高職學(xué)校檔案管理水平提高方式探究

文/鄒城高級(jí)職業(yè)技術(shù)學(xué)校 朱杰

學(xué)校檔案的形成基于學(xué)校建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中的教育教學(xué)管理工作，檔案內(nèi)容與類(lèi)別比較多元化，像是教學(xué)筆記、教職工人事變動(dòng)組織、教學(xué)規(guī)劃、會(huì)議記錄等等，這一系列的內(nèi)容都能夠給學(xué)校將來(lái)的教學(xué)和管理工作帶來(lái)重要的參考或根據(jù)，也能夠促進(jìn)學(xué)校提升教育教學(xué)水平和管理質(zhì)量?；诂F(xiàn)代科技的不斷進(jìn)步，信息量持續(xù)增加，人們的思想理念出現(xiàn)了較大的變化，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中都注重網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，從而不斷拓展信息處理量。當(dāng)今高職學(xué)校檔案管理工作依舊缺少規(guī)范性，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不夠先進(jìn)。為此，高職學(xué)校只有把握住時(shí)機(jī)，注重領(lǐng)導(dǎo)組織和人才隊(duì)伍建設(shè)，才可以提高檔案管理水平。

一、高職學(xué)校檔案管理的意義

（一）高職學(xué)校檔案管理工作為德育工作的開(kāi)展提供了重要的參考標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校在開(kāi)展德育教育時(shí)，學(xué)校檔案即變成非常重要的根據(jù)或材料。在日常的學(xué)校檔案管理工作中，學(xué)校發(fā)展過(guò)程中保留下的信息資料是非常重要的管理內(nèi)容，通過(guò)這一系列的信息資料，可以對(duì)學(xué)校建設(shè)的整體情況進(jìn)行洞察。學(xué)校在教學(xué)階段獲取的成就以及各種教育成果對(duì)學(xué)校的教育管理而言，具備非常關(guān)鍵的指導(dǎo)作用。在德育教育工作中，學(xué)?？梢愿鷮W(xué)生一起共享這一部分珍貴的檔案素材，以使學(xué)生通過(guò)這一系列的信息資料清楚學(xué)校獲得的成績(jī)和發(fā)展情況，從而激發(fā)學(xué)生的求知和上進(jìn)意識(shí)。

（二）高職學(xué)校檔案管理工作促進(jìn)教學(xué)管理活動(dòng)的順利開(kāi)展。學(xué)校能夠以檔案管理的一系列憑據(jù)完善教學(xué)管理活動(dòng)。高職學(xué)校的檔案管理內(nèi)容涵蓋非常多的素材，像是教育活動(dòng)、科學(xué)研究、管理行為等，學(xué)校檔案管理工作通過(guò)有效地搜集以及整合這一系列相關(guān)活動(dòng)或行為的素材，然后向?qū)W校檔案部門(mén)提交和歸檔，從而變成學(xué)校的珍貴素材，最終能夠促進(jìn)教育管理活動(dòng)的開(kāi)展。

（三）高職學(xué)校檔案管理工作提供了考評(píng)學(xué)校工作以及辦學(xué)實(shí)力的關(guān)鍵材料根據(jù)。高職學(xué)校檔案的形成基于教育教學(xué)活動(dòng)的開(kāi)展，并且也滲透于學(xué)校組織管理以及教育教學(xué)工作的一系列環(huán)節(jié)中，從而對(duì)學(xué)校的運(yùn)行發(fā)展、教學(xué)管理等予以體現(xiàn)，屬于非常關(guān)鍵的信息資源。而在高職學(xué)校的考評(píng)活動(dòng)當(dāng)中，學(xué)校檔案管理工作可以變成考評(píng)的根據(jù)或標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于高職學(xué)校檔案材料中涵蓋的常規(guī)教學(xué)資料信息而言，這一系列資料信息基于學(xué)校的發(fā)展變得尤為系統(tǒng)化和詳盡化。這一系列的資料信息中，涵蓋課程改革項(xiàng)目、教學(xué)綱要、教學(xué)規(guī)劃等等，縱觀(guān)這一系列的資料信息，可以明確高職學(xué)校的科研成果水平以及教學(xué)質(zhì)量。鑒于此，學(xué)校辦學(xué)實(shí)力以及教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)關(guān)鍵性評(píng)價(jià)指標(biāo)即學(xué)校檔案管理工作效果，并且學(xué)校檔案管理工作密切聯(lián)系學(xué)校的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，因?yàn)闄n案都是跟隨人走，所以檔案的應(yīng)用需要直接掛鉤學(xué)校的招生效率。與此同時(shí)，學(xué)生選擇學(xué)校的注意事項(xiàng)：一是注意師資力量，二是注意學(xué)校的校園文化以及環(huán)境，三是注意檔案管理的質(zhì)量，為此，要想證實(shí)高職學(xué)校人才培養(yǎng)的可靠性以及高效性，就務(wù)必結(jié)合事實(shí)材料加以佐證，而這種情況下，需要應(yīng)用學(xué)校的檔案資源，學(xué)校檔案管理工作即提供了有效的考評(píng)根據(jù)。

