基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理變革

文/山東省青州市婦幼保健院 王曉峰

本文將人事檔案管理跟傳統(tǒng)思維和現(xiàn)代人力資源管理相結(jié)合進(jìn)行分析，通過現(xiàn)代人力資源管理的視角把人事檔案管理工作與人事管理工作的關(guān)系理清楚，把傳統(tǒng)管理模式和現(xiàn)代管理模式進(jìn)行區(qū)別，通過科學(xué)的方式把人事檔案管理工作進(jìn)行改革，分析人事管理水平的提高方法，把人事檔案管理工作帶上正確的大道，讓人力資源開發(fā)更加平穩(wěn)地發(fā)展。

一、現(xiàn)代人力資源管理和人事檔案管理的聯(lián)系

人力資源管理是信息和知識(shí)的一種載體，知識(shí)需要通過人們來實(shí)現(xiàn)繼承和創(chuàng)造，信息需要靠人們來收集，而現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力是人們利用知識(shí)和信息來轉(zhuǎn)換的。科學(xué)技術(shù)發(fā)展極為迅速，人力資源成為現(xiàn)階段的第一資源，現(xiàn)代人力資源管理的內(nèi)容，知識(shí)管理已經(jīng)是其中非常重要的核心內(nèi)容。人事檔案作為人才信息的縮影，是把人在社會(huì)活動(dòng)當(dāng)中進(jìn)行記錄的主要形式，綜合反映了人才的各方面信息。如果把人事檔案看作人才信息資源，那么可以非常全面地把握各個(gè)類型人才的相關(guān)信息。人事檔案在這些年通過各種人才信息的建立，慢慢成為現(xiàn)階段人力資源管理的重要信息來源。伴隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，人事制度改革也在不斷實(shí)施，是各種組織以及發(fā)展的首要資源，以前的人事管理通過時(shí)代的改變已經(jīng)慢慢轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的人力資源管理，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的人事檔案管理對(duì)人們的需求已經(jīng)無法滿足，這就需要人們從現(xiàn)代人力資源管理將兩者的關(guān)系進(jìn)行分析，科學(xué)推動(dòng)人事檔案管理改革，提高整體水平，滿足現(xiàn)代人力資源管理的發(fā)展需求。

二、人力資源工作和人事檔案工作的含義

（一）人力資源工作。人力資源主要是指人們通過一些生活和實(shí)踐的經(jīng)歷，所形成的腦力及體力等方面的能力，將其和物理資源相比較，人力資源主要關(guān)注的是人，是通過人來進(jìn)行主體的創(chuàng)造，從這方面看具有主觀性。這種以人為主要管理模式，需要平衡個(gè)人和整體的聯(lián)系，把個(gè)人的能力發(fā)揮出來。人力資源工作的主要目的是為了把有素質(zhì)且有整體性的隊(duì)伍建立起來，形成獨(dú)特的醫(yī)院文化，總體來說，就是改變醫(yī)院發(fā)展方向的一支隊(duì)伍，在這種理念下，未來的醫(yī)院發(fā)展模式會(huì)出現(xiàn)很大的變化。

（二）人事檔案工作。人事檔案具體是在國(guó)家和社會(huì)當(dāng)中所存在的一種事務(wù)，其目的是為了把個(gè)人經(jīng)歷以及工作表現(xiàn)通過數(shù)據(jù)的形式記錄下來，在以后查找的時(shí)候可以更加方便。人事檔案包括了經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、性格、狀態(tài)等內(nèi)容，擁有非常高的機(jī)密性和精確性，是很多醫(yī)院進(jìn)行人才培養(yǎng)時(shí)非常重要的考核指標(biāo)，日常的管理工作當(dāng)中也是不可缺少的。

