科研機構數字檔案室建設目標與路徑

文/中國科學院微電子研究所 孫琛輝

近年來，很多國家從國家戰(zhàn)略的角度推動電子文件歸檔以及數字檔案室建設進程。美國國家檔案與文件署（National Arch ives and Records Administration，NARA）宣布在2022年12月31日前停止接收非電子檔案；加拿大《數字化2017》政策規(guī)定，2017年4月1日以后創(chuàng)建的原生文件應以數字形式移交檔案館；澳大利亞《數字連續(xù)性2020政策》及其補充政策要求，2016年起所有文件以數字形式生成和移交；芬蘭《2020戰(zhàn)略》規(guī)定，電子創(chuàng)建的信息在整個生命周期以電子方式存儲。

我國也加快了各領域、各單位的數字檔案室建設。2014年，中辦國辦聯合印發(fā)《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確指出數字檔案館（室）建設是新時期檔案信息化工作的重要抓手。國家檔案局先后出臺《數字檔案館建設指南》（2010年）、《數字檔案館系統(tǒng)測試辦法》（2014年）、《數字檔案室建設指南》（2014年）、《數字檔案室建設評價辦法》（2016年），在新修訂的《中華人民共和國檔案法》中增設“檔案信息化建設”章節(jié)，明確具有法律效力的電子檔案可以電子形式作為憑證使用。

順應這一形勢，一些科研機構也積極試行數字檔案室建設。筆者認為，科研機構數字檔案室的功能，不應僅限于館藏檔案數字化或管理數字化檔案，還應著眼于對原生電子文件在整個生命周期內的在線管理、實時收集、及時歸檔，以及提供便捷的服務利用。

一、科研機構數字檔案室建設內容

按照《數字檔案室建設指南》，數字檔案室建設內容包括：基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數字檔案資源建設、保障體系建設。

基礎設施建設，需要依托科研機構信息部門，優(yōu)化配置各種硬件資源和基礎軟件，實現與數字檔案室功能相匹配的基礎支撐。應用系統(tǒng)建設，指將數字檔案的收集與科研、管理等其他職能活動相關聯，建立安全可靠、功能完善的數字檔案接收采集、分類整理、檢索利用、鑒定統(tǒng)計等檔案管理系統(tǒng)，并支持數字檔案知識服務利用。數字檔案資源建設，包括收集科研機構的文書、科技、聲像、基建等各門類檔案的數字資源以及傳統(tǒng)載體檔案的數字化副本，即存量數字化和增量電子化。增量電子化，指收集各個業(yè)務系統(tǒng)中產生的有保存價值的科研數據。與傳統(tǒng)載體的檔案數字化即存量數字化相比，增量電子化是更重要、難度更大的一項工作，需要設計完善的工作標準和流程。保障體系建設方面，包括相關配套的制度、經費支持和人力資源體系建設。建設數字檔案室，要在充分發(fā)揮傳統(tǒng)檔案室“收、管、存、用”和監(jiān)督指導基本功能的基礎上，綜合運用大數據、云計算、物聯網等現代信息技術，真正實現數字檔案的收集同步化、著錄智慧化、存儲數字化、利用共享化?？蒲袡C構建設數字檔案室，具有得天獨厚的優(yōu)勢。首先，科研機構主要從事探索性和創(chuàng)造性活動，信息化程度高，本身不斷生成大量電子文件和科研數據，同時，對科技人員的教育程度、信息技術的認可程度都很高，這為建設數字檔案室奠定了良好基礎。其次，科學研究需要借助前人經驗教訓，一方面避免重蹈覆轍，另一方面立足前人成果不斷取得新的進步，因此科技檔案的借閱需求不斷增長，通過數字化實現在線查閱，遠程服務同樣成為一項現實需求。

二、科研機構數字檔案室建設目標

科研機構數字檔案室是科研機構數字檔案的組織、管理與服務平臺，集成單位數字檔案資源并可為用戶在一定權限內提供一站式查詢服務，從而達到數字檔案完整收集、便捷利用的目標。

科研機構數字檔案室建設，需設計一套數字檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理融入前端管理系統(tǒng)中，將文件、數據歸檔的流程寫入文件形成環(huán)節(jié)、科研項目驗收環(huán)節(jié)等業(yè)務流程，做好文件檔案的全過程控制和管理。同時通過數據采集，實現文件的實時歸檔、自動著錄，降低傳統(tǒng)歸檔方式的勞動強度和時間成本。

目前，科研機構通常建有辦公系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等多個管理系統(tǒng)，數字檔案室系統(tǒng)需要與這些前端管理系統(tǒng)對接，將前端管理系統(tǒng)形成或管理的有歸檔價值的電子文件實現在線歸檔，還沒有建立管理系統(tǒng)的部門，或有些未通過管理系統(tǒng)生成的文件，以及管理系統(tǒng)建立之前形成的電子檔案以光盤或硬盤拷貝的形式移交歸檔。