二、高職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）高職學(xué)校對(duì)檔案管理工作缺少足夠的關(guān)注。檔案管理具備服務(wù)性的特點(diǎn)，不少高職學(xué)校指出檔案管理工作難以形成直接的和顯著的辦學(xué)效益，這樣一來(lái)，導(dǎo)致高職學(xué)校的檔案管理工作處在尷尬的境地。還存在一些高職學(xué)校打著內(nèi)部改革的幌子，隨意更改學(xué)校檔案管理部門(mén)的職能，從而造成檔案管理工作缺少足夠的關(guān)注。因此，在評(píng)估檢查高職學(xué)校時(shí)，往往發(fā)現(xiàn)學(xué)校的檔案資料不完善和缺少實(shí)際價(jià)值。

（二）高職學(xué)校檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平和素質(zhì)較低。當(dāng)今，不少高職學(xué)校的檔案管理工作者素質(zhì)較低，很多檔案管理工作者并非源自檔案管理專(zhuān)業(yè)，不熟悉檔案管理的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容，缺少有關(guān)的檔案管理工作教育。除此之外，檔案管理部門(mén)跟學(xué)校的其他部門(mén)缺少有效的交流互動(dòng)，從而導(dǎo)致取得高質(zhì)量檔案的渠道斬?cái)?，并且檔案管理團(tuán)隊(duì)的人員素質(zhì)較低，計(jì)算機(jī)基本操作不達(dá)標(biāo)，難以很好地改革檔案管理工作。長(zhǎng)期如此，高職學(xué)校的檔案管理工作效率低、缺少靈活性。

（三）高職學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。當(dāng)前時(shí)期，不少高職學(xué)校建設(shè)了現(xiàn)代化的辦公設(shè)施，然而計(jì)算機(jī)只是具備輸入文字的作用，難以使無(wú)紙化辦公實(shí)現(xiàn)，不少高職學(xué)校的檔案信息化建設(shè)水平低。還存在一些高職學(xué)校依舊是人工收集、整理、記錄檔案，未曾有效地體現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用。人工操作導(dǎo)致工作者的速度慢、準(zhǔn)確性低、效率不高等，在這種學(xué)校受到評(píng)估和檢查的情況下，檔案管理工作者往往搞“臨陣磨槍”，不利于檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升，最終降低檔案的可信度。

三、高職學(xué)校檔案管理水平提高的方式

（一）高職學(xué)校高度關(guān)注檔案管理工作。只有高度關(guān)注檔案管理工作，清楚檔案管理工作的目標(biāo)，才可以更好地體現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值。因此，為了提高高職學(xué)校的檔案管理工作水平，應(yīng)全面思考，提高檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)。校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度關(guān)注檔案管理工作，宣傳檔案管理工作的價(jià)值，且滲透現(xiàn)代化管理的意識(shí)，提高檔案管理工作者的工作自信心。并且，理清高職學(xué)校的檔案管理工作，不斷改進(jìn)和完善檔案管理工作內(nèi)容，像是制定相應(yīng)的檔案管理工作制度、編制學(xué)校的檔案目錄等。與此同時(shí)，根據(jù)高職學(xué)校的實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀和特色，建構(gòu)檔案管理的制度體系，以很好地保障檔案管理制度和實(shí)施的可操作性。事實(shí)證明，高職學(xué)校檔案管理工作以嚴(yán)格的管理制度為準(zhǔn)繩予以開(kāi)展，可以確保檔案管理工作的規(guī)范化、有序化。