（三）人力資源的匹配觀點(diǎn)。有很多人認(rèn)為，醫(yī)院在發(fā)展的時(shí)候會(huì)經(jīng)歷不同的環(huán)節(jié)，所面臨的問題也會(huì)不同，這就需要人力資源管理實(shí)施不同的標(biāo)準(zhǔn)，其中包含了符合實(shí)際生產(chǎn)力的人力資源管理，時(shí)間活動(dòng)相匹配，生產(chǎn)階段的不同其實(shí)際搭配也不同，然后把搭配的結(jié)果進(jìn)行比較，把所需要的材料找出，對(duì)于多種實(shí)際組合的比較有著很好的效果，把最好的方案給找出來。有的時(shí)候會(huì)因?yàn)樯a(chǎn)的條件不同以及策略不同，導(dǎo)致人力資源管理的具體實(shí)施出現(xiàn)一些變動(dòng)，這就需要人力資源管理?yè)碛泻軓?qiáng)的場(chǎng)景依附能力，在進(jìn)行相關(guān)理論研究的時(shí)候加大力度，由于現(xiàn)階段的研究結(jié)果不是很多，很多都是比較具體的案例分析。在人力資源管理體系當(dāng)中，人事檔案管理是其中非常重要的部分，員工的業(yè)務(wù)評(píng)審以及績(jī)效考核都是從中選取的。人事檔案資料可以將醫(yī)院人力資源部門以人為本的思想給發(fā)揮出來，通過科學(xué)有效的手段來對(duì)人力和物力進(jìn)行分配，讓其一直處在很好的階段，這兩者是共同存在的，可以讓雙方都產(chǎn)生一定的效應(yīng)。

三、現(xiàn)代人力資源管理視角下人事檔案管理變革

（一）傳統(tǒng)人事管理和現(xiàn)代人力資源管理的區(qū)別。傳統(tǒng)的人事管理需要把事作為中心，看中的是控制和管理人，管理方式使用的是行政事務(wù)的管理方式，研究的對(duì)象為人的事，對(duì)靜態(tài)事的關(guān)注和管理，只是針對(duì)招聘、工資發(fā)放、分派、檔案管理等事情?，F(xiàn)代人力資源管理則把人作為中心，人不再作為一種工具被使用，而是把人作為活的資源用來開發(fā)和管理，通過把人和事、事和職責(zé)進(jìn)行匹配，讓人、事、職三者效益最大化。

（二）人事檔案信息收集的方式變化。把現(xiàn)代人力資源管理當(dāng)作分析對(duì)象，人力資源檔案中除了員工的基本信息資料，還需要把一些隱形知識(shí)囊括進(jìn)去，例如職業(yè)技能、職業(yè)素質(zhì)、職業(yè)道德等，人事檔案管理人員需要通過一定的手段來收集到這些數(shù)據(jù)，并不斷進(jìn)行挖掘。想要把這些信息深度挖掘出來，需要檔案管理人員對(duì)相關(guān)人員定期考核，其中考核內(nèi)容需要把職業(yè)技能、工作狀況、職業(yè)道德等方面的內(nèi)容包含進(jìn)去，將審查的結(jié)果反饋到每個(gè)人的檔案當(dāng)中。人力檔案管理工作進(jìn)行的時(shí)候，需要把人員的基本資料收集到，還需要把人員單位的信息以及意見進(jìn)行收集，讓醫(yī)院的管理層在提取的時(shí)候可以參考，讓醫(yī)院的用人機(jī)制可以非常良好進(jìn)行循環(huán)。人事檔案人員和各個(gè)階級(jí)的人員需要加強(qiáng)溝通，對(duì)于他們的工作建議需要積極聽取并進(jìn)行整理和匯總。

（三）服務(wù)與競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)提升。首先，在服務(wù)意識(shí)方面，人事檔案管理工作質(zhì)量想要提升，服務(wù)意識(shí)是關(guān)鍵問題。日后，絕大多數(shù)醫(yī)院會(huì)圍繞人才作為主要的競(jìng)爭(zhēng)因素，所以人事檔案管理人員需要改變自己的觀念，端正服務(wù)態(tài)度，改變被動(dòng)服務(wù)的模式，將服務(wù)藝術(shù)提升起來，這樣做可以使人事檔案工作更好地為人力資源管理服務(wù)，提高人力資源管理水平。其次，在競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)方面，在現(xiàn)階段知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)的作用被廣泛使用，也就是說，知識(shí)變?yōu)榱艘环N非常重要的資源，檔案管理工作需要把醫(yī)院的工作效率進(jìn)行提升，這就需要部門之間加強(qiáng)合作，人事檔案管理部門需要通過及時(shí)提交獲得準(zhǔn)確的信息，在這個(gè)過程中，管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)需要加強(qiáng)，對(duì)人力資源管理的理念要更加熟悉，通過競(jìng)爭(zhēng)來加強(qiáng)目標(biāo)管理。

