形、損壞，不可避免加快紙箱老化，影響使用。二是備好膠帶紙、紙箱標(biāo)簽貼、裁紙刀、記號(hào)筆。

（五）培訓(xùn)檔案搬遷工作人員

選擇檔案搬遷外包公司，對(duì)中標(biāo)的搬運(yùn)公司，嚴(yán)明要點(diǎn)，再次強(qiáng)調(diào)操作過程中的檔案安全，特別是搬移和運(yùn)輸過程中嚴(yán)禁煙火。由于搬遷檔案工作本身就是一項(xiàng)較為繁瑣的體力性質(zhì)的工作，所以選擇搬遷外包公司進(jìn)行檔案的搬遷工作是最好的方法，但是需要注意的是，搬遷外包公司內(nèi)的員工，對(duì)搬遷檔案的專業(yè)知識(shí)相對(duì)較為匱乏，不熟悉搬遷的基本注意事項(xiàng)與流程，非常容易出現(xiàn)檔案的缺失與混亂。所以對(duì)搬遷的工作人員采取必要的崗前培訓(xùn)是相當(dāng)關(guān)鍵的。檔案管理機(jī)構(gòu)可以指定搬遷隊(duì)，將搬遷人員劃分為各個(gè)小組，安排專業(yè)檔案人員對(duì)參與檔案搬遷的人員進(jìn)行培訓(xùn)。主要培訓(xùn)的內(nèi)容就是對(duì)檔案的清點(diǎn)、出庫(kù)、搬遷、裝車、卸車以及上架等各項(xiàng)工作事宜進(jìn)行講解，形成一套相對(duì)較為完善的工作體系。能夠確保在搬遷過程中相關(guān)指令以及回饋，都能夠在第一時(shí)間內(nèi)傳達(dá)到每個(gè)檔案搬遷工作人員的工作進(jìn)展，并且要求工作人員都能夠嚴(yán)格地落實(shí)各項(xiàng)要求。

（六）挑選搬遷車輛

搬遷所用的貨車最好是封閉式貨車，最起碼也要具有雨布遮擋的貨車，不要選擇無遮擋，開放式貨車。同時(shí)安排好備用機(jī)動(dòng)車輛，臨時(shí)處理突發(fā)狀況。

（七）詳細(xì)制定的搬遷方案

具體方案可參照如下：

1.提前關(guān)注天氣變化，確定搬遷時(shí)間。

2.提前溝通新庫(kù)房所聘物業(yè)，做好檔案搬遷期間車輛和人員的出入?yún)f(xié)調(diào)。

3.確定參與人員，嚴(yán)肅工作紀(jì)律。檔案搬遷分組進(jìn)行，并根據(jù)實(shí)際情況分為出庫(kù)組、入庫(kù)組、押運(yùn)組三個(gè)組別，明確人員分工，告知注意事項(xiàng)。關(guān)于每組人員的設(shè)置，出庫(kù)組和入庫(kù)組原則上每小組5 人，兩兩一組，主要是搬遷公司人員，分別負(fù)責(zé)對(duì)新、舊庫(kù)房檔案的上架、下架及打包工作。同時(shí)在新、舊兩邊庫(kù)房各安排一名專業(yè)的檔案工作人員，填寫專門的搬遷檔案工作表，從而對(duì)檔案搬遷的進(jìn)度進(jìn)行全方位的監(jiān)督與控制，保障檔案沒有遺漏和損壞的狀況出現(xiàn)。押運(yùn)組每小組4 人，負(fù)責(zé)檔案的裝車，卸車和押運(yùn)。

4.搬遷期間庫(kù)房的操作。舊庫(kù)房檔案下架時(shí)，先將檔案按流水號(hào)一柜對(duì)一箱的原則裝箱編號(hào)，并在外箱上注明標(biāo)號(hào)，搬至新庫(kù)房后，按照箱子序號(hào)，順序上架，保證檔案資料萬無一失。

