煤炭企業(yè)檔案管理數字化建設探討

文/山西省呂梁市霍州煤電呂梁山煤電有限公司 張彩平

數字化給企業(yè)工作人員帶來了極大的便利，更適合企業(yè)的長遠發(fā)展，盡管數字化管理會存在安全方面的風險，但隨著技術的不斷升級與革新，這些問題都將被妥善解決。

一、檔案信息化建設的幾點重要性及現實意義

（一）使檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工搜集、整理、管理、提供單位利用，工作量比較大，效率也比較低，而且費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、網絡化、實時化。數據僅需一次錄入便可以多次使用，還可以在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。數據錄入以后，也方便打印出相關的收發(fā)文登記匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄以及備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，通過計算機處理，可以大大提高管理人員的工作效率。

（二）檢索查詢更加方便。傳統(tǒng)檢索的方式，由檔案管理人員從一本本目錄中找到需要的檔案，然后依據記錄去庫房查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現即時查詢，管理人員從模糊查詢、分類查詢、組合查詢中選取最適合的查詢方式，減輕了工作人員的負擔。

（三）提高整個部門的工作效率。計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除功能，同時計算機還具有診斷、判別、篩選的功能，通過這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理擁有占用空間小、應用能力強、儲存信息量大、傳輸速度快的特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高工作效率，是檔案管理史上的一大進步。

（四）有效提供服務。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化也便于科技人員的二次利用和開發(fā)，從而達到提升研究院整體工作效率和競爭力的目的。使檔案管理的職能不單單是對檔案的保管，而是變成了公司內部的信息中心。

二、對開發(fā)檔案數字化建設的幾點建議

（一）提高煤炭企業(yè)檔案管理者的素質與意識。企業(yè)的管理者如果在檔案管理層面的認識不夠前衛(wèi)、先進，那么檔案的數字化工作就無法順利開展，甚至會出現嚴重的滯后性。尤其在檔案人員管理層面，由于認識不足，工作升級、優(yōu)化的力度會遲遲跟不上時代發(fā)展的速度，導致企業(yè)在激烈的市場競爭中無法占據有利位置。因此作為煤炭企業(yè)的管理者必須要有與時俱進的精神，在新時代發(fā)展背景下，借助科技、理念等層面的創(chuàng)新，不斷增強企業(yè)的發(fā)展軟實力。首先，企業(yè)的管理者要對檔案管理數字化的理念與基本內容進行認識、學習，而后根據企業(yè)當前發(fā)展的狀態(tài)與規(guī)模配合最為適宜的制度，保證檔案的數字化建設有條例可依。其次，加大基礎設施的建設，并配備專業(yè)的檔案信息管理人員，及時發(fā)揮硬件設施的價值，促進檔案管理工作數字化升級。最后，根據時代與企業(yè)的發(fā)展進行管理方法的對應，保證檔案業(yè)務人員的管理維持在一個較高的水平之上。

（二）提升經費投入力度，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境。檔案工作影響著一個企業(yè)的長遠發(fā)展，雖然檔案管理工作不能給企業(yè)帶來直接的經濟效益，但是可以產生明顯的效益，如會計檔案是單位預算的重要依據，是各項經濟查證時可靠的書面證明；設計圖紙、勘測圖這些記錄是業(yè)務活動中不可離開的基礎條件，為日后的工作提供更多有價值的資料，減少很多不必要的損失。這些都對企業(yè)的未來發(fā)展起著舉足輕重的作用，所以必須采取科學的管理方法，保證企業(yè)的未來發(fā)展戰(zhàn)略被更為科學、準確的規(guī)劃出來。這就要求管理者對檔案工作的資金投入，保證人力與物力作用及時發(fā)揮，為企業(yè)的發(fā)展提供更有力的支持。經費花銷主要體現在兩個層面：一個是硬件設施的建設與購買，因為數字化檔案管理工作的落實需要依靠設備與基礎設施的支持，而這些都需要資金的支持；人員層面，技術人員占了大多數，技術意味著發(fā)展動能，因此技術人才與擁有先進理念的專業(yè)人員必須得到與其價值相匹配的薪資待遇，如此才能保證其崗位價值的全效發(fā)揮。

（三）建立并完善煤炭企業(yè)檔案數字化制度。煤炭企業(yè)的檔案管理工作數字化轉變落實中，需要配合完善的保障體制，維護數字化進程的穩(wěn)定。因為檔案歸檔工作繁雜、任務量大，因此檔案管理工作中常出現信息未及時歸檔問題，針對這個問題，解決方法是根據工作實際情況進行歸檔制度的配合，讓工作可以有制度依照，保證落實工作混亂問題可以被高效解決。完善檔案數字化管理制度過程中，還要對以下幾個方面的工作進行重視：單位統(tǒng)一規(guī)定歸檔日期、歸檔范圍等，保證檔案收集整理工作可以被積極推動起來。各個部門的檔案管理工作需要由專人負責，為了讓檔案工作得到細分，還需對應移交人員、督辦人員等，保證工作因得到層級劃分而更加高效、明確落實，部門工作的考核，同樣要將此部分工作納入進去，保證各個部門檔案管理人員的工作落實更加積極主動；文檔一體化工作制度、網絡文件保密制度、數字檔案鑒定制度等都需根據工作實際對應出來，同時定期對這些制度的合理性與科學性進行測評，由專家組織，員工、管理人員等提出建議，讓其中的不合理現象與問題被及時篩選出來剔除掉。同時，要對檔案數字化建設工作的高效性進行保證。

（四）加速煤炭企業(yè)檔案網絡化歸檔工作落實進程。煤炭企業(yè)的網絡化辦公覆蓋面越來越廣泛，因此檔案網絡化歸檔操作方法已經有平臺支持，專業(yè)技術人員必須積極利用這一優(yōu)勢，盡快實現網絡化歸檔工作操作模式。網絡化檔案信息歸檔的含義是在專業(yè)人員的組織下，煤炭企業(yè)各個部門的檔案信息生成后，檔案管理人員根據自身職權將需要進行歸檔處置的文件進行意見簽署，而后直接通過自動化辦公系統(tǒng)傳送到檔案數據庫中即可。年底統(tǒng)一收集整理時，直接將移交清單交到檔案部門即可，防止年底工作量過大導致工作處理過程中出現問題或是差錯，同時歸檔工作的網絡化轉變，解放了大量的人力與物力，也讓企業(yè)承擔的成本得到縮減。

（五）配合設立煤炭企業(yè)的檔案網站。檔案部門必須抓住機遇，充分利用自動化辦公系統(tǒng)，開發(fā)數據歸檔平臺，配合收藏基本目錄數據庫、單位動態(tài)數據庫、基層報表等各種數據庫的查詢入口，讓各個部門產生的數據、信息等實現多樣化傳輸與收集，并設立用戶訪問平臺，將允許訪問的非保密范圍之內的信息放置在信息服務平臺上，對外公布，以供用戶隨時查看、參考等。信息技術的支持，讓檔案信息的公開化、透明化程度更大，更為全面地維護了用戶的知情權，同時讓煤炭企業(yè)的相關工作運行效率得到提升，一舉多得。

三、結語

煤炭企業(yè)的發(fā)展規(guī)模不同，因此在進行企業(yè)檔案信息數字化建設時，企業(yè)不可盲目落實相關工作，應根據自身發(fā)展需求與實力進行數字化水平對應，保證檔案信息處理部分的辦公自動化工作可以為數字化建設提供更多支持。在檔案信息處理層面，也要及時轉變工作落實方法，讓檔案數據數字化、傳輸網絡化、資源共享化水平更高。