做接口時，前端業(yè)務系統(tǒng)管理人員與檔案管理人員應協商確定對接到數字檔案室系統(tǒng)的內容、數據字段和全文。在歸檔過程中，可以由前端業(yè)務系統(tǒng)管理人員通過接口將前端系統(tǒng)應歸檔文件推送至檔案系統(tǒng)，再由檔案人員按照歸檔要求進行規(guī)范著錄，正式歸檔。

對于在線利用，可在借鑒傳統(tǒng)檔案借閱管理流程的基礎上，通過賦權流程、借閱流程，實現遠程信息瀏覽、下載、打印，使檔案查閱利用變得方便快捷。

此外，數字檔案室還應具備數據統(tǒng)計、關鍵信息采集和檔案編研的功能。通過查閱利用統(tǒng)計，檔案部門還應在工作范圍內結合工作崗位對用戶的需求和受眾人群進行全智能分析。對于查閱量比較大的檔案，可加快進行檔案編研或提供更優(yōu)質、更廣泛的利用服務。

三、科研機構數字檔案室建設路徑

科研機構數字檔案室建設，應在做好本單位文件形成情況和單位管理系統(tǒng)調研的基礎上，按照統(tǒng)一的歸檔規(guī)范，由檔案部門、信息化部門以及軟件開發(fā)商運用接口集成技術，實現數字資源的無縫對接。

（一）應依據國家關于數字檔案室建設的標準和相關檔案管理辦法，制定適應科研機構的數字檔案室建設規(guī)范。需要強調的是，數字檔案室建設除了符合數字檔案室建設要求外，還要符合傳統(tǒng)檔案管理的要求。

（二）要對單位在用的管理信息系統(tǒng)類型及其生成的數字資源類型、電子文件內容進行充分調研分析。在調研的基礎上，明確各管理系統(tǒng)生成的需歸檔內容，如OA系統(tǒng)的重要通知、標準制度、工作流程等；ARP系統(tǒng)的收文、發(fā)文等管理文件；科研項目申報系統(tǒng)的課題立項、批復等文件；科研成果管理系統(tǒng)的課題結題、報獎材料、獲獎證書、專利證書等文件；人事管理系統(tǒng)的人才引進、職工名冊、職稱評審材料等文件；資產管理系統(tǒng)的采購合同、資產入庫等文件；財務報銷系統(tǒng)的會計憑證、會計報表等文件；網站群系統(tǒng)的重要新聞報道及數碼照片等。數字檔案室建設，要將分散于各個部門、各個管理系統(tǒng)的應歸檔文件有效整合，既保證應歸檔文件及時歸檔，也能避免不需歸檔文件大量流入檔案管理系統(tǒng)，或文件的重復歸檔。為使前端管理系統(tǒng)中生成的電子文件具有法律效力，系統(tǒng)還需增加電子簽名和電子印章功能。

（三）要熟悉科研機構管理特點工作流程，使歸檔流程與其他業(yè)務工作流程一致。這就需要檔案管理部門深入各個部門調研，按照傳統(tǒng)檔案管理規(guī)范與文件流轉狀態(tài)設計明確的歸檔范圍與合理的歸檔節(jié)點。比如文書檔案，要了解發(fā)文流程、辦文方式，并在文件辦理完畢后嵌入一個是否需要歸檔的流程，要給文書賦權，使其在一份文件辦理完成后依據歸檔范圍對需要歸檔的文件直接點擊歸檔按鈕，填寫目錄、檔案保管期限和所屬類別，該文件即可進入檔案管理員管理的環(huán)節(jié)。又如科研檔案，要了解各個科研項目的管理辦法和管理步驟，并針對每個科研項目，在科研的各個階段設計不同的歸檔路徑。只有充分了解各部門的業(yè)務流程，把握各職能部門間、各管理層級間的數據權限差異，才能在技術上為單位各部門人員提供各自不同的功能權限，為不同角色劃分不同的系統(tǒng)使用功能。

（四）因科研機構檔案門類眾多，各門類檔案著錄字段都不相同，數字檔案管理系統(tǒng)應具有可擴展、可定制、能夠添加數字水印和自我維護的功能。數字檔案室還需規(guī)范數據資源歸檔標準，目錄模板和命名規(guī)則，使這些內容豐富、類型多樣的數據資源形成統(tǒng)一的格式并整合到數字檔案室目錄庫和全文庫，以實現便捷的檢索利用。

需要指出的是，數字檔案室建設是一項長期的系統(tǒng)工程，涉及系統(tǒng)功能、數據、人員和權限等信息，沒有成熟的系統(tǒng)建設和標準模板可以借鑒，數據資源的采集和存儲、檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的融合等問題，還需要各研究機構根據自身情況，在實踐中不斷探索。