5.充分預(yù)估到檔案搬遷給檔案保存帶來的影響。如遺失的風(fēng)險(xiǎn)，損壞的風(fēng)險(xiǎn)，提出相應(yīng)措施。

四、檔案入庫(kù)上架

1.盡量做到檔案“下架——搬運(yùn)——上架”同步進(jìn)行，保證檔案在最短時(shí)間內(nèi)得到使用。在檔案入庫(kù)的環(huán)節(jié)中必須要求工作人員按照規(guī)定的搬遷流程開展工作，保障各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠精準(zhǔn)無誤。這是檔案入庫(kù)上架有序管理的關(guān)鍵。在檔案入庫(kù)上架之后，必須要認(rèn)真地核對(duì)檔案內(nèi)容。檔案管理工作人員需要按照之前清點(diǎn)的檔案名冊(cè)進(jìn)行清點(diǎn)，對(duì)標(biāo)記的檔案箱中的流水號(hào)，逐步地進(jìn)行核對(duì)與排查，再根據(jù)實(shí)際核對(duì)的狀況，將檔案箱擺放在規(guī)定的標(biāo)記上。與此同時(shí)，還需要編制檔案存放的位置表，從而有利于日后的檔案管理與查找工作。

2.相關(guān)的工作人員必須要科學(xué)合理地對(duì)檔案庫(kù)房上架的空間進(jìn)行分布。主要包含兩個(gè)層面：對(duì)已有檔案開展合理的布局，按照檔案的類型進(jìn)行分類，對(duì)原有的檔案采取有條不紊的上架處理；檔案管理工作人員還必須要分析測(cè)量檔案架實(shí)際長(zhǎng)度以及空間容量，合理充分地對(duì)檔案庫(kù)房，對(duì)檔案架，對(duì)剩余的空間具有的承載量進(jìn)行評(píng)估，進(jìn)行合理的規(guī)劃，對(duì)庫(kù)房的存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行科學(xué)合理的劃分，預(yù)留出特定的位置與空間，將未來的檔案空間預(yù)留出來。千萬不能因?yàn)閳D這一時(shí)的便捷，把檔案與檔案之間的聯(lián)系切斷，要為以后的檔案管理工作，有序地開展打下夯實(shí)的基礎(chǔ)。所以，要求檔案管理工作人員必須要熟悉已有的檔案情況、具體狀況，站在宏觀的角度上對(duì)檔案需要的空間進(jìn)行掌控。

3.重新規(guī)劃?rùn)n案柜架上的標(biāo)識(shí)。眾所周知，新、舊檔案庫(kù)的功能與面積上都存在著較大的差異，新的檔案庫(kù)中已有的各類檔案都必須要進(jìn)行重新的排列組合。這就要求對(duì)已搬入新庫(kù)房并上架好的檔案，安排檔案專業(yè)相關(guān)工作人員及時(shí)梳理檔案架，流水清點(diǎn)檔案，熟悉檔案位置。同時(shí)對(duì)已梳理完畢的檔案及時(shí)登記號(hào)段，制作并粘貼架簽，從而較好地保障日后庫(kù)房工作人員對(duì)檔案查找能夠精準(zhǔn)迅速，保證檔案盡快投入使用[3]。

4.在檔案上架之后，需要對(duì)檔案進(jìn)行合理的調(diào)整。檔案在搬運(yùn)的過程中，或多或少都會(huì)出現(xiàn)問題與麻煩。比如，由于檔案搬遷的打包環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，對(duì)檔案的捆扎不夠結(jié)實(shí)，搬運(yùn)工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行搬運(yùn)的過程中，沒有嚴(yán)格按照規(guī)定開展工作，并沒有做到輕拿輕放，從而導(dǎo)致有的檔案包出現(xiàn)散架的狀況[4]。相應(yīng)的檔案不能夠與批量檔案同時(shí)正常上架，不能第一時(shí)間精準(zhǔn)找到與之匹配的檔案架，導(dǎo)致其暫時(shí)成為沒有“身份”的檔案。因此，要求檔案管理人員必須要對(duì)這類的零散檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理。待全部檔案上架之后，檔案管理人員必須要對(duì)這些檔案進(jìn)行逐一的核對(duì)，根據(jù)已生成的檔案架簽對(duì)相應(yīng)號(hào)段的檔案進(jìn)行上架，保證所有檔案都能順利上架使用。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案搬遷工作時(shí)間緊、任務(wù)重，但是我們可以利用檔案的搬遷這一契機(jī)，排查檔案情況，完善相關(guān)臺(tái)賬。人才機(jī)構(gòu)檔案搬遷主要由分析搬遷原因、準(zhǔn)備工作及檔案上架三部分組成，通過檔案搬遷工作提升檔案工作人員的工作態(tài)度和責(zé)任意識(shí)，全面提高整體檔案管理工作的水平。檔案的搬遷，是一項(xiàng)全局性、系統(tǒng)性工作，除了要強(qiáng)調(diào)抽調(diào)人員的紀(jì)律和責(zé)任，更需要各方面的通力協(xié)作，才能確保檔案搬遷有條不紊，順利完成。