（四）人事檔案管理的機(jī)制改革。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作很大程度是針對(duì)人員的基礎(chǔ)信息進(jìn)行歸納與保管，并沒有真正深入挖掘這些信息的內(nèi)在價(jià)值，傳統(tǒng)的管理工作流程所涉及的就是信息的采集，并保管這些信息。對(duì)于這一現(xiàn)狀，需要從檔案管理人員的角度著手，重新做好檔案管理流程的改進(jìn)，首先是制定具體的工作目標(biāo)，例如檔案的細(xì)化、拓展，同時(shí)通過人事檔案部門做好工作監(jiān)督機(jī)制的落實(shí)，及時(shí)制定具體的檢查目標(biāo)，并將目標(biāo)完成狀況作為人事檔案管理人員績(jī)效考核的主要依據(jù)，和薪酬獎(jiǎng)金、職位晉升等直接關(guān)聯(lián)。另外，還需要進(jìn)一步要求檔案管理人員做好對(duì)當(dāng)前人事檔案的針對(duì)性分類、匯總，例如技能水平、知識(shí)成果等方面的構(gòu)建，將分類的信息以綜合方式進(jìn)行排序。同時(shí)，在具體工作中需要持續(xù)性提高自身專業(yè)技能水平以及知識(shí)水平，對(duì)于人員信息也需要適當(dāng)改變。人事檔案管理人員需要及時(shí)從被動(dòng)工作狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)工作狀態(tài)，主動(dòng)收集關(guān)于人員信息的檔案資料，并及時(shí)歸納相關(guān)的人員信息，提取其中的重要信息，例如對(duì)人員的考核，并將考核的結(jié)果納入個(gè)人檔案當(dāng)中，從而提高人事檔案管理的綜合效益。

（五）人事檔案管理體系的完善。人事檔案管理工作伴隨著時(shí)代的變遷，管理模式正在慢慢轉(zhuǎn)變，新形勢(shì)的出現(xiàn)讓人事檔案體系的轉(zhuǎn)變成為時(shí)代的必需品。以往的制度和體系因?yàn)闆]有辦法適應(yīng)新形勢(shì)或者沒有科學(xué)的管理，需要把人事檔案管理工作進(jìn)行制度化并且更加科學(xué)。例如，在進(jìn)行檔案收集的時(shí)候，需要注意到檔案的時(shí)效性；在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，需要通過科學(xué)的手段來篩選管理。這些工作都是為了保證檔案隨時(shí)有效以及完整的相關(guān)措施，需要把醫(yī)院內(nèi)部的情況結(jié)合起來。在完善檔案管理體系的時(shí)候，需要通過時(shí)代的變化來進(jìn)行，人事檔案工作的完整性需要注意，在醫(yī)院發(fā)展的同時(shí)要掌握一些重要的理論依據(jù)。

四、總結(jié)

綜上所述，通過時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，未來的社會(huì)當(dāng)中，知識(shí)或許會(huì)成為促進(jìn)人類發(fā)展的重要因素之一，人才會(huì)成為社會(huì)發(fā)展的關(guān)鍵因素，在醫(yī)院發(fā)展的過程中，人力資源管理起到了非常重要的作用，對(duì)于人事檔案管理有著非常直接的影響?，F(xiàn)階段，人事檔案管理水平尚有不足之處，有很多地方需要大家參與共同完善，伴隨著全面改革的推動(dòng)，檔案管理工作中的缺陷需要進(jìn)行改革，對(duì)于人事檔案的管理需要加強(qiáng)，醫(yī)院發(fā)展中會(huì)擁有很堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，對(duì)于人力資源管理和人事檔案工作的結(jié)合有著促進(jìn)作用。