（二）注重高職學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在目前的信息化社會(huì)中，高職學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)時(shí)刻保持先進(jìn)性，進(jìn)而確保實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)目標(biāo)。高職學(xué)校具備相應(yīng)的特殊性，學(xué)生數(shù)目大、流動(dòng)性強(qiáng)、在校周期短等，這導(dǎo)致更加難以管理學(xué)校的檔案工作，而應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)方式可以很好地完善這種不足之處。為此，在高職學(xué)校檔案管理的信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，應(yīng)增加資金投入，像是在全校開(kāi)通網(wǎng)絡(luò)、采購(gòu)學(xué)籍管理軟件、購(gòu)置檔案管理軟件等，以確保實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化目標(biāo)。與此同時(shí)，應(yīng)注重提高檔案信息化管理的安全系數(shù)，確保檔案信息的真正安全。

（三）注重高職學(xué)校檔案管理工作的檔案室和專(zhuān)業(yè)化人才建設(shè)。高職學(xué)校應(yīng)創(chuàng)建綜合檔案室，管理學(xué)校的檔案，并且安排專(zhuān)人管理檔案。高職學(xué)校的檔案管理工作的開(kāi)展，應(yīng)高度關(guān)注專(zhuān)業(yè)化檔案管理人才的培養(yǎng)，確保讓專(zhuān)業(yè)的管理人才優(yōu)化檔案管理工作。在檔案管理人才建設(shè)上，應(yīng)培訓(xùn)檔案管理人員，以及開(kāi)展高職學(xué)校檔案室與區(qū)域檔案館或兄弟學(xué)校的業(yè)務(wù)往來(lái)和溝通。檔案管理人員應(yīng)熟練地掌握信息化管理技術(shù)，增強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作能力，從而提高檔案管理效率和質(zhì)量。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)注重檔案管理有關(guān)法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，從而奠定現(xiàn)代化檔案管理的良好基礎(chǔ)。

（四）高職學(xué)校的檔案管理需要提升標(biāo)準(zhǔn)化與集成化水平。基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，檔案管理部門(mén)能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺(tái)在教學(xué)教研資料管理、學(xué)籍管理上實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)、服務(wù)、資源、用戶(hù)的集成，以解決當(dāng)今教研教學(xué)資料以及學(xué)籍檔案查詢(xún)服務(wù)上的不足之處，且系統(tǒng)地探究網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)設(shè)計(jì)的技術(shù)、需求、理論等的可行性，創(chuàng)建高職學(xué)校檔案資源集成化服務(wù)平臺(tái)。這樣一來(lái)，創(chuàng)建的服務(wù)平臺(tái)，能夠立足于教研教學(xué)、學(xué)籍信息等檔案信息資源提供個(gè)性化服務(wù)、在線(xiàn)參考咨詢(xún)服務(wù)、信息查詢(xún)服務(wù)、信息發(fā)布服務(wù)等。檔案信息資源服務(wù)平臺(tái)緊緊圍繞用戶(hù)，結(jié)合集成化的服務(wù)形式實(shí)現(xiàn)高職學(xué)校師生全面的檔案信息需求，將一站式的檔案信息服務(wù)提供給廣大師生。并且，高職學(xué)校實(shí)施集成化的檔案管理，還可以更好地體現(xiàn)檔案管理的綜合效應(yīng)，以及在整合檔案資源的基礎(chǔ)上，結(jié)合有關(guān)部門(mén)力量實(shí)現(xiàn)檔案管理部門(mén)之間協(xié)調(diào)運(yùn)行水平的提升?？傊呗殞W(xué)校檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)程序的建構(gòu)，可以由各個(gè)環(huán)節(jié)管理檔案工作，從而大大提高了檔案管理的規(guī)范化水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是高職院校常規(guī)管理工作中的重要部分，應(yīng)積極推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)高職院?？沙掷m(xù)發(fā)展。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的提升，社會(huì)各項(xiàng)建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程加速，這意味著關(guān)乎個(gè)人身份的檔案管理工作需要時(shí)刻保持先進(jìn)性，提高檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)水平以及信息化程度。高職學(xué)校因?yàn)閷W(xué)生數(shù)量多、流通性強(qiáng)，為此，怎樣提高高職學(xué)校的檔案管理現(xiàn)代化水平顯得非常迫切和有意義，這就需要高職學(xué)校高度關(guān)注檔案管理工作、注重高職學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、注重高職學(xué)校檔案管理工作的檔案室和專(zhuān)業(yè)化人才建設(shè)，以及高職學(xué)校的檔案管理需要提升標(biāo)準(zhǔn)化與集成化水平。只有如此，才可以使檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化，從而最大可能